財務共享模式下的費用報銷優化策略

曾婷婷

摘 要：在財務共享模式下，費用報銷工作有了新的應用功能，即拓展財務共享服務中的應用與實踐。當前，在國家大力推行大數據、營改增、移動網絡和電子發票等政策的背景下，提升費用報銷工作質量、優化工作流程已經成為企業發展中的重點與難點。基于此，從財務共享模式視角出發，通過分析其中的優勢與弊端來架構費用控制系統框架，以此為基礎提出建議與意見，以期為企業優化自身財務管理水平、強化費用管控質量帶來新的思路。

關鍵詞：財務共享模式? 費用報銷? 報銷流程

根據財政部最新的《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》，財務共享理念不斷拓展，并對于優化會計職能、健全財務共享服務中心提出了新的要求。隨著我國信息技術的不斷創新與升級，人工智能、大數據與云計算發展迅猛，為財務共享模式發展奠定了良好的基礎支持。在企業財務管理工作中，因為費用報銷業務自身工作量較大、整體的核算占比內容較多，審批流程耗時耗力且愈發復雜，為此，只有不斷提升財務報銷工作質量，才能更好地提升企業財務管理質量，并為企業發展奠定良好的基礎。

一、財務共享模式的概述

不斷創新與升級財務管理工作，最大程度地去發掘實用性較強的管理工具是財務共享服務的主要內涵。隨著企業業務流程的不斷優化升級，如何高效提升自身財務管理質量逐漸成為當前企業發展的重心與主要關注點。在財務共享模式下，企業內部財務數據優化升級明顯，為企業管理者全面提升自身的決策能力奠定了良好的基礎。作為資金流動的主要環節之一，財務報銷流程對于全面優化業務流程、提升管理質量與管理效率具有極強的推動作用。在財務貢獻模式下，財務報銷工作的流程逐漸趨于完整，不僅能夠最大程度提升財務控制質量，而且能夠行之有效的降低成本，更好的保障財務報銷工作的嚴謹性與可靠性。其中，作為財務共享服務模式的創新內容之一，自動化費用報銷自身具有極強的實踐性與實用性，并能夠不斷提升企業內部報銷速度、優化管控力度，為更好、更優的提升企業核心競爭力奠定良好的基礎。

二、共享模式下費用報銷流程現狀

《辭海》中關于費用報銷的解釋是，企業員工將實際費用支出和收入等信息以發票形式轉接財務部門，上級領導部門核實完畢之后對于員工費用進行報銷的行為統稱為費用報銷。在實際的費用報銷過程中，差旅費、開辦費、廣告費、設備減值、商業娛樂費、維修費、網絡通信費和技術開發費皆屬于企業生產經營中的費用報銷內容。因此，為全面提升費用報銷質量，優化企業成本控制質量和管理水平，需要不斷健全與完善報銷制度，以期達到良好的發展循環。例如，部分企業為有效提升自身的費用控制效果，將部門職權進行明確的界定與劃分，并嚴格規范了部門的權限與責任。與此同時，財務經營管理部門將自身的費用計劃進行詳細的編制，將費用計劃下發到各部門之后對其實行嚴密的監控，以期全面掌握部門間的實際費用情況。在此過程中，部門間的費用管理質量大幅提升，不僅同財務部門費用計劃相接軌，而且極大地便利了企業內部各個部門進行費用管理工作，整體的財務共享性大幅提升。與此同時，部分企業設立了專門的費用管理部門，其主要工作為控制部門費用和進行費用歸檔工作。其中，費用管理部門權責范疇較廣，在企業實際的費用報銷工作中發揮著重要的作用，下圖1為財務共享模式下費用報銷流程圖。

三、財務共享報銷流程優化原則

（一）合規合法的原則

合法合規是企業報銷制度的核心和基礎，只有符合國家法律法規要求，整體費用報銷工作才能繼續執行。與此同時，為全面提升財務共享報銷流程質量，需要企業積極貫徹國家政策，并充分結合自身發展實際來健全和完善自身的制度建設質量，從而達到良好的發展效果。

（二）有效性原則

最大程度優化企業效益是財務共享模式下費用報銷工作的又一重點，為此，只有將費用報銷工作同企業運營實際相結合，才能更好的提升企業發展質量，并逐步形成良好的發展循環。其中，有效性原則是財務系統設計工作的基本原則。

（三）可操作性原則

在企業實際的費用報銷工作中，只有報銷制度具有可操作性原則才能真正行之有效的提升工作效率，更好、更優的提升企業管理質量。為此，在頒行費用報銷制度的過程中，需要進行全面的講解與示范，切實避免員工因為理解失誤而造成費用報銷困難等問題產生。除此之外，簡化操作流程和審批流程同樣至關重要。只有不斷提升費用報銷工作的可操作性原則，才能最大程度優化財務管理質量，切實避免工作障礙產生。

四、當前財務共享報銷流程存在的問題

（一）財務信息處理方式不合理

在信息化處理技術不斷優化升級的今天，企業財務報銷工作同信息技術匹配程度較低，并且部分企業仍然使用手工填制模式進行費用報銷工作。因為信息處理方式較為滯后，使得企業財務管理工作質量無法有效提升，并且容易產生報銷混亂問題，無形之間提升了財務審計難度。與此同時，因為手工填寫效率極低，審批流程過于冗雜，需要各個部門領導進行審閱與簽字，當出現領導外出或休假情況時，整體的審批流程將會無限期延長，從而導致員工報銷難度提升和企業自身財務管理質量下降等問題產生，不利于更好的優化公司財務準確性。

（二）預算控制力度不夠

在企業進行成本計劃與預算的過程中，必須保證費用支出模塊的準確性與嚴謹性，全面提升事前控制質量。然而，因為部分企業自身的費用報銷流程繁瑣，使得整體的預算編制工作容易產生準確度較低和依據不足等問題，不利于全面優化預算控制力度。當前，大量企業在進行計劃制定和管理工作規劃時，往往多采用主觀推測，對于歷史數據的分析程度與應用程度較低。

（三）存在不實報銷或報銷不合理的現象

受報銷流程和監管力度等因素影響，不符合實際的報銷現象比比皆是。例如，部分員工會將自己私人支出假借單位名義進行費用報銷，甚至產生無中生有問題。除此之外，部分員工未使用正規發票，通過濫竽充數來進行申報。當企業審批流程不健全或者審批環節過多時，每一環節的監管工作并不能真正落到實處，無形之中助長了不規范報銷的不良風氣。

五、財務共享模式下費用報銷改進建議

（一）通過電子發票、電子憑證實現無紙化報銷

無紙化的電子發票自身具有便捷上傳和方便共享等優勢，不僅能夠有效避免紙質發票遺漏、折損和難以長期保存問題，而且可以便捷的進行流轉與共享，行之有效的減少了報銷流程中的流轉環節，切實提升工作效率。為此，企業可以和第三方物流平臺建立合作，通過直接獲取電子發票來進行自主上傳工作，從而擺脫傳統報銷模式下的打印、掃描與整合工作。

（二）建立科學有效的管理體制

在進行報銷制度體系建設的過程中，需要以企業運營實際為基礎。通過不斷拓展與優化責任保障機制，細致的劃分權責，不斷強化監管力度，逐步形成各司其責、合理合規的良好局面。

（三）遏制不實報銷

在進行審核與審閱的過程中，需要以真實的報銷憑證為基礎，對于住宿費、油費、差旅費等項目進行全面且細致的驗證，避免不實報銷問題產生。除此之外，需要強化報銷監管質量，通過多樣化的監督手段來最大程度優化企業利益，并逐步形成良好的發展模式。

六、結束語

綜上所述，在財務共享模式迅速優化升級與高速發展的今天，企業為更好地提升自身費用報銷質量，優化運營過程，需要積極引入財務共享模式。只有將自身的費用報銷工作同財務共享模式相融合，整體的財務控制質量和成本管控效果才能夠最大程度優化升級，并逐步形成良好的發展模式。在企業未來的發展中，財務共享將會成為全面提升企業管理質量的重心，并為企業健康發展與可持續發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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