淺析高校檔案管理工作的創新

張艷霞

摘? 要：本文闡述了高校檔案管理工作的重要意義，分析了當前高校檔案管理工作中存在的問題，并從建立現代化的檔案管理模式、強化檔案工作意識、改善基礎設施，加快檔案管理信息化進展、豐富檔案資源體系、強化高校檔案管理人才的培養六個方面提出改進措施，旨在加強高校檔案管理工作，促進高校的發展。

關鍵詞：高校;檔案管理;創新

一、前言

高校檔案是指高等學校在各項活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，具有原始性、憑證性和權威性，是衡量高校現代化程度和綜合實力的重要標志。高校檔案既是大學發展軌跡刻錄的重要載體，又是大學發展成就展示的重要平臺。因而，檔案管理是大學管理的重要組成部分，體現了大學治理能力和管理水平，隨著學校辦學歷史的不斷延伸，檔案及檔案管理工作將越來越重要。

二、高校檔案管理工作的重要意義

高校檔案通過文字、圖像、聲像等方式記錄了學校發展的所有信息內容，包括高校誕生、發展史、高校教學、科研等各類活動信息，這些記載資料為促進后人奮發圖強、繼續再創輝煌奠定了良好的基礎，在一定程度上促進高校的可持續發展;高校檔案對學科的形成、發展各個時期的教學效果有著精細明確的記錄，它能夠幫助高校從歷史的角度、發展的角度認識自身教學的實際狀況，找出其優勢和劣勢，分析產生的原因，從而實事求是地找準解決的方法;高校檔案能夠支持高校校園文化建設，高校檔案對校園文化，校園生活，校園優秀傳統詳細記錄，給予校園文化工作強有力的事實支撐，使學校文化教育達到事半功倍的效果;高校檔案是提升學校品牌的有力保障，高校檔案體現了高校的綜合實力，同時，高校檔案館通過開展各種活動，能夠將高校的輝煌歷史資料呈現出來，從而提升高校在社會中的知名度。

三、高校檔案工作存在的主要問題

1、管理制度缺失

由于很多高校沒有給予檔案工作應有的重視，加上檔案管理工作中沒有完善的分配制度和獎勵制度，同時缺乏機構體制建設，嚴重制約了檔案管理工作的發展。應健全和完善檔案管理制度，創新管理體制，開創檔案管理工作新的面貌，通過制度的約束督促員工去提升檔案管理工作水平，并制定相應的措施提高員工的工作積極性。

2、檔案意識淡薄

檔案工作是一項常規性、基礎性的工作，無法迅速體現出學校發展的成果，也無法為學校創造較大效益，大多數學校沒有意識到檔案工作的重要性，更沒有將檔案工作納入學校發展的總體規劃中去。學校某些部門也沒有形成良好的檔案意識，很多人在工作中不僅沒有歸檔習慣，甚至以留用為名拒絕歸檔文件材料，造成檔案資料的遺失。

3、設施建設滯后

檔案是珍貴的歷史資料，原始檔案大多為紙質載體，對檔案的基礎設施建設有較高的要求。而事實上，相當一部分高校不愿意投入經費對檔案基礎設施進行改造或重建，檔案庫房面積小，設備老化或者損壞，沒有防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等系列的必要措施，遠遠達不到國家要求。

4、隊伍素質不高

高校檔案管理職業十分辛苦，不像其他職業那樣富有“魅力”，而且，隨著時代的發展，高校的檔案管理工作變得更加復雜與多樣化，對管理者的要求也逐漸提高，然而許多工作者墨守成規，不愿更新自己的管理知識，拓展業務范圍，導致高校檔案人員素質無法滿足工作發展的要求。

四、高校檔案管理工作改進措施

1、建立現代化的檔案管理模式

現代化的檔案管理模式需要以完善的管理制度前提。通過建立健全檔案管理制度，使檔案管理工作流程制度化，明確檔案管理各環節的責任，保證整個檔案管理過程中各項工作都能落到實處。檔案管理工作有了制度的保障，還需要精細化的規范操作，對檔案管理工作中的每個環節按照相關法律條令和高校標準進行嚴格把控。

2、強化檔案工作意識

首先，領導要強化檔案意識，把檔案工作納入到工作日程及學校的總體工作規劃當中，引起大家對檔案工作的普遍重視，使檔案工作走上正規化道路;其次，學校要成立檔案工作委員會，加強對檔案工作的組織、協調、監督和咨詢，使檔案管理工作深入到學校工作的各個角落，成為一項常態化的基礎工作;再次，學校要為檔案工作提供人力、財力、物力等方面的保障，并加強對檔案科研和教育工作的支持，保證檔案工作的順利開展。

3、改善基礎設施，加快檔案管理信息化進展

首先要加強檔案基礎建設，改善檔案管理條件。高校應結合檔案保管要求，建立專門的檔案庫房，不僅要滿足存放要求，還要有良好的通風條件，做到檔案收集整理規范化。同時，隨著現代技術和科技手段的進步，檔案管理工作必須不斷改革，配齊檔案管理工作所必需的軟、硬件設備，加快推進高校檔案資源數字化、信息化、網絡化的建設進程，使檔案的管理手段、提供利用、保管與保護等能適應時代發展的需要。

4、豐富檔案資源體系

檔案資源體系建設是檔案工作的生命線，是檔案提供服務利用的根本，是開展編研工作的重要保障。檔案館應樹立“大檔案”理念，加大檔案收集力度，全方位收集學校職能活動中形成的具有利用價值的各類型文件材料，健全檔案門類，實現檔案集中統一管理，維護高校檔案完整、準確。在此基礎上，進一步深入研究檔案的內在聯系，挖掘檔案的內在規律，編制各種檢索工具，開發檔案的教育功能，彰顯檔案的利用價值，擴大檔案的社會影響力。

5、強化高校檔案管理人才的培養

在高校檔案管理工作優化中，需要將檔案管理工作的構建作為基礎，加強檔案對檔案管理人員的培訓，強化管理人員對信息管理技術的掌握能力，提高檔案管理人員的專業技能，滿足檔案管理工作中的正規性操作需求。

五、結語

總之，高校檔案工作是學校重要的基礎性工作之一，高校檔案記載了學校文化的傳承以及歷史的發展。高校應當增強檔案意識，改善基礎設施，健全管理制度，創新管理手段，構建高素質的管理隊伍，加強檔案資源開發編研，拓寬利用渠道，推進檔案網絡化、數字化進程，努力提高檔案管理工作質量，只有這樣，才能使高校的檔案工作更好地為高校的發展和社會的進步作出更大貢獻。

參考文獻

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[2]? 張巖，叢日麗.高校檔案管理工作的創新對策分析[J].赤峰學院學報（自然科學版），2015（05）