個人檔案管理的幾點建議

胡紅均

摘 要：個人檔案記錄著每個公民在一生中的學習、工作整個過程，關系著每個公民的切身利益，對每個公民都十分重要。重視個人檔案的完整性，保密性，無論是檔案管理機構還是公民個人，意義重大。

關鍵詞：個人檔案;管理;建議

1 個人檔案資料包括哪些內容

1）學籍材料。公民個人學習經歷，學歷層次，是體現公民個人受教育程度的重要原始依據。也是組織人事部門和用人單位考察個人審核的必要材料。（1）起始學籍材料。個人檔案中的學籍材料，從目前管理來看，如果公民是全日制中專畢業的，學籍材料就從初中學歷收集;如果公民個人是大專以上全日制畢業的，學籍材料就從高中學歷收集。（2）在職學籍材料。公民在參加工作后，取得的學歷，整套學籍材料應裝入個人檔案中。（3）學籍材料的種類。裝入個人檔案的學籍材料應當反映個人學習過程中的測評鑒定、學習成果、畢（結）業情況等。包括以下材料：畢業生登記表、學年學期測評表、報名表、志愿表、高考成績單、高考體檢表、大學生登記表、入學體檢表、軍訓成績鑒定表、實習鑒定表或報告、獎學金申請表等。如果是脫產學習的，還應當將本單位同意推薦入學的意見表裝入個人檔案中。（4）學術科研成果材料。公民個人在學術科研中作出的重要貢獻，應當裝入個人檔案中。包括發表的論文、著作、科研成果轉化、應用等。（5）培訓材料。公民個人在某個階段或某個領域的培訓材料，體現出個人在某一方面的學識或能力提升，也應裝入個人檔案中。包括培訓的通知、報到證明、畢（結）業證明等。

2）黨團材料.個人的政治面貌，思想素質，是組織人事部門和用人單位考察個人必不可少的一個方面。團員材料和黨員材料的完整性，反映出個人對組織的認可程度，思想的純潔程度，政治敏銳程度。完整的黨員材料，應體現個人加入組織的整個過程，包括以下材料：入黨申請書、思想認識、黨員培訓學習材料、個人政審考察材料、入黨積極人員考察材料、入黨介紹人意見、群眾座談材料、支部會議記錄、預備黨員轉正公示、轉正申請書、轉正會議記錄、入黨志愿書等。

3）工作材料.工作材料，能完整的反映公民個人的工作經歷，反映公民個人在工作中對社會所作出的重大貢獻以及影響。（1）入職材料.公民個人的入職材料，能夠反映個人就業的基本情況和入職的方式，也是公民個人維護自身權益的重要體現。一般來說，入職材料包括以下幾個方面：聘用合同、入職政審考察表、體檢表、錄用人員審批表、入職工資表等。（2）工作經歷材料.工作經歷材料應包括以下方面：轉正定級材料、連續工齡認定表、離職、解聘或開除材料、工資變動審批表、職務任免審批表、獎勵處分材料、工作鑒定材料、工作調動材料、崗位聘用審批表、職稱評審表、公民出（入）國境審批表、個人信用記錄、仲裁法律文書、犯罪記錄、社保繳費情況、退休報批表、黨代表、政協代表、人大代表材料、死亡證明材料等。

4）其它材料。如果個人基本信息不一致或重要信息不一致的，要把相應的佐證材料放入個人檔案中，達到材料能夠相互印證的目的。例如，個人姓名或身份證號碼不一致、婚姻狀況改變、入學和畢業學校名稱不一致、國籍變動、工作單位因機構變革等原因名稱發生變動、因行政區劃調整身份證號碼發生變動等。

其它有重要影響或意義的材料。比如軍銜、警銜、特殊榮譽、治喪材料等。

2 個人檔案管理中的問題

1）公民個人對檔案重視程度不夠。在工作中，公民個人在需要用到自己的檔案的時候，才會去關心自己的檔案。由于時間久遠，當年應當保存的個人檔案材料，沒有及時存放，導致辦事的時候缺材料，辦理不了，維護不了自身的權益，損失很大。有的甚至連自己的檔案保管在哪里都不知道。單位發生變化了，自己的檔案轉接到什么單位了，都不清楚。

2）檔案知識的宣傳普及程度不夠。學生畢業了，由于沒有參加工作，不知道檔案應當保管在哪里;有的在校進入黨員預備期，畢業后沒有及時把組織關系轉出對接，到了轉正期，延期轉正不知道怎么辦;即將入職，單位要政審了，有的還不知道自己的檔案保存在哪里;參加工作了，只要單位給我發工資了，就放心了，社保交了沒有，合同簽訂了放入檔案中沒有，都不關心;要辦理退休了，需要核實檔案年齡、參工時間、工齡等問題，很多人檔案中參工的材料根本就沒有;涉及遺產權益分配，需要證明親屬關系，才想起用檔案資料來證明了;發生工傷事故，要證明勞動關系，才想起勞動合同關系;財產分割、子女撫養、老人贍養糾紛等問題出現，需要用到檔案資料了，才知道檔案的重要性等等問題，這些關系到公民個人切身利益涉及檔案資料利用的，公民個人知曉度不高，重視不夠。職工一般都是信任本單位的人事干部，潛意識里認為，這些都是人事干部的事情，他們應當給自己存放到個人檔案中去了的。就是這樣的潛意識，往往給自己權益維護帶來巨大損失。造成這些普遍性問題的原因是我們對檔案知識的宣傳不夠，公民個人的知曉程度不夠，重視程度不足。

3）檔案管理條件亟待改善。個人檔案很重要，保管好個人檔案需要專門的機構和專門的人員，管理制度要完善。經費要保障到位，庫房面積要足夠，庫房條件要達到檔案保管要求，檔案管理現代化建設要跟上社會的發展，要滿足人民的需求。這些問題，在實際的工作中，存在著不足。

3 個人檔案建設中的幾點建議

1）加強對學生檔案知識的宣傳，提高公民對檔案的重視程度。學生畢業前夕，學校在開展就業培訓指導工作的時候，把個人檔案保管利用的知識宣傳到位，增強公民個人的檔案意識，讓每個學生知道自己的檔案應該保管在哪個單位、哪些材料應該放入個人檔案中去保存、如何進行檔案的轉遞、查閱、如何利用好自己的檔案維護自身的切身利益。

2）加強對職工個人檔案知識的宣傳，提高職工個人對檔案的重視。本單位的人事干部，應當加強對檔案知識的學習，知曉哪些材料應當存放在個人檔案中。在實際工作中，個人檔案缺失，很多都是因為人事干部沒有及時把當時產生的材料送到檔案保管機構去存放造成的。有些單位人事干部變動頻繁，工作交接的時候，上一任同志沒有把交接工作做好，應當存放的材料，胡亂堆放，沒有鑒別，當作沒用的材料處置了。職工個人的檔案知識宣傳教育，要多形式、多渠道的開展，以切實維護他們的權益。

3）加強檔案信息化工作建設，提高檔案的利用效率。加強檔案信息化平臺建設，爭取所有的檔案資料都能在平臺上實現共享。前提是，對管理員和公民個人設置不同的權限，保障個人檔案的安全性和機密性。一是：檔案管理平臺建設的標準化，統一化。要實現檔案管理的信息化，首要的條件是平臺建設要統一，完善。用一個平臺，各地都能夠在平臺辦理業務，檔案材料轉遞、查詢利用都能無縫銜接。二是：學生檔案信息化、數字化。大學生入學新建檔案時進行信息化，數字化處理。畢業后，通過機要的形式，將個人檔案郵寄到入職單位所在地檔案保管機構或者戶籍所在地個人檔案保管機構，把新產生的個人檔案從源頭上就進行數據加工，提高利用率。三是：檔案零散材料及時數字化。入職后產生的材料，檔案保管機構及時將新增的材料進行數字化處理，保存進個人檔案中。轉遞過程中，用光盤或移動存儲設備同時拷貝一份密封后同紙質檔案一起轉遞，以便接收方快速導入到系統中去。四是：政審考察的便利化和高效化。信息化后的個人檔案，可以為單位用人政審考察提供便利。特別是現代社會，學生就業五湖四海，如果我們檔案建設沒有跟上，就只能按照傳統的方式，乘坐交通工具，千里迢迢的跑，增加行政成本，同時也影響用人單位及時為新員工辦理入職速度，員工不能及時到崗工作，拖累工作進度。五是：保障充足的人員。實際工作中，人員不足問題影響著工作的效率，這是群眾辦事不滿意的很大因素。

總之，多種形式和渠道的宣傳檔案知識，不斷完善和提升檔案管理水平，切實維護公民個人合法權益，提高檔案工作在經濟社會建設中的作用，讓群眾滿意，少跑路，多辦事，辦實事，辦好事，是每個檔案工作人的初衷和使命。