基于辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

馬巖巖

摘 要：隨著信息化技術的發展，辦公自動化系統在多個行業均得到廣泛應用，使人們的工作便利性大大提高。醫院是保障國民健康的重要機構，檔案管理對于醫院的發展具有重要意義，其涉及面較廣。本文就總結目前醫院檔案管理中的不足，并總結基于辦公自動化環境下醫院檔案管理的措施，以期為醫院檔案管理效率提升提供參考。

關鍵詞：醫院;檔案管理;辦公自動化

隨著科學技術的逐漸成熟，大部分行業在開展辦公的過程中，均應用到自動化技術，通過實現辦公自動化，可有效提高辦公效率，使企業的管理體系變得更為完善[1]。醫院檔案管理工作中也可通過建設辦公自動化環境，來整合醫院的內部資源，由此促使資源在內部得到共享，通過采用信息交互手段將復雜的工作變得簡單，使醫院的管理效率提高。由此促使醫院得到有效發展。

1 醫院檔案管理中辦公自動化環境構建的影響

首先通過實現辦公自動化，可使醫院檔案管理工作的效率提高，檔案管理工作是一項十分復雜且繁瑣的工作，需要對檔案進行分類、整理以及編目，具有較廣的涉及面，比如病歷、人事、財務等[2]。若能夠實現辦公自動化環境，則可將檔案管理人員的工作量減輕，使其工作效率提高;其次辦公自動化環境的構建也會給檔案管理人員帶來挑戰，傳統檔案管理模式無法滿足辦公自動化需求，需要應用更多的技術性措施，因此使得檔案管理人員必須對大量信息技術予以掌握，由此使辦公自動化具備的價值和功能得到體現;最后辦公自動化的實施可促使醫院內部資源共享，使信息傳遞更為迅速。傳統檔案管理儲存較為分散，但信息技術的應用可使資源實現共享，科室人員可通過計算機登錄系統，獲取所需的檔案資源，由此使得辦公領域得到一定程度擴大，可使醫療行業發展得到促進。

2 當前辦公自動化環境下醫院檔案管理的不足

2.1 電子檔案不具備較高的保密性與安全性

辦公自動化環境下主要通過網絡技術來實現檔案的收集、整體和存儲，而電子檔案則可能受到破壞。首先表現在保密性上，隨著網絡技術變得日益發達，部分不法分子可依靠木馬程序來進入檔案網站，對檔案信息進行盜取，由此達到盈利的目的，因此會使得醫院電子檔案具備的保密性受到影響[3];其次大多數醫院均會將患者的信息儲存在電子設備中，但當電子設備受到損壞，或是發生網絡故障，則可能導致信息丟失，相關人員若未能對檔案信息進行備份，則會對檔案管理工作產生嚴重影響，使醫院形象受損。

2.2 檔案管理人員不具備較高的綜合素養

醫院在應用自動化辦公開展檔案管理時，要求檔案管理人員具備各類先進信息技術的應用方法，才可使檔案管理工作有序開展。但目前醫院檔案管理工作中，管理人員大多為老員工，其文化程度普遍偏低，且應用傳統管理模式開展檔案管理工作，未能熟練掌握電子檔案管理方式，因此需要做好檔案管理人員的培訓工作，但部分醫院并未在此方面引起足夠重視，由此使檔案管理工作開展受影響[4]。

2.3 醫院檔案管理不規范

辦公自動化環境的構建，使得醫院檔案管理工作變得更為高效便利，但也導致新問題的出現，分析其原因，主要是由于檔案管理工作不具備標準規范。首先不具備完善的辦公自動化系統，目前大部分醫院在辦公自動化系統軟件中的投入力度較小，未能建立健全辦公自動化系統，使得無法全面提升辦公自動化水平，對醫院檔案管理水平產生影響[5];其次不具備完善的信息化管理制度，目前大多數醫院在開展檔案管理時，信息化技術仍舊處于初級階段，軟硬件設施均不完善，且電子檔案的存儲無法得到保障，病歷資料容易泄露。盡管部分醫院投入一定成本，但由于未能建立辦公高級自動化系統，軟硬件配套差異明顯，導致其無法對高效醫院檔案管理平臺進行建立。

3 提升辦公自動化環境下醫院檔案管理水平的措施

3.1 促使醫院檔案管理體系變得更為完善

為了使醫院檔案管理水平得到有效提升，就需要參照醫院檔案管理的具體情況，來制定標準化管理模式。對歸檔材料進行仔細識別，使檔案信息的真實性與準確性得到保證，對科學合理的檔案管理制度進行制定，對存在的不足之處進行及時修改和優化，明確管理方針、目標和流程，對檔案管理人員的工作內容與職責予以確定，使檔案管理工作能夠按照標準有序開展，由此使不同部門間的聯系與交流加強，達到信息共享的目的，使檔案管理水平與質量進一步提升。

3.2 將醫院檔案信息化的管理步伐加快

首先檔案管理人員需要提升自身的認知，意識到自動化辦公環境建設和信息化建設存在的關聯，對先進的信息技術進行引進，由此使自動化環境建設速度加快;其次需要對安全的醫院內部網絡環境進行搭建，避免患者的病例資料被盜取，防止出現相應的醫療糾紛[6];最后是需要在病例管理工作中應用信息技術，將相同病例開展科學合理分類，由此使檔案管理工作的質量得到保障。

3.3 應用多重防護措施使檔案信息安全得到保證

隨著辦公自動化的應用，雖然不必擔心紙質文檔載體發生損害或出現丟失的情況，但有網絡環境較為復雜，檔案資料信息較為敏感，因此需要將檔案管理工作中的安全防護力度加強，使患者的個人信息以及醫院文件信息安全得到保障，因此在開展檔案網絡系統建設時，需要做好各類防護措施。首先需要對網絡安全專業服務機構和企業的建議予以積極采納，構建強大的網絡安全防護屏障，通過設置防火墻，避免網絡中心受到攻擊;其次需要對檔案資料安全分級管理機制進行應用，使檔案資料管理更為科學合理，參照工作人員自身的崗位級別，工作性質和需求，為其提供一定的訪問權限;最后在對網絡共享服務平臺進行建設時，需要保證身份認證和權限管理系統的健全與合理，在對檔案信息資源共享工作進行加強的同時，使系統能夠安全穩定的運行。

3.4 提升檔案管理人員的綜合素養

為提升檔案管理人員的綜合素養，首先需要將招聘工作做好，不可僅一味追求高學歷，需要更為重視招聘人才的能力，在上崗前做好培訓工作，使檔案管理人員能夠意識到自身的責任以及職責，同時還需要將目前已有檔案管理人員的培訓工作做好，為其提供更多培訓和學習的機會，使其能夠不斷成長，對自身的檔案管理知識結構進行優化，使其綜合素養提高，能夠更好滿足辦公自動化環境下醫院檔案管理工作的開展。

4 小結

隨著計算機與網絡技術的不斷發展，互聯網在日常生活中的應用得到普及，使人們的工作與生活變得更為方便。醫院屬于國家衛生事業的重要機構之一，將醫院檔案管理工作做好，對于促進醫院發展具有重要意義。因此需要將醫院檔案管理中自動化技術的應用加強，促使醫院資料得到科學合理應用，將醫院的整體管理水平與質量提升，促使我國的醫院事業能夠以更快的發展實現全面發展。

參考文獻

[1]高海燕.數字時代創新醫院檔案數據管理路徑研究[J].山西檔案，2019（06）：137-142.

[2]張海紅.大數據時代醫院檔案數據管理研究[J].山西檔案，2019（06）：86-92.

[3]劉蕓.基于RFID技術醫院綜合檔案管理信息系統的設計[J].中國病案，2017，18（01）：40-43.

[4]鄭力嘉.數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用研究[J].現代信息科技，2019，3（04）：192-193+196.

[5]張鶴.新醫改下醫院檔案管理的改進與完善思路解讀[J].中國衛生標準管理，2017，8（03）：22-23.

[6]丁紅.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].中國現代醫生，2014，52（02）：116-118.