檔案數字化建設研究

邢洪蕾

摘要：隨著時代發展，圖書館檔案管理也出現變革，從傳統紙質檔案向數字化檔案邁進。在數字化時代，推進檔案管理數字化是符合時代發展要求的一項重要舉措，對于圖書館與現代接軌有重要意義。基于此，本文提出圖書館檔案的數字化建設的價值，就如何進行數字化建設提出一些建議。

關鍵詞：圖書館;檔案管理;數字化建設

互聯網的推廣與應用給我國傳統行業的管理模式帶來了全新的挑戰與機遇。其中，各圖書館積極借助互聯網技術改善傳統數據交流處理方式，以確保海量數據資源得以實現互動共享與整合處理。依據當前發展趨勢，圖書館檔案管理必須邁向數字化。

1檔案數字化的含義

檔案數字化主要是指利用掃描技術、計算機技術、數字錄像技術、大數據技術和數字記錄技術，將檔案資源轉化為數字信息的過程。它主要以大數據的形式存儲，以Internet的形式連接在一起，由計算機系統統一管理，從而形成一個標準化、有序的系統文件信息庫，能夠快速為人們提供準確的檔案信息，實現真正意義上的資源共享。現如今，檔案管理邁向數字化是大勢所趨，圖書館具有特殊的存在價值，繼續沿用傳統管理方法難以體現價值，迫切需要跟上時代，進行數字化建設。

2檔案數字化建設的重要性

在數字化時代的背景下，我國很多圖書館已經認識到了信息化技術的重要意義。圖書館的檔案管理，主要分為圖書管理、信息查詢，流通作業以及系統維護四個板塊。檔案管理工作中融入信息技術，可以簡化檔案管理工作流程，節省人工與時間成本。圖書館檔案管理的數字化建設，能夠提高圖書館資源的共享價值，將大量的檔案資料以數字化的形式，上傳到圖書館的一些網絡平臺上，實現數據和服務的檢索，改變管理人員被動的管理方式。同時，使更多的讀者能夠使用電子檔案，不僅達到了資源的共享，還方便了讀者的查閱，在一定程度上提升了圖書館的社會影響力。

3檔案數字化建設的有效策略

為進一步確保檔案數字化建設得以準確貫徹與落實，圖書館檔案管理人員應該從多個方面進行統籌規劃與科學部署，以促進檔案數字化建設與管理工作得以盡早實現預期目標。

3.1加強對數字化建設的重視程度

檔案管理工作作為圖書館管理體系的重要內容，圖書館檔案管理人員應該肩負起自身的管理重責，從多個方面收集與整理檔案資料，做好詳細記錄工作，以確保檔案得以長期保存。正式工作過程中，圖書館應該適當加強對設備資金的投入力度，健全與完善設備采購、維護計劃，確保數字化檔案管理工作內容得以貫徹與落實。需要注意的是，在管理過程中工作人員應該重點針對歷史數據進行整合與分析，并以數字化檔案方式進行妥善保存與記錄。

3.2增強管理人員的工作素質

為了確保檔案數字化建設的有效，需要更多高素質和能力的人員加入。圖書館檔案數字化，需要具備計算機技術的人才、管理專業的人才。在崗的圖書館的檔案管理人員，應該要積極主動的更新專業的知識和技能，加強在工作中的服務意識，提升工作的實效性。圖書館的管理者應加大對人員的教育培訓力度，聘請具有豐富經驗的專家，通過講座等培訓方式提高在崗人員能力。可以選派較優秀的員工外出學習，借鑒外界管理方式和技巧，促進管理人員專業技能提升，使管理人員具備數字化和信息化素養，推動檔案數字化建設。

3.3建立檔案數字化建設制度

在檔案數字化建設中，要建立完善數字化管理制度，對具體的工作做出規范化要求，促使管理人員能夠按照相關的制度工作。要保證檔案管理工作的有法可依，來促進檔案數字化建設的穩定開展。要充分的結合社會形勢的變化，對制度進行適當的調整與改進，保障各個檔案管理工作的有效進行，避免一些不必要的問題發生，不斷增強檔案數字化管理的工作效果。另外，應該針對檔案管理工作制度，制定出科學合理的獎懲制度以及監管制度，檔案管理人員的工作職責明確到個人，調動管理人員的工作積極性和自覺性，提高對檔案信息存儲、整理等工作的質量，從而使圖書館檔案數字化管理得到真正的落實。

3.4結合紙質化檔案資源

雖然圖書館的檔案管理工作在向著數字化和信息化發展，但管理者要充分的認識到紙質化檔案的重要性。紙質化檔案是館藏資源的主要形式，所具備一定的法律效力，在短期內依然是無法代替的。所以，在檔案數字化建設過程中，要有效結合紙質化檔案資源，全面增強圖書館的整體運營效果。首先，圖書館可以利用紙質化檔案資源，作為信息化檔案的補充。因為部分圖書館會受到某種因素的制約，數字化建設也并非一蹴而就，是一個逐步完善的過程，所以難免會遇到數字化技術設備不足等問題。對于此類的圖書館來說，紙質化檔案依舊占有重要的地位，所以，讓紙質化檔案資源作為有力的補充，是圖書館檔案信息化建設的一部分。其次，信息化的檔案是通過專業設備，對紙質化檔案資源進行轉換為電子的形式，在固定和存儲在特定的載體中，盡管具有一定的便捷性，但必須需要計算機才能讀取出來，而紙質化檔案資源則不受此類限制，并且紙質介質保存也具有一定的優勢。

3.5積極運用云計算技術

云計算技術作為數字化時代中的先進技術，將其運用到檔案數字化建設中，能夠有效增強檔案管理質量。首先，云計算技術，可以為讀者帶來更加優質的服務，實現對某一個區域的服務平臺構建，為圖書館的數字化資源提供了助力，促進了區域檔案信息資源的整合，從而打造出了一個統一的資源共享平臺。其次，云計算技術，能夠對檔案信息進行合理的規劃，能夠在極大的程度上，減少圖書館檔案管理信息化建設的時間，為讀者更好的提供全方位的檔案信息服務，推動檔案管理的信息化發展。

3.6規范、統一檔案管理標準及內容

實現檔案數字化建設與管理目標的關鍵之處在于促使檔案管理工作不斷趨向標準化與規范化方向發展。針對于此，建議圖書館在做好硬件設施建設工作的同時，需要統一與規范電子檔案數據存儲格式問題，以確保圖書館檔案讀取過程順利無誤。除此之外，根據實際情況構建科學、合理的檔案管理制度。重點針對數字化檔案管理問題進行研究與分析，為數字化檔案管理內容的貫徹與落實奠定基礎。

3.7重視圖書館數字化檔管理的安全性問題

針對圖書館數字化檔案數據存儲過程面臨的不確定因素，如網絡環境開放性特點引發的數據資源丟失或者遺漏等問題，圖書館檔案管理人員必須按照安全管理標準，確保檔案管理工作的真實性與完整性。在數據信息安全管理方面，可以優先采取加密技術確保電子數據存儲安全。同時，數字化信息檔案存儲過程需要嚴格確保計算機系統運行的穩定性要求，防止信息數據存儲與傳輸過程出現風險問題。除此之外，建議從事于圖書館數字化檔案管理的工作人員應該強化自身的職業素養。舉例而言，圖書館領導人員應該定期開展相關培訓活動，讓人員明確數字化檔案管理的重難點內容，以期可以夯實工作人員的專業能力與職業素養。

結束語

數字化檔案管理方式與紙質檔案管理方式相比更加方便存儲與管理。圖書館作為我國建設事業的重要組成部分，理應結合數字化建設目標，從管理模式與建設機制方面進行重點改進與創新。

參考文獻

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