芻議如何提升事業(yè)單位人事檔案管理水平

張澤凱

摘 要：伴隨著事業(yè)單位體制機(jī)制改革的深入推進(jìn)，對事業(yè)單位內(nèi)部管理各項工作提出了更高的要求，目的就是實現(xiàn)事業(yè)單位的科學(xué)和高效運行，充分的發(fā)揮事業(yè)單位的社會服務(wù)職能。人事檔案管理作為事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，人事檔案管理的質(zhì)量和效率直接影響著事業(yè)單位內(nèi)部的人事管理、人事調(diào)動以及人才崗位配置等各項工作的開展，因此有必要建立統(tǒng)一和完善的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新人事檔案管理平臺，切實提高事業(yè)單位人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;水平提升

人事檔案管理作為事業(yè)單位檔案管理的重中之重，人事檔案記錄著事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的個人基本信息、履歷、工作業(yè)績、榮譽(yù)獲得情況、政治面貌以及品德表現(xiàn)等的信息資料，這些重要的人事檔案信息是綜合考核和評價事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的基本參考，是事業(yè)單位進(jìn)行崗位調(diào)整和人事變動的重要依據(jù)。[1]而當(dāng)前事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的過程中還存在著一定的問題和不足，導(dǎo)致人事檔案信息資料存在不完整性和不真實性，進(jìn)而影響了事業(yè)單位對人才的考核和選拔，不利于事業(yè)單位的健康發(fā)展，因此有必要針對事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題在加以分析，進(jìn)而提出提升人事檔案管理水平的優(yōu)化策略。

1 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題和不足

1.1 缺乏統(tǒng)一的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，普遍存在著缺乏統(tǒng)一的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的問題。首先從事業(yè)單位內(nèi)部來看，事業(yè)單位內(nèi)部部門較多，每年的招聘、考核以及人事變動較為頻繁，由于缺乏相應(yīng)的人事檔案管理依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，使得在進(jìn)行人事檔案信息資料收集和整理的過程中存在一定的隨意性和無序性，部門與部門之間缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一，增加了檔案管理部門的工作難度。[2]其次是從整體的外部環(huán)境來看，人事檔案伴隨著人員的流動和崗位的調(diào)整，因此人事檔案應(yīng)當(dāng)具有一定的共享性，但是目前全國各地的事業(yè)單位在人事檔案管理上標(biāo)準(zhǔn)不一，存在一定的地區(qū)差異，使得人事檔案跨地區(qū)調(diào)動和查閱等的流程都相對復(fù)雜，影響了人事檔案管理的效率。

1.2 人事檔案管理時效性有待提升

事業(yè)單位的人事檔案管理信息和相關(guān)的資料需要根據(jù)相關(guān)工作人員的工作變動和工作實際來進(jìn)行更新和補(bǔ)充，實現(xiàn)動態(tài)化的人事檔案管理，但是就當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，所采取的人事檔案管理方式仍然比較落后，信息化檔案管理水平不高，仍然采用紙質(zhì)檔案管理的方式方法，管理過程趨于靜態(tài)化，檔案管理時效性有待提升，許多的人事檔案信息存在一定的滯后性，嚴(yán)重影響了人事檔案的真實性和準(zhǔn)確性。

1.3 人事檔案的實際利用率較低

事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，還存在著人事檔案實際利用率較低的問題。檔案管理人員的檔案管理理念有待更新和轉(zhuǎn)變，不少檔案管理人員片面的認(rèn)為人事檔案管理就是對人事信息以及資料進(jìn)行簡單的存儲。[3]除此之外，人事檔案中記錄的人員信息有一些涉及保密性的要求，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式為了保證檔案資料的完整性，會對全部的人事檔案進(jìn)行保密，相應(yīng)的查詢和使用流程就更為繁瑣，進(jìn)而影響了人事檔案的利用價值。

2 事業(yè)單位人事檔案管理水平提升策略研究

2.1 建立健全人事檔案管理制度

事業(yè)單位要提高人事檔案管理水平，關(guān)鍵和基礎(chǔ)就在于建立健全人事檔案管理制度，統(tǒng)一和規(guī)范人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。首先在事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理部門要強(qiáng)化同其他各部門之間的溝通和聯(lián)系，對人事檔案信息資料的收集和整理都建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程規(guī)范，減輕人事檔案管理部門的工作壓力。[4]其次就是為了實現(xiàn)人事檔案信息資料的共享，相關(guān)技術(shù)部門可以設(shè)計全國統(tǒng)一的檔案管理信息化系統(tǒng)，建立相應(yīng)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實行統(tǒng)一的人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，為事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展提供便利化條件，消除人事檔案管理的地域性差異，切實提升人事檔案管理效率和檔案利用率。

2.2 實現(xiàn)人事檔案的信息化管理

事業(yè)單位要提升人事檔案管理水平，必須要創(chuàng)新人事檔案管理方式方法，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，實現(xiàn)對人事檔案的信息化管理，切實提高事業(yè)單位人事檔案管理的時效性。首先，要求事業(yè)單位借助于統(tǒng)一的人事檔案信息化管理系統(tǒng)來搭建相應(yīng)的人事檔案管理信息平臺，能夠借助于這一平臺實現(xiàn)全面和準(zhǔn)確的人事檔案信息以及資料的獲取和收集，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)化和追蹤管理，能夠?qū)ο嚓P(guān)的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的補(bǔ)充、更新、修改和調(diào)整，這樣能夠為事業(yè)單位的人才優(yōu)化配置提供最為真實和可靠的依據(jù)。其次，是要求事業(yè)單位在逐步實現(xiàn)人事檔案信息化管理的過程，要做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子化檔案之間的銜接與轉(zhuǎn)化，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍然要進(jìn)行嚴(yán)密的保存和整理，分批次的完成對紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，投入必要的資金來購置先進(jìn)的軟硬件設(shè)施以及掃描儀等的設(shè)備，逐步的完成信息化電子人事檔案資料庫的建設(shè)，切實的提高人事檔案管理質(zhì)量和水平。[5]最后，事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案信息化管理的過程中，還要格外的重視電子檔案的安全性，對于相關(guān)的信息化電子檔案要進(jìn)行備份，確保重要的人事檔案信息資料不丟失，同時還要設(shè)置安全訪問權(quán)限，運用加密技術(shù)來保障電子檔案信息的安全性，建立健全這檔案信息化管理監(jiān)督機(jī)制，對于人事檔案管理人員的操作行進(jìn)行全程的監(jiān)管，設(shè)置訪問記錄，最大限度的避免檔案信息資料被篡改的可能，切實保障人事檔案信息資料的真實性和準(zhǔn)確性。

2.3 提升人事檔案的利用率

事業(yè)單位要提高人事檔案管理水平，還必須要提升人事檔案的利用率。首先就要求人事檔案管理人員不斷提高自身的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理工作理念，借助于信息化管理平臺和信息管理手段，建立相應(yīng)的人事檔案檢索和查詢目錄，為事業(yè)單位其他部門及其相關(guān)工作人員提供便利化的查閱服務(wù)，提升檔案管理的主動性。[6]其次，是借助于信息化管理的手段實現(xiàn)對人事檔案的分類管理和篩選管理，對于需要保密的人事檔案信息進(jìn)行必要的加密處理，而其他可公開的信息可以生成快捷檔案，方便進(jìn)行人事檔案信息的調(diào)取和查閱，提升人事檔案的使用價值。

3 結(jié)語

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，通過制度完善和方式創(chuàng)新不斷提升人事檔案管理的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化與信息化水平，提高人事檔案的利用率，為事業(yè)單位各項人事工作的開展定重要基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[3]許立男.如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平[J].中外企業(yè)家，2020（06）：147.

[4]楊金明.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：150+152.

[5]章秀梅.事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升途徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（19）：158-159.

[6]李元月.事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）：173+178.