事業單位文書檔案管理優化路徑探析

姚佳琳

摘 要：事業單位之中的文書檔案，對單位發展予以了全面的記錄。對于事業單位而言，文書檔案向決策、考核以及人才聘用等提供了重要參考依據，存在著資料多以及內容豐富的特點，讓工作人員能夠更加便利的開展各項工作。作為服務工作，隨著事業單位的不斷改革，文書檔案管理需要滿足更高的要求，對不規范的管理情況進行轉變，推動文書檔案管理質量的全面提高，進而夯實事業單位穩定、持續發展的基礎。對此，本文就談談對事業單位文書檔案管理工作的優化路徑，以供參考。

關鍵詞：事業單位;文書檔案;重要意義

現階段，我國經濟建設得到了較好的提升，事業單位的各項事業均得到了顯著發展，其中文書檔案管理的改革發展速度越來越快，此形勢為創新單位登記管理工作提供了有利條件，同時也從信息上大力支持了事業單位的改革進步。當前，我國對中國特色社會主要事業建設工作極為重視，開始積極改革市場經濟體制，進而需要事業單位滿足新的要求。對此，事業單位要注意不斷革新文書檔案管理，對優化途徑進行深入探究。

1 事業單位文書檔案管理的重要意義

在事業單位各項工作之中，文書檔案管理十分關鍵。第一，文書檔案之中對單位工作情況以及發展歷史進行了記錄，參考文書檔案，可以給予業務、財務管理等相關工作科學指導，進而建立起優良的內部環境[1]。文書檔案中囊括了諸多信息，對這些信息的價值進行挖掘和利用，可推動事業單位實現更好的發展;第二，就文書檔案而言，其能夠對國家檔案予以補充。立足于客觀層面進行分析，在國家檔案之中，事業單位文書檔案屬于主要構成部分之一，不斷加大文書檔案的管理力度，這就代表政府存儲了許多文件資料。尤其是事業單位改革的逐漸加快，這些檔案所發揮的作用更為顯著，其可以給予事業單位有效指導，以便于得到科學的轉型。第三，文書檔案屬于原始記錄材料的一種，主要形成于登記管理方面，對事業單位日常活動等進行了記錄。所以，可將文書檔案作為一種法律憑證。

2 事業單位文書檔案管理優化路徑

2.1 事業單位應高度重視文書檔案管理工作

就文書檔案管理工作而言，其直接影響著事業單位各項工作的順利開展，機關事業單位領導必須對其引起高度重視[2]。開展文書檔案管理工作的過程中，事業單位領導應積極出謀劃策，在黨委重要議事日程中納入進保密工作，同時對和全局性有關的文書檔案工作進行認真思考和研究，對最近部署的文書檔案工作進行科學合理謀劃。同時，在實施過程中，分管檔案工作的領導應親自過問和管理，要經常檢查，一旦發現問題要第一時間督促整改，對經驗做法和優點進行大力推廣，借助事業單位領導的帶領，以便于工作人員能夠更加的重視文書檔案管理。

2.2 建立健全管理制度

建立健全管理制度，屬于對事業單位文書檔案予以規范的基礎。完善文書檔案管理相關制度，可確保文物檔案管理工作落到實處，要密切根據檔案管理的具體需求，指導檔案管理工作人員更好的開展各項工作。立足于《中華人民共和國檔案法》和《國家行政機關公文處理辦法》等，事業單位需要構建完善的收集、保密以及歸檔制度，為文書檔案管理提供有效依據。此外，還要重視積極構建績效考核制度，注重立足于健全、合理的績效考核制度，將責任落實到具體的人頭上，促進工作人員積極性的提升[3]。

2.3 加大文書檔案信息化建設力度

文書檔案工作涉及的內容十分繁雜，其中囊括了較為廣泛的內容，在傳統方式中需要耗費大量的人力，并注重工作質量，防止檔案資料出現不健全或遺漏的問題。新時期，事業單位可以增強信息化建設，在文書檔案管理工作之中融入信息技術，以便于加強工作效率與質量。第一，增強對文書檔案數據庫的建設，主動轉化歸檔多種介質、各種分散的檔案文本、錄音、錄像和照片等，實現自動整理、查閱、檢索和利用檔案資料。第二，構建完善的信息化管理制度，立足于檔案資料庫規模以及具體狀況，構建完善的信息管理制度，對檔案管理的人員、數量等予以明確，拆分責任，并落實到具體的工作崗位之中。第三，事業單位在開展文書檔案管理工作的過程中，需要將辦公一體化作為基本目標，通過外包的方式，設計文書檔案管理的相關軟件，然后應用到具體工作之中，推動文書檔案管理工作效果的提升。

2.4 堅持以人為本理念，加大檔案保密工作力度

現階段，以人為本管理里面在我國得到了大力推廣，當前無論是企業還是事業單位均對這種管理理念十分認同，同時在內部予以運用。事業單位只有嚴格遵循以人為本的管理理念，才能初步認識和了解員工的實際工作情況，把相應的人才安排到合理的工作崗位之中，如此既可以充分發揮出人才的價值，同時還能優化崗位，立足于此，相關文書檔案管理人員才能對管理者的決策予以認可，進而積極主動把領導安排的各種任務完成，其有利于提高文書檔案管理效率，使相關人員對工作充滿熱情，讓其可以全身心參與到文書檔案管理工作之中。保密是文書檔案管理中極為重要的內容，其發揮著極為重要的作用，特別是部分紙質檔案信息的保存，務必要引起高度重視[4]。新時期，文書檔案管理幾乎都實現了信息化管理，所以，在單位的相關辦公區域中，應禁止閑雜人等出入，最好單位可以安排專門的人員進行看管，以此使文書檔案的安全性得到保證。

2.5 重視隊伍建設，提高管理人員素質

事業單位在開展文書檔案管理工作的過程中，需要增強把控強度，并促進考核人員綜合素質的提升，適當的投入更多的資金，并增強對專業人才的培養，進而全面增強檔案管理隊伍的綜合能力。此外，事業單位可聘請相關權威專家學者，開展培訓活動，進一步增強工作人員業務能力。同時，事業單位還可以進行業務知識考核，了解相關人員對文書和檔案管理工作知識的掌握程度，如此便能發揮督促作用，調動工作人員學習的積極主動性，以便于增強管理工作質量的全面提高。

3 結語

總而言之，事業單位開展各項工作的過程中，文書檔案發揮著極其關鍵的作用，單位在實踐過程中必須防止出現重公務、輕檔案的現象，明確文書檔案管理工作所具備的重要作用，統籌公務與文書檔案管理工作，進而在做好歸檔工作的基礎上，立足于此對服務予以全面優化，加大密級管理力度，促進人員素質提升，從而加大文書檔案管理力度，充分彰顯出文書檔案的重要價值，將文書檔案管理所具備的作用發揮出來。

參考文獻

[1]陳佳杰.關于事業單位文書檔案管理強化途徑探討[J].現代經濟信息，2019（19）：133.

[2]韓玲.新形勢下加強事業單位文書檔案管理工作的思考[J].科技經濟導刊，2019，27（05）：234.

[3]付蓉.試析如何做好新形勢下事業單位文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（10）：119.

[4]梁威.新時期事業單位文書檔案管理工作的現狀及強化措施[J].赤子（上中旬），2017（06）：153.