新時期如何做好辦公室文書檔案的收集與歸檔工作

張利

摘 要：辦公室文書檔案是企、事業單位工作開展情況的完整記錄，是非常重要的檔案材料，它記載著單位發展的歷史變遷及重要工作開展的各項情況，因此新時期如何做好辦公室文書檔案的收集與歸檔工作是我們應該著重考慮的問題，本文分析了當前辦公室文書檔案工作存在的問題，為下一步做好單位各項事業發展奠定良好基礎。

關鍵詞：辦公室;文書檔案;收集與歸檔

辦公室文書檔案在企、事業單位發展過程中起著重要的作用，為領導決策和單位事業發展提供科學、有效、真實的記錄與依據。在新時期，又對檔案工作提出了新的要求，因此，如何做好新時期辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，是目前辦公室檔案工作者亟需思考與解決的一個重要問題。

1 辦公室文書檔案亟需解決的問題

1.1 檔案專職人員兼職工作多

在企、事業單位辦公室，基本都會配有專職檔案工作人員，對辦公室文書檔案或單位綜合檔案進行管理。近年來通過不斷培訓及綜合素質的提升，大多數檔案工作者都具有較高專業素養和檔案責任意識。但大多數專職檔案工作者在繁雜辦公室業務中，往往承擔了較多的兼職工作，對于所謂的“主業”有時候感覺力不從心，也造成了對辦公室文書檔案收集、整理、歸檔等各項環節出現不及時、紕漏現象。

1.2 檔案歸檔協同意識有待加強

辦公室作為單位上傳下達的綜合部門，大多數材料雖由辦公室“產出”，但未涵蓋所有文書檔案的范圍。因此在收集與歸檔中，除本部門文書檔案外，還需要其他各部門配合協同，不能僅靠檔案工作者“眼看六路、耳聽八方”進行收集與歸檔，還要加強單位其他部門的檔案歸檔協同意識，自覺將上傳下達及工作完成的材料及時歸檔，以便日后查閱使用。

1.3 檔案收集分類有待細化

在辦公室工作中，為確保文書檔案收集能夠做到在歸檔范圍內的材料應收盡收，在日常工作中可能隨時會將某項工作結束的材料或者階段性成果進行歸檔，也會在未開始集中整理前就需要查閱使用，在這些環節中，如果檔案收集時分類工作不細化、不到位，會造成在文書檔案提供利用時查閱不便、調閱的材料不系統、不全面等現象。

1.4 檔案歸檔方式有待提高

隨著辦公方式的改變，文書檔案不僅需要紙質存檔還要將電子版檔案一并存檔，因此在收集與歸檔時會出現的問題，一是收集與歸檔時僅將紙質版進行保存，電子版檔案沒有及時歸檔;二是電子版歸檔時，因修改次數較多，最終保存版與歸檔版本不一致，出現名稱相同內容不同或內容一樣名稱不同等各種情況，因此造成保存的電子檔案不真實或有冗余數據。

2 做好辦公室文書檔案的有效措施

2.1 提高對文書檔案工作的重視程度

在辦公室工作中，不能將重視檔案變成僅僅停留在嘴邊上的口號，而是要切實意識到檔案工作的重要性，對于檔案工作的重視程度要不斷加強。單位主要領導要具備強烈的檔案意識，合理安排人員配置，為文書檔案工作配備具備專業素養的專職檔案工作者，讓他們有時間、有精力專注于文書檔案工作，切實將該項工作做好做實做細;同時，要在單位各部門中貫徹檔案意識，各部門與辦公室專職檔案工作人員做好協同配合，共同做好文書檔案的收集和歸檔工作。

2.2 完善文書檔案管理工作制度

不斷完善文書檔案的收集與歸檔管理工作制度，明確文書檔案的收集時間、保管期限、歸檔范圍和相關注意事項，明確專職檔案人員的工作程序，理清各部門需協同配合的各項工作。

2.3 加強對文書檔案收集與歸檔的宣傳

不斷加強對單位文書檔案工作制度的宣傳與執行力度，辦公室要加強與單位各部門的溝通與協調，使各部門了解檔案收集范圍、收集時限，增強檔案歸檔意識，確保檔案材料能夠及時、完整歸檔，做到沒有遺漏、不留死角。

2.4 不斷提高專職檔案管理人員的素質能力

專職檔案管理人員是文書檔案管理工作的具體執行人，只有不斷提高專職檔案管理人員的素質能力，才能進一步提升文書檔案管理工作的效率與質量。檔案管理人員要定期參加各種專業培訓和學習，不斷提高檔案意識，增強知識儲備，提高綜合素質，能熟練應用各種新型設備與技術，掌握更多的現代化辦公和檔案工作的方法、手段，以更好地勝任檔案工作。

2.5 做好文書檔案的收集與分類工作

在文書檔案收集的同時，要做好檔案的分類及細化工作，例如，按照處理文件的部門、事由、類別等進行及時分類和編號，即便隨時查閱也會清晰可見，同一事件、同一事由都在一起保管，有利于保持檔案材料的系統性、連貫性、完整性，確保高效、及時地提供文書檔案查閱服務。

2.6 創新文書檔案的歸檔方式

在文書檔案歸檔方式中，要將紙質與電子版材料一同歸檔，做好電子檔案的儲存、編號、保管，查驗電子檔案內容的準確性，確保所存入紙質檔案與電子檔案內容一致、真實可靠。

綜上，新時期對檔案工作提出了新要求，做好辦公室文書檔案收集與歸檔工作，對于單位各項工作提供完整記錄和查閱利用至關重要，因此要加強對檔案工作的重視與支持，不斷建立健全各項檔案管理制度，做好文書檔案各個環節的工作，確保辦公室文書檔案收集與歸檔的完整、及時，對單位各項工作的開展起到強有力的支撐。