人事檔案數字化與人才服務信息化建設研究

宋曉鋒 宋海宏 王少英

隨著信息時代及網絡時代的到來，很多先進的網絡信息技術及數字化技術均被應用到人事檔案管理及人才服務體系建設中，不僅促進了人事檔案數字化發展，還加快了人才服務信息化建設步伐，最終提高了人事檔案管理及人才服務工作質量。實現人事檔案數字化、建設人才服務信息化，能夠提升人事檔案管理水平及人才服務質量，所以越來越多的企業都將先進的數字化及信息化技術引進人事檔案管理及人才服務工作中。

一、人事檔案數字化管理及人才服務信息化建設過程中存在的問題

（一）數字化標準體系不完善

盡管很多企業都非常重視并在實際人事檔案管理中應用到了數字化技術，但因為起步晚等原因使得關于數字化管理的標準體系沒有得到完善。沒有根據數字化管理實際需要修訂和執行數字化保管、錄入、掃描、傳送和歸檔等規范及標準。

（二）人事檔案信息安全受到威脅

隨著社會與科技的發展，人事檔案也在跟隨時代的進步實現數字化，能夠大大降低查找檔案的工作量，此外，也能有效防止檔案在保存以及閱覽等過程中，出現損壞等問題。但在數字化檔案的時代背景下，人事檔案也隱藏著被泄露的危險?？赡軙驗殡娔X黑客的攻擊使得部分檔案信息被盜用，同時信息病毒也會對相關數據造成隱患，總的來說，當前電子檔案信息的管理與保存，雖然實現了便捷化，但還有很長的一段完善路要走。

（三）數字化技術落后

以往我們都是采用傳統的手工找尋查看檔案，但是因為每年都會辦理大量的信息檔案，因此很難及時尋找到所需檔案。在進行人事檔案電子化的過程中，一定要保證效率與質量的同步提升，同時，在信息更新以及安全管理等方面也要做到更有保障。所以要根據時代需求，不斷更新檔案信息化技術。

二、人事檔案數字化及人才服務信息化建設的重要性

（一）能夠提高招聘工作效率及質量

利用信息檔案的大數據優勢，我們可以在更廣闊的范圍內，獲取到流動人員的相關數據。比如說，在人才市場的數據庫里，都會記錄眾多流動人員工作變動的相關信息，例如從事哪個行業、哪家公司、哪個職位等，借助人工智能的數據分析優勢，能夠快速幫助公司人力資源工作者篩選適合的候選人。

（二）能夠強化人才培訓力度

實現人事檔案數據化和人才服務信息化，能夠讓人才培訓工作更加多樣化。由于人事檔案大數據，能夠與互聯網連接公司的管理者，能夠借助電子數據來完成對員工的精準分析，從而更好的以員工為中心，快速的辨別出員工的學習需求以及定位，從而制定有效合理的培訓方案，幫助員工快速達到工作要求。

（三）能夠全面有效的測評人才

人事檔案電子化及人才服務信息化對于職業測評領域也有非常大的優勢，借助人事檔案電子化技術，可以實現對流動人員、工作領域、從事崗位以及工作時間等信息快速分析，進而針對績效考核、人才培訓等方面分析，及時幫助員工改變以往工作中存在的缺點。借助信息化技術優勢能夠幫助我們更快、更精準的采集信息，進而從數據庫中找尋我們想要的隱藏信息，以便實現更快的測評，更好的效果與結果。

三、強化人事檔案數字化管理的有效措施

（一）重視并做好檔案收集、整理和審核工作

在日常檔案的整理過程中，首先要保證信息的準確性，避免后續核對的復雜工作。除此之外，還要根據檔案信息進行分類，進行編序力求做到目錄清晰；其次，針對人事檔案進行核實，將檔案卷卷核對，如果出現缺材料信息的現象需及時對接組織或個人進行補充。一旦出現填寫不規范、重復記錄的信息時，能夠快速處理，從而保證每一份人事檔案資料的準確性與完整性；最后，不定期對人事檔案，進行監督與檢查，及時發現問題、解決問題，進而建立完善有效的工作機制，推動檔案數字化工作，快速全面的展開。

（二）根據實際建立健全人事檔案數據庫

第一，建立標準化的檔案信息資料庫，實現身份證驗證，進而搜索與識別，使得既有數據，比如社保、公積金等數據能夠直接錄入信息庫中；第二，完善檔案數據庫的操作系統，不斷優化，檔案信息的整理以及搜索技術，都是強化后臺的監督核實以及對比等功能，更有效的提高紙質材料與電子材料的校對工作，保證檔案數據的精準性與完整性；第三，不斷引進先進的數據技術為檔案信息的錄入、更新以及安全，提供更有效的技術保障。

（三）加強檔案信息安全管理

第一，嚴格把控人事檔案的錄入、審核及歸檔等工作，盡量將人事檔案存儲的地方與辦公地分開，并建立單獨的檔案室和錄入室，避免和減少除檔案管理人員以外的人隨意查看檔案；第二，要求每個人事檔案管理人員、數字化建設人員等都簽訂保密協議和承諾書，并明確各自的責任和工作內容；第三，加大對數據泄露行為的懲罰力度，并制定嚴防數據泄露的相關規定及制度，以保證人事檔案數字化管理系統構建項目的數據接口被保護和封閉，同時還需要禁止無線網絡搭建、統一掃描儀及服務器等設備；第四，要定期對檔案保存設備及系統等進行檢查和維護，并及時更換具有安全威脅的系統和軟件。

四、促進人才服務信息化建設的有效措施

（一）構建完善和統一的信息化建設標準

第一，一定要制定統一的信息技術應用規范，并配套相應的人才信息化建設標準；第二，運作管理人才信息化系統時，需要利用網絡實現對不同資源的共享，從而提高人才服務工作質量及效率；第三，用于人才服務信息化建設的技術應用平臺必須統一，以實現不同領域的分工協作，并減少了資源重復收集和重疊的問題；第四，根據“人性化”原則構建共性網絡平臺，并建立便捷化信息檢索系統，以提高人才服務工作效率。

（二）加大對信息技術人才的培訓力度

第一，聘請信息技術方面的專家及經驗豐富的人組建信息技術培訓小組，以實現對企業信息化建設參與人員的專業化及系統化培訓，從而提升他們的信息技術水平；第二，信息化建設小組要積極與其他部門溝通，以了解人才服務需求，從而構建出具有針對性的人才服務信息系統；第三，要加強對信息化建設人員的素質培養、信息技術知識教育及人才服務意識培養等，以提高他們信息技術專業能力的同時，強化他們的服務意識及綜合能力。

（三）組建信息技術專業機構

要根據人才服務信息化建設需要構建信息技術專業機構，即聘請頂尖的信息技術專業人員組建信息技術機構，以實現對人才信息系統的實時監督、更新與完善，并實現對整體職員的信息及時專業培訓。此外，還需要配套對應的統一化管理標準及規范，以保證運營機制長時間處于高效運作的狀態。

（四）利用信息技術創新和完善人才服務體系結構

利用信息技術機制，提高人才服務機制的信息化水平；盡可能替換辦公設備使信息化設備，諸如之前的人工檔案記錄替換成計算機記錄等，提高辦公信息化水平；利用信息技術搜集、整理和管理人才資料，提高了人才服務質量及效率。

五、結語

數字化及信息化時代的到來，提高了人們對人事檔案管理及人才服務工作的要求，不僅要求提升檔案管理水平及人才服務質量，還需要促進人事檔案數字化及人才服務信息化發展，所以將數字化及信息化及時應用于人事檔案及人才服務中是必然的。通過分析了解到，人事檔案數字化及人才服務信息化建設過程中還存在各種問題，需要通過建立健全人事檔案數據庫、優化人事檔案質量管理體系、加強檔案信息安全管理和加大對信息技術人才的培訓力度等舉措，來促進人事檔案數字化及人才服務信息化建設。

作者單位：宋曉鋒、宋海宏 邯鄲市永年區中醫院

王少英 邯鄲市永年區醫保局

基金項目：2020年河北省人力資源和社會保障研究課題 項目編號：JRSHZ-2020-02126