綜合檔案的數字化建設與應用對策探究

劉玉慧

摘 要：綜合檔案數字化建設能夠實現信息的高度共享，對單位日常業務開展來說，其屬于一種重要的記錄載體，充分利用多種信息采集、整理以及存儲的方式，從而實現綜合檔案管理的數字化、信息化查詢，將綜合檔案的價值以及作用充分發揮出來，以當前先進的信息技術作為支撐，構建其數字化、信息化的綜合檔案并持續推進，是目前我國實現綜合檔案數字化、信息化的強大助力。

關鍵詞：綜合檔案;數字化;建設與應用

隨著我國社會經濟建設進程的不斷加速，各個單位、機構日常業務開展中產生的信息量在不斷增加，為了能對海量信息實現合理的梳理和存儲，并實現高效利用，需要結合現代化的技術手段，針對綜合檔案的數字化構建給與高度關注。這樣才能充分保障綜合檔案管理工作實現有序開展，通過數字化技術的應用能夠讓綜合檔案實現全方位、規范化發展。

1 綜合檔案數字化建設及應用特征分析

以現代先進的網絡信息技術以及計算機技術為基礎，對綜合檔案信息數據的收集、整理、利用高度關注，以網絡系統及軟件技術為基礎能實現多類型綜合檔案資源的高效共享和傳遞。在當前的綜合檔案建設中，人們對于“數字圖書館”、“數字檔案館”這類型的網絡數據庫的構建進行充分借鑒和利用，推動綜合檔案實現了數字化，檔案信息數據實現了高度共享[1]。

對于綜合檔案數字化建設以及管理，主要體現出了以下一些特征：首先是其載體性。綜合檔案涵蓋了人事、財務、物資等多個層面的管理信息，傳統管理模式下，人工操作方式導致綜合檔案的錄入、傳遞效率極慢，不能真正實現現代化綜合檔案管理的要求，而綜合檔案數字化則主要是以紙質檔案作為基本載體，實現綜合檔案的可攜帶性，通過數字化載體，實現綜合檔案的隨時查詢。其次是實效性。基于計算機網絡系統的支撐，綜合檔案的數字化管理能實現檔案信息的高效查詢和檢索，體現出了便捷性的特征，從而使得綜合檔案管理的整體實效性得到全面提升。最后是共享性。基于計算機軟件系統下的綜合檔案數字化管理，能實現綜合檔案信息資源的高度共享和傳遞，而且完全突破了時間和地點的限制，讓檔案信息能夠保持良好的完整性和真實性，對傳統綜合檔案信息管理中紙質檔案損壞、丟失的弊端得到有效解決。

2 綜合檔案數字化管理存在問題

2.1 數字化管理理念更新不及時

以現有的檔案管理實踐來看，由于受到傳統模式的思想，在檔案管理中存在思想落后的問題，管理人員對于綜合檔案管理實現數字化的重要意義認識不夠充分，面對現代化綜合檔案管理在思維上缺乏先進性，這也使得檔案管理數字化在實際建設中出現水平嚴重落后的現象，綜合檔案管理的真正價值和潛能不能得到充分挖掘，使得綜合檔案管理的整體水平不能得到有效提升。

2.2 組織管理體系不完善

對于當前的綜合檔案管理單位來說，內部并未針對管理職責進行明確，管理實踐中經常存在互相推諉的現象，由于在數字化檔案管理意識方面比較欠缺，導致部分工作人員的積極性不高，綜合檔案的信息收集、整理、處理以及存儲中數字化信息手段的作用不能得到充分發揮，從而使得檔案管理信息資源不能實現綜合[2]。

2.3 綜合檔案管理人員專業素養有待提升

綜合檔案數字化建設過程中，檔案管理的關鍵是管理人員，而當前大部分管理人員由于在信息化素養方面比較欠缺，對于綜合檔案管理的信息技術以及專業知識不能進行充分掌握，這對綜合檔案的數字化建設以及應用產生了一定的制約作用，檔案管理的數字化管理水平也不能得到有效提升。

3 綜合檔案數字化建設與應用對策分析

3.1 強化數字化基礎設施建設

針對綜合檔案管理數字化建設要不斷加強資金投入力度，從數字化基礎配置方面作為基本出發點，針對數字化建設中涉及的所有軟硬件設施要做好合理的經費預算。充分結合客戶機/服務器的結構形式，將目前分散的計算機系統充分利用網絡實現連接，讓綜合檔案管理系統能夠具備C/S結構處理模式，充分利用分布式計算網絡技術來針對復雜計算以及相關的管理任務實現在服務器中的分解，具體綜合檔案管理則通過各個工作站、服務器來實現，從而使得檔案管理的網絡資源實現高效共享。

3.2 有序開展綜合檔案管理數字化

綜合檔案數字化管理的建設要充分結合“優先利用、分期實施”的基本原則，嚴格按照既定的步驟和周期來分階段推進。第一步是要針對傳統檔案實現數字化，進一步加速綜合檔案信息資源的快速整理和開發。第二步是要實現綜合檔案數字化與電子政務的連接，以數字化建設的實際需求角度來實現對檔案管理進行全局規劃，實現綜合檔案管理部門的工作目標以及具體的實施流程進行明確，在此基礎上對綜合檔案的網絡公開以及信息共享形成有效促進。第三步是有序、有重點的實施推進[3]。針對綜合檔案信息化建設要進行進一步分解，結合綜合檔案實際情況，針對數字化建設周期進行合理確定，優先針對重點的綜合檔案管理資源實現數字化處理;最后，要對綜合檔案的研究和開發給與高度重視。為了能實現綜合檔案數字化建設水平的有效提升，需要不斷強化綜合檔案的開發和研究，充分利用網絡技術實現部分開放性檔案的查詢和利用，以此來持續推進綜合檔案的開發。這個過程中需要對綜合檔案信息安全性給與重視，不斷強化綜合檔案數字化的維護以及權限管理，對綜合檔案信息數據泄露問題進行有效規避。

3.3 實現綜合數字化檔案服務水平提升

綜合檔案的數字化建設中要不斷提升檔案服務水平。首先要針對資政服務水平進行提升。綜合檔案建設中對服務意識的要求比較高，在此基礎上才能真正為需求者提供良好的資政服務，要讓綜合檔案管理服務體現出主動性和連貫性[4]，以此來真正發揮出綜合檔案的價值。其次是提升社會服務水平。綜合檔案數字化建設主要是為社會公眾提供基礎檔案服務，從而將綜合檔案的文化屬性充分體現出來，并實現在社會公眾綜合檔案管理影響力的進一步擴散。最后是民生服務。綜合檔案數字化建設能夠實現不同行業之間民生檔案的有效融合，實現檔案資源的高效共享，進一步提升便民服務。

4 結束語

綜上所述，綜合檔案數字化建設過程中要遵循相關的規范標準，以此為基本出發點構建起高效的檔案資源共享平臺，實現分散檔案信息資源的整合，為多方位的檔案服務需求提供良好的服務，有效提升綜合檔案建設的服務能力和權威性，進一步促進綜合檔案事業的不斷創新。

參考文獻

[1]李雯.探究醫院綜合檔案數字化建設的應用與體會[J].商，2015（28）：84.

[2]朱芳華，宮潔麗，王建軍，劉丹鳳，翟俊霞.利用信息管理系統對醫院綜合檔案進行管理[J].河北醫藥，2013，35（05）：773-774.

[3]李忻芝，石星.新時期綜合檔案館的深度開發與服務利用[J].城建檔案，2017（11）：44-45.

[4]黃富才.醫院綜合檔案信息化管理現狀及優化策略分析[J].中國管理信息化，2019，22（12）：157-158.