大數據時代下檔案管理價值提升探討

張輝

摘 要：大數據時代已經到來，對于檔案管理工作來講，發展前景更為開闊，價值也有所提高。本篇文章將會聯系大數據的特點，深入分析檔案管理工作與大數據的關系，同時還會總結在此背景下開展檔案管理的各種優點，最后會探究怎樣才能夠使檔案管理價值提升。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理價值;探究

大數據所代表的就是大量的數據，可是它并不可以直接當作管理與生產的依據，其必須要通過數據處理系統來對軟件進行分析和處理。現階段，對于檔案管理工作來說，已經完全步入了信息化以及數字化，具體進行檔案管理工作期間，提取和分類各種檔案非常的浪費時間且較為繁雜，有效地運用大數據分析功能能夠很大程度上提高檔案管理的效率。

1 大數據與檔案管理的關系

在具體的檔案管理工作中，內容是非常多的，涵蓋有采集、整合、分類、存儲等等，目前來看，具體進行檔案管理過程中，大部分檔案都經過了合理的數據化、信息化處理，如此一來，展開檔案管理期間，就更加的便捷，可是，整體來看，還是有一部分檔案未能進行合理的數據化、信息化保存，需要使用時還是經過傳統方式進行人工提取。如果將大數據有效地利用進去，能夠在很大程度上優化檔案管理工作，不但能夠提升檔案管理工作的便捷性，使其更加的精確，還能夠很好地促進檔案管理工作更好地向信息化發展。因此，大數據和檔案管理工作優化提升之間存在密切聯系。

2 大數據時代背景下檔案管理工作的優勢

1）檔案管理成本的降低。在傳統檔案管理工作中，對于各種保管工具、基本設施以及人工的需求量都是非常大的，而且，在傳統檔案中所運用的一直都是紙質的資料，21世紀之后，此項工作才逐漸大范圍的將紙質資料進行電子化轉換。另外，對于傳統檔案管理來說，需要很大的投資，在工作人員方面，并不要求有非常專業的工作能力，可是，由于時代的不斷進步，他們的能力達不到現階段對檔案管理工作者的要求，對于現階段的檔案管理來講，技術人員的需求量是很大的。具體進行革新的初期，也許付出的成本可能比較大，就如要在人才方面進行大量的投資，其實比起后期的回報，這些都是微不足道的，當期在數據化、信息化上發展平穩后，能夠在很大程度上降低其運營成本，同時還會提高檔案管理工作的質量。

2）檔案管理質量的提高。對于檔案管理工作來講，所需要管理的資料類別非常多，其中有一項就是管理人事檔案，具體展開人事檔案管理期間，由于人事經常會發生調動，所以此類檔案會被頻繁調用，不管是哪一種類型的要進行調用，在查找的時候都要耗費不少的時間。對于檔案的存放來講，可以說是束之高閣，基本存儲之后就未動過，一些檔案內容經常會被漏掉。這些不足將會對各行業造成不好的影響，甚至是整個相關領域的進步。想要讓所有的檔案能夠一目了然，就需要在管理過程中有效地形成數據化，同時通過全國聯網，將檔案內容有效地展開大數據處理并保存，之后想要調用資料的時候，能夠很快的通過大數據功能進行搜索，能夠在很大程度上將檔案管理質量提升，使其切實將應用性發揮出來。

3）檔案存儲更為安全。具體進行檔案管理期間，相對來講紙質檔案很難進行保存，另外，還需要一個安全可靠保存場所。在傳統檔案的管理中，也就是管理紙質檔案，它們經常會出現發霉、受潮等情況，而且要是保存時間太長很可能氧化發黃，有時字跡還會褪色導致不清晰。除此之外，保存室在防火方面有極其嚴格的標準。在檔案室內也會保存部分影像資料等，基本是以碟片、磁帶的形式，它們都是很難保存的，時間一長，基本就不能播放了，有的還會因為過于陳舊導致沒有相應的播放設備進行放映。但是，在現在這個大數據時代，對于所有的檔案來說，都能夠有效地進行電子化保存，如此一來，所有的檔案就不會遭到外界因素的作用，另外，通過電子化保存，能夠將保存的資料進行合理的備份，最大限度保證檔案安全。另外，對于珍貴的檔案來講，保存時還是應該將兩種方式同時應用，以此最大程度保證檔案的完整性。

3 基于大數據開展檔案管理工作的策略

1）轉變傳統的檔案管理思路和方法。現階段，基本上所有行業的發展都離不開大數據的有效作用。在檔案管理工作里，這項工作的數據量是非常大的，必須深入了解大數據的特征以及優點，積極地將工作方式進行優化，使用有效地管理思路。第一，具體展開檔案管理期間，都需要將現存的檔案展開合理的劃分整合，同時將實物檔案和電子檔案都進行全面地了解。第二，整理現存的檔案，將其分類狀況進行確認，同時展開有效的整理，為接下來電子化的轉換做鋪墊。第三，在電腦中錄入檔案時，要是檔案量比較大，所耗費的時間就較多，但是這項工作是極為重要的，想要有效地應用大數據模式，就要將所有檔案電子化錄入，這樣才可以更好地發揮效果。第四，仔細核對全部檔案，促進全新管理模式的形成。

2）構建完善的大數據檔案管理平臺。檔案的管理模式進行確認后，要想有效地通過大數據展開對檔案的管理工作，一個有效地管理平臺是必不可少的，對于檔案平臺來講，必須將其搜索功能、分類功能、檔案管理功能等進行全面的優化，目前，在檔案管理方面，并未完全集中到一個較大的平臺里，基本上都是體系內或是單位內的小平臺，不能夠相互的貫通。現階段，在戶籍檔案信息管理中作中，已經有效地將這些信息錄入了全國統一平臺，但不一樣的省份間一些管理查閱權限界限依然存在。怎樣更好地將大數據檔案管理平臺進行優化，還需要進行不斷地研究。只有將檔案資源持續的優化，大數據平臺的作用才可以更好地發揮出來。

3）引進和培養專業的檔案信息化技術人員。當今大數據環境下，各個單位應該積極的聘用綜合能力強的檔案信息化管理人員，可以讓他們來幫相關單位進行檔案信息化轉變，以此來為全面使用大數據模式做鋪墊。聘用相關技術人員過程中，應該注重他們的專業水平，要是相關技術人員的工作經驗不足，就要對他們展開科學的培訓。對于現階段的檔案管理人員來講，一定要具備相關的信息技術，以此更好地進行具體的檔案管理信息化工作，由于大部分的檔案管理員都在其工作崗位上很長時間，非常了解檔案狀況，最好不要隨意將他們的崗位變動。因此，能夠通過培養人才和引進人才的方法來對接大數據檔案管理平臺。

4）加強對檔案數據管理保密安全工作的重視。具體進行檔案數據管理期間，必須充分注重它們的保密安全工作。對于傳統檔案管理來說，也許會因為管理人員的態度不嚴謹，致使檔案丟失、篡改以及被損壞等;偶爾也會出現管理人員營私舞弊的狀況。對于檔案管理信息化、數據化來講，一樣可能會遭到信息盜取或者黑客侵入的狀況。因此，不論是使用哪一種方法進行管理，都會有或多或少地風險。想要讓檔案管理更安全，可以經過有效的數據管理，例如，分開數據檔案和原始檔案管理員，如此一來，就算是數據被篡改或損壞，另一邊還是有完整的數據，能夠很好地將管理中的安全風險減小。

4 結語

綜上所述，大數據時代的全面到來，對于檔案管理工作來講，使其管理思路更加廣闊，有效地利用信息化、電子化管理模式代替之前的傳統檔案管理模式，能夠對檔案進行更好的管理。而且，在大數據技術的輔助下，實現了檔案資料的迅速搜索、下載、使用，很大程度上減少的人物力的耗費，進一步提升了檔案資料價值。

參考文獻

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