信息化下檔案管理工作的若干思考

高海軍

摘 要：在信息化高速發(fā)展的時代，看似簡單、基礎(chǔ)的檔案管理，卻成為企業(yè)、行政以及事業(yè)單位運營方向、措施制定、服務(wù)群眾等各項活動的重要參考依據(jù)。因此如何提高檔案的質(zhì)量、提高檔案管理的工作效率成為大家追求的一致目標(biāo)。在日益復(fù)雜、挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代化的生產(chǎn)方式格格不入，唯有順應(yīng)時代的需求，加強檔案管理信息化建設(shè)與應(yīng)用，切實發(fā)揮檔案信息資源的價值，才能提高檔案管理工作效率。對此，本文分析了現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的必要性，對存在的問題進(jìn)行了分析，并探討了提高工作效率的措施。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;高質(zhì)量;工作效率

1 對檔案管理工作的概述

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展迅速，計算機(jī)管理軟件應(yīng)用得到推廣和普及，電子化成為發(fā)展趨勢和方向，電子檔案能夠更好地滿足檔案管理的需要，較大地提升了便捷程度。因此，在檔案管理中，要充分發(fā)揮電子信息化管理的優(yōu)勢，適應(yīng)時代發(fā)展的要求，積極進(jìn)行策略的調(diào)整，對服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行不斷創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理運行的有序進(jìn)行。

2 檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性

1）隨著企業(yè)、事業(yè)單位、行政單位生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模、發(fā)展前景的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)落后，檔案管理效率低下，很多時候需要及時收集檔案數(shù)據(jù)，并對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的整理，才能確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠，能夠及時、有效地提供給相關(guān)部門。

2）隨著信息技術(shù)已深入到各行各業(yè)，5G時代更是空前到來，極大地改變了工作方式，提高了工作效率。采用信息化辦公方式，不僅有利于提升辦公效率，確保各部門的工作內(nèi)容及時有效地銜接，數(shù)據(jù)得到實時的傳遞與分享，由此提升檔案數(shù)據(jù)的收集、分類、處理、分析、歸檔及使用等環(huán)節(jié)的工作效率，是今后檔案管理工作的開展方向。

3）在檔案管理過程中，涉及自然科學(xué)與社會科學(xué)中的方方面面，給檔案管理工作提供了大量內(nèi)容。因此掌握的各方面數(shù)據(jù)越詳細(xì)，做出的規(guī)劃就越全面具體，越有利于單位今后的發(fā)展。

4）筆者在調(diào)研的過程中發(fā)現(xiàn)，在檔案管理中，絕大部分單位仍采取傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行處理，表面上沒有嚴(yán)重的隱患，實際上已經(jīng)在工作體系上出現(xiàn)了嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象，如果不能在將來的工作中進(jìn)行積極改善，將不利于開展檔案管理工作。

由此可見，建立信息化檔案管理模式是檔案管理工作必須要實現(xiàn)的目標(biāo)。

3 檔案管理的現(xiàn)狀

1）管理工作體制不完善。當(dāng)今社會，是信息化社會，各種信息、制度更新的速度非常快。為了跟上社會發(fā)展的步伐，各單位也在不斷地改革、創(chuàng)新和發(fā)展。工作崗位也逐漸走向細(xì)致化和責(zé)任化，然而檔案的管理和編修卻沒有形成完整的工作體制，使檔案管理工作不能走向制度化和規(guī)范化。

2）管理工作方式落后。大多數(shù)單位的檔案管理工作采用的都是紙質(zhì)化的方式，這與高效便捷的計算機(jī)數(shù)據(jù)時代是相違背的。很多檔案主體缺乏先進(jìn)的管理模式，很難與時代發(fā)展相適應(yīng)，對如何建立檔案也沒有統(tǒng)一的要求，對材料的收集、資料的整理和檔案的歸檔都沒有明確的規(guī)章制度，在檔案的管理工作中沒有明確的方向和目標(biāo)，使管理工作凌亂、繁雜，容易出現(xiàn)錯誤，甚至出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象。

3）管理工作效率低下。檔案工作人員對檔案的分類不清晰，對檔案擺放的位置不熟悉，在查閱資料的時候需要耗費很長的時間。甚至出現(xiàn)這類型情況：如：因找不到檔案，而告知被查檔人你的檔案存在缺失，自行補充的現(xiàn)象，而事實上，根據(jù)檔案管理規(guī)定，被查檔人自己從未見到乃至于保管過自己的檔案。

4）管理人員素質(zhì)不高。檔案管理人員對檔案管理工作不重視，沒有認(rèn)識到這項工作的重要性，都抱著散漫的態(tài)度面對，認(rèn)為這項工作沒有多大意義，使得諸多材料處于堆放的狀態(tài)，沒有進(jìn)行有效的整理，無法實現(xiàn)檔案資料自身的真正價值。

4 基于信息化背景下檔案管理的改革措施

1）創(chuàng)新管理方式。植入現(xiàn)代的信息技術(shù)，利用好電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給管理工作提供的便捷，逐漸普及自動化辦公。（1）思維創(chuàng)新。從主觀的角度分析，很多檔案管理工作人員，完全是按照固步自封的模式開展工作，無論是處理特殊情況，還是應(yīng)對日常工作，都沒有考慮新的理念，或者是新的時代需求。（2）掌握新動向。要有學(xué)習(xí)意識，掌握市場上的最新動向，學(xué)習(xí)最先進(jìn)的檔案管理方法，建立起既適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向，又能方便、高效工作的管理機(jī)制。（3）體制創(chuàng)新。原有的紙質(zhì)檔案存留著大量的信息，但是查閱紙質(zhì)檔案給檔案管理工作帶來了諸多不便。

2）實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理的專業(yè)化和制度化。在檔案管理中，并非要完全摒棄傳統(tǒng)檔案管理方式，而是更加強調(diào)電子化、信息化對檔案管理發(fā)揮的作用。因此，在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)時，還需要加強檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，確保檔案管理人員按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)實施各項管理工作，包括數(shù)據(jù)的存放、備份、刪除和歸類等，確保各項工作的規(guī)范性。（1）重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程。檔案管理工作主要包括收集、整理以及利用等環(huán)節(jié)，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，就必須對這些工作內(nèi)容進(jìn)行改革優(yōu)化，重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程，使檔案業(yè)務(wù)能夠朝著信息化的方向發(fā)展。（2）適時普查檔案，更新數(shù)據(jù)。每一個人、每一個單位都是不斷發(fā)展變化的主體，為了使檔案能夠更準(zhǔn)確、更清晰地反映一個人或是一個單位的最新狀況，必須適時的普查檔案，對檔案中的信息進(jìn)行整理和篩選，拋棄其中陳舊、過時的信息，加入最新信息。（3）加強檔案分類管理。如可以給檔案編制目錄，清晰地呈現(xiàn)檔案所記載的內(nèi)容和存放的位置;用關(guān)鍵詞來取代題目，關(guān)鍵詞的檢索范圍大，可以避免忘記題目而帶來的麻煩;將相關(guān)聯(lián)的檔案放在一起，有利于對相關(guān)事件進(jìn)行比較分析，對單位的發(fā)展有一定的參考價值。（4）增強檔案的保密力度。單位要采用專業(yè)性的檔案管理軟件系統(tǒng)，并聘請專業(yè)人員進(jìn)行管理和維護(hù)，提高檔案管理的安全技術(shù)，還要建立健全檔案安全保密機(jī)制，使檔案管理工作走向?qū)I(yè)化、制度化。（5）改革優(yōu)化檔案信息的利用環(huán)節(jié)。在調(diào)取檔案信息時，必須與檔案管理人員進(jìn)行對接，填寫好調(diào)取檔案信息的內(nèi)容、目的以及責(zé)任人等。

3）提高檔案管理人員素質(zhì)。（1）從人才抓起。如：加大對高校畢業(yè)生的招聘，適當(dāng)招聘有專業(yè)管理知識的人員充實到隊伍當(dāng)中，大學(xué)生普遍具備較高的語言文字修養(yǎng)，涉獵各方面的書籍，積累大量的知識，數(shù)字化信息化掌握透徹，能在工作中得心應(yīng)手，在保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上提高工作效率。（2）加大培訓(xùn)力度。定期開展相關(guān)管理工作的培訓(xùn)，提升檔案管理人的管理水平，經(jīng)過長時間的培訓(xùn)和發(fā)展，形成一套專業(yè)化的理論與實踐體系，制定出一套適應(yīng)時代、適合自己的管理體系。（3）增強檔案管理工作的責(zé)任感。要重視針對保密的法制教育，保證管理人員都能夠獨立開展檔案管理工作，明確工作的核心，掌握操作技能。要認(rèn)清自身的責(zé)任，增強保密人員的責(zé)任意識。

5 結(jié)語

在信息化的機(jī)遇和挑戰(zhàn)中，找到適合檔案管理的發(fā)展模式，不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，才能夠確保及時發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足。我們可以看到，未來的檔案管理工作仍然具有很多挑戰(zhàn)，要從人員、體制、科技等多方面多層次同步發(fā)力，幫助檔案管理實現(xiàn)優(yōu)化，使檔案管理人員不斷提升自身的綜合素質(zhì)，并采用科學(xué)的管理方式，從而不斷提升檔案管理工作的綜合水平，更好地服務(wù)每一個個人和集體。

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