電子文件檔案化管理淺析

賈文倩

摘 要：隨著電子信息技術的飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化日趨完善，電子文件在日常辦公生活等各個領域已經成為不可或缺的元素。面對幾何級數的電子文件，電子文件檔案管理勢在必行，這是現代化信息社會發展的要求。本文依據電子文件特點，就電子文件檔案化管理過程進行了相關探討。

關鍵詞：電子文件;檔案化;管理

隨著現代化信息社會的進一步發展，高效、便利、迅捷的辦公自動化系統已經深入社會各個層級。而在辦公自動化系統中，電子文件從起草、定稿到印發都在計算機上進行的，它便于修改、復制的特性，使得在紙質檔案中最能體現檔案原始性的形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理中的最后一個文本，沒有草稿與正稿的區別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，使得檔案工作中的技術含量明顯增加，對檔案管理工作造成非常大的影響。實踐中，由于對電子文件及其特點的認識不足，檔案管理人員若采用傳統的檔案管理方式和方法對其進行管理，顯然有種無從下手的感覺。

1 電子文件的標準與特點

按照國家新頒布的《電子文件歸檔與管理標準》，電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計數機等數字設備閱讀、處理，并可網絡進行傳輸的文件。具體表現為：電子文書、電子郵件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件相比，電子文件具有下列特點：

1）依耐性。電子文件是以電子字節形式記錄的文件，從制作、處理、傳輸、存儲等過程都是依靠計算機設備和網絡完成的，在閱讀使用時必須要借助計算機硬件、相關系統軟件等數字設備。而紙質文件，通過肉眼就可以識別利用。

2）虛擬性。電子文件產生于電腦設備中，是一種數字化形式存在，在計算機內部，無論是運算、存儲還是傳輸等過程，都是以數字編碼形式存在。

3）共享性。電子文件儲存到計算機網絡上之后，用戶可以不受時間和空間限制隨時隨地進行查閱，同一個電子文件均可以通過終端網絡傳輸給若干個網絡終端，可以使若干用戶在不同的空間調用。

4）不安全性。網絡是一個開放的平臺，自身具有各種安全防范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻擊時，電腦設備及存儲載體容易遭受感染或損壞，造成電子文件損毀及被刪除更改。

5）不穩定性。電子文件形成后，其識讀應用一般為磁盤、光盤、磁帶等載體，而這些載體對環境的溫度、防磁性、抗病毒等條件要求很高，而且這些介質處于不斷更新發展中，當這些介質受到破壞后，會造成電子文件的不穩定性。

2 電子文件檔案化管理

電子文件檔案化管理，是指借鑒傳統檔案管理經驗和形式，根據電子文件自身的特點，采用先進的設備及網絡信息技術，運用文件中心、虛擬立卷等數字檔案管理理論，建立高效、快捷的電子檔案信息管理模式，提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間，有目的性地對形成的相對集中的電子文件實行文件級（自動化、網絡化）保存和管理，為部門及相關用戶提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

3 檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面

1）檔案信息電子化，可充分利用現代化辦公設備技術，減少對紙張等自然資源的耗費，提高工作效率。

2）檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經費限制的影響，依靠個人即可較容易地根據需要進行再開發，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動成果利用較難的現象。

3）檔案信息電子化，可利用計算機網絡，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領導及相關人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務質量。

4 電子檔案管理的實施方法

1）制訂電子文件的歸檔管理制度。一是根據國家、地方相關電子文件歸檔管理標準，結合部門電子文件的特殊性和需求，制訂登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全以及專利維護等各項歸檔管理標準，使之有的放矢。二是建立健全電子文件管理的檢查審核制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，督促其建立完善文件歸檔手續、立卷、傳輸、使用等技術措施，嚴格各環節的管理權限，以確保信息的原始性、真實性和完整性。

2）明確電子文件的歸檔內容。根據電子文件的重要性和實用性進行排列分類，刪除不需要的電子文件。一是確定電子文件的歸檔范圍，將相應的電子文件進行編目后分門別類地歸入文字材料、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數據文件中，便于查詢使用。二是可根據歸檔環境、存儲載體技術及使用壽命等具體情況確定歸檔時間。三是一般電子文件實行兩套相同版本的歸檔，拷貝二套，保存一套，借閱一套。在網上傳輸的文件也要實行保存兩套，其中一套實行異地保存。四是嚴格遵守歸檔要求，準確說明電子文件配套的軟、硬件環境要求。五是在局域網或其他網絡下采用備份系統歸檔， 將要歸檔的電子文件存放在磁盤、光盤等介質上。

3）做好電子文件檔案化保管。（1）電子檔案載體保護。電子檔案載體應采用防磁性能好的專用柜架，環境溫度要求為15℃-24℃，濕度保持在45%-60%。同時做好“七防”工作（即防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠），以保證存儲介質的穩定性。（2）加強數據備份。一是對電子文件建立多套備份，分開保管，避免因某一電子檔案載體損壞而造成文件丟失;二是每隔一段時間（一年一次）對電子檔案進行一次保護性復制;三是對一些重要的電子文件，應采取相應的紙質文件備份，實現電子檔案和紙質檔案的同步管理。（3）網絡安全保密。一是在現有保密基礎上，借鑒國內外的先進經驗，采取除使用磁卡身份證嚴格識別訪問者身份外，加設電子密鑰等，實行多重限制，最大限度地確保安全。二是建立完善先進的電子文件電腦網絡系統逆流跟蹤查找功能，便于在遭遇黑客攻擊時，及時查找黑客行蹤，將其緝拿歸案，予以制裁。三是嚴格遵守電子文件管理使用規定，完善計算機殺毒防毒軟件安全系統，嚴密防止計算機感染病毒。

4）電子檔案的開發利用。電子文件檔案化的最終目的是方便用戶使用，電子文件開發使用常見的有拷貝、通信傳輸等多種利用方式。在使用過程中需要加強電子檔案的有效利用管理：一是根據使用者工作職責和性質進行相關權限設置，杜絕那種無原則地向所有使用者提供全部利用的方式。二是依據電子檔案內容的密級層次，進行有效的監控，使用內容不適于完全開放的，禁止提供拷貝。三是在網絡環境下傳輸或直接利用等的電子檔案，要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期地更換，防止泄密。四是建立電子檔案利用系統全程跟蹤監控和容錯能力，提供相關使用登記記錄，防止由于操作不當造成的損失。

5）加強從業人員知識技能培訓。當前，自動化辦公已成為時代主流，相關存儲設備和技術也隨之發展，具有一定的專業性和難度需要加大對從業人員的培訓力度，使其不斷更新其知識技能，提高業務素質，跟上時代步伐。

5 結語

總之，實行電子文件檔案化管理是一項長期的任務，需要我們根據其特點，采用適宜的辦法，做細做強。

參考文獻

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