企業檔案保密與檔案信息化發展的融合探討

顧梅

摘 要：在現代企業檔案管理中，信息化已經成為一種必然的趨勢。但同時企業檔案的信息化也增加了檔案信息泄露風險?；诖?，本文對企業檔案保密工作與檔案信息化發展的融合展開了研究，僅供參考。

關鍵詞：企業檔案;信息化管理;保密風險

現代社會經濟的不斷發展對我國企業建設提出了更高的要求，各行各業在開展具體工作時，合理優化檔案管理能夠對其工作質量進行更高程度的保障，相關人員需要對其進行更為深入的分析。

1 企業檔案信息化的必要性

1）優化檔案借閱管理。在企業建設過程中，檔案資料是其各個崗位開展具體工作的參考依據，但是由于紙質檔案容易丟失或損壞，同時檔案具有一定程度的特殊性，進而導致相關人員在進行檔案借閱管理過程中具有較高的工作難度。檔案信息化的發展使該問題得到有效解決，同時還可以對其檔案管理工作具體流程進行合理規劃，確保能夠及時實現檔案資料的歸檔，實現工作效率的有效提升，只有確保檔案管理制度的科學完善，才能更好的確保檔案信息化工作的順暢開展。

2）有效保護檔案原件。相對于其他信息資料而言，檔案具有極為明顯的原始性和記錄性，所以在進行檔案管理過程中，需要對其孤本，原稿和原本加強重視?；诖耍茖W保護檔案原件具有極其重要的價值。通常情況下，在企業建設過程中，具有大量的檔案，在此過程中受到條件限制，相關企業在保管檔案過程中，缺乏合理的存放空間，部分紙張容易變脆，遭受破壞。與此同時，企業在進行工程整改，消防需求時，需要加曬圖紙，無論底圖是白圖還是硫酸紙，折損都會對其造成很大程度的影響，在進行多圖曬圖之后，容易對原件造成斷裂，破損或污染等損害。在不斷增多檔案使用量的過程中，不可避免會進一步磨損原件，而檔案信息化的有效發展，能夠對檔案原件進行科學保護。與此同時，對于具有久遠歷史的檔案資料，在進行數字化處理過程中，能夠對其進行更為有效的保護，避免出現篡改檔案的不良行為。

3）合理開發檔案資源。為了使檔案資料的利用價值得到更高程度的發揮，檔案管理人員需要科學應用計算機設備的相關功能對檔案信息進行加工。例如可以對企業每年發文進行匯編，確保辦公室能夠更為輕松的整理當年發生的相關事件，匯總某一項目建設過程中，設備、科技、文書、實物等具體資料，確保能夠為設計者和管理者提供更為便捷的服務。與此同時，數字化檔案的科學構建能夠對其進行拷貝，突破檔案的孤本狀態，相關人員能夠同時共享一份文件。

2 企業檔案保密與信息化融合的策略分析

1）充分把控檔案管理信息化建設的保密要素功能。在企業檔案保密與信息化發展過程中，要想將企業檔案的信息化和檔案保密性相融合，就需要將檔案保密工作作為企業信息化建設的核心內容，且在檔案信息化建設過程中確保其安全性，使安全措施融合到與之對應的管理工作當中。比如，在具體實施的過程中，要將企業的內部網絡和互聯網進行隔開，對各部門能夠出入檔案管理室的人員權限進行級別分類，同時也要做好在不同崗位上的不同員工使用權限配置的工作，通過這種方式，使企業的檔案管理在信息化條件下更加具有安全性和嚴謹性。

2）嚴格把控庫藏數字化過程中信息管理工作。企業的檔案管理工作在企業的發展方向上具有重要的作用。檔案資料真實記載了企業的發展歷程以及發展方向，所以必須采取有效的措施嚴格把控數字化過程的管理工作。企業檔案管理工作要打破庫藏檔案信息存儲模式，在數字化背景下進行檔案信息管理，不僅能夠有效提升管理檔案的技術手段，還能促進檔案管理工作朝著信息化建設的方向發展。

3）加強企業檔案信息化和涉密檔案的融合管理。首先要制定相關的制度，用制度可以有效保障企業涉密檔案的安全性，我國已經有很多關于檔案保密管理的相關文件，對企業檔案資料管理作出了明確的規定，其次，應該加大檔案信息系統管理的保密安全力度，從而及時將保密信息漏洞及時反饋并加以處理。最后，要規范管理檔案信息，檔案資料在電子傳送過程中應該設置相應的權限，僅對于具有相應權限的工作人員進行開放，且未經允許，員工決不能擅自查閱檔案資料。

3 檔案保密與信息化發展中問題的解決對策

1）提升軟硬件平臺的通用性。由于不同文件的軟硬件平臺和存儲格式存在很大程度差異性，因此，在進行檔案管理過程中，目錄數據庫無法確保有效連接全文數據，甚至會導致出現無法尋找和使用檔案的不良狀況，使檔案信息化作用和應用優勢無法得到有效發揮，進而造成物力，財力和人力資源的浪費，對檔案管理的信息化和網絡化建設造成很大程度不良影響。與此同時，由于不同單位電腦配置各不相同，同時，整體兼容性也普遍較差，在一定程度內影響系統軟件移植性，為了對該部分問題進行有效解決，檔案部門在和信息管理部門商議之后，在對電子文件進行歸檔時，需要提出明確的格式要求，同時還需要基于具體情況，選擇具有較強通用性的軟硬件設施，以此為基礎，才能確保檔案在實現數字化運行時具有更高安全性和穩定性，對其后期工作的有序開展，進行更高程度的保障。

2）提升檔案管理人員素質。檔案信息管理人員需要有效提升自身專業素質，在檔案管理實現電子化發展過程中，首先需要確保具有現代化人才。就目前發展狀況而言，在檔案管理過程中人員配置方面，大部分工作人員都是從其他工作崗位轉崗而來，檔案管理知識缺乏。與此同時，檔案管理人員信息技術素養普遍較低，獲取信息和處理信息的能力存在很大程度的不足，進而無法對相關檔案進行更為有效的電子化管理。基于此，檔案管理人員必須高度適應檔案信息技術的有效發展，進行相關知識的深入學習，確保自身具有更為完善的知識結構，通過消化學習新的信息技術，合理應用現代科技，不斷提升個人職業素質。在熟練掌握傳統檔案管理辦法的同時還需要科學應用電腦知識，同時，合理利用相關存儲設備，從服務手段和工作中心兩個方面對傳統檔案管理模式進行科學改善。今天檔案管理工作人員必須不斷改進自身知識結構，對其進行信息意識的科學培養，對我國傳統檔案管理中重藏輕用的狀況進行科學改善。

3）改善檔案信息安全管理體系。在開展數字檔案管理的過程中，我們應該特別關注的是安全管理體系，這樣才能更好地提高今后的工作績效，這是一項非常艱苦的內容。必須從長遠的角度充分結合起來。只有這樣我們才能創造更高的價值。要從管理機制上確保數字檔案的安全保護，建立嚴格的數字檔案收集、管理和檢索檢查制度;要用嚴格的管理制度約束相關人員，對重要文件信息進行加密，物理隔離內外網，防止內部信息外泄;限制本地網絡安全問題對全球網絡安全影響的防攻擊網絡安全技術。

4 結束語

總而言之，企業在進行檔案管理過程中，數字化與信息化的有效落實能夠確保合理優化檔案的借閱管理流程，有效保護檔案原件，合理開發檔案資源，對其檔案資源的應用效率進行更高程度的保障，在此過程中，通過有效提升軟硬件平臺的通用性，提升檔案管理人員素質以及強化安全體系建設，能夠對現階段檔案數字化發展過程中存在的各項問題進行有效解決，實現檔案信息化的有效落實，對其檔案應用效果進行更高程度的保障。

參考文獻

[1]王玉瑾.檔案保密工作與信息化發展的融合[J].辦公室業務，2018，000（013）：53.

[2]唐越.如何做好企業涉密檔案的保密工作[J].中外企業家，2019，632（06）：125.

[3]趙蘭花，宋章華.推進信息技術與檔案工作的深度融合[J].機電兵船檔案，2018（4）：32-34.