事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化路徑探析

姚佳琳

摘 要：事業(yè)單位之中的文書檔案，對單位發(fā)展予以了全面的記錄。對于事業(yè)單位而言，文書檔案向決策、考核以及人才聘用等提供了重要參考依據(jù)，存在著資料多以及內(nèi)容豐富的特點(diǎn)，讓工作人員能夠更加便利的開展各項(xiàng)工作。作為服務(wù)工作，隨著事業(yè)單位的不斷改革，文書檔案管理需要滿足更高的要求，對不規(guī)范的管理情況進(jìn)行轉(zhuǎn)變，推動文書檔案管理質(zhì)量的全面提高，進(jìn)而夯實(shí)事業(yè)單位穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。對此，本文就談?wù)剬κ聵I(yè)單位文書檔案管理工作的優(yōu)化路徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;重要意義

現(xiàn)階段，我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)得到了較好的提升，事業(yè)單位的各項(xiàng)事業(yè)均得到了顯著發(fā)展，其中文書檔案管理的改革發(fā)展速度越來越快，此形勢為創(chuàng)新單位登記管理工作提供了有利條件，同時也從信息上大力支持了事業(yè)單位的改革進(jìn)步。當(dāng)前，我國對中國特色社會主要事業(yè)建設(shè)工作極為重視，開始積極改革市場經(jīng)濟(jì)體制，進(jìn)而需要事業(yè)單位滿足新的要求。對此，事業(yè)單位要注意不斷革新文書檔案管理，對優(yōu)化途徑進(jìn)行深入探究。

1 事業(yè)單位文書檔案管理的重要意義

在事業(yè)單位各項(xiàng)工作之中，文書檔案管理十分關(guān)鍵。第一，文書檔案之中對單位工作情況以及發(fā)展歷史進(jìn)行了記錄，參考文書檔案，可以給予業(yè)務(wù)、財務(wù)管理等相關(guān)工作科學(xué)指導(dǎo)，進(jìn)而建立起優(yōu)良的內(nèi)部環(huán)境[1]。文書檔案中囊括了諸多信息，對這些信息的價值進(jìn)行挖掘和利用，可推動事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展;第二，就文書檔案而言，其能夠?qū)覚n案予以補(bǔ)充。立足于客觀層面進(jìn)行分析，在國家檔案之中，事業(yè)單位文書檔案屬于主要構(gòu)成部分之一，不斷加大文書檔案的管理力度，這就代表政府存儲了許多文件資料。尤其是事業(yè)單位改革的逐漸加快，這些檔案所發(fā)揮的作用更為顯著，其可以給予事業(yè)單位有效指導(dǎo)，以便于得到科學(xué)的轉(zhuǎn)型。第三，文書檔案屬于原始記錄材料的一種，主要形成于登記管理方面，對事業(yè)單位日常活動等進(jìn)行了記錄。所以，可將文書檔案作為一種法律憑證。

2 事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化路徑

2.1 事業(yè)單位應(yīng)高度重視文書檔案管理工作

就文書檔案管理工作而言，其直接影響著事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須對其引起高度重視[2]。開展文書檔案管理工作的過程中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極出謀劃策，在黨委重要議事日程中納入進(jìn)保密工作，同時對和全局性有關(guān)的文書檔案工作進(jìn)行認(rèn)真思考和研究，對最近部署的文書檔案工作進(jìn)行科學(xué)合理謀劃。同時，在實(shí)施過程中，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問和管理，要經(jīng)常檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題要第一時間督促整改，對經(jīng)驗(yàn)做法和優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行大力推廣，借助事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)，以便于工作人員能夠更加的重視文書檔案管理。

2.2 建立健全管理制度

建立健全管理制度，屬于對事業(yè)單位文書檔案予以規(guī)范的基礎(chǔ)。完善文書檔案管理相關(guān)制度，可確保文物檔案管理工作落到實(shí)處，要密切根據(jù)檔案管理的具體需求，指導(dǎo)檔案管理工作人員更好的開展各項(xiàng)工作。立足于《中華人民共和國檔案法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等，事業(yè)單位需要構(gòu)建完善的收集、保密以及歸檔制度，為文書檔案管理提供有效依據(jù)。此外，還要重視積極構(gòu)建績效考核制度，注重立足于健全、合理的績效考核制度，將責(zé)任落實(shí)到具體的人頭上，促進(jìn)工作人員積極性的提升[3]。

2.3 加大文書檔案信息化建設(shè)力度

文書檔案工作涉及的內(nèi)容十分繁雜，其中囊括了較為廣泛的內(nèi)容，在傳統(tǒng)方式中需要耗費(fèi)大量的人力，并注重工作質(zhì)量，防止檔案資料出現(xiàn)不健全或遺漏的問題。新時期，事業(yè)單位可以增強(qiáng)信息化建設(shè)，在文書檔案管理工作之中融入信息技術(shù)，以便于加強(qiáng)工作效率與質(zhì)量。第一，增強(qiáng)對文書檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，主動轉(zhuǎn)化歸檔多種介質(zhì)、各種分散的檔案文本、錄音、錄像和照片等，實(shí)現(xiàn)自動整理、查閱、檢索和利用檔案資料。第二，構(gòu)建完善的信息化管理制度，立足于檔案資料庫規(guī)模以及具體狀況，構(gòu)建完善的信息管理制度，對檔案管理的人員、數(shù)量等予以明確，拆分責(zé)任，并落實(shí)到具體的工作崗位之中。第三，事業(yè)單位在開展文書檔案管理工作的過程中，需要將辦公一體化作為基本目標(biāo)，通過外包的方式，設(shè)計文書檔案管理的相關(guān)軟件，然后應(yīng)用到具體工作之中，推動文書檔案管理工作效果的提升。

2.4 堅持以人為本理念，加大檔案保密工作力度

現(xiàn)階段，以人為本管理里面在我國得到了大力推廣，當(dāng)前無論是企業(yè)還是事業(yè)單位均對這種管理理念十分認(rèn)同，同時在內(nèi)部予以運(yùn)用。事業(yè)單位只有嚴(yán)格遵循以人為本的管理理念，才能初步認(rèn)識和了解員工的實(shí)際工作情況，把相應(yīng)的人才安排到合理的工作崗位之中，如此既可以充分發(fā)揮出人才的價值，同時還能優(yōu)化崗位，立足于此，相關(guān)文書檔案管理人員才能對管理者的決策予以認(rèn)可，進(jìn)而積極主動把領(lǐng)導(dǎo)安排的各種任務(wù)完成，其有利于提高文書檔案管理效率，使相關(guān)人員對工作充滿熱情，讓其可以全身心參與到文書檔案管理工作之中。保密是文書檔案管理中極為重要的內(nèi)容，其發(fā)揮著極為重要的作用，特別是部分紙質(zhì)檔案信息的保存，務(wù)必要引起高度重視[4]。新時期，文書檔案管理幾乎都實(shí)現(xiàn)了信息化管理，所以，在單位的相關(guān)辦公區(qū)域中，應(yīng)禁止閑雜人等出入，最好單位可以安排專門的人員進(jìn)行看管，以此使文書檔案的安全性得到保證。

2.5 重視隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位在開展文書檔案管理工作的過程中，需要增強(qiáng)把控強(qiáng)度，并促進(jìn)考核人員綜合素質(zhì)的提升，適當(dāng)?shù)耐度敫嗟馁Y金，并增強(qiáng)對專業(yè)人才的培養(yǎng)，進(jìn)而全面增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的綜合能力。此外，事業(yè)單位可聘請相關(guān)權(quán)威專家學(xué)者，開展培訓(xùn)活動，進(jìn)一步增強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)能力。同時，事業(yè)單位還可以進(jìn)行業(yè)務(wù)知識考核，了解相關(guān)人員對文書和檔案管理工作知識的掌握程度，如此便能發(fā)揮督促作用，調(diào)動工作人員學(xué)習(xí)的積極主動性，以便于增強(qiáng)管理工作質(zhì)量的全面提高。

3 結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位開展各項(xiàng)工作的過程中，文書檔案發(fā)揮著極其關(guān)鍵的作用，單位在實(shí)踐過程中必須防止出現(xiàn)重公務(wù)、輕檔案的現(xiàn)象，明確文書檔案管理工作所具備的重要作用，統(tǒng)籌公務(wù)與文書檔案管理工作，進(jìn)而在做好歸檔工作的基礎(chǔ)上，立足于此對服務(wù)予以全面優(yōu)化，加大密級管理力度，促進(jìn)人員素質(zhì)提升，從而加大文書檔案管理力度，充分彰顯出文書檔案的重要價值，將文書檔案管理所具備的作用發(fā)揮出來。

參考文獻(xiàn)

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