文書檔案的收集、整理和利用問題探討

摘 要：本文對文書檔案的收集、整理、利用等管理工作的重要性進行了分析和研究，并對當前文書檔案管理中存在的一些問題和不足進行了討論，對如何有效的提高文書檔案管理質效，完善檔案收集、整理、利用相關制度進行了研究，提出了幾點對策和建議。

關鍵詞：文書檔案;收集;整理;利用

文書檔案管理工作的高效、高質量落實，做好檔案的收集、整理、利用是促進單位能效化發展的重要要求之一，其能夠為單位檔案相關業務、服務的開展奠定良好的基礎，為檔案信息資源的開發提供必要條件。尤其是對于工程管理單位來說，文書檔案的管理與工程的使用建設、竣工驗收以及后期管理維護等方面有著密切的聯系，覆蓋著工程項目的整個生命周期。因此，工程管理相關單位必須要充分認識到檔案工作重要性，并積極完善相關管理制度，保證檔案收集、整理、利用等工作的順利、高效開展。

1 文書檔案管理的重要性

文書檔案是指對單位各項工作開展中所形成的各種文件、資料進行收集整理后形成的具有系統性、條理性的文件整體，其包含的內容十分豐富，涉及面也十分廣泛。例如，對于工程管理單位來說，文書檔案中涉及了工程相關測繪資料、施工建設設計、工程監理、工程后期維護管理等多個方面，在檔案形式上包括文字、圖像、視頻等多種形式。

加強對文書檔案的管理工作能夠為檔案質量以及檔案內容的完整性、準確性、規范性、時效性提供有力的保障。同時通過對文書檔案中有價值的信息進行提取、整理、加工，能夠為相關單位決策、管理、業務工作等方面提供有效的參考和支持。由此可見，文書檔案管理工作的重要性主要體現在以下幾個方面：1）為檔案業務建設奠定基礎：通過加強對檔案資料的收集、整理，形成完整、全面的檔案資料庫，剔除無效、低價值信息，分析檔案資料之間的關聯性，劃分檔案成分，從而為后續檔案工作、檔案服務的開展提供支持。2）為檔案資源開發提供支持：在系統的檔案資料庫的基礎上建立起系統化、規范化的檔案管理機制體系，對檔案信息進行開發利用，并充分結合現代化、信息化的檔案管理、利用技術，從而充分發揮出檔案資料所蘊含的信息價值。3）推動檔案工作現代化發展。通過加強檔案管理工作使其能夠滿足新形勢下單位工作開展、單位發展的新需要，推動新技術、新理念在檔案管理中的融合運用，實現檔案工作的現代化轉變，從而進一步提高文書檔案工作質量和作用。

2 文書檔案在管理中的問題

1）對檔案管理工作重視不足。當前多數單位將其工作的重心放在業務工作上，而對于檔案管理工作卻很少進行重視，認為該工作就是對相關資料、文件進行收集、整理和保管，對于檔案工作推動單位發展的作用認識不到位，從而導致了單位對檔案工作支持力度不足，單位人員對檔案工作配合程度較差等問題的出現。2）檔案管理相關制度不完善。當前在部分單位中檔案管理的相關制度存在著一定的缺陷，其主要表現為對于檔案管理流程管理不嚴、檔案管理規范標準缺失、管理制度不符合檔案實際情況等。造成檔案管理制度不完善的原因一方面是單位相關人員對檔案工作不夠重視，另一方面則是新時期單位發展形勢的變化對檔案管理制度的轉變提出了迫切的要求。3）檔案管理工作方法落后。在檔案管理制度存在一定缺陷的情況下，單位在檔案管理方法上也較為落后，尤其是對于現代化、信息化的檔案管理建設的支持推動力度不足，進而導致了檔案工作質量受到一定影響，出現了檔案收集困難、歸檔率偏低、檔案規范性差、檔案開發利用不夠深入等問題。4）檔案人員素質水平不高。當前部分單位中認為檔案管理工作是較為清閑的部門，不少檔案管理人員是從其他崗位轉崗過來;或者部分部門由于人手缺乏檔案工作由其他人員兼職進行。這些情況的出現導致了檔案人員整體素質水平不高，部分人員對于檔案工作不夠了解，缺乏專業的檔案管理能力，對于檔案工作的認識不到位，影響了檔案收集、整理、利用等工作的高效開展。

3 完善文書檔案現代化收集、整理和利用制度

當前文書檔案管理工作中存在的問題究其根本是由于相關制度不夠完善所造成的。因此，要想有效解決這些問題單位首先就要從檔案管理相關制度入手，可以從以下幾個方面采取措施。

1）完善文書檔案收集、整理相關制度。在單位文書檔案的管理工作中，檔案資料的收集和整理是所有檔案工作的重要基礎，在相關制度的建設上，單位首先要對檔案收集、整理工作的相關流程進行優化，結合當前單位工作實際情況和發展形勢對檔案的收集、整理工作流程提出詳細的要求，以制度力量為檔案工作開展提供保障。例如，在制度中落實檔案管理作為單位各部門的考核項、對檔案人員職責以及各部門檔案工作責任進行明確、設置檔案資料上交時限等，從而提高單位各部門對檔案工作的配合，保障檔案實效性。其次，單位要針對檔案的收集、整理工作制定出精細化的質量標準和工作規范，例如，對檔案資料的格式、行文、文件類型、裝訂等方面提出明確標準;加強對檔案質量的監督審核等;檔案資料的收集、整理、歸檔相關工作流程要由相關負責人簽字確認后再進行下一項。從而有效的保障檔案資料質量以及規范性。最后，單位要針對檔案管理現代化、信息化建設完善相關制度體系，對檔案信息化管理軟硬件設施管理、檔案管理方法創新、紙質檔案數字化等相關工作提供有力的保障和推動作用。例如，在檔案管理制度中明確檔案信息化建設的重要性，建立電子檔案的相關規范標準，對相關軟硬件設施的建設與維護提出明確要求，明確檔案管理信息化下的檔案安全責任等。2）完善文書檔案開發利用相關制度。在保證文書檔案良好收集、整理的基礎上，單位還要從檔案的開發利用方面完善相關制度，從而使檔案的價值能夠得到充分的發掘和發揮。首先，單位要在制度層面提高檔案資料在單位決策、管理中的應用地位，例如，在單位決策中明確檔案資料分析環節，建立專門的檔案資料分析報告會制度等。其次，單位要對檔案的開發利用效果加強關注，通過建設檔案利用的反饋制度，將檔案在單位工作中的實際利用效果反饋至檔案收集、整理、存儲保管、開發利用等各個環節，找出當前檔案管理中的問題以及影響檔案資料利用的因素，并提出措施進行有效解決。3）完善文書檔案人員培訓、管理以及績效考核制度。除了對文書檔案的收集、整理、利用等工作的管理制度進行完善以外，單位要想提高檔案管理質效還要加強相關檔案人員方面的制度建設。首先，單位要建立起完善的檔案人員培訓制度，定期對其開展檔案管理理論、管理技術等相關培訓工作，積極吸取先進技術和經驗，做好培訓后的考核工作，提高檔案管理人員素質水平。其次，單位要對檔案人員加強監督管理，保證其嚴格按照相關工作流程、規范開展檔案工作，對造成檔案損毀、丟失、內容不規范等問題的人員嚴格追究責任。最后，單位要對檔案人員的績效考核制度進行完善，針對檔案管理質量、管理效率、檔案規范性、檔案利用效果等制定系統性的考核標準，并將考核結果與其薪酬掛鉤。

4 結語

綜上所述，針對當前在文書檔案管理中存在的一些問題，相關單位要積極采取有效措施，通過完善檔案管理制度，為文書檔案的收集、整理、利用等方面提供有力的支持和保障，實現檔案管理質效的有效提升。

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作者簡介

楚中新（1985-），女，漢族，甘肅省武威市，本科，畢業于中央廣播電視大學法學本科，助理館員，現就職于新疆博州阿拉山口供水工程管理處，擔任檔案員，研究方向：檔案管理。