信息時代下的圖書檔案管理深析

韓麗 劉祎婧

摘要：21世紀是互聯網技術高速發展的大數據信息時代，人類逐步踏入信息領域的同時，以往傳統的圖書數據管理模式已經不符合現代化社會發展的需求。本文通過分析現如今圖書檔案管理常見的問題，闡釋為了適應當前時代的發展必須研究新的現代化圖書數據管理模式的必要性及改進措施，保證圖書合理向前發展。

關鍵詞? 圖書檔案管理 信息時代 問題 改進措施

一 圖書檔案管理綜述

（一）定義

圖書檔案管理就是用一定的方式方法來管理圖書檔案，以使得圖書的管理更科學，比如有圖書館使用萬能檔案軟件來管理檔案，這就是圖書檔案的管理。

（二）分類

圖書檔案管理工作包括服務檔案管理和管理檔案兩大類。圖書的歷史記錄和圖書管理工作計劃以及服務評估等屬于服務檔案;文獻采購和讀者檔案以及借閱檔案等屬于管理檔案。

（三）當前圖書檔案管理存在的問題

1.圖書檔案管理觀念落后

傳統的圖書檔案管理工作大部分以“廣大和全面為目標，其開放度往往較狹窄，當前我國絕大多數圖書館只面向內部員工開放。其管理層面往往只局限于對書籍的檔案管理上，而在服務效能與開放層面管理上，傳統圖書檔案管理觀念普遍處于缺失狀態。這種以廣大和全面"為目標的觀念對圖書的查找與管理非但無益，反而形成較大阻力，嚴重阻礙了服務效能的提高與圖書檔案管理工作的合理開展。

2. 職工思想認識不明確

做好圖書資料檔案管理工作，必須建立健全各項規章制度。但在實際工作中，有的領導對圖書資料檔案管理工作認識不夠，認為檔案資料是檔案館應該負責的事，把圖書采購、分類、編目、閱覽、外借等各項工作做好可以了;也有的領導認為，開展圖書資料檔案管理工作，是往自己身上套枷鎖。所以，在實際工作中敷行了事，完全忽略了檔案管理工作在社會發展和人類進步中的作用由于個別領導對檔案管理工作不重視，導致了干部群眾對圖書檔案管理工作意識的淡薄，根本沒有想到檔案資料管理對人類從事科學研究和自身發展的益處。

3.圖書資料檔案管理不規范

圖書資料檔案管理，是保證國家財產完整，促進資料流通的一種手段和方法。從當前看，各級圖書館都有一整套的管理方法和指導性文件。但在實際工作中，還存在著一定問題，有的新書購進來后，不能及時進行分類、登記。有的工作人員在書籍未登記的情況下，私自把書借出去。這足以說明，個別的圖書資料檔案管理工作距科學化、規范化要求還有所差距。

4.圖書檔案管理基礎設施建設落后

部分圖書館設備老舊且更新緩慢，不僅難以達到信息化管理要求，甚至保證紙質材料完好無損也比較困難，材料整理工作難以推進，資料散失、損壞較多。

5.管理人員素質與工作要求不匹配

大多數單位對圖書檔案管理工作的重要性認識不足，導致對于圖書管理工作投入欠缺，其中重要的一方面就是人力投入不足。

二、圖書館檔案數字化管理分析

（一）圖書館檔案資料信息化管理的主要方面

圖書館檔案信息管理工作的信息化改進，是現代圖書館管理模式的重要組成。在圖書館檔案管理信息化過程中，檔案資料將通過計算機網絡進行分析和處理，其存儲網絡與外部互聯剛相互獨立。

（二）圖書館檔案管理信息化的意義

實現圖書館檔案資料管理信息化，將有效解決傳統管理方式中存在的儲存空間問題，減少以往大量材料堆積造成的搬運、整理、查找的困難。檔案資料管理使用效率得到提高，圖書館經濟效益也將提高。檔案管理工作中，通過對計算機網絡信息資源的利用，滿足讀者對于信息資源的需要。

（三）圖書檔案信息化的優勢

1.順應時代發展要求。

2.技術先進，功能強大

3.高度靈活性，高度安全性

4.讀者自助服務，管理簡單易用

三、圖書館檔案信息化建設思路

1、提高圖書館基礎設施信息化水平

進行圖書館基礎設施的信息化、現代化改進，是圖書館檔案資料管理信息化的基礎。這里的基礎設施主要是指計算機、網絡等設施，其中包括：計算機、掃描儀、服務器、系統管理軟件等。

2、培養適應圖書館信息化管理的先進人才

圖書館檔案資料信息化管理要求管理員具備較高的專業技能，以及先進的管理觀念。因此，圖書館必須培養高素質管理人才，滿足信息化管理要求。如果管理人員不能及時提高自身素質，基礎設施將無法發揮應有的作用。信息化管理要求管理員具備的能力包括知識系統的分析以及設計，網絡優化設計與管理，以及數據管理等。

3、做好檔案資料保密工作

檔案資料保密工作十分重要，在圖書館實現信息化管理之后，該問題將面臨更多挑戰與威脅，追求高效的管理模式的同時，要更加重視保密工作的完善。因此，圖書館管應制定嚴格的保密措施，對于不同保密級別的文件，設置不同程度的開放范圍。信息化管理帶來更開放性的同時，與安全性之問的矛盾也更加突出，網絡安全間題必須得到重視。做好網絡安全，除技術手段之外，嚴格的制度保障也十分重要。

4、加大檔案設施資金投入。

要充分認識當前檔案設施的不足對檔案管理工作的影響，加大對檔案設施購置的資金投入，最大程度地滿足檔案管理工作的設備需求，以利于對檔案的保存、管理、調閱。

5、建立綜合性檔案室。

建立綜合性檔案室，改變當前檔案收集、歸檔、保管各據一方的混亂局面。各方檔案在收集整理、歸檔后，統一移交綜合檔案室管理，減少出現檔案受損。

6、發展檔案電子化。

在各行信息化飛速發展的時代，檔案電子化應該是當前檔案管理面臨的一個發展機遇，也是今后檔案管理必經的階段。檔案電子化可以提高檔案信息共享度，提高檔案信息利用率。

7、建立專業化檔案管理隊伍。

根據檔案管理工作發展的需要，建立一支專業化程度高、技術性強、業務精通的檔案管理隊伍很有必要。

8、達到圖書資料多層次的開放共享

信息化管理圖書資料，最終是為了共享信息資源，使圖書資料為我們平常生活提供良好的服務。圖書資料的開放共享涵蓋了兩個方面的內容：一個方面，讓外部信息得以共享，在互聯網協助下，讓單位外部人員可以訪問單位圖書資料數據庫，也是更深層意義上的信息共享，使社會信息資源得到最大限度的利用，為達到這一方 面的信息共享，務必要具有集中化的信息化建設標準，且以信息安全手段作為支撐。另方面，在單位內部共享信息資源，在單位當中集中采用圖書資料管理軟件，讓部門部間的信息得以共享，不同部門門]在軟件查詢檢索作用下短時間由數據庫內獲得目標文件。

9、借用知識管理的先進信息技術提升檔案管理的技術水平

知識管理并不是企業管理的全部，也并不是與企業其他方面的管理相對立。實施知識管理需要強大的現代信息技術支持，比如，知識管理體系中的通訊網絡、群件技術、推拉技術多維度分析技術、數據挖掘技術等，這些技術不一定都適合檔案部門，但檔案部門肯定能從中受益。因此，借助企業實施知識管理的機會，帶動檔案工作信息化建設的升級是檔案工作實現自我發展的一條捷徑。

四 結論

當前是一個信息化時代，經濟社會飛速發展，要求我們緊隨時代節奏。圖書館搭建了傳播知識的載體，社會飛速發展，人們對知識的渴求更為高漲，社會對人才具有極大的需求，具有更多的知識咬獲得諸多權益，這使得圖書檔案管理面臨著嚴峻的壓力。信息時代的圖書檔案管理應當建立起多功能和高度開放與自動化的管理系統，從而實現圖書檔案管理的高兼容度，提高管理人員的工作效率與質量。

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