人工智能視角下檔案信息服務(wù)變革的反思

張雯 周可 袁方 王春芳 蘭日晶

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)所帶來的新科技、新成果廣泛地應(yīng)用在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理工作中的信息技術(shù)也得到了廣泛地應(yīng)用，尤其是人工智能技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，在檔案管理的理論、檔案管理的方法、檔案管理的技術(shù)、檔案管理信息系統(tǒng)等方面都為檔案管理工作高質(zhì)量開展提供了強(qiáng)大的信息技術(shù)支持。正是基于此對(duì)于檔案管理工作高質(zhì)量開展中的人工智能與檔案管理工作相結(jié)合是值得思考與探析的問題。鑒于此，文章對(duì)人工智能視角下檔案信息服務(wù)的變革途徑進(jìn)行了研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：人工智能;檔案信息管理;變革途徑

1 人工智能技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中的重要價(jià)值

人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用極大的提升了檔案管理工作的效率，也有助于檔案信息資源利用價(jià)值的提高，同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行了優(yōu)化和改革。人工智能技術(shù)的應(yīng)用將傳統(tǒng)的檔案信息錄入、信息整理、信息分類歸檔等機(jī)械性的流程進(jìn)行了很大程度上的簡化，使其從根本上做到了檔案信息的準(zhǔn)確性提升，并有效的避免了因人工錄入而出現(xiàn)的檔案信息失真或一些數(shù)據(jù)信息因疏忽而出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。并且檔案管理工作也不再需要耗費(fèi)大量的人力去進(jìn)行。只需要具備高水平的信息化檔案管理人才。檔案工作主要是進(jìn)行信息的收集和按照類別進(jìn)行整理匯總?cè)缓蟠鏅n保存。傳統(tǒng)的檔案信息搜集要依靠工作人員與其他部門工作人員的不斷溝通進(jìn)行信息的搜集。而人工智能技術(shù)的應(yīng)用可以進(jìn)行更加清晰準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)收集、分類、排列和存儲(chǔ)，且其更加高效。除此之外，用戶對(duì)檔案的查詢和調(diào)閱也更加的便捷。用戶可以通過信息設(shè)備終端進(jìn)行檔案的關(guān)鍵字檢索，并快速的查找到想要查閱的檔案信息，智能化的檔案管理系統(tǒng)能夠滿足自動(dòng)化、無紙化等，并具備極快的信息數(shù)據(jù)傳輸速度，極大的滿足了用戶對(duì)檔案信息的需要。

2 人工智能視角下檔案信息服務(wù)變革途徑

2.1 利用專家?guī)?，?duì)檔案進(jìn)行智能鑒定

檔案的二次鑒定主要取決于檔案管理人員的水平。一般而言，檔案館由于人員結(jié)構(gòu)、畏難情緒、鑒定標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等多方面因素，較少對(duì)館藏保管期限到期檔案進(jìn)行解密或者銷毀鑒定。目前，盡管大部分檔案館開展了館藏?cái)?shù)字化建設(shè)，但由于對(duì)館藏檔案的開放鑒定做得不完全、不充分，導(dǎo)致可用于提供檔案信息公共服務(wù)的檔案數(shù)量不多，整體利用程度不高。因而，以深度學(xué)習(xí)為代表的人工智能技術(shù)為檔案開放鑒定帶來了新的希望。根據(jù)深度學(xué)習(xí)原理，計(jì)算機(jī)能夠在理論上實(shí)現(xiàn)通過大量數(shù)據(jù)的自我學(xué)習(xí)演化，掌握識(shí)別、辨別的技能，激活數(shù)據(jù)從而實(shí)現(xiàn)需求。因此，檔案部門可以利用這一點(diǎn)，不斷地收集數(shù)字化檔案信息資源，在建立強(qiáng)大信息資源數(shù)據(jù)庫同時(shí)，反復(fù)實(shí)踐，從全國各地引進(jìn)各層次、各專業(yè)檔案鑒定專家，通過將經(jīng)專家鑒定好的檔案納入學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫中，形成專家?guī)?，以供?jì)算機(jī)進(jìn)行深度學(xué)習(xí)，從而掌握類似檔案的鑒定方法，供檔案人員鑒定時(shí)參考使用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)館藏檔案的智能劃控和檔案開放的二次鑒定，提升檔案鑒定效率，使可開放的檔案能夠更多、更快捷地服務(wù)社會(huì)大眾。

2.2 進(jìn)行文本挖掘，提供深度服務(wù)

“十二五”規(guī)劃提出了“加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐”，至今為止，絕大多數(shù)省市級(jí)檔案館實(shí)現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化的工作目標(biāo)。大多數(shù)情況下，工作人員通過利用者表述需求尋找到相應(yīng)的檔案，根據(jù)規(guī)程交付其利用即完成服務(wù)流程，情況較好的地區(qū)通過對(duì)館藏檔案編研、舉辦檔案展覽等形式提供檔案信息利用服務(wù)。因此，隨著AI技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)能夠?qū)n案系統(tǒng)中已有檔案進(jìn)行語義識(shí)別，學(xué)界開始提出借助OCR技術(shù)，以文本形式存儲(chǔ)，對(duì)檔案信息重新進(jìn)行語義拆分。通過建立語義網(wǎng)，運(yùn)用知識(shí)圖譜建立信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)聯(lián)想式服務(wù)，挖掘檔案中的隱藏信息，為信息利用者提供更為深入的精準(zhǔn)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)向深層化轉(zhuǎn)變。

2.3 更新服務(wù)理念，建成個(gè)性化服務(wù)模式

盡管互聯(lián)網(wǎng)沖擊下檔案部門信息服務(wù)理念開始由原先的“大而全”理念轉(zhuǎn)向“小而精”地滿足特定用戶需求轉(zhuǎn)變，為信息服務(wù)內(nèi)容由表層化向深層化轉(zhuǎn)變帶來可能，開始追求用戶利用的“內(nèi)在需求”。但在實(shí)際工作過程中，由于檔案信息獲取處于表層化，數(shù)據(jù)挖掘進(jìn)展緩慢。盡管部分先進(jìn)地區(qū)已經(jīng)進(jìn)行了有益的探索，但檔案管理人員仍認(rèn)為檔案不可“隨便開放利用”，且其利用無法產(chǎn)生顯現(xiàn)的效益。因此，提供服務(wù)只需要單純地滿足用戶的顯性需求，服務(wù)缺乏內(nèi)在動(dòng)力，趨于被動(dòng)。AI技術(shù)的不斷成熟，一定程度推動(dòng)了檔案館在檔案信息資源服務(wù)方面的反思，也督促檔案館開展個(gè)性化信息資源服務(wù)的進(jìn)程?！癆I+檔案”的到來，為“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代學(xué)者們所提出的建設(shè)“個(gè)性化服務(wù)模式”的設(shè)想提供了實(shí)踐的可能，檔案館提出了檔案信息資源服務(wù)以人為本，從檔案服務(wù)方出發(fā)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)觀念，從檔案人員的源頭做起，注重檔案信息服務(wù)，樹立新時(shí)代檔案信息服務(wù)價(jià)值觀，樹立以人為本、服務(wù)為民、主動(dòng)服務(wù)的精神，加快自身服務(wù)理念的更新和服務(wù)模式的建立，從而適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)。

3 人工智能在檔案管理中應(yīng)用的建議

人工智能作為一項(xiàng)信息技術(shù)與檔案管理工作實(shí)踐相結(jié)合，并促進(jìn)檔案管理工作水平與質(zhì)量提升是新時(shí)代對(duì)于檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，在人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用，結(jié)合工作實(shí)踐提出以下三個(gè)方面的工作建議。

3.1 加強(qiáng)人工智能的理論學(xué)習(xí)

人工智能是一項(xiàng)不斷發(fā)展的信息技術(shù)，隨著發(fā)展和研究的不斷深入，對(duì)于人工智能的理論研究也在更廣更深的維度上開展，隨之產(chǎn)生的新科技、新成果更為廣泛地應(yīng)用在檔案管理工作中，產(chǎn)生了更多的檔案管理人工智能理論，這就要求檔案管理工作中應(yīng)不斷加強(qiáng)相關(guān)人工智能的理論學(xué)習(xí)，在充分認(rèn)識(shí)和掌握人工智能理論的基礎(chǔ)上更好地將人工智能技術(shù)與檔案管理工作的實(shí)踐相結(jié)合，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)總結(jié)

檔案管理工作不斷發(fā)展變化，對(duì)于檔案管理工作者提出了更高的要求，這就要求檔案管理工作者在檔案管理工作實(shí)踐中不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)總結(jié)，從檔案管理的內(nèi)容、檔案管理的規(guī)范、檔案管理的流程以及檔案管理的實(shí)效等方面不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)總結(jié)，及時(shí)梳理存在的問題，特別是能夠通過人工智能技術(shù)解決的問題進(jìn)行及時(shí)的梳理，進(jìn)而為人工智能促進(jìn)檔案管理工作精準(zhǔn)找到切入點(diǎn)，更好地將人工智能技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作實(shí)踐中。

3.3 加強(qiáng)人工智能在檔案管理工作中的成功經(jīng)驗(yàn)借鑒

在檔案管理工作中不但要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)總結(jié)，更為重要的是善于學(xué)習(xí)和借鑒他山之石，將人工智能與檔案管理工作相結(jié)合，以人工智能技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和借鑒，通過人工智能在檔案管理工作中的成功經(jīng)驗(yàn)，與自身工作相結(jié)合，提升本區(qū)域、本行業(yè)、本部門的檔案管理水平與質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用極大的豐富了檔案的應(yīng)用價(jià)值和檔案信息的規(guī)范化，并且也為檔案管理工作帶來了科學(xué)性的創(chuàng)新，很大程度上提高了檔案管理的效率，優(yōu)化了檔案資源，提升了檔案信息的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)的應(yīng)用性，將其所具備的共享性進(jìn)行了完美的發(fā)揮，體現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)重要的應(yīng)用價(jià)值，為檔案管理的智能化、科學(xué)化、現(xiàn)代化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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