工程建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化中介服務(wù)問(wèn)題及有關(guān)建議

張?jiān)缕?/p>

摘 要：本文結(jié)合杭州工程建設(shè)項(xiàng)目檔案開(kāi)展情況，對(duì)工程檔案數(shù)字化中介服務(wù)工作進(jìn)行了簡(jiǎn)單介紹，并對(duì)當(dāng)前工作中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行了討論和研究，提出了一些解決對(duì)策和建議，希望能夠?yàn)闄n案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作提供一些參考，進(jìn)而為工程建設(shè)單位提供更好的檔案服務(wù)。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)項(xiàng)目;檔案數(shù)字化;中介服務(wù)

對(duì)于工程建設(shè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，檔案工作的開(kāi)展是重要的環(huán)節(jié)之一，檔案的質(zhì)量與工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收以及備案等方面有著密切的聯(lián)系。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的提出，數(shù)字化媒介載體作用越來(lái)越突出，杭州市工程建設(shè)項(xiàng)目檔案在“最多跑一次”改革工作中逐步實(shí)現(xiàn)了工程檔案數(shù)字化工作，采用“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗(yàn)收”形式，依靠“電子文件接收系統(tǒng)”對(duì)工程檔案預(yù)驗(yàn)收流程進(jìn)行了再造，以實(shí)現(xiàn)了工程建設(shè)過(guò)程與檔案形成過(guò)程的同步，將檔案驗(yàn)收工作前置到工程推進(jìn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，分階段進(jìn)行電子文件預(yù)驗(yàn)收，有效提高檔案驗(yàn)收工作效率，并快速形成并滿足電子檔案查閱功能，使工程建設(shè)檔案工作更加便捷和人性化。

為了更好的貫徹落實(shí)城建檔案部門(mén)的“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗(yàn)收”項(xiàng)目，多數(shù)工程建設(shè)單位會(huì)通過(guò)選擇檔案中介服務(wù)來(lái)將相關(guān)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行外包來(lái)保障檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率。本文對(duì)工程檔案數(shù)字化中介服務(wù)工作進(jìn)行了探究和討論，希望能夠?yàn)闄n案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作提供一些參考，能夠?yàn)榻ㄔO(shè)單位提供更好的檔案服務(wù)。

1 工程檔案數(shù)字化工作中介服務(wù)概述

檔案數(shù)字化是指將檔案內(nèi)容通過(guò)一定的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案的形式，并在此基礎(chǔ)上提供檔案信息的儲(chǔ)存、組織、檢索、維護(hù)等相關(guān)工作。工程檔案數(shù)字化中介服務(wù)則是由專門(mén)的中介服務(wù)結(jié)構(gòu)為工程建設(shè)部門(mén)提供相關(guān)的檔案數(shù)字化服務(wù)，通過(guò)自身較好的專業(yè)素質(zhì)能力來(lái)協(xié)助工程單位做好檔案工作。

電子檔案相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的顯著優(yōu)勢(shì)促使著各個(gè)行業(yè)不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展，杭州城建檔案部門(mén)“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗(yàn)收”項(xiàng)目的提出便是一個(gè)重要的表現(xiàn)。不過(guò)在實(shí)際的檔案工作的開(kāi)展中，不少企業(yè)單位本身的業(yè)務(wù)重點(diǎn)不是檔案工作，從而導(dǎo)致其在檔案數(shù)字化的進(jìn)程中會(huì)存在著較多的問(wèn)題或缺陷，無(wú)法保障檔案數(shù)字化的質(zhì)量以及數(shù)字化下的良好管理或者數(shù)字化成較高。因此，檔案數(shù)字化中介服務(wù)在這一背景下獲得了良好的發(fā)展，其能夠?qū)I(yè)的檔案數(shù)字化人員、高性能的檔案采集設(shè)備為有相關(guān)需求的企業(yè)單位提供全方位的檔案數(shù)字化服務(wù)。

2 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化中介服務(wù)中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗(yàn)收”項(xiàng)目相關(guān)政策、要求的解讀不到位

在“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗(yàn)收”項(xiàng)目的實(shí)施背景下，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)為工程建設(shè)單位提供檔案服務(wù)的最終目的是協(xié)助其做好檔案管理，幫助其通過(guò)驗(yàn)收工程，進(jìn)而保障工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行。然而當(dāng)前部分檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)或者機(jī)構(gòu)中的部分人員對(duì)于“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗(yàn)收”項(xiàng)目的相關(guān)政策、要求沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真、詳細(xì)的解讀，導(dǎo)致其在工程檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展中沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范、要求進(jìn)行，影響了工程檔案的驗(yàn)收通過(guò)，對(duì)于工程建設(shè)單位和中介服務(wù)機(jī)構(gòu)造成了較大的損失。

2.2 檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)與工程建設(shè)單位之間的溝通協(xié)調(diào)不暢通

在檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)為工程建設(shè)單位提供檔案數(shù)字化服務(wù)的過(guò)程中，雙方必須要做好相應(yīng)的協(xié)調(diào)和溝通工作來(lái)保證檔案數(shù)字化的順利進(jìn)行。然而當(dāng)前在工程建設(shè)單位與中介服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的溝通協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)上還存在著一定的困難，其主要表現(xiàn)為雙方對(duì)于檔案數(shù)字化的專業(yè)認(rèn)知上的差異，進(jìn)而出現(xiàn)了工程建設(shè)單位對(duì)于檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作流程不熟悉，無(wú)法提出有效的工作意見(jiàn)，中介服務(wù)機(jī)構(gòu)則對(duì)于工程項(xiàng)目情況不了解等現(xiàn)象。

2.3 工程建設(shè)單位對(duì)工程檔案中介服務(wù)內(nèi)容約定不夠完善

工程建設(shè)單位在委托檔案中介機(jī)構(gòu)服務(wù)時(shí)，主要以完成項(xiàng)目檔案主管部門(mén)驗(yàn)收為目的，其在服務(wù)內(nèi)容約定過(guò)程中，以城建檔案移交目錄為準(zhǔn)，容易忽略城建檔案驗(yàn)收清單以外的工程資料服務(wù)，如建設(shè)單位在項(xiàng)目管理中的往來(lái)函件、監(jiān)理日記、房產(chǎn)測(cè)繪等重要項(xiàng)目資料，容易在項(xiàng)目竣工投用后的資料查閱階段出現(xiàn)部分資料未歸檔、遺失等問(wèn)題，與建設(shè)單位工程項(xiàng)目資料的全過(guò)程管理要求有一定的差距，對(duì)于項(xiàng)目投用后，部分資料的查閱等帶來(lái)一定困擾，容易出現(xiàn)遺失、未歸檔等情況。特別是工程建設(shè)單位在部分重大項(xiàng)目實(shí)施中，容易出現(xiàn)合同糾紛訴訟案件，對(duì)于項(xiàng)目過(guò)程資料的原始憑證查閱需求較大，項(xiàng)目資料歸檔內(nèi)容不全面、不完善的不利因素較為突出。

2.4 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的安全性承諾和保障有待加強(qiáng)

對(duì)于工程建設(shè)單位來(lái)說(shuō)，工程檔案中的部分內(nèi)容需要進(jìn)行嚴(yán)格的保密，檔案中介服務(wù)通常會(huì)通過(guò)與建設(shè)單位簽訂保密協(xié)議來(lái)保障檔案的安全性、保密性。不過(guò)在實(shí)際的工作開(kāi)展中，即使簽訂了保密協(xié)議也不能夠完全的保證信息不被泄露，例如部分缺乏職業(yè)道德的工作人員通過(guò)泄露檔案獲取不正當(dāng)利益。檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)如何做好檔案安全性承諾，使工程建設(shè)單位能夠提高對(duì)自身的信任是一個(gè)重要的問(wèn)題。

3 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化中介服務(wù)的相關(guān)對(duì)策建議

3.1 深入解讀“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗(yàn)收”項(xiàng)目的相關(guān)政策，規(guī)范工程檔案數(shù)字化工作

檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)要想良好的達(dá)成幫助工程建設(shè)單位檔案通過(guò)驗(yàn)收這一目標(biāo)就必須要對(duì)“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗(yàn)收”項(xiàng)目的相關(guān)政策、要求進(jìn)行認(rèn)真、詳細(xì)的解讀，并將其落實(shí)到實(shí)際的工作當(dāng)中。一方面，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)在提供工程檔案數(shù)字化服務(wù)前要組織相關(guān)管理人員以及技術(shù)人員對(duì)“工程檔案網(wǎng)上預(yù)驗(yàn)收”的相關(guān)政策進(jìn)行學(xué)習(xí)，并總結(jié)政策中對(duì)于數(shù)字化檔案提出的各項(xiàng)要求、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。另一方面，要將工程檔案數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、要求轉(zhuǎn)化為工作制度和工作流程落實(shí)到具體的工作當(dāng)中，保證相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、要求的實(shí)施具有足夠的強(qiáng)制性，進(jìn)而為工程檔案數(shù)字化規(guī)范性提供有力地保障。

3.2 在檔案數(shù)字化部門(mén)中成立專門(mén)的溝通、協(xié)調(diào)小組，負(fù)責(zé)與工程建設(shè)單位進(jìn)行對(duì)接

為了保證工程檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行以及工程檔案能夠全面反映工程情況，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)可以從負(fù)責(zé)該工作的部門(mén)中直接抽調(diào)1～2名技術(shù)人員與機(jī)構(gòu)其他相關(guān)部門(mén)成立專門(mén)的溝通、協(xié)調(diào)小組，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化工作與工程建設(shè)單位的良好對(duì)接，避免因溝通環(huán)節(jié)、層次過(guò)多而出現(xiàn)信息傳遞謬誤的情況。

在溝通人員的選擇上需要其具有良好的檔案數(shù)字化工作能力以及對(duì)工程項(xiàng)目相關(guān)知識(shí)的了解，能夠綜合工程狀況以及檔案數(shù)字化實(shí)際情況進(jìn)行分析，同時(shí)還要具有良好的溝通技巧能力，從而保證其與工程建設(shè)單位之間的溝通協(xié)調(diào)順利進(jìn)行，為工程建設(shè)單位以及檔案數(shù)字化工作提供良好的意見(jiàn)。

工程建設(shè)單位對(duì)于數(shù)字化檔案中介服務(wù)內(nèi)容約定時(shí)，應(yīng)全面、系統(tǒng)考慮數(shù)字化歸檔需求，歸檔內(nèi)容應(yīng)大于等于城建檔案職能管理部門(mén)要求的移交歸檔清單，并在服務(wù)合同中予以明確，可有效實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過(guò)程檔案的數(shù)字化歸檔目的，將為投用后各類(lèi)項(xiàng)目資料查閱帶來(lái)極大的便利性，實(shí)現(xiàn)檔案作用最大化。

3.3 積極采取多種措施，最大程度上保障工程檔案的安全性和保密性

針對(duì)工程檔案數(shù)字化中介服務(wù)中檔案的安全性、保密性的問(wèn)題，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)主要可以從以下幾個(gè)方面采取措施。第一，要加強(qiáng)對(duì)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)相關(guān)人員的職業(yè)道德、思想覺(jué)悟等方面進(jìn)行提高，通過(guò)結(jié)合思想政治教育等工作使其認(rèn)真對(duì)待自身崗位，嚴(yán)守自身的職業(yè)操守。第二，要在檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)加強(qiáng)法律宣傳教育，提高相關(guān)人員的法律意識(shí)，使其意識(shí)到自身做擔(dān)負(fù)的責(zé)任以及造成檔案泄露會(huì)承擔(dān)的后果。第三，要加強(qiáng)對(duì)檔案安全性相關(guān)責(zé)任的落實(shí)，對(duì)檔案的采集、整理、數(shù)字化等環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化的責(zé)任劃分，保證在檔案出現(xiàn)安全性、保密性方面的問(wèn)題時(shí)能夠?qū)⒇?zé)任追溯至具體部門(mén)及個(gè)人。第四，要做好中介服務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)的檔案安全建設(shè)，包括軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)施、網(wǎng)關(guān)等方面，嚴(yán)格禁止檔案處理設(shè)備與外部網(wǎng)絡(luò)或外部?jī)?chǔ)存硬件連接，做好硬件設(shè)施的安保、維護(hù)工作，加強(qiáng)對(duì)辦公區(qū)域的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管、視頻監(jiān)控等。第五，要與工程建設(shè)單位加強(qiáng)合作，邀請(qǐng)建設(shè)單位派出安全人員到中介服務(wù)機(jī)構(gòu)中進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的監(jiān)督，既能夠?yàn)闄n案安全性提供保障，同時(shí)又能夠?qū)こ探ㄔO(shè)單位進(jìn)行良好反饋，提高其對(duì)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的信任。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，針對(duì)當(dāng)前在工程建設(shè)檔案數(shù)字化中介服務(wù)中存在的一些問(wèn)題，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)要積極采取有效措施，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)政策的解讀，完善制度建設(shè)，加強(qiáng)與建設(shè)單位的溝通協(xié)調(diào)，完善檔案安全性保障工作，從而為工程建設(shè)單位提供更好的檔案服務(wù)，幫助其通過(guò)檔案網(wǎng)上審驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)雙方的“共贏”。

參考文獻(xiàn)

[1]楊彤.工程建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案數(shù)字化管理的實(shí)踐探析[J].城建檔案，2019（02）：44-45.

[2]高麗.檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包問(wèn)題及建議[J].城建檔案，2016（7）：27-28.

[3]黃麗華，宋華.檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目安全管理策略研究[J].檔案學(xué)研究，2014（6）：73-76.