淺析檔案系統冗余數據的原因和處理建議

摘 要：本文從天津社保業務檔案系統遇到冗余數據的實際情況出發，考慮存在的具體原因，提出處理建議。

關鍵詞：社會保險;業務檔案;檔案系統;冗余數據

隨著2009年《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人社部、國家檔案局令第3號）的下發，全國各級經辦機構便開始了社會保險業務檔案規范化管理的征程。社會保險業務檔案規范化管理工作是業務經辦不可分割的組成部分，隨著信息化的不斷提高，業務檔案管理和業務經辦一體化必將成為一種“新常態”。先進的信息技術和網絡技術是業務檔案規范化管理發展的技術支撐，檔案管理信息系統不能成為信息孤島，與業務信息系統一體化建設是社保業務檔案信息化建設的發展方向，但任何新生事物的產生通常都伴隨著問題存在，檔案管理信息系統在應用過程中還存在一些問題需要逐步完善，例如冗余數據。

在2016年建設的金保二期系統上線后，天津社保業務檔案實行“業務檔案一體化”管理，實現了“業務辦結，檔案條目自動發送”的數據傳送模式，為社保經辦機構經辦人員減少了文件級著錄壓力。但由于檔案條目自動提取、定時發送，業務經辦過程中因系統原因產生的大量無效數據被自動發送至檔案系統，截至2019年末已產生冗余數據38萬條，其中2019年全年未歸檔數據16.5萬條。冗余數據的沉淀使社保經辦機構在篩選定件數據時，發生了無法快速精準選取檔案條目的問題。

為減少檔案冗余數據的生成，阻斷冗余數據產生來源，筆者于4月中下旬赴區社保經辦機構，就業務檔案冗余數據情況進行調研。為使調研工作能夠高效展開，在實地考察前，申請提取2019年薊州717條、靜海2426條和保稅社保經辦機構5557條未歸檔數據，分別發送至相應社保經辦機構。社保經辦機構收到數據后及時通知各業務科室開展了未歸檔數據的自查整改，將業務材料應歸盡歸，未能歸檔的檔案條目總結歸納未歸檔原因。經分析了解，冗余數據產生主要有以下七項原因：

1 冗余數據產生原因

1.1 同一筆業務發送多條檔案數據

1）系統卡頓導致多次發送檔案條目。社保經辦機構反映，在經辦部分業務時容易造成系統卡頓，多次保存經辦結果后發送大量重復的檔案條目，形成冗余數據。

2）報盤導入類業務覆蓋式辦理多次發送檔案條目。報盤或導入類業務在業務經辦時，將錯誤數據或不完善的數據進行覆蓋處理，每次報盤或導入時都能形成一條發檔數據，但只有最終數據是有效的，因此產生多條冗余數據。

3）業務多次保存觸發多次發送檔案條目。部分業務在錄入信息時由于多次點擊保存按鈕，觸發多次發送檔案條目。

1.2 業務經辦要素不齊全無法歸檔

1）因缺少單位公章不歸檔。在業務經辦時，部分業務需先經辦后蓋章。由于個別參保單位不配合補章，綜合業務處理單上的參保單位公章遲遲無法加蓋，導致社保經辦機構認為此類業務無法歸檔。

2）因綜合業務處理單打印不全不歸檔。有業務的綜合業務處理單打印后，內容部分空白，影響社保經辦機構歸檔。

3）因綜合業務處理單無法補打不歸檔。部分養老支付的業務，在辦結數月后需要補打主表時，無法打印綜合業務處理單，造成檔案條目無法歸檔。

1.3 業務回退未能調用檔案回退機制

當業務回退時，應一并調用檔案條目的回退機制。根據冗余數據調研情況來看，在部分業務回退時，已發送至檔案系統的數據未能一并撤回，造成了大量冗余數據的生成。

1.4 不歸檔數據發送

“個人信息變更”業務存在大量不歸檔數據。通過排查發現，在打印參保繳費憑證時，會對部分參保對象的聯系方式和居住地進行信息變更，形成個人信息變更的檔案條目。該業務已明確不需要歸檔，但檔案條目還繼續發送，造成將近1.5萬條未歸檔數據。

1.5 建議不再歸檔

調研時發現，有些未定件數據有歸檔要求，但是社保經辦機構認為沒有歸檔必要。其中“個人繳費批量核定”業務未歸檔數據2.6萬條。

1.6 PDF文件發送問題

部分業務的PDF文件在發送至檔案系統時不穩定，時常出現發送失敗的現象，造成在查詢利用檔案時，無法成功調取影像的情況。此外，該類業務應跳過定件環節直接發送至檔案查詢利用模塊下，但在定件模塊下仍能查詢到未定件數據。

2 相關問題解決方案

2.1 重復發送數據

針對社保經辦機構反映的某業務多次錄入發送多條檔案條目的問題進行剖析，發現實際問題與社保經辦機構反映的情況不相符。產生冗余數據的根本原因在于，社保經辦機構未將審核不通過的業務材料納入歸檔范圍。在綜合柜員制推行后，前臺經辦人員未必能夠具備初步判斷票據是否有效的專業能力，從審核崗位退回的材料較以往會有一定增加，按照現有的經辦習慣，將產生更多的冗余數據。協商結果一致認為，該業務流程設置是將申請和審核視為兩個業務環節，凡是社保經辦機構收到的申請材料，均應將材料歸檔在“申請”業務下。

2.2 無歸檔價值業務不建議歸檔

經相關業務處室確認，該類業務材料確實沒有歸檔價值，商定取消發送檔案，指導社保經辦機構不再歸檔。

2.3 PDF文件發送問題

由專業技術人員尋找問題根源，加緊進行整改。關于檔案條目繼續發送至未定件狀態下的原因，經排查發現是在做歸檔細則維護時未變更“事前、事后”狀態，該問題很快可得到解決。

3 減少冗余數據產生建議

3.1 提升系統性能，減少無效數據發送

在調研中發現，大量冗余數據是由于系統問題產生。針對由此類問題，提出以下建議：一是提升系統性能，減少卡頓情況的出現;二是針對不同的業務確定合適的檔案發送時點，避免無效數據重復發送;三是在業務經辦保存業務數據時，增加確認是否發檔功能;四是在業務、檔案系統間，建立業務回退檔案一并退回的聯系;五是對于已明確不歸檔的業務，及時取消發檔機制。

3.2 明確歸檔要求，指導一線經辦應歸盡歸

調研中發現，各社保經辦機構對同一業務材料的歸檔方式常有不同，對于缺少經辦要素的要件是否能夠歸檔的標準也不統一，造成應歸檔的數據殘留在系統內無法歸檔。建議溝通業務處室，針對以下問題進行討論，并以正式發文的方式指導社保經辦機構，明確歸檔要求。一是業務經辦要素不齊全的業務材料如何歸檔;二是對于是否歸檔存疑的業務，統一明確的歸檔細則。

3.3 加強檔案管理隊伍建設，定期開展業務培訓

由于機構改革和綜合柜員制的推行，各社保經辦機構檔案管理人員較以往有了很大調整，社保經辦機構反映最新調配的檔案管理人員對業務檔案管理流程和要求不能熟練掌握，影響歸檔進度和檔案管理質量，容易人為造成冗余數據的產生。對社保經辦機構和勞服中心的專、兼職檔案管理人員均應加強培訓，就業務檔案歸檔流程、系統操作、崗位職責等方面進行視頻培訓等多種方式，提高檔案管理隊伍的專業素養，進一步提升業務檔案管理的能力和水平。

參考文獻

[1]劉睦平.業務檔案一體化將成經辦“新常態”[J].中國社會保障，2015（05）.

作者簡介

康蕊（1991-），女，漢族，河北省滄縣，本科，助理館員，天津市社會保險基金管理中心檔案館，業務檔案管理。