淺談提升現(xiàn)代院所治理中信息化辦公水平的對(duì)策

吳彥澎 李昀 李瀟

[摘 要]本文以北京市農(nóng)林科學(xué)院為例，從加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)、聚集多方資源、提升協(xié)同辦公等方面列舉了院所治理的創(chuàng)新措施，闡述了從傳統(tǒng)辦公模式向現(xiàn)代院所高效治理的信息化辦公模式轉(zhuǎn)變?nèi)〉玫某尚?，分析了科研單位在?chuàng)新管理方式中存在的主要問(wèn)題，提出了要樹(shù)立系統(tǒng)思維、轉(zhuǎn)變建設(shè)理念，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃、做好系統(tǒng)整合資源共享，創(chuàng)新管理機(jī)制、健全保障措施等提升科研單位信息化辦公水平的對(duì)策，以期為破解管理難題、提升現(xiàn)代院所高效治理水平提供參考。

[關(guān)鍵詞]現(xiàn)代院所;信息化辦公;農(nóng)林科學(xué)院

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.037

[中圖分類(lèi)號(hào)]R197.32[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2020）16-00-03

0? ? ?引 言

中國(guó)共產(chǎn)第十八次全國(guó)代表大會(huì)提出實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略，將科技創(chuàng)新作為未來(lái)提高社會(huì)生產(chǎn)力和綜合國(guó)力的戰(zhàn)略支撐。習(xí)近平總書(shū)記在中央財(cái)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組第七次會(huì)議上強(qiáng)調(diào)，要按照遵循規(guī)律、強(qiáng)化激勵(lì)、合理分工、分類(lèi)改革要求，繼續(xù)深化科研院所改革。科研院所作為我國(guó)國(guó)家創(chuàng)新體系與區(qū)域創(chuàng)新體系的中堅(jiān)力量，應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展的新趨勢(shì)和新要求，積極研究提升科研單位辦公信息化水平的理念和方法，高質(zhì)量地推動(dòng)信息化建設(shè)的跨越式發(fā)展。

1? ? ?信息化辦公在現(xiàn)代院所治理中的意義

我國(guó)正在積極實(shí)施國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)，國(guó)家治理體系的不斷豐富和完善對(duì)現(xiàn)代科研院所高效治理提出了具體明確的改革要求。從“管理層面”向“治理層面”的轉(zhuǎn)變是科研院所改革的核心內(nèi)容，科研院不僅需要通過(guò)一系列制度創(chuàng)新現(xiàn)代科研院所治理體系，不斷強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，還要在治理模式的探索中不斷提升治理的有效性，滿(mǎn)足治理能力的現(xiàn)代化需求。科研治理體系是通過(guò)相應(yīng)機(jī)制，以先進(jìn)的理念、高效的手段、完善的機(jī)制集成不同科研要素，使其相互效力，發(fā)揮有機(jī)整體的價(jià)值。辦公自動(dòng)化水平制約了科研治理效率，通過(guò)信息技術(shù)路徑開(kāi)發(fā)一套科學(xué)有效的辦公平臺(tái)系統(tǒng)，確保體系運(yùn)行的科學(xué)化、現(xiàn)代化和高效率，是現(xiàn)代院所治理的主要途徑之一;進(jìn)一步延伸，就是通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)，整合互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等方式和手段，構(gòu)建正式、非正式的運(yùn)行規(guī)則和制度體系，高效合理地配置責(zé)、權(quán)、利，讓科研院所的管理層面更加智能化、多元化、科學(xué)化、精準(zhǔn)化，協(xié)調(diào)科研院所各方利益關(guān)系，實(shí)現(xiàn)科研院所相關(guān)者的整體利益最大化和治理高效化。

2? ? ?創(chuàng)新工作取得的成效

農(nóng)林科學(xué)院于2016年啟動(dòng)了協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)，目的是確保體系運(yùn)行的科學(xué)化、現(xiàn)代化和智慧化，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)院資源的優(yōu)化利用，進(jìn)一步提升科研創(chuàng)新能力和現(xiàn)代化管理水平。

2.1? ?協(xié)同辦公平臺(tái)

2.1.1? ?OA辦公管理系統(tǒng)

OA辦公管理系統(tǒng)集內(nèi)部通訊、信息發(fā)布、流程審批、知識(shí)管理、協(xié)同工作、輔助辦公為一體，實(shí)現(xiàn)高效電子化協(xié)同工作，并積累工作成果，創(chuàng)新知識(shí)管理體系。

2.1.2? ?人事管理系統(tǒng)

人事管理系統(tǒng)可以對(duì)農(nóng)科學(xué)院1 219名職工、510名學(xué)生、768名外聘人員進(jìn)行信息管理。具體涵蓋了人員基礎(chǔ)信息管理、人事變動(dòng)、人才項(xiàng)目、博士后管理、退休管理、職稱(chēng)管理、合同管理、繼續(xù)教育、工資管理等各類(lèi)人事相關(guān)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)，形成了完備的人事信息庫(kù)。

2.1.3? ?國(guó)際合作交流系統(tǒng)

國(guó)際合作交流系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了科學(xué)院各類(lèi)合作交流項(xiàng)目的申報(bào)及管理，國(guó)際組織和外來(lái)人才的記錄、國(guó)際會(huì)議、對(duì)外合作協(xié)議、聯(lián)合研發(fā)機(jī)構(gòu)、外賓團(tuán)組接待情況的登記，護(hù)照的管理、使用以及在線辦理跟蹤等。全面提升了科學(xué)院對(duì)外合作交流事務(wù)的管理水平，方便了廣大職工。

2.1.4? ?財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)

財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)按照財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理需求，涵蓋經(jīng)費(fèi)到賬、下?lián)堋⒅С?、?duì)賬查詢(xún)等業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)院所兩級(jí)財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)同管理，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)理規(guī)范化、精準(zhǔn)化，簡(jiǎn)化煩瑣的數(shù)據(jù)校核操作及業(yè)務(wù)辦理流程，提高財(cái)務(wù)工作效率。

2.1.5? ?科研管理系統(tǒng)

科研管理系統(tǒng)涵蓋院科研處及14個(gè)所（中心）的所有科研業(yè)務(wù)管理功能，實(shí)現(xiàn)科研事務(wù)院所兩級(jí)管理。該系統(tǒng)側(cè)重于用戶(hù)數(shù)據(jù)填報(bào)及個(gè)人數(shù)據(jù)管理，院級(jí)用戶(hù)側(cè)重于數(shù)據(jù)統(tǒng)籌管理及綜合查詢(xún)。

2.1.6? ?科技推廣服務(wù)系統(tǒng)

科技推廣服務(wù)系統(tǒng)立足科學(xué)院科技推廣工作，通過(guò)串聯(lián)專(zhuān)家、基地、推廣成果、實(shí)用技術(shù)等信息，實(shí)現(xiàn)科技成果推介，專(zhuān)家基地對(duì)接、重點(diǎn)幫扶、推廣項(xiàng)目管理，提升院農(nóng)業(yè)科技推廣與服務(wù)水平。

2.1.7? ?基建管理系統(tǒng)

為了滿(mǎn)足基建規(guī)劃處對(duì)農(nóng)科院基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃建設(shè)管理工作需求，基建管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了院內(nèi)各類(lèi)重點(diǎn)基建項(xiàng)目報(bào)建、審批及辦理。

2.1.8? ?行政管理系統(tǒng)

以構(gòu)建科學(xué)院行政資產(chǎn)臺(tái)賬為目的，行政管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了院內(nèi)房屋及土地等資產(chǎn)信息管理。

2.1.9? ?綜合服務(wù)系統(tǒng)

綜合服務(wù)系統(tǒng)面向科學(xué)院后勤工作管理需求，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效管理與方便廣大職工業(yè)務(wù)辦理為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)全院行政后勤工作的信息化管理與服務(wù)。

2.2? ?移動(dòng)辦公平臺(tái)

隨著技術(shù)更新的步伐不斷加快，移動(dòng)辦公是大勢(shì)所驅(qū)，未來(lái)愿景是把辦公“揣”兜里。農(nóng)林科學(xué)院協(xié)同辦公平臺(tái)化逐漸向移動(dòng)化延伸，建立了科學(xué)院企業(yè)號(hào)，提升了辦公的便捷性與工作響應(yīng)的及時(shí)性。協(xié)同辦公平臺(tái)中，流程審批等基礎(chǔ)功能全部實(shí)現(xiàn)移動(dòng)化辦公;建立了院公眾號(hào)，構(gòu)建科學(xué)院對(duì)外消息發(fā)布渠道，成為宣傳的重要窗口，同時(shí)服務(wù)黨建、人事招聘、科技創(chuàng)新、老干部活動(dòng)等宣傳工作。

2.3? ?協(xié)同辦公系統(tǒng)的特點(diǎn)

2.3.1? ?協(xié)同性

農(nóng)林科學(xué)院協(xié)同辦公平臺(tái)的啟用，消除了系統(tǒng)間壁壘、打破了信息資源部門(mén)的割據(jù)現(xiàn)象，構(gòu)建了全院的數(shù)據(jù)資源池，建立了協(xié)同體系，成功實(shí)現(xiàn)了3個(gè)層面的協(xié)同。①組織協(xié)同：構(gòu)建了科學(xué)院所兩級(jí)統(tǒng)一的組織架構(gòu)體系和功能權(quán)限體系，實(shí)現(xiàn)全院一盤(pán)棋，領(lǐng)導(dǎo)以及職工在平臺(tái)上都有明確的工作權(quán)限。②工作協(xié)同：利用工作流技術(shù)構(gòu)建電子流程審批協(xié)同體系，實(shí)現(xiàn)院所兩級(jí)逐級(jí)審批，為以后全面實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公打下基礎(chǔ)。③業(yè)務(wù)協(xié)同：實(shí)現(xiàn)跨業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)共享協(xié)同體系，在保證縱向業(yè)務(wù)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)橫向的數(shù)據(jù)產(chǎn)出、數(shù)據(jù)共享能力。

2.3.2? ?便利性

①統(tǒng)一登錄，全網(wǎng)通：實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)一入口、身份全網(wǎng)通。②固定工作一鍵完成：為科研、人事、計(jì)財(cái)?shù)瓤剖叶ㄖ崎_(kāi)發(fā)了常用報(bào)表一鍵生成功能，實(shí)現(xiàn)跨室數(shù)據(jù)的按需調(diào)入，讓原本復(fù)雜煩瑣的工作變得簡(jiǎn)單、隨時(shí)、高效、精準(zhǔn)，極大提高了工作效率。

2.3.3? ?實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)融合

平臺(tái)采用數(shù)據(jù)構(gòu)建與業(yè)務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建相分離的設(shè)計(jì)模式，健全數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，從根本上保證各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通性，建立全院統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源池。隨著各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的上線運(yùn)行與數(shù)據(jù)的不斷完善，平臺(tái)將從人事、科研、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等方面對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘和系統(tǒng)分析，為科學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

2.3.4? ?個(gè)性化服務(wù)

隨著系統(tǒng)的深入推廣與廣泛應(yīng)用，平臺(tái)可以根據(jù)不同用戶(hù)的需求提供個(gè)性化服務(wù)，定制個(gè)性化界面。例如，面向科學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供業(yè)務(wù)審批、日程安排、綜合查詢(xún)分析功能及界面;面向處室及所（中心）提供業(yè)務(wù)管理、計(jì)劃監(jiān)督等方面功能及個(gè)性化界面。

3? ?提升信息化辦公水平的障礙

3.1? ?建設(shè)理念有待轉(zhuǎn)變

農(nóng)林科學(xué)院高度重視辦公自動(dòng)化建設(shè)，不僅投入了大量的人力、財(cái)力，還采購(gòu)了先進(jìn)的硬件設(shè)備，配備專(zhuān)業(yè)的機(jī)房設(shè)施，自主開(kāi)發(fā)了多個(gè)信息系統(tǒng)，但大部分領(lǐng)導(dǎo)和科研人員傳統(tǒng)的辦公觀念仍根深蒂固，將信息化辦公手段僅當(dāng)作一種輔助工具，總體上對(duì)科學(xué)院辦公自動(dòng)化建設(shè)的全面革新、深刻調(diào)整、豐富內(nèi)涵和重大意義認(rèn)識(shí)不充分。大部分職工更習(xí)慣于書(shū)面辦公，無(wú)紙化辦公需要借助平臺(tái)的深度推廣應(yīng)用實(shí)現(xiàn)。此外，科學(xué)院還要完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，打破實(shí)際辦公和平臺(tái)化辦公的障礙，提升平臺(tái)與實(shí)際業(yè)務(wù)的貼合度。

3.2? ?平臺(tái)整體協(xié)調(diào)推進(jìn)不足

辦公自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)浩大的協(xié)同工程，涉及全院各項(xiàng)工作的方方面面。在統(tǒng)籌層面，科學(xué)院成立了辦公自動(dòng)化領(lǐng)導(dǎo)小組，具體分布在院辦公室、科研處、人事處、行政處等多個(gè)職能部門(mén)，沒(méi)有形成高度統(tǒng)一的協(xié)作意識(shí)，導(dǎo)致各業(yè)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立建設(shè)，前瞻性不夠、集成度不強(qiáng)、整體性不足等，無(wú)法形成建設(shè)合力;導(dǎo)致資源浪費(fèi)，任務(wù)交叉，形成信息孤島，不符合當(dāng)前整合共享的要求。而開(kāi)發(fā)人員缺乏對(duì)業(yè)務(wù)需求的準(zhǔn)確把握及對(duì)系統(tǒng)功能的充分認(rèn)識(shí)，已建系統(tǒng)存在很大程度的功能重復(fù)、資源堆疊問(wèn)題。

3.3? ?更新迭代不夠充分

農(nóng)林科學(xué)院先后開(kāi)發(fā)了包括協(xié)同辦公、科研管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、后勤管理等系統(tǒng)，有效提升了科研管理的效率。但隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，信息技術(shù)的更新迭代不夠及時(shí)，有些早期開(kāi)發(fā)的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享應(yīng)用，應(yīng)用較早的系統(tǒng)因無(wú)法集成到平臺(tái)中反而束縛了平臺(tái)功能的延伸。特別是隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)逐漸成熟和普遍應(yīng)用的當(dāng)今，無(wú)法引入這些新技術(shù)，將無(wú)法真正發(fā)揮這些技術(shù)的信息共享、高效協(xié)同等優(yōu)勢(shì)。

3.4? ?高效規(guī)范的機(jī)制尚未完成

規(guī)范的管理機(jī)制是辦公自動(dòng)化建設(shè)的核心，在組織有序、管理有效的基礎(chǔ)上，采用日益成熟的信息技術(shù)手段，能發(fā)揮事半功倍的成效。目前，農(nóng)林科學(xué)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)多由各部門(mén)獨(dú)立建設(shè)維護(hù)，缺乏強(qiáng)有力的協(xié)作機(jī)制與運(yùn)維保障，導(dǎo)致科學(xué)院權(quán)責(zé)不明、效率低下、管理松散、成效甚微。

4? ?提升信息化辦公水平的對(duì)策

4.1? ?樹(shù)立系統(tǒng)思維，轉(zhuǎn)變建設(shè)理念

一是建立信息化平臺(tái)，以標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)共享、協(xié)作分工為抓手，整體配置項(xiàng)目人員和進(jìn)度;二是從科研院所治理角度為切入點(diǎn)，將辦公自動(dòng)化、信息化建設(shè)水平提升到現(xiàn)代院所管理制度規(guī)定的高度，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)院治理體系和治理能力現(xiàn)代化的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)整體效能的最大化;三是樹(shù)立系統(tǒng)思維，增強(qiáng)科研人員的服務(wù)意識(shí)。

4.2? ?統(tǒng)籌規(guī)劃，做好系統(tǒng)整合和資源共享工作

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)既需要頂層設(shè)計(jì)，更需要不斷積累經(jīng)驗(yàn)的復(fù)雜的系統(tǒng)工程。要做好信息資源、數(shù)字化資源及檔案紙質(zhì)資源的整合工作，就要對(duì)全部的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化資源進(jìn)行分類(lèi)，按需建檔和存儲(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)，將符合共享標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)資源接入平臺(tái)，備份需要更新?lián)Q代的系統(tǒng)資源，重新設(shè)計(jì)并統(tǒng)一加入平臺(tái)。同時(shí)，做好身份認(rèn)證系統(tǒng)建設(shè)與平臺(tái)管理維護(hù)工作，通過(guò)單點(diǎn)登錄與統(tǒng)一管理的方式保證使用者的便捷程度，提升管理的便捷性和高效性。打破業(yè)務(wù)流程局限、資源孤島障礙，避免權(quán)限管理混亂，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化向集成有序轉(zhuǎn)變，將提升“一站式”服務(wù)能力作為平臺(tái)建設(shè)的核心目標(biāo)。

4.3? ?加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，整體推進(jìn)平臺(tái)建設(shè)工作

通過(guò)組建以院領(lǐng)導(dǎo)為首的信息化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組的形式，抽調(diào)各業(yè)務(wù)部門(mén)精干人員，使他們熟悉系統(tǒng)工程相關(guān)知識(shí)，全程跟蹤系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、運(yùn)維、管理和維護(hù)等過(guò)程。充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)小組的督導(dǎo)作用，協(xié)調(diào)各相關(guān)責(zé)任部門(mén)建立有效的工作保障機(jī)制，細(xì)化各項(xiàng)指標(biāo)，保障項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)程，狠抓任務(wù)落實(shí)，確保項(xiàng)目順利實(shí)施。

4.4? ?加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

通過(guò)項(xiàng)目實(shí)施、技術(shù)引進(jìn)、協(xié)同開(kāi)發(fā)等方式，有針對(duì)性地培養(yǎng)和引進(jìn)信息化人才，提升現(xiàn)有信息化人才隊(duì)伍的工作能力;加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，提升信息化人員自主學(xué)習(xí)能力與解決問(wèn)題能力;進(jìn)一步完善人才激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)科研院所信息化人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。

注：李昀，通訊作者

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