從受捐業(yè)務(wù)看公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)

任風(fēng)梅

一、研究背景和意義

《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》自2014年實施以來，為事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)工作提供了明確的政策指引和規(guī)范，但由于某些醫(yī)院對內(nèi)控建設(shè)認識不足，導(dǎo)致內(nèi)部控制理論框架在醫(yī)院管理中落實不完善。

本文以疫情期間公立醫(yī)院接受捐贈為出發(fā)點，通過對捐贈活動的風(fēng)險點進行分析和評估，探討以風(fēng)險為導(dǎo)向、將內(nèi)部控制理論應(yīng)用于公立醫(yī)院管理實踐的方式，旨在規(guī)范公立醫(yī)院捐贈工作，落實內(nèi)部控制，建設(shè)健全內(nèi)部控制管理體系。

二、捐贈活動風(fēng)險分析

風(fēng)險評估是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建立的主要步驟。首先，我們按照事前、事中、事后的邏輯，對接受捐贈業(yè)務(wù)進行一個全面的風(fēng)險點梳理和評估。

（一）募捐準備期（事前）

1.募捐主體和受捐物資范圍不合規(guī)。部分主體既不具備法定募捐資格又無國家、省、市等臨時重大決策文件作為募捐依據(jù)，存在募捐主體違規(guī)風(fēng)險；募捐公告發(fā)布內(nèi)容不合規(guī)，未明確募捐物資范圍；對社會捐贈來者不拒、照單全收，存在募捐范圍違規(guī)風(fēng)險。

2.決策流程不合規(guī)。部分單位未按照規(guī)定履行決議流程，或無相關(guān)決議文件留存?zhèn)洳椤?/p>

3.未設(shè)置專門的組織機構(gòu)，職責(zé)混亂。部分單位受捐物資多頭收發(fā)、多部門管理，不僅給捐贈者聯(lián)系捐贈事宜帶來難度、浪費機構(gòu)人力物力重復(fù)勞動。

4.無流程管理和制度依據(jù)。沒有明確的管理流程和制度，導(dǎo)致物資管理隨意化；沒有經(jīng)過集體審議和法律部門審核的合同模板，易產(chǎn)生法律風(fēng)險；未建立相關(guān)物資臺賬，導(dǎo)致數(shù)據(jù)記錄不全、不準；未及時申領(lǐng)財政部統(tǒng)一印制的公益事業(yè)捐贈票據(jù)，導(dǎo)致不能為捐贈者及時提供有效證明。

（二）物資管理期（事中）

1.捐贈物資質(zhì)量存瑕疵。捐贈物資權(quán)屬不明，不歸捐贈人所有或權(quán)屬存在糾紛，捐贈人不能提供捐贈物資有效的三證，或物資質(zhì)量不符合醫(yī)療物資需求。

2.捐贈事宜違反公益性、無償性原則。警惕因接受捐贈產(chǎn)生的、影響后期采購業(yè)務(wù)公正性的事項，警惕借捐贈之名行變相銷售、定向采購、利益輸送之實，產(chǎn)生廉政風(fēng)險。比如接受捐贈僅可使用封閉式耗材的大型設(shè)備，且該耗材價格遠高于市場同類商品。

3.捐贈物資數(shù)量和產(chǎn)品貨不對版。捐贈物資數(shù)量和質(zhì)量未經(jīng)庫管員和質(zhì)檢人員核實辦理入庫，導(dǎo)致物資使用和發(fā)放中出現(xiàn)數(shù)量不符、長短差異。未核實捐贈物資有效期限，導(dǎo)致部分已臨近有效期限的物資過期浪費。

4.物資發(fā)放無依據(jù)，任人唯親。捐贈物資發(fā)放無固定規(guī)則，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體或內(nèi)部民主議事會議集體決策，導(dǎo)致物資發(fā)放成為相關(guān)部門和人員的一己私權(quán)，親朋厚友，厚此薄彼，缺乏公平合理性，引發(fā)貪腐風(fēng)險。

5.庫存管理不當，物資毀損。未按物資存儲要求的干濕度、酸堿度、溫度等規(guī)定存放，捐贈物資降低甚至喪失有效性；未按規(guī)定分區(qū)存放不同物資導(dǎo)致物資存放混亂，易引發(fā)安全事故；重點物資未單獨標注、存放、入賬，如高、低等級防護服混放。

6.物資未及時分配處理，物資浪費。接受捐贈物資后未及時對物資進行合理分配和使用，導(dǎo)致物資的浪費和一線物資的緊缺，易引發(fā)社會輿論危機和信任危機。

（三）公示報告期（事后）

未及時公開接受捐贈和使用信息。《衛(wèi)生計生單位接收公益事業(yè)捐贈管理辦法》中規(guī)定，受贈單位應(yīng)當建立健全受贈信息公開工作制度。如接受捐贈物資信息、受贈物品使用信息等，以提高受贈物資使用和管理工作的透明度。未及時公示受捐情況屬違規(guī)操作，易引發(fā)社會質(zhì)疑、監(jiān)管機構(gòu)督導(dǎo)和處罰。

三、內(nèi)控理論框架下的捐贈業(yè)務(wù)規(guī)范

根據(jù)COSO（美國反虛假財務(wù)報告委員會下屬的發(fā)起人委員會）內(nèi)部控制有效性評價框架，完善的內(nèi)部控制包括內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督五大要素。針對以上風(fēng)險評估結(jié)果，受贈業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制體系建設(shè)還需從以下幾方面入手：

（一）內(nèi)部環(huán)境建設(shè)

首先，明確組織架構(gòu)。除指定專門負責(zé)捐贈事宜的管理層（一般為副院長），醫(yī)院還需設(shè)立專門的捐贈管理部門，同時組建由捐贈管理部門牽頭，財務(wù)、質(zhì)檢、倉儲、審計等多個部門參與的捐贈管理小組。

其次，建立清晰的議事規(guī)則和決策流程。按照院長辦公會、分管副院長、捐贈管理小組辦公會、捐贈管理部門主任等不同職責(zé)確定不同審批權(quán)限和辦事流程。

再次，落實參與各主體責(zé)任。捐贈管理小組負責(zé)對外聯(lián)絡(luò)捐贈事宜和接收捐贈物資，質(zhì)檢負責(zé)物資品質(zhì)檢驗，倉儲進行物資分類管理，財務(wù)進行賬務(wù)處理，審計全流程監(jiān)督管理。

最后，健全捐贈管理辦法和流程建設(shè)。用制度規(guī)范捐贈議事流程、捐贈管理、物資使用規(guī)則，將“管理制度化、制度流程化、流程標準化、標準責(zé)任化”。

（二）業(yè)務(wù)層面控制活動

1.合同管理

規(guī)范統(tǒng)一的合同模板，不僅可以規(guī)避法律糾紛、合同糾紛，同時能提高工作效率。接受捐贈前需準備一套經(jīng)法律、財務(wù)等部門審核的合同或者感謝信模板。捐贈合同中需明確“自愿捐贈”“捐贈物資有效期內(nèi)（最好超過6個月）”“質(zhì)量符合相關(guān)產(chǎn)品標準”“擁有物資完全的處分權(quán)”等字樣。也可同時準備形式簡便一式兩份的感謝信，信中載明捐贈方、捐贈物資以及相應(yīng)數(shù)量等要素即可。

2.物資管理

驗收入庫。安排專業(yè)的驗收小組負責(zé)捐贈物資的驗收入庫。驗收小組除核實每一單捐贈物資數(shù)量外，需再次核驗產(chǎn)品合格證和有效期、收取產(chǎn)品說明書、生產(chǎn)企業(yè)資質(zhì)及注冊備案等相關(guān)資料，并安排專人（設(shè)備、院感）對物資品質(zhì)進行評估，確保符合臨床使用標準和要求。

庫存管理。捐贈物資納入單位庫存統(tǒng)一管理。單獨建立捐贈物資管理臺賬，出入庫均應(yīng)按照物資最小計量單位分別做好物資收發(fā)存登記，重要物資單獨分類登記，重點管理。有庫存管理系統(tǒng)的錄入系統(tǒng)進行系統(tǒng)管理，跟隨實物打印出、入庫單，領(lǐng)用人、入庫人簽字。

分配出庫。醫(yī)院需結(jié)合實際情況劃分物資保障對象優(yōu)先級別，如本次疫情中按與新冠肺炎患者接觸程度，將臨床一線抗疫人員列為首要保障對象，其他臨床醫(yī)生次之。按照分層級、保重點的分配原則將捐贈物資及時分發(fā)使用。按規(guī)定嚴格出庫手續(xù)。

3.細化賬務(wù)處理

捐贈物資納入受贈方資產(chǎn)統(tǒng)一管理。庫管員需定期將捐贈物資資料交予財務(wù)，財務(wù)根據(jù)出入庫單估價入賬、核算。根據(jù)政府會計準則對公允價值的規(guī)定，捐贈物資按照以下順序確定價格：按照捐贈方提供的有關(guān)憑據(jù)注明的金額加上相關(guān)稅費運輸費等確定；沒有相關(guān)憑據(jù)可供取得，但按規(guī)定經(jīng)過資產(chǎn)評估的，其成本按照評估價值加上相關(guān)稅費運輸費等確定；沒有相關(guān)憑據(jù)可供取得也未經(jīng)資產(chǎn)評估的，其成本比照同類或類似資產(chǎn)的市場價格，加上相關(guān)稅費運輸費等確定；沒有相關(guān)憑據(jù)且未經(jīng)資產(chǎn)評估，同類或類似資產(chǎn)的市場價格也無法可靠取得的，按照名義金額入賬，相關(guān)稅費運輸費等計入當期費用。對于達到固定資產(chǎn)確認條件的，需按照固定資產(chǎn)的相關(guān)規(guī)定進行處理。

（三）信息與溝通

1.舉報和投訴制度

建立舉報投訴管理制度和舉報人保護制度，明確投訴處理程序、辦理時限和辦結(jié)要求，并做好制度的宣傳和落實。

2.定期溝通制度

建立健全容錯改錯機制，通過周會等定期總結(jié)，對捐贈物資過程中出現(xiàn)的漏洞問題進行有針對性的修正和完善。

3.公示制度

按規(guī)定在受捐單位門戶網(wǎng)站及時公示，公開捐贈物資的來源、數(shù)量、去向等信息，并在會計報表附注中對捐贈情況進行會計披露。

（四）內(nèi)部監(jiān)督

1.多部門聯(lián)合監(jiān)管

強化財務(wù)、內(nèi)審、紀檢等部門的監(jiān)管合力，完善內(nèi)控制度、充分發(fā)揮內(nèi)審作用，落實各項政策規(guī)定，使用等管理全過程的監(jiān)督檢查，建立責(zé)任追究制度，出現(xiàn)問題，嚴肅問責(zé)。

2.定期盤點，分類分區(qū)擺放

捐贈物資管理小組需定期對物資進行盤點和抽查，協(xié)助倉庫管理人員加強捐贈物資管理。物資出庫入庫由專人管理，入庫清點，出庫清點，定期盤庫存，特殊重點物資輔助賬可按品牌出入庫。

3.穿行測試

紀檢、內(nèi)審作為醫(yī)院運營過程中的監(jiān)督管理部門，需定期對捐贈物資管理過程進行穿行測試，對管理中的問題及時提出修正意見。

內(nèi)部控制是一個動態(tài)過程，嵌于單位經(jīng)營發(fā)展的整個過程之中。各公立醫(yī)院應(yīng)形成以風(fēng)險為導(dǎo)向、以內(nèi)控體系框架為引領(lǐng)的管理思路，建立完善的內(nèi)部控制體系建設(shè)，以實現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院管理水平的提升。

（本文作者單位：深圳市第二人民醫(yī)院）