對(duì)提升檔案管理效能的思考

李曉婷

摘 ?要：檔案管理是每個(gè)單位必須面臨和從事的一項(xiàng)專業(yè)性基礎(chǔ)工作，這項(xiàng)工作對(duì)單位管理會(huì)起到一定的輔助性作用。通過(guò)檔案資料可以為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，進(jìn)一步提升領(lǐng)導(dǎo)水平，為工作人員尋求問(wèn)題解決辦法，總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)都將起到重要的依據(jù)和參考性作用。本文針對(duì)如何更好地做好事業(yè)單位檔案管理做了一定的思考，以期與檔案工作同仁進(jìn)行交流，達(dá)到促進(jìn)工作，提升業(yè)務(wù)水平的目的。

關(guān)鍵詞：檔案管理;效能;發(fā)展

檔案管理是每個(gè)單位必須面臨和從事的一項(xiàng)專業(yè)性基礎(chǔ)工作，這項(xiàng)工作對(duì)單位管理會(huì)起到一定的輔助性作用。通過(guò)檔案資料可以為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，進(jìn)一步提升領(lǐng)導(dǎo)水平，為工作人員尋求問(wèn)題解決辦法，總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)都將起到重要的依據(jù)和參考性作用，而強(qiáng)化檔案資源發(fā)掘管理從中梳理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，更好地服務(wù)于日常業(yè)務(wù)工作，這些都是檔案作用發(fā)揮的基本方面。本文針對(duì)如何更好地做好事業(yè)單位檔案管理做了一定的思考，以期與檔案工作同仁進(jìn)行交流，達(dá)到促進(jìn)工作，提升業(yè)務(wù)水平的目的。

一、檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.對(duì)做好檔案管理工作意識(shí)不強(qiáng)，重視不夠。檔案工作在整個(gè)單位管理中是一項(xiàng)服務(wù)性工作，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，社會(huì)效益的產(chǎn)生也是間接的通過(guò)業(yè)務(wù)工作或其他工作才可以實(shí)現(xiàn)。這種狀況下，逐漸導(dǎo)致了人們對(duì)檔案工作的不正確認(rèn)識(shí)和看法，檔案管理工作自然很難放到單位的主要方面來(lái)考慮和安排。有的單位檔案管理沒用專門人員，沒有符合要求的檔案廚具和檔案庫(kù)房，檔案管理制度，應(yīng)當(dāng)配備的基礎(chǔ)設(shè)施防火設(shè)備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備都沒有或者達(dá)不到安全管理的基本標(biāo)準(zhǔn);有的單位安排老弱病殘等即將退休的人員從事檔案管理工作，沒有工作經(jīng)驗(yàn)，不懂業(yè)務(wù)知識(shí)，思想老化保守，直接導(dǎo)致了檔案質(zhì)量嚴(yán)重降低，檔案管理水平的落后現(xiàn)象。

2.沒有建立健全切實(shí)可行的檔案管理制度。結(jié)合單位實(shí)際制定形成符合上級(jí)要求的檔案管理制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行約束和規(guī)范是做好檔案管理工作必不可少的重要一環(huán)。而現(xiàn)實(shí)情況是有的單位照搬照抄外單位工作制度，掛在墻上，寫在紙上，沒有起碼的可操作性和現(xiàn)實(shí)性;有的單位沒有形成檔案管理制度，日常管理工作無(wú)據(jù)可循，任由自己的認(rèn)識(shí)進(jìn)行管理和處置，導(dǎo)致檔案管理工作散亂無(wú)序。比如起碼的檔案收集制度沒有形成，單位各部門形成的文件材料不知道整理歸檔什么內(nèi)容，應(yīng)該什么時(shí)間移交，移交歸檔的標(biāo)準(zhǔn)要求是什么，應(yīng)該做什么工作等等一塌糊涂;在檔案整理工作中不按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理分類，組成的檔案不合律，沒有必要的聯(lián)系和形成規(guī)律，檔案文件無(wú)從查找，相反為利用增添負(fù)擔(dān)和障礙，與檔案利用的初衷和目的背道而馳。

3.管理技術(shù)和水平陳舊落后。當(dāng)下，信息技術(shù)和現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，需要檔案管理工作不斷運(yùn)用這些新的技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，以適應(yīng)社會(huì)和新技術(shù)對(duì)檔案管理工作的要求。但是目前很多單位仍然沿用過(guò)去傳統(tǒng)的手工檔案管理方式就行整理和手工查閱利用，不僅工作效率低下，還不利于檔案的安全管理，容易損毀檔案甚至丟失檔案，為檔案管理帶來(lái)很大的難度;有的單位配備了一定的現(xiàn)代化管理設(shè)備，不是因?yàn)闆]人使用就是因?yàn)槌Ｄ瓴挥茫甏眠h(yuǎn)逐步被淘汰落后。種種原因?qū)е铝四壳捌毡榇嬖诘墓芾砑夹g(shù)和管理水平陳舊落后的不良局面。

二、提升檔案管理水平的有效措施

1.提高檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)與提升專業(yè)人員素質(zhì)并重。首先，做好檔案管理工作提升對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，這是解決做好檔案管理工作的第一步，在一定程度上思想意識(shí)決定了實(shí)際行動(dòng)，只有從思想上真正認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性才能真正安心專心用心做好具體的檔案管理工作。其次，要注重檔案人員的選配，政治素質(zhì)過(guò)硬是前提，除此之外就是自身所具備的專業(yè)素質(zhì)是否適應(yīng)檔案崗位工作要求。選配年富力強(qiáng)有檔案專業(yè)背景或工作經(jīng)驗(yàn)的人員從事檔案管理工作，這些人員在工作崗位上知道怎么干，知道應(yīng)該干什么，還會(huì)運(yùn)用新的技術(shù)理念改進(jìn)檔案管理工作中的弊端，必將促進(jìn)單位檔案管理工作整體水平的的不斷提升。

2.健全制度，持之以恒做好檔案管理工作。合理的檔案管理制度是檔案管理的守則，具有約束力和現(xiàn)實(shí)可操作性，在實(shí)際檔案管理工作中作用明顯。按照既定的檔案管理制度做好檔案的收、管、用，持之以恒，久而久之形成習(xí)慣，檔案管理工作成效就會(huì)明顯顯現(xiàn)。

3.強(qiáng)化培訓(xùn)，提升能力與水平。現(xiàn)形勢(shì)下的檔案管理工作是一項(xiàng)傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合運(yùn)用的工作，信息技術(shù)和新媒體技術(shù)日新月異，檔案工作受到巨大沖擊。管理好檔案工作不僅需要檔案人員懂傳統(tǒng)業(yè)務(wù)知識(shí)，也需要檔案人員具備新媒體信息管理技術(shù)，要有與時(shí)代發(fā)展同步的戰(zhàn)略眼光與思維方式。這些要求不是哪個(gè)人與生俱來(lái)的，只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)才能跟上發(fā)展要求，不斷提升自身業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。

4.合理配置檔案管理人員。檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致而嚴(yán)肅的工作，需要檔案管理人員熱愛這項(xiàng)工作，從內(nèi)心喜歡，起碼是有不排斥的態(tài)度，這樣才能確保檔案人員的穩(wěn)定性，避免走馬燈似的頻繁更換，進(jìn)而影響到檔案管理崗位職責(zé)的有效履行。管理人員的配備要根據(jù)檔案管理的數(shù)量和工作量進(jìn)行合理配置，避免人少事多，疲于應(yīng)付，這樣檔案管理工作的質(zhì)量將無(wú)從談起。

綜上所述，做好單位檔案管理工作是單位的一項(xiàng)較為重要的基礎(chǔ)性工作，做好這項(xiàng)工作單位領(lǐng)導(dǎo)重視很關(guān)鍵，同時(shí)要進(jìn)一步完善各項(xiàng)制度，提升管理認(rèn)識(shí)，合理配置檔案管理人員，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)鍛煉和培訓(xùn)，不斷提升綜合管理水平，不斷推進(jìn)單位檔案管理水平的有效提升。

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