數(shù)字化檔案開(kāi)放鑒定工作分析

劉芳 劉志華 王欽璞 董燕娜

摘 要：信息技術(shù)的高速發(fā)展，促使我國(guó)檔案管理工作發(fā)生了巨大變革，數(shù)字化檔案的產(chǎn)生推動(dòng)了檔案開(kāi)放鑒定工作的升級(jí)。本文簡(jiǎn)要概述了檔案開(kāi)放鑒定工作開(kāi)展的重要意義，并從管理制度、工作流程、交流培訓(xùn)、檔案信息化建設(shè)方面提出了推進(jìn)數(shù)字化檔案開(kāi)放鑒定工作開(kāi)展的幾點(diǎn)建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;開(kāi)放鑒定;工作流程;管理制度;標(biāo)準(zhǔn)化

檔案開(kāi)放鑒定工作是檔案館的基礎(chǔ)性服務(wù)業(yè)務(wù)之一，在社會(huì)發(fā)展需求不斷變革的背景下，相關(guān)工作開(kāi)展的效果已經(jīng)成為衡量檔案館水平的重要指標(biāo)。隨著數(shù)字化檔案的建設(shè)，檔案開(kāi)放鑒定工作實(shí)施的效率正不斷增強(qiáng)。

1 檔案開(kāi)放鑒定工作開(kāi)展的重要意義

1.1 進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值

檔案只有在社會(huì)發(fā)展與時(shí)代進(jìn)步中得以有效應(yīng)用，才能切實(shí)發(fā)揮其收藏與管理的價(jià)值，加強(qiáng)檔案開(kāi)放鑒定，能夠?yàn)檠芯咳藛T提供豐富的歷史資料，幫助其在研究工作中獲得更加真實(shí)可靠的一手資料、提供可靠的研究數(shù)據(jù)。隨著檔案館服務(wù)業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)展，普通民眾對(duì)檔案資料的應(yīng)用規(guī)模也越來(lái)越廣，幫助相關(guān)人員提供了解決問(wèn)題的辦法與思路，也切實(shí)豐富了民眾的生活。

1.2 促使檔案管理相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)化

隨著檔案開(kāi)放鑒定工作的呼聲越來(lái)越高，各級(jí)各類(lèi)檔案館正積極進(jìn)行業(yè)務(wù)升級(jí)與管理方面的優(yōu)化，由此檔案開(kāi)放鑒定的標(biāo)準(zhǔn)也隨著檔案開(kāi)放工作的深入發(fā)展而逐漸標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，同時(shí)也推動(dòng)著檔案管理相關(guān)工作更加完善。當(dāng)前，隨著政府政務(wù)公開(kāi)力度的不斷增強(qiáng)，檔案開(kāi)放鑒定范圍已經(jīng)逐漸擴(kuò)大到全體公民知情權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)層面上來(lái)，這一范圍的擴(kuò)大，將進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，以此來(lái)平衡檔案保管與檔案利用之間的關(guān)系。

1.3 推動(dòng)數(shù)字化檔案管理工作的升級(jí)

檔案開(kāi)放鑒定工作程序復(fù)雜，需要經(jīng)過(guò)層層篩選與確認(rèn)，才能確保檔案開(kāi)放或接收的安全性，隨著新時(shí)期檔案開(kāi)放鑒定工作內(nèi)容不斷增多，管理人員的工作壓力越來(lái)越大，在信息化管理手段不斷優(yōu)化背景下，我國(guó)各級(jí)檔案館正積極推進(jìn)檔案鑒定工作的信息化管理，在檔案檢索、查檔流程等方面正不斷適應(yīng)檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)的需要，由此一來(lái)，檔案開(kāi)放鑒定工作切實(shí)推動(dòng)著檔案數(shù)字化管理建設(shè)的升級(jí)[1]。

2 推進(jìn)數(shù)字化檔案開(kāi)放鑒定工作開(kāi)展的幾點(diǎn)建議

2.1 健全數(shù)字化檔案開(kāi)放鑒定管理制度

完善的檔案開(kāi)放鑒定管理制度，是保障檔案開(kāi)放鑒定工作得以有序開(kāi)展的前提條件，在優(yōu)化檔案館服務(wù)效果方面起著不可忽視的作用，能夠促使檔案開(kāi)放鑒定服務(wù)機(jī)制長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行。

數(shù)字化檔案開(kāi)放鑒定管理制度的制定，需要從兩個(gè)方面進(jìn)行部署，一方面是工作管理規(guī)定、總則要求等方面的內(nèi)容，比如《檔案開(kāi)放鑒定工作管理綱要》、《檔案開(kāi)放鑒定工作懲處規(guī)定》等;另一方面是檔案開(kāi)放鑒定工作指導(dǎo)性制度的制定，主要是指針對(duì)數(shù)字化檔案開(kāi)放鑒定過(guò)程中的工作執(zhí)行具體辦法，比如《檔案開(kāi)放鑒定使用范圍劃分》、《數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)操作要領(lǐng)》、《館藏解密紙質(zhì)/數(shù)字檔案標(biāo)識(shí)辦法》等。完善這兩類(lèi)檔案開(kāi)放鑒定管理制度，能夠?yàn)楣ぷ魅藛T提供切實(shí)可行的工作執(zhí)行方法，規(guī)范其工作開(kāi)展的行為。各級(jí)各類(lèi)檔案館在數(shù)字化檔案管理工作開(kāi)展進(jìn)程中，需不斷完善管理制度，對(duì)檔案開(kāi)放鑒定工作執(zhí)行效果進(jìn)行提升，在檔案鑒定、初審、復(fù)審等方面制定出了具有針對(duì)性的指導(dǎo)意見(jiàn)，從而有效提升了數(shù)字化檔案開(kāi)放鑒定工作的安全性與可靠性。

2.2 優(yōu)化檔案開(kāi)放鑒定工作流程

檔案開(kāi)放鑒定工作流程，是相關(guān)工作得以順利、有序開(kāi)展的基礎(chǔ)，只有通過(guò)完善的流程機(jī)制對(duì)檔案開(kāi)放鑒定過(guò)程進(jìn)行規(guī)劃與管理，才能促使各部門(mén)、各環(huán)節(jié)之間的工作得以有效銜接，避免檔案移交或?qū)彶榄h(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，使檔案丟失或遭受損害。

檔案館管理部門(mén)應(yīng)切實(shí)明確參與檔案開(kāi)放鑒定工作的每一個(gè)部門(mén)、人員的職責(zé)、任務(wù)以及權(quán)力，將檔案館、檔案移交單位、檔案鑒定專(zhuān)家組三個(gè)關(guān)鍵主體進(jìn)行有效的統(tǒng)一，使這三方實(shí)現(xiàn)共同協(xié)作，切實(shí)積極圍繞檔案資料“初審-復(fù)審-終審”的流程進(jìn)行檔案開(kāi)放鑒定管理工作。與此同時(shí)，需確保三個(gè)管理主體在實(shí)施管理任務(wù)時(shí)，能夠各司其職，即移交單位嚴(yán)格完成檔案初審、檔案館進(jìn)行開(kāi)放鑒定復(fù)審、鑒定專(zhuān)家組審定開(kāi)放檔案，并明確檔案開(kāi)放審定的時(shí)間期限，以此來(lái)保障到期檔案可及時(shí)被進(jìn)行開(kāi)放審查，從而提升檔案開(kāi)放的精準(zhǔn)度與安全性。

2.3 加大管理人員的業(yè)務(wù)交流與培訓(xùn)

人才是推動(dòng)檔案開(kāi)放鑒定工作得以正常開(kāi)展的中堅(jiān)力量，在檔案館檔案開(kāi)放鑒定業(yè)務(wù)中，相關(guān)人員需要同時(shí)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)性、政治敏感度以及數(shù)字化檔案管理的技術(shù)操作技能，推動(dòng)其以廣泛的社會(huì)、歷史、文化知識(shí)提高檔案開(kāi)放鑒定工作執(zhí)行的效果。

各級(jí)各類(lèi)檔案館應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的需求，積極組織檔案開(kāi)放鑒定業(yè)務(wù)開(kāi)展的交流與培訓(xùn)活動(dòng)，使各類(lèi)檔案館工作人員能夠?qū)n案開(kāi)放鑒定工作執(zhí)行中所遇到的問(wèn)題、先進(jìn)理念、先進(jìn)技術(shù)等進(jìn)行深切的經(jīng)驗(yàn)交流，以此打破檔案館服務(wù)的信息孤島，促使檔案管理行業(yè)內(nèi)的人才隊(duì)伍素質(zhì)得以有效提升。必要時(shí)，需要對(duì)館內(nèi)工作人員展開(kāi)培訓(xùn)，促使其不斷提升知識(shí)內(nèi)涵，提高工作專(zhuān)業(yè)度與政治敏感度，并豐富數(shù)字化檔案管理的技能，從而有效提升人才隊(duì)伍的創(chuàng)新活力，推動(dòng)檔案開(kāi)放服務(wù)工作得到社會(huì)的普遍認(rèn)可。

2.4 加強(qiáng)數(shù)字化檔案的建設(shè)力度

國(guó)家發(fā)展新常態(tài)背景下，各行各業(yè)在創(chuàng)新創(chuàng)造方面的積極性正不斷加強(qiáng)，推動(dòng)著各類(lèi)產(chǎn)業(yè)的升級(jí)與轉(zhuǎn)型，同時(shí)也對(duì)檔案數(shù)字化資源有了更加多樣的要求，在檔案事業(yè)信息化建設(shè)仍不夠健全的背景下，這一現(xiàn)實(shí)需求給檔案鑒定開(kāi)放工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。

各級(jí)檔案館應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，從細(xì)節(jié)處著手，處理好數(shù)字化檔案錄入系統(tǒng)和檔案開(kāi)放鑒定之間的工作聯(lián)系，使這兩項(xiàng)工作的開(kāi)展更加協(xié)調(diào)，避免數(shù)字化建設(shè)給機(jī)密性檔案的收藏安全性帶來(lái)威脅。應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的檔案目錄設(shè)定與分類(lèi)進(jìn)行嚴(yán)格的管理，確保不同類(lèi)型的檔案能夠?qū)崿F(xiàn)平行整理，以此來(lái)提高檔案數(shù)字化的效率，促進(jìn)檔案開(kāi)放鑒定工作得以迅速有效的實(shí)施[2]。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案具有高度的保密性，因此其開(kāi)放工作是相對(duì)的，新時(shí)期數(shù)字化檔案開(kāi)放鑒定工作的實(shí)施，應(yīng)切實(shí)解決檔案開(kāi)放性與保密性的矛盾，使得檔案開(kāi)放鑒定工作開(kāi)展于檔案保密工作的基礎(chǔ)之上。檔案館應(yīng)積極健全數(shù)字化檔案開(kāi)放鑒定管理制度，優(yōu)化檔案資料開(kāi)放鑒定的工作流程，組織業(yè)務(wù)交流與培訓(xùn)提升相關(guān)人員的工作能力，同時(shí)應(yīng)進(jìn)一步加大數(shù)字化檔案的建設(shè)力度，以此來(lái)為檔案開(kāi)放鑒定工作提供一個(gè)良好的執(zhí)行環(huán)境，從而大幅提升檔案館的服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張慧.關(guān)于檔案開(kāi)放鑒定工作的分析和思考——以上海市檔案館為例[J].黑龍江檔案，2019（06）：76-77.

[2]晉平，問(wèn)憲莉，龐莉.檔案開(kāi)放鑒定方式檢視及其改進(jìn)[J].北京檔案，2019（09）：34-37.