交通運輸行業內電子檔案管理中的問題及應對策略分析

關勇

摘要：交通運輸行業內電子檔案是交通運輸管理過程中所形成的各類有價值的資料的舍集，具體表現為文字、圖像、視頻等形式，強化交通運輸行業內電子檔案管理，有利于交通運輸保護及利用的優化，意義重大。現階段，在交通運輸行業內電子檔案管理工作中，存在重視程度不足、管理人員素質偏低、管理手段落后等問題。

關鍵詞：交通運輸行業內電子檔案管理;工作現狀;應對策略

交通運輸行業內電子檔案管理工作也應該作出相應的轉變。交通運輸行業內電子檔案的信息化管理有利于增強交通運輸行業內電子檔案管理工作水平，有利于實現交通運輸信息的全面采集，有利于全面地統計分析，能夠為交通運輸行業管理資源的合理配置與利用，提供參考依據。這對于社會的可持續發展有著積極意義。

1.交通運輸行業內電子檔案管理工作中的問題

1.1個別領導對交通運輸行業內電子檔案的管理重視程度不夠

交通運輸行業內電子檔案管理在交通運輸管理中的信息指導作用是不可忽略的，但是，相關部門領導層沒有正確認識到其價值，對于交通運輸行業內電子檔案管理的重視層度不夠，繼而導致工作人員缺乏歸檔意識。交通運輸行業內電子檔案是日積月累形成的，但是大部分員工在按既定程序完成工作后，缺乏將相關資料歸檔整理的習慣，久而久之，交通運輸行業內電子檔案管理流于形式化，內容不齊全，數據不真實，失去借鑒意義。在這種情況下，交通運輸行業內電子檔案管理工作無以為繼，在檔案整理、排序、搜索等方面做得不到位，繼而導致檔案利用率低下。

1.2交通運輸行業內電子檔案管理人員素質有待增強

時代在發展，檔案管理理念也在不斷更新，隨著文件、資料的不斷累積，檔案管理工作量會越來越大，如果采用傳統的人工管理方式，工作效率低下，且對于檔案信息的利用率也比較低，所以，應該創新檔案管理手段，引人數字化技術、數據庫技術等，實現高效化、信息化檔案管理。但是，這一過程會受到管理人員業務素質的限制，由于交通運輸行業內電子檔案管理人員多為辦公室工作人員兼職，或者說檔案工作前沒有接受過系統的培訓，對于檔案工作的業務知識、工作流程不熟悉，部分人員對于《檔案法》及相關方面檔案管理規定并不熟悉，保密意識不強，綜合業務素質有待提高。

1.3交通運輸行業內電子檔案管理手段落后

由于經費有限，管理理念陳舊，相關部門并沒有正確認識到檔案信息化建設的重要性，未意識到檔案管理對于先進信息技術手段的需求，管理技術手段落后，硬件、軟件設施配置不足，檔案信息化建設受到制約，影響到交通運輸行業內電子檔案管理規范化目標的實現。同時，地籍檔案管理相關法律法規應用普遍性不強，往往停留于具體某一項地籍檔案管理環節。受當前我國地籍檔案管理法律法規缺少全面性及綜合性的影響，無法于交通運輸行業管理中重視法律法規的地位，嚴重影響地籍檔案管理的效率，難以充分發揮地籍檔案管理的作用。

2.交通運輸行業內電子檔案管理優化策略

2.1建立健全交通運輸行業內電子檔案管理制度

在新形勢下，交通運輸管理部門應該增強對于檔案管理的重視度，加大資金投入，構建數字化交通運輸行業內電子檔案管理室，完善人力資源配置，完善現代化檔案管理設施配置。同時，健全交通運輸行業內電子檔案管理制度，以《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等現行規章制度為依據，結合交通運輸行業內電子檔案管理實情，制定科學合理的管理制度，明確檔案管理工作內容、流程及標準，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標準化。

2.2建設專業的檔案管理隊伍

根據現代化交通運輸行業內電子檔案管理需求，培養專業的管理人才，學習計算機技術、數字化技術相關軟件、硬件設施的使用，突破交通運輸行業內電子檔案管理規范化過程中所遇到的人才瓶頸。而且，在新形勢下，交通運輸管理部門應該充分重視檔案管理工作，設立專門的檔案管理部門，根據工作需求合理設置崗位，引進專業的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續教育。而且，檔案管理人員自身也應該樹立終身學習意識，根據工作需求，學習檔案管理相關的計算機技術，機構在配置信息化檔案管理設施后，應該組織管理人員學習，迅速掌握相關硬件、軟件的使用流程及技術，幫助其樹立網絡安全防范意識，增強自己的責任心，保持高度警惕。

2.3推動交通運輸行業內電子檔案管理信息化建設

隨著全站儀、RS、GPS、GIS等現代化測繪技術在交通運輸管理中的應用，各項資料趨于數字化，交通運輸行業內電子檔案工作難度大大降低，實現高效化、信息化管控的目標指日可待。工作人員可以充分利用現代化測繪體系中的數據庫，建立共享數據平臺，實現信息的異地共享，使用者登陸平臺后，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，大大增強工作效率。為了完善交通運輸行業內電子檔案管理網絡平臺，相關部門應加大資金投入，選擇合適的信息化模式，引進相關技術及設備，包括計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調、消防設施等，加強平臺維護與管理，增強檔案利用率。

3.結語

交通運輸管理部門在日常工作中，會產生大量數據、圖像、視頻等資料，將這些資料采集、存儲起來，進行整理、分類、分析、利用，就是交通運輸行業內電子檔案管理工作的主要內。強化交通運輸行業內電子檔案管理，對于發揮其交通運輸保護、交通運輸行業管理資源配置優化中的價值有著積極意義，不過，現階段，這項工作并沒有得到應有的重視，相關部門檔案應用意識不足，導致其信息指導作用沒有真正發揮出來。在大數據時代背景下，信息資產的利用價值日益增強，在這種情況下，相關部門應轉變工作理念，提高對于交通運輸行業內電子檔案管理工作的重視度，加大資金投入，推動交通運輸行業內電子檔案管理的信息化建設，并借此增強交通運輸管理水平。