試論檔案軟件廠商的比選

摘 要：企業(yè)數(shù)字檔案館是今后企業(yè)檔案信息化的發(fā)展方向，檔案軟件廠商的選擇對今后企業(yè)數(shù)字檔案館實施具有重要作用，本文從比選準備、具體實施、應(yīng)重點考慮的因素三大方面闡述如何選取檔案軟件廠商。

關(guān)鍵詞：檔案軟件;廠商;檔案信息化

企業(yè)數(shù)字檔案館是今后企業(yè)檔案信息化的發(fā)展方向，檔案軟件廠商的選擇對今后企業(yè)數(shù)字檔案館實施具有重要作用，因此，各企業(yè)在實施數(shù)字檔案館建設(shè)前，應(yīng)明確一定的方法，采用科學(xué)合理的檔案軟件廠商比選措施，降低風(fēng)險，保障數(shù)字檔案館建設(shè)順利實施。

1 前期準備

在企業(yè)真正開始接觸各軟件廠商時，前期根據(jù)自身調(diào)研情況應(yīng)明確大致檔案管理需求，以此為標桿方便劃定檔案軟件廠商范圍。

1.1 對本企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀做到心中有數(shù)

首先進行需求分析，在選擇檔案管理軟件前必須先弄清楚本單位實際情況和自己工作需要。按照前期調(diào)研方案，系統(tǒng)掌握本企業(yè)各單位檔案管理現(xiàn)狀、檔案信息化現(xiàn)狀、存在問題以及未來需求，進行問題歸類和篩選，對于有價值的建議進行梳理和歸納，為軟件廠商選擇奠定好基礎(chǔ)。

1.2 了解企業(yè)信息化投入情況和費用分攤方式

首先，與主管領(lǐng)導(dǎo)和信息化部領(lǐng)導(dǎo)進行溝通，了解本單位愿意在檔案信息化上投入的預(yù)算范圍。數(shù)字檔案館建設(shè)計劃已列入企業(yè)十三五信息化發(fā)展規(guī)劃，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)也對檔案信息化非常支持。對于集團總部的檔案信息化投入外，各單位費用采用按比例分攤的形式。

1.3 明確使用效果

數(shù)字檔案館立足實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)以及資源共享，因此從收集到利用實現(xiàn)信息化綜合管理，對軟件功能要求就很高。明確需求才能有效的和供應(yīng)商進行溝通，選擇適合本企業(yè)的檔案管理軟件。

2 具體實施

為了對軟件廠商有全面的了解，數(shù)字檔案館工作小組以座談、問詢所屬企業(yè)、實地調(diào)研案例企業(yè)的方式對廠商進行了調(diào)研。

2.1 初步了解檔案軟件市場

通過同行介紹、自己上網(wǎng)（供應(yīng)商官網(wǎng)）查詢，鎖定至少4-5家資質(zhì)、資格都比較有保障，業(yè)內(nèi)口碑較好的供應(yīng)商。逐一打電話，詢問對方企業(yè)檔案管理軟件的類別、功能模塊、特色功能、報價范圍、軟件實施周期。基本有大概了解后，排除與本企業(yè)調(diào)研嚴重不符合的幾家，留至少3家備選供應(yīng)商，進行面談。

2.2 通過約談進行座談交流

開展與檔案軟件廠商交流，從乙方自身角度了解產(chǎn)品本身。交流可以采取多輪多次交流的方式，前期交流主要圍繞各廠商的企業(yè)歷史、企業(yè)規(guī)模、企業(yè)文化、企業(yè)產(chǎn)品特色、主要用戶等開展交流。隨著逐步深入，交流主題可以集中在各廠商的主要用戶及代表性產(chǎn)品開展專題交流。后期，各廠商針對企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀提出數(shù)字檔案館建設(shè)模式方案，以供比對分析。與各廠商交流，可為數(shù)字檔案館方案制定及選擇實施廠商打下堅實基礎(chǔ)。

在這個過程中，首先要注意參會人員的選擇。除檔案人員外，還應(yīng)該邀請信息化部人員、檔案主管領(lǐng)導(dǎo)一同參加。由信息化部門人員對信息安全、企業(yè)軟硬件環(huán)境兼容性、系統(tǒng)性能與供應(yīng)商進行溝通;檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)參加，可以讓其更直觀的了解檔案信息化建設(shè)。

其次，供應(yīng)商做軟件介紹時，檔案管理人員重點關(guān)注企業(yè)需求的功能，要盡可能詢問詳細，看是否能實現(xiàn)該功能，如何實現(xiàn)，實現(xiàn)的效果如何。座談交流應(yīng)邀請直接約談廠商可以讓我們獲得對軟件的第一手資料，但由于軟件廠商側(cè)重于介紹產(chǎn)品優(yōu)勢，不利于對軟件有全面的認識。

2.3 通過問詢成員企業(yè)了解檔案軟件廠商

可以通過電話、網(wǎng)絡(luò)等方式咨詢了使用各軟件廠商的所屬企業(yè)，從甲方角度了解軟件系統(tǒng)、軟件廠商、后期服務(wù)、升級開發(fā)等方面的情況。這樣做的好處是了解廠商自我介紹時不便于暴露的缺點部分;不好的方面是由于檔案人員不懂信息化技術(shù)，對于信息化內(nèi)容認識不深刻，表述不全面。

2.4 通過實地走訪案例方進行現(xiàn)場了解

根據(jù)廠商介紹，實地走訪廠商推薦的案例企業(yè)。通過座談和現(xiàn)場演示，可以對軟件的實際使用情況有了更加感性的認識，從軟件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、部署方式、功能框架、界面、接口、檔案分類體系等方面有更直觀的了解，對于該系統(tǒng)在使用過程中暴露的問題也有了一定的掌握。

2.5 發(fā)布招標公告

將企業(yè)數(shù)字檔案館商務(wù)需求全部寫入招標合同并在公司指定發(fā)布位置發(fā)布。招標前還要對廠商進行一輪商務(wù)洽談，對有關(guān)問題進行澄清，明確本企業(yè)的需求。各軟件廠商根據(jù)需求提出數(shù)字檔案館建設(shè)方案。

2.6 舉辦招標會

邀請本企業(yè)內(nèi)外部專家召開招標會，根據(jù)各供應(yīng)商提供的數(shù)字檔案館建設(shè)方案進行投票和評議，并按照評分表進行綜合評價和打分，從高到低排列。

2.7 購置

根據(jù)供應(yīng)商報價，再進行砍價。拿到供應(yīng)商相對比較低的價格。根據(jù)企業(yè)需求、供應(yīng)商軟件功能、價格、供應(yīng)商資質(zhì)，選擇性價比高，售后服務(wù)好的。這樣軟件上線后，后期運行過程中有問題能得到更快的解決，也使數(shù)據(jù)安全有一定的保障。綜合評判選定后按照流程申購。

3 選取檔案軟件廠商應(yīng)該考慮的因素

3.1 軟件廠商方面

通過咨詢已使用的單位去了解軟件廠商的資質(zhì)、信譽情況。從實際情況來看，各軟件公司的服務(wù)質(zhì)量差異很大，因此要格外注重調(diào)研檔案軟件廠商能否提供良好的售后維護、具備各種老軟件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換服務(wù)和軟件完善升級的后繼力量，等等。

3.2 檔案管理軟件方面

1）功能方面。應(yīng)該具備收、存、管、用檔案管理職能，并能根據(jù)用戶需求拓展功能。2）兼容性。一方面檔案管理軟件應(yīng)該與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)如OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等有效配合，預(yù)留歸檔接口，能夠無縫鏈接;另一方面檔案管理軟件互訪時，應(yīng)該具備簡單的操作方式和轉(zhuǎn)換方式。3）穩(wěn)定性。必須性能穩(wěn)定、操作簡單，既要確保數(shù)據(jù)安全，又要體現(xiàn)人性化設(shè)計，便于操作。4）先進性。檔案軟件設(shè)計應(yīng)適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的需要，保持技術(shù)先進。

作者簡介

朱明慧，中國交通建設(shè)股份有限公司辦公廳文書檔案處（保密處），中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院檔案學(xué)碩士。