大數(shù)據(jù)時代下檔案管理價值提升探討

張輝

摘 要：大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，對于檔案管理工作來講，發(fā)展前景更為開闊，價值也有所提高。本篇文章將會聯(lián)系大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，深入分析檔案管理工作與大數(shù)據(jù)的關(guān)系，同時還會總結(jié)在此背景下開展檔案管理的各種優(yōu)點(diǎn)，最后會探究怎樣才能夠使檔案管理價值提升。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理價值;探究

大數(shù)據(jù)所代表的就是大量的數(shù)據(jù)，可是它并不可以直接當(dāng)作管理與生產(chǎn)的依據(jù)，其必須要通過數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)來對軟件進(jìn)行分析和處理。現(xiàn)階段，對于檔案管理工作來說，已經(jīng)完全步入了信息化以及數(shù)字化，具體進(jìn)行檔案管理工作期間，提取和分類各種檔案非常的浪費(fèi)時間且較為繁雜，有效地運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析功能能夠很大程度上提高檔案管理的效率。

1 大數(shù)據(jù)與檔案管理的關(guān)系

在具體的檔案管理工作中，內(nèi)容是非常多的，涵蓋有采集、整合、分類、存儲等等，目前來看，具體進(jìn)行檔案管理過程中，大部分檔案都經(jīng)過了合理的數(shù)據(jù)化、信息化處理，如此一來，展開檔案管理期間，就更加的便捷，可是，整體來看，還是有一部分檔案未能進(jìn)行合理的數(shù)據(jù)化、信息化保存，需要使用時還是經(jīng)過傳統(tǒng)方式進(jìn)行人工提取。如果將大數(shù)據(jù)有效地利用進(jìn)去，能夠在很大程度上優(yōu)化檔案管理工作，不但能夠提升檔案管理工作的便捷性，使其更加的精確，還能夠很好地促進(jìn)檔案管理工作更好地向信息化發(fā)展。因此，大數(shù)據(jù)和檔案管理工作優(yōu)化提升之間存在密切聯(lián)系。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的優(yōu)勢

1）檔案管理成本的降低。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，對于各種保管工具、基本設(shè)施以及人工的需求量都是非常大的，而且，在傳統(tǒng)檔案中所運(yùn)用的一直都是紙質(zhì)的資料，21世紀(jì)之后，此項(xiàng)工作才逐漸大范圍的將紙質(zhì)資料進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換。另外，對于傳統(tǒng)檔案管理來說，需要很大的投資，在工作人員方面，并不要求有非常專業(yè)的工作能力，可是，由于時代的不斷進(jìn)步，他們的能力達(dá)不到現(xiàn)階段對檔案管理工作者的要求，對于現(xiàn)階段的檔案管理來講，技術(shù)人員的需求量是很大的。具體進(jìn)行革新的初期，也許付出的成本可能比較大，就如要在人才方面進(jìn)行大量的投資，其實(shí)比起后期的回報，這些都是微不足道的，當(dāng)期在數(shù)據(jù)化、信息化上發(fā)展平穩(wěn)后，能夠在很大程度上降低其運(yùn)營成本，同時還會提高檔案管理工作的質(zhì)量。

2）檔案管理質(zhì)量的提高。對于檔案管理工作來講，所需要管理的資料類別非常多，其中有一項(xiàng)就是管理人事檔案，具體展開人事檔案管理期間，由于人事經(jīng)常會發(fā)生調(diào)動，所以此類檔案會被頻繁調(diào)用，不管是哪一種類型的要進(jìn)行調(diào)用，在查找的時候都要耗費(fèi)不少的時間。對于檔案的存放來講，可以說是束之高閣，基本存儲之后就未動過，一些檔案內(nèi)容經(jīng)常會被漏掉。這些不足將會對各行業(yè)造成不好的影響，甚至是整個相關(guān)領(lǐng)域的進(jìn)步。想要讓所有的檔案能夠一目了然，就需要在管理過程中有效地形成數(shù)據(jù)化，同時通過全國聯(lián)網(wǎng)，將檔案內(nèi)容有效地展開大數(shù)據(jù)處理并保存，之后想要調(diào)用資料的時候，能夠很快的通過大數(shù)據(jù)功能進(jìn)行搜索，能夠在很大程度上將檔案管理質(zhì)量提升，使其切實(shí)將應(yīng)用性發(fā)揮出來。

3）檔案存儲更為安全。具體進(jìn)行檔案管理期間，相對來講紙質(zhì)檔案很難進(jìn)行保存，另外，還需要一個安全可靠保存場所。在傳統(tǒng)檔案的管理中，也就是管理紙質(zhì)檔案，它們經(jīng)常會出現(xiàn)發(fā)霉、受潮等情況，而且要是保存時間太長很可能氧化發(fā)黃，有時字跡還會褪色導(dǎo)致不清晰。除此之外，保存室在防火方面有極其嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。在檔案室內(nèi)也會保存部分影像資料等，基本是以碟片、磁帶的形式，它們都是很難保存的，時間一長，基本就不能播放了，有的還會因?yàn)檫^于陳舊導(dǎo)致沒有相應(yīng)的播放設(shè)備進(jìn)行放映。但是，在現(xiàn)在這個大數(shù)據(jù)時代，對于所有的檔案來說，都能夠有效地進(jìn)行電子化保存，如此一來，所有的檔案就不會遭到外界因素的作用，另外，通過電子化保存，能夠?qū)⒈４娴馁Y料進(jìn)行合理的備份，最大限度保證檔案安全。另外，對于珍貴的檔案來講，保存時還是應(yīng)該將兩種方式同時應(yīng)用，以此最大程度保證檔案的完整性。

3 基于大數(shù)據(jù)開展檔案管理工作的策略

1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路和方法。現(xiàn)階段，基本上所有行業(yè)的發(fā)展都離不開大數(shù)據(jù)的有效作用。在檔案管理工作里，這項(xiàng)工作的數(shù)據(jù)量是非常大的，必須深入了解大數(shù)據(jù)的特征以及優(yōu)點(diǎn)，積極地將工作方式進(jìn)行優(yōu)化，使用有效地管理思路。第一，具體展開檔案管理期間，都需要將現(xiàn)存的檔案展開合理的劃分整合，同時將實(shí)物檔案和電子檔案都進(jìn)行全面地了解。第二，整理現(xiàn)存的檔案，將其分類狀況進(jìn)行確認(rèn)，同時展開有效的整理，為接下來電子化的轉(zhuǎn)換做鋪墊。第三，在電腦中錄入檔案時，要是檔案量比較大，所耗費(fèi)的時間就較多，但是這項(xiàng)工作是極為重要的，想要有效地應(yīng)用大數(shù)據(jù)模式，就要將所有檔案電子化錄入，這樣才可以更好地發(fā)揮效果。第四，仔細(xì)核對全部檔案，促進(jìn)全新管理模式的形成。

2）構(gòu)建完善的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺。檔案的管理模式進(jìn)行確認(rèn)后，要想有效地通過大數(shù)據(jù)展開對檔案的管理工作，一個有效地管理平臺是必不可少的，對于檔案平臺來講，必須將其搜索功能、分類功能、檔案管理功能等進(jìn)行全面的優(yōu)化，目前，在檔案管理方面，并未完全集中到一個較大的平臺里，基本上都是體系內(nèi)或是單位內(nèi)的小平臺，不能夠相互的貫通。現(xiàn)階段，在戶籍檔案信息管理中作中，已經(jīng)有效地將這些信息錄入了全國統(tǒng)一平臺，但不一樣的省份間一些管理查閱權(quán)限界限依然存在。怎樣更好地將大數(shù)據(jù)檔案管理平臺進(jìn)行優(yōu)化，還需要進(jìn)行不斷地研究。只有將檔案資源持續(xù)的優(yōu)化，大數(shù)據(jù)平臺的作用才可以更好地發(fā)揮出來。

3）引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化技術(shù)人員。當(dāng)今大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各個單位應(yīng)該積極的聘用綜合能力強(qiáng)的檔案信息化管理人員，可以讓他們來幫相關(guān)單位進(jìn)行檔案信息化轉(zhuǎn)變，以此來為全面使用大數(shù)據(jù)模式做鋪墊。聘用相關(guān)技術(shù)人員過程中，應(yīng)該注重他們的專業(yè)水平，要是相關(guān)技術(shù)人員的工作經(jīng)驗(yàn)不足，就要對他們展開科學(xué)的培訓(xùn)。對于現(xiàn)階段的檔案管理人員來講，一定要具備相關(guān)的信息技術(shù)，以此更好地進(jìn)行具體的檔案管理信息化工作，由于大部分的檔案管理員都在其工作崗位上很長時間，非常了解檔案狀況，最好不要隨意將他們的崗位變動。因此，能夠通過培養(yǎng)人才和引進(jìn)人才的方法來對接大數(shù)據(jù)檔案管理平臺。

4）加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)管理保密安全工作的重視。具體進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理期間，必須充分注重它們的保密安全工作。對于傳統(tǒng)檔案管理來說，也許會因?yàn)楣芾砣藛T的態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，致使檔案丟失、篡改以及被損壞等;偶爾也會出現(xiàn)管理人員營私舞弊的狀況。對于檔案管理信息化、數(shù)據(jù)化來講，一樣可能會遭到信息盜取或者黑客侵入的狀況。因此，不論是使用哪一種方法進(jìn)行管理，都會有或多或少地風(fēng)險。想要讓檔案管理更安全，可以經(jīng)過有效的數(shù)據(jù)管理，例如，分開數(shù)據(jù)檔案和原始檔案管理員，如此一來，就算是數(shù)據(jù)被篡改或損壞，另一邊還是有完整的數(shù)據(jù)，能夠很好地將管理中的安全風(fēng)險減小。

4 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的全面到來，對于檔案管理工作來講，使其管理思路更加廣闊，有效地利用信息化、電子化管理模式代替之前的傳統(tǒng)檔案管理模式，能夠?qū)n案進(jìn)行更好的管理。而且，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的輔助下，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的迅速搜索、下載、使用，很大程度上減少的人物力的耗費(fèi)，進(jìn)一步提升了檔案資料價值。

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