事業單位專業技術檔案利用的問題與對策

趙久范

摘 要：事業單位深化改革的重要目標就是突出事業單位的專業技術性特征，強調發揮事業單位的專業技術輔助價值，要求事業單位輔助行政機關做好專業技術的管理工作。加強專業技術檔案管理應當成為事業單位檔案管理的重中之重，強調圍繞著專業技術檔案管理構建科學化的檔案工作體系。

關鍵詞：事業單位;專業檔案;管理機制

1 事業單位專業檔案利用的問題

1.1 專業知識相對匱乏

目前事業單位還處在轉型發展的關鍵期，事業單位人員整體水平參差不齊。現有的檔案管理人同存在著專業知識老舊，檔案管理人員長期得不到知識更新的問題。有限的檔案管理工作能力嚴重的影響了檔案管理工作的效率。首先，事業單位檔案管理人員的技術淘汰速度較快，由于事業單位檔案管理軟硬件設備相對落后，因此檔案管理人員長期接觸不到前沿的檔案管理技術。其次，檔案管理技術發展速度較快，人工智能、大數據、云存儲技術的發展日新月異，而事業單位檔案管理人員接受培訓的機會少，專業的、高層次的和個性化的培訓活動較少。第三，多數事業單位的專業技術水平有待提高，事業單位的檔案文化建設水平還有待提高，事業單位對檔案管理重視遠不及專業技術發展與重大工程事項的重視，因此影響檔案人員素質的提升。

1.2 缺乏專業檔案管理員

檔案管理人才的匱乏是制約專業技術檔案價值發揮的重要阻礙因素。部分事業單位還存在著專業檔案管理技術人才的極度缺乏的現象。由于檔案管理人員只重視進行檔案的存儲與管理，不注重構建專業的檔案數據共享機制，因此影響檔案資源的價值體現。目前部門檔案管理人員只注重成果性檔案與結論性的檔案，不注重對事業單位各項業務工作中實時動態數據的收集，沒能基于檔案管理描述事業單位重大項目的全部進展過程，沒能形成實時化與動態化的數據收集機制，實質上影響檔案資源的完成性。部分事業單位檔案管理工作未能組建專業的管理團隊，導致檔案材料的成套性較差，檔案資源收集沒能反映事業單位高質量含量工作的全貌。還有的部門科研型事業單位檔案管理人員績效考核方式不合理，沒能基于檔案管理的需要對檔案員進行必要的培訓，檔案員在職稱評聘方面處于劣勢，因此影響檔案管理事業的活力，不利于推動檔案管理事業的快速發展，影響了檔案管理的質量，沒能發揮檔案員的輔助工作價值。

1.3 管理機制不完善

事業單位現有的檔案管理工作機制圍繞著“管理”這一核心工作進行，事業單位檔案資源的管理未能強有力的樹立服務意識。現有的管理機制更注重降低檔案的風險，不注重充分的體現檔案的應用價值。例如，事業單位現有的檔案管理考核機制主要檢查檔案資源的準確性與安全性，更注重紙質檔案的建設管理水平。事業單位檔案管理不注重系統更新，平臺的擴展和服務的效率質量。一線工作人員、專業技術人員、管理人員使用檔案資源的頻率相對較低。事業單位與企業單位檔案管理的明顯差別在于事業單位專業技術人員不能得到豐富的檔案信息供給，事業單位還未能建立健全高效化、立體化、層次化、實時化和專業化的檔案供給機制。由于事業單位內部檔案運轉的協調性不足，因此還要影響事業單位檔案的整體完整性與有效性。

2 設施設備不足

事業單位處在轉型發展的關鍵期，事業單位面臨的主要問題在于硬件建設不足，發展的速度緩慢，相關資金投入不到位。在有限的技術條件下應當指向檔案管理前沿趨勢，注重檔案管理設備的持續升級。當前信息化已經成為檔案管理的大勢所趨，事業單位檔案管理工作應當解決資金不足，設備更新不到位的問題。事業單位應當積極行業檔案的珍貴性積極的申請財政資金的支持。目前事業單位檔案管理資金投入不足，相關專業技術設備的購進缺乏明確的計劃性與組織機制，一些檔案管理工作的專項資金使用與管理不到位，資金投入的見效不明顯，配套設備相對落后，現有的檔案管理設備難以滿足檔案信息建設的推進，影響專業技術檔案的使用。

3 提升農業科技檔案利用率的對策

3.1 加大設備投入力度

事業單位應當加強檔案設備的投入力度，擴展檔案資源的來源渠道，注重推進檔案管理信息化建設的快速發展，應當加快科技檔案的信息化管理，促進信息成果的轉換。首先，優化檔案管理資金來源，積極申請財政資金輔助開展檔案管理的優化升級。其次，切實明確檔案管理工作的開展思路，制定詳細的檔案管理工作改革方案，明確階段性事業單位完善檔案技術的方式方法。第三，事業單位檔案管理應當集中指向技術檔案，強調從技術檔案的管理改革需要，引進配置專業的技術設備，構建優質的檔案管理數據庫，充分的發揮云計算與大數據技術的使用價值。檔案管理應當開發優質的檔案共享平臺，基于上級部門的指導建設專業的檔案管理系統。第四，在第三方機構的輔助下提高檔案管理專業性，依靠專業技術公司推動檔案管理工作快速發展。

3.2 提高成果轉換水平

事業單位應當加強檔案人才培養力度，注重在事業單位科研、技術、指導、服務工作中體現檔案管理人員的輔助義務和價值。檔案管理人員必須具備崇高的職業修養，懂得檔案管理的工作方法。事業單位檔案門類眾多，各種資料千差萬別，為了更好的發揮各類數據信息的價值，應當組織建設專業的檔案管理團隊。事業單位的檔案管理人員應當在傳統檔案管理的基礎上更優質高效的開展整理、挖掘、鑒定、共享、數字化、智能化、實時共享等具體的檔案工作業務。專業的檔案管理隊伍還要提高檔案創新管理水平，能夠根據事業單位的具體業務需要提供實時的檔案資源供給，能夠提升檔案成果轉化的意識，在不斷的專業技能學習中提高檔案服務的整體質量。事業單位應當引進專業的檔案技術人才，實現檔案人才的優化配置，重視提高檔案人員的科學技術素養，在合理的成套培訓、組織培訓、技能培訓中達到全方位提高檔案管理水平目標。

3.3 提高技術檔案供給率

事業單位檔案資源的供給率還有待提高，還要加大檔案資料的檢索力度。隨著事業單位專業技術性不斷提高，事業單位的檔案資源有著極大的利用空間。事業單位應當豐富檔案資源的供給形式，進一步提高檔案資源的鑒定水平，重點保證數據信息的準確性，推動檔案數據資源積極參與到事業單位各項公益事業活動的開展。事業單位肩負著重大的科技成果轉化的作用。事業單位是從公共服務角度普及專業技術的重要載體，在多數科研成果被存入檔案的現實情況下，事業單位檔案管理部門必須加大檔案的檢索量，根據事業單位的核心工作業務主動梳理檔案信息，通過豐富的信自己對事業單位工作起到輔助、支持、指導、評價方面的作用。事業單位檔案管理部門還要加強相關領域的情報編研工作，注重收集國內外相關工作的數據信息，在階段性信息檔案匯總的基礎上為事業單位的發展提供指導意見，從而影響事業單位的具體業務工作，真正的發揮檔案管理對事業單位發展的輔助作用，積極彰顯檔案管理工作成果。建立高品質的檔案數據庫，挖掘有特色的檔案信息，推動檔案數據信息成果的逐步轉換，實現檔案成果與事業單位項目生產相結合，可以最大限度的發揮事業單位檔案部門的作用。

4 結論

事業單位應當提高專業技術檔案的利用水平，發揮檔案部門輔助專業技術工作開展的必要價值。構建專業技術部門與檔管理部門的有效溝通機制，加強專業技術檔案的梳理工作力度，實現檔案管理員與專業技術人員的緊密配合，從而提高檔案資源在事業單位核心工作中的價值。

參考文獻

[1]沈榮.淺析農業科研單位檔案管理[J].新疆農業科技，2016（5）：19-21.

[2]陳寶美.公民檔案素養培養途徑研究[D].福州：福建師范大學，2016.