對(duì)企業(yè)制度管理系統(tǒng)基于EBPM理念進(jìn)行改造的思考

程 倩

（中國(guó)石化國(guó)際石油勘探開(kāi)發(fā)有限公司 北京 100029）

1 制度管理體系現(xiàn)狀

1.1 離散型管理手段并不是真正的“信息化”

所謂離散型管理手段，主要還是使用office等辦公軟件，利用word、excel、visio等工具繪制流程圖及業(yè)務(wù)流程說(shuō)明文檔，并將這些文件資料保存在根據(jù)制度名字命名的文件夾中，并且該文件夾中可能還有若干子文件夾用來(lái)保存制度或流程所需流轉(zhuǎn)的表單或報(bào)表模板。在修訂制度時(shí)，重新創(chuàng)建新的文件夾、文檔說(shuō)明、流程圖、表單，并以特定格式命名。這些文件資料的作用，一是保存制度或者流程文件作為制度或流程執(zhí)行的參照標(biāo)準(zhǔn)；二是追蹤制度或流程的修訂記錄以了解管理路徑的變遷。

以上類(lèi)型的管理手段，主要還是依賴(lài)于人的能動(dòng)性，例如某個(gè)制度和流程的修訂，可能只是改動(dòng)了說(shuō)明文檔的某一個(gè)小節(jié)，但由此影響到的流程圖變動(dòng)、表單模板變動(dòng)，都需要人為手動(dòng)操作，而不同的修訂人對(duì)變動(dòng)的理解不同，可能導(dǎo)致不同的修訂結(jié)果，并且在審批過(guò)程中還會(huì)發(fā)生重復(fù)審核那些沒(méi)有修改的部分，浪費(fèi)時(shí)間和精力。

1.2 業(yè)務(wù)流程“自說(shuō)自話(huà)”如何提高工作效率

面對(duì)眾多的業(yè)務(wù)流程，如果沒(méi)有一套統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并且強(qiáng)制執(zhí)行的描述規(guī)范，就會(huì)發(fā)生“自說(shuō)自話(huà)”的現(xiàn)象：不同的人在描述相同的流程時(shí)，或者同一批人在不同的時(shí)間點(diǎn)描述同一個(gè)制度或流程時(shí)，會(huì)因?yàn)槊枋龅牟町愋远a(chǎn)生理解上的不同，這就可能導(dǎo)致在處理業(yè)務(wù)流程的時(shí)候輸出不同的結(jié)果亦或是進(jìn)行了重復(fù)處理，不利于提高部門(mén)處理業(yè)務(wù)的工作效率。

例如在梳理統(tǒng)計(jì)管理制度的業(yè)務(wù)流程中，涉及到附件報(bào)表時(shí)，從勘探部口徑收集到的“統(tǒng)計(jì)年報(bào)-勘探部分”和從計(jì)劃部角度收集到的“油氣勘探項(xiàng)目年報(bào)附表”其實(shí)是一張表格。類(lèi)似的例子在現(xiàn)行的制度或這流程執(zhí)行過(guò)程中常有所見(jiàn)。

1.3 管理要素缺乏關(guān)聯(lián)性只會(huì)帶來(lái)冗余和低效

在大型國(guó)際油公司內(nèi)部，企業(yè)管理的業(yè)務(wù)流程多如繁星。而各職能部門(mén)也大多圍繞本部門(mén)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行處理，較少去關(guān)心與其他職能部門(mén)的交叉，又或者只有在需求被提出時(shí)才會(huì)就事論事去處理與本部門(mén)相關(guān)的其他部門(mén)業(yè)務(wù)流程。這樣以來(lái)，就無(wú)形中為公司的協(xié)同辦公制造了障礙，例如企業(yè)進(jìn)行了組織機(jī)構(gòu)調(diào)整，改變了若干部門(mén)名稱(chēng)，那么現(xiàn)行制度或流程中涉及的相關(guān)部門(mén)名稱(chēng)就需要一并修改，按照傳統(tǒng)的管理手段，需要人為對(duì)所有涉及修改的部門(mén)制度或流程進(jìn)行修訂并審批后發(fā)布成管理文檔，且不說(shuō)需要投入大量人力找出所有修改點(diǎn)并進(jìn)行更改的難度多大，但就審批發(fā)布的線(xiàn)上流程走下來(lái)，就能損耗不少時(shí)間。這種打補(bǔ)丁的方式積累久了，就會(huì)產(chǎn)生若要了解部門(mén)的整體流程必須閱讀一本制度結(jié)合一本補(bǔ)丁集。

以上類(lèi)型的問(wèn)題只是滄海一粟，管理要素之間的關(guān)聯(lián)性在需要展示一套企業(yè)整體管理流程閉環(huán)的時(shí)候能起到事半功倍的作用，但如果通過(guò)投入大量人力來(lái)進(jìn)行這項(xiàng)工作，就無(wú)法保證精度和速度，而且以什么標(biāo)準(zhǔn)來(lái)搜集管理要素及形成管理閉環(huán)，需要若干資深業(yè)務(wù)專(zhuān)家來(lái)則會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，也違背了降本增效的初衷。

2 EBPM方法論在制度管理中的應(yīng)用

2.1 要素式管理的重要性

在EBPM方法論中，管理要素是流程管理的關(guān)鍵點(diǎn)。管理要素，可以理解為是管理的元數(shù)據(jù)，一個(gè)智能化精細(xì)化的管理體系，是要各種管理要素相互作用而形成的有機(jī)整合體。而業(yè)務(wù)流程就是將各類(lèi)管理要素進(jìn)行關(guān)聯(lián)的載體，就好比一個(gè)的句子可能由主語(yǔ)、謂語(yǔ)、賓語(yǔ)、狀語(yǔ)等組成，而每一部分都對(duì)句子的邏輯表達(dá)產(chǎn)生獨(dú)立的影響。不同的管理要素組合、以及管理要素之間邏輯關(guān)系的合理性，都會(huì)影響管理體系的運(yùn)行效果和運(yùn)行成本。那么為了達(dá)成特定環(huán)境下的企業(yè)管理目標(biāo)，就要對(duì)管理要素進(jìn)行合理關(guān)聯(lián)，以求最佳效果。

在本文中，國(guó)內(nèi)大型油企在企業(yè)管理方面，已經(jīng)有多年的信息化體系迭代，例如協(xié)同辦公系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、制度管理系統(tǒng)等信息化平臺(tái)也已穩(wěn)定運(yùn)行多年。如何在已成型的龐大制度體系中，作出符合當(dāng)下企業(yè)需求、順應(yīng)社會(huì)技術(shù)改革變遷、管理人員能順利過(guò)渡思維慣性、制度執(zhí)行人員能明確流程動(dòng)作的系統(tǒng)變化，是一項(xiàng)重要的挑戰(zhàn)。

2.2 利用信息系統(tǒng)自動(dòng)生成管理模型

實(shí)踐EBPM理論的工具平臺(tái)是一套基于管理要素進(jìn)行企業(yè)業(yè)務(wù)流程和管理體系設(shè)計(jì)、執(zhí)行、治理和優(yōu)化分析的信息化平臺(tái)。從制度管理者操作習(xí)慣變更角度，這一套平臺(tái)將流程管理的思維方式貫徹始終，是一套全生命周期的信息化管理平臺(tái)。不同于office辦公軟件這一類(lèi)輔助性工具，EBPM依靠使用者自發(fā)邏輯來(lái)對(duì)管理文檔進(jìn)行編輯、存儲(chǔ)；EBPM方法論的實(shí)踐也必須依靠信息化手段才能落地產(chǎn)生實(shí)效。

3 企業(yè)制度管理系統(tǒng)的改進(jìn)思路

3.1 企業(yè)制度系統(tǒng)介紹

本文介紹的企業(yè)制度管理系統(tǒng)基本符合流程管理的全生命周期管理模式。如本系統(tǒng)在首頁(yè)即展示了整個(gè)系統(tǒng)所涵蓋的制度管理內(nèi)容功能模塊，具體如下圖1所示：

圖1：制度管理系統(tǒng)功能模塊示意圖

這一套完整的功能模塊包含了現(xiàn)行企業(yè)制度建設(shè)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的每一個(gè)具體操作環(huán)節(jié)，從流程管理的角度滿(mǎn)足PDCA環(huán)。從制度立項(xiàng)、起草、預(yù)審、會(huì)簽、制度簽發(fā)、宣貫、制度承接以及后評(píng)估環(huán)節(jié)，都有具體可操作的界面。從科學(xué)原則和痕跡原則來(lái)說(shuō)，基本能夠滿(mǎn)足要求。

這一套制度管理系統(tǒng)在企業(yè)當(dāng)前正常經(jīng)營(yíng)狀態(tài)下也能穩(wěn)定運(yùn)行，然而，在實(shí)際應(yīng)用中卻發(fā)現(xiàn)，整套系統(tǒng)真正被充分利用的只有制度數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢(xún)和下載，而核心模塊制度起草卻難以應(yīng)用在真實(shí)辦公場(chǎng)景下。

那么究竟是哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題呢？在本文所介紹的制度管理系統(tǒng)中，上傳一個(gè)清除了附加格式的word版制度文檔，系統(tǒng)將按照標(biāo)準(zhǔn)格式在線(xiàn)生成條款化制度內(nèi)容，以便于修訂并留痕。但是傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部存在的老問(wèn)題：流程繁瑣、邏輯不清、關(guān)聯(lián)模糊，使得制度內(nèi)容無(wú)法有效條款化，也就無(wú)法發(fā)揮信息化平臺(tái)的高效，也體現(xiàn)不出流程管理的清晰可操作，失敗案例如下圖2示：

圖2：制度條款化失敗案例示意圖

3.2 平臺(tái)集成的改進(jìn)思路

找到切入點(diǎn)，讓承載了大量現(xiàn)行及歷史制度數(shù)據(jù)庫(kù)的企業(yè)制度管理系統(tǒng)與EBPM平臺(tái)有結(jié)合點(diǎn)，從而充分利用現(xiàn)有平臺(tái)優(yōu)勢(shì)又能讓管理要素下沉到制度體系內(nèi)，這是本文要討論的核心。從制度管理系統(tǒng)的核心功能模塊來(lái)看，如下圖3所示：

圖3：制度管理系統(tǒng)核心功能模塊示意圖

在立項(xiàng)模塊之后，制度上傳之前，集成嵌入EBPM流程引擎，無(wú)論是現(xiàn)行制度文本還是新起草的制度文本，都要根據(jù)下一步流程引擎輸入規(guī)則來(lái)進(jìn)行梳理，生成基于管理要素的制度文本；再輸入EBPM引擎根據(jù)一定的算法生成流程條款后，錄入制度管理系統(tǒng)的條款化模塊，成為可以進(jìn)入審批流程的正式文本。具體的系統(tǒng)集成邏輯圖如下圖4所示：

圖4：制度管理系統(tǒng)模塊集成EBPM流程引擎邏輯圖

在實(shí)現(xiàn)了關(guān)鍵的制度流程條款化功能之后，如果想要自動(dòng)生成和發(fā)布管理文檔、崗位手冊(cè)等，也更容易實(shí)現(xiàn)了。至于擴(kuò)展性的功能例如自動(dòng)抽取管理要素并進(jìn)行精準(zhǔn)催辦，催辦的對(duì)象可細(xì)化到用戶(hù)和崗位，也可以基于部門(mén)、組別等組織機(jī)構(gòu)單元，也可以加載到EBPM引擎后面。

4 結(jié)論

企業(yè)流程管理是一項(xiàng)復(fù)雜而繁瑣的工作，能夠借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)管理要素進(jìn)行精細(xì)化識(shí)別和利用，能夠顯著提高生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中流程執(zhí)行的效率，同時(shí)降低管理成本，節(jié)約人力物力，滿(mǎn)足企業(yè)降本增效的需求。但是，管理不是機(jī)械式的，每一個(gè)人類(lèi)個(gè)體都有自己獨(dú)立的“模糊識(shí)別和理解”能力，即使再好的管理模型，再先進(jìn)的信息系統(tǒng)，最后落實(shí)到企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的真實(shí)場(chǎng)景下，還是人的能動(dòng)性在推動(dòng)事件的發(fā)展，如何平衡人的能動(dòng)性與精細(xì)化管理的執(zhí)行效率，這也是企業(yè)流程管理科學(xué)性和藝術(shù)性如何平衡的難點(diǎn)，值得我們?cè)趯?shí)踐中不斷探索和改進(jìn)。