以信息化應對企業合同法律風險管理與控制

杜金璞 郭繼科

本文從企業合同管理的現狀出發，結合筆者多年合同管理實務經歷，分析目前企業合同管理中存在的普遍問題，從建設合同管理信息系統方面對企業合同管理提出了合理化建議，以期能夠改進管理模式，優化內部控制，提高工作效率，全面防控企業合同法律風險。

近年，市場經濟的快速發展導致企業合同數量大幅度增加，隨著全面依法治國的深入推進和國家法治建設的不斷完善健全，對企業依法合規的要求越來越高。當前，企業中絕大部分的法律糾紛訴訟案件都是因為合同管理不規范或者履行過程中監管不到位而引發的，合同是企業通向市場的橋梁和紐帶，也是產生糾紛、引發風險的根源，合同管理作為企業管理與風險防范手段愈發重要。

合同管理，是一個涉及多部門、多環節的動態管理過程，包括確定合同相對方、合同談判、合同起草、合同審核、合同簽訂、合同履行、合同歸檔、合同糾紛處理等環節。從控制風險的角度來看，合同管理可劃分為事前、事中、事后管理，審核合同文本屬于事前管理、監督合同履行屬于事中管理、應對合同糾紛屬于事后管理，各個環節控制法律風險的效果如同治病，事后補救不如事中控制，事中控制不如事前防范，如果合同事先管理不規范，合同未經審查或者不嚴，事中控制不到位，簽訂合同后沒有及時監控，發生糾紛后才匆忙應對，無疑于亡羊補牢，為時已晚。因此，在合同管理過程中更應重視事前和事中的風險防范，提升合同管理和風險管控能力成為一個亟待解決的問題。

一、企業合同管理現狀

（一）法治意識薄弱，風險防范觀念較差

承辦部門對可能發生的風險認識不足或者存在僥幸心理，合同倒簽的現象比較普遍，經常將一些已經開始履行或者履行完畢的合同提交法務部門審查，不能有效維護企業合法權益。

（二）管理重點錯位，忽視合同動態管理

合同管理中存在“只見樹木，不見樹林”的片面做法，把大部分精力都傾注在合同準備、合同簽署上，卻不及時監控合同履行，不能及時發現履行異常情況，合同履行不到位也未及時維權，這些忽視合同動態管理的行為都給企業發展埋下了潛在的法律風險。

（三）管理手段落后，合同管理效果不好

在當今信息化的時代背景下，我們企業還在使用傳統的合同管理模式，合同審批、反饋修改意見、歸檔整理等工作仍通過紙質文件進行，無法即時反饋審核意見，及時掌握合同管理進度，全面監督合同履行情況，導致合同審批周期過長、工作效率不高、監督作用發揮不到位，不利于有效防控合同法律風險，已經難以滿足現代企業合同管理的需要。

二、建立合同管理信息系統的總體思考

傳統的合同管理中所采用的人跑紙送、書面審查、人工歸檔等方式因其傳遞滯后性和操作復雜性，導致合同信息缺乏有效的集成管理，合同管理部門之間合作不緊密、信息不對稱，監管能力不足，導致企業運營成本上升，容易引發法律風險，嚴重影響企業合同管理整體水平。隨著互聯網和信息技術的快速發展，開發、建設及應用合同管理信息系統，逐步實現合同風險管理信息化已成為現代企業合同管理的必然趨勢。

建立合同管理信息系統，即采用現代企業的先進管理思想，利用信息技術，從企業合同管理現狀出發，設計一套貼合承辦部門辦理需求、審核部門管理需求，加強業務整合、優化管理流程、固化管理要求，借助系統對企業合同管理工作中合同起草、審核、簽訂、履行、結算、歸檔等環節進行全覆蓋管理的信息化模式，形成以操作及時、有效、便捷為目的，以信息整合管理為主要目標的新型合同管理模式，進一步提高工作效率，優化內部控制，完善運營體系，增強合同管理的透明度，降低企業發展風險，為企業高質量發展保駕護航。

（一）合同管理信息系統的優勢

一是提高合同審核效率。通過合同管理系統的設計與應用，對不同部門、不同人員進行授權，合同承辦部門在提請合同審核時，只須將草擬的合同文本上傳至系統，由系統自動提示職能部門工作人員和外聘法律顧問進行審核，讓“事找人”而非“人找事”，實時向承辦部門反饋審核意見。簡化審批流程、提高審核效率，解決異地送審、長跑在外、久評合同的難題。實現合同評審及簽訂流程高效、有序的開展，達成企業合同管理全方位自動運行。

二是節約企業運營成本。通過使用合同管理系統，用信息化的手段減少異地送審人員車輛派置以及文件交流過程中辦公耗材的浪費，節約企業運營成本。

三是解決查詢歸檔難題。通過合同管理系統的建設，將紙質合同轉化為電子化信息后，通過搜索即可查詢到完整的合同內容和相關資料，既實現了快速調取信息資料的電子化辦公模式，又解決了紙質文本難以長期妥善保存的歸檔難題，有利于合同信息資源合理使用和有效保存。

四是整合合同信息數據。通過合同管理系統的建設，一方面，可以對合同文件進行系統有效的歸類整理，建立合同標準文本庫，合同承辦人員起草合同時既可根據需求在文本庫中選擇合同標準文本，又可參考己存檔的同類文本，從而減少合同擬定、審核過程中的工作量。另一方面，系統可以自動將記錄的數據生成統計信息，直觀反映出企業合同管理總體情況，方便管理者進行決策。

（二）合同管理信息系統價值

一是找準問題癥結，做好事前風險防范。建立合同管理系統以后，系統對合同辦理關鍵節點進行邏輯控制，嚴格根據設定的審批順序自動流轉，前一環節辦理結束才能流轉至下一環節，從而杜絕“倒簽合同”的現象;合同辦理過程和合同審核意見由系統全程記錄并公開，促使合同承辦人、審查人起草合同文本、提出審核意見時更加認真負責、謹慎嚴肅，解決合同審核流于形式，不負責任的難題，有效防控合同法律風險。

二是防實簽約過程，做好事中風險控制。建立合同管理系統以后，合同正式簽訂前通過系統上傳擬簽訂的文本，印章管理部門通過查詢和比對，做到“五不”，即未經法定代表人授權不用印，未經系統送審不用印，用印文本與系統文本不一致不用印，存在空白條款不用印、未有雙方代表人簽字不用印，確保合同在簽訂前無硬傷，筑牢合同簽訂前的最后一道防線。

三是填補履行空白，做好事后風險監督。建立合同信息管理系統以后，按照“誰承辦誰履行”、“全覆蓋監管”的原則，由系統自動監控并公示合同履行情況，合同管理部門可實現合同簽訂前資信調查、訂立、審批、履行、歸檔的全生命周期管理，解決長期以來的合同履行情況只有承辦人清楚的難題;由系統對履行期限、款項支付等關鍵節點實施提示，自動篩選履行異常的合同，甄別風險點，幫助管理部門精準查找問題，解決傳統的線下管理手段無法有效監管合同履行的難題，有效防范合同風險，為企業依法合規經營保駕護航。

三、結束語

目前企業的日常經營活動與合同密切相關，合同管理的能力和水平直接影響到企業的健康持續發展?，F已進入移動互聯網、社會信息化、大數據時代，現代企業合同管理需要整體跟進和創新，重點以信息化系統為抓手，以網絡技術提能力，以流程化固定防風險，通過建立合同管理信息系統，實現優化流程、規范運營、風險識別、數據治理、動態監控、創造價值的合同管理新路徑，變“人為操作”為“電子操作”，讓“無情電腦”代替“有情人腦”，從事后檢查為主轉變為事前防范、事中控制、事后監督全過程管理公開透明網絡化操作，最大限度的實現企業合同管理部門的無縫銜接和自動管理，提升合同管理部門之間的配合契合度，用信息化手段推動制度的有效落實，真正做到“信息實時傳遞、問題及時處理、風險提前預測”，全面提升合同管理綜合支撐能力，對合同管理風險進行源頭控制，促使企業健康有序發展。

（作者供職于南陽市煙草公司;第二作者系通信作者）