科研單位檔案數字化建設與檔案管理策略研究

張玲

摘 要：為適應數字化技術的快速發展并不斷提升檔案管理效率，科研事業單位必須重點開展檔案數字化建設。基于此，本文將簡單分析科研單位檔案數字化建設要點，并深入探討科研單位檔案數字化管理策略選擇，希望研究內容能夠為相關從業人士帶來一定啟發。

關鍵詞：科研單位;檔案數字化;檔案管理

一、前言

科研單位檔案數字化管理在提高經濟效益、增強工作連貫性、提升管理水平、實現檔案共享方面均有著不俗表現，由此可初步了解科研單位檔案數字化建設和管理的必要性。但結合實際調研可以發現，數字化建設意識不高、數字化設備不完善、管理標準不規范等問題仍較為常見，這類問題的解決必須引起重視。

二、科研單位檔案數字化建設必要性

1.提高工作連貫性

科研單位檔案數字化管理是時代發展必然趨勢，同時，也是有效增強工作連貫性的重要手段。

一方面，科研單位檔案管理工作內容本就十分繁雜，需要耗費較多的時間、人力，可是，借助于數字化管理手段則能夠及時優化檔案管理一些不必要的環節，有效縮短整個工作時長，提升檔案管理工作效率。

另一方面，傳統模式下的檔案管理工作，在存檔之后進行查閱與使用也需要耗費過多的時間進行查找，加大了檔案管理人員工作量，可是數字化管理手段的有效應用，則能夠直接借助關鍵詞來查找，提升工作連貫性以及工作效率。

2.提高工作經濟效益

科研單位檔案數字化管理工作的順利實施，還能有效提升工作經濟效益。

一方面，傳統檔案管理工作需要耗費較多人力以及管理空間，所以，自然需要投入一定的資金與成本，加大了經濟效益。可是，數字化檔案管理則能直接利用計算機與服務器來展開工作，從而起到有效節約檔案管理時間、提升工作經濟效益的效果。

另一方面，應用傳統方式進行檔案管理，一旦出現問題，整個檔案運行管理效率均會受到影響，可是數字化檔案管理技術則不會如此，這也減少了經濟支出。

3.提升檔案管理水平

科研單位檔案管理工作在數字化實施之后，整個檔案管理工作水平也能得到有效提升。

一方面，科研單位檔案管理數量較多，而傳統管理模式下很容易出現各方面管理漏洞，可是數字化管理手段則能夠將檔案進行有效整合，借此來有效提升整個檔案管理工作準確性，提升檔案管理價值。

另一方面，信息技術不斷發展的環境下，各個行業檔案管理工作方式也明顯有所優化，科研單位在這一背景下的檔案管理要求也有了明顯提升，而數字化檔案管理才能更好地滿足這一要求，真正有效提升檔案管理精確性、簡化檔案管理經濟效益的同時促進科研單位有效運行與發展。

三、科研單位檔案數字化管理現狀

1.數字化管理設備有待完善

科研單位在檔案數字化管理期間，數字化管理設備不夠完善屬于較為顯著的問題之一，而數字化管理設備運行情況則會直接與管理質量緊密相關，部分科研單位若沒有按照實際需求來購置相應的數字化管理設備，檔案數字化管理期間自然也會出現管理效率不高等情況。

再加上現如今數字化技術的不斷發展，部分科研單位為了能夠有效提升整個檔案數字化管理安全性，自然需要及時進行設備優化，可是有些科研單位對于這一項工作尚未起到足夠重視，沒有做好定期管理，所以，在應用期間也容易出現一些問題，最終容易引發信息檔案丟失、泄露等現象。

2.數字化檔案建設意識不足

現如今，科研單位數字化管理實踐實施情況還存在檔案建設意識不足這一現象。

一方面科研單位檔案數字化管理實際運行情況與工作人員重視程度相關，可是因為缺少足夠重視、沒有與時俱進進行創新與管理，這自然也就無法提升檔案管理效率。

另一方面，檔案數字化管理方式還是存在問題，員工自身數字化操作水平有待提升，最終也降低了其價值的發揮。

3.管理標準有待完善

科研單位檔案數字化管理期間，管理標準有待完善也是管理期間的具體問題，缺少完善的檔案管理制度約束管理人員，整個檔案數字化管理質量自然也會受到影響。由此可見，數字化檔案管理標準有待完善也是數字化建設期間存在的問題之一。

四、科研單位檔案數字化建設要點

1.建設原則

對于科研單位來說，檔案數字化加工屬于系統性較強的工程，涉及較大的人力、物力、資金投入，同時，面臨技術方面的挑戰，因此，科研單位檔案數字化建設應結合“6個原則”和“8個問題”展開。

“6個原則”源于美國國會圖書館的館藏文獻數字化建設經驗總結，包括狀態原則、價值原則、使用原則、試驗型信息資源、原始資源特點、有助于存取，結合“6個原則”，科研單位檔案數字化加工應重點關注待搶救的檔案、珍貴檔案、適合于數字化的檔案、用戶檢索成本高或使用頻率高的檔案，并以此研究大規模數字化加工檔案的方法和技術，提高檔案存取效率。

“8個問題”源于哈佛大學學者的相關研究，具體問題包括“是否滿足特定的需要”、“是否有很強的目的性”、“是否有工程效益和實用價值”、“是否可明顯提高存取率”、“是否符合版權法”、“是否有充分的技術力量和經費”、“當前技術是否可滿足要求”、“信息基礎結構是否充分”。

全面結合“6個原則”和“8個問題”，即可明確科研單位檔案數字化的投入和產出效益、檔案的保存和使用價值，以及經費保障、建設標準、技術支持、用戶需求、管理機制、可行性試驗等方面問題，科研單位檔案數字化建設的系統性特點可見一斑。在具體實踐中，必須權衡利弊得失、考慮多方面因素，以此科學合理的規劃檔案數字化建設，科研單位檔案數字化由此即可更好適應時代變革并滿足自身發展需要。

2.建設要點

在具體的科研單位檔案數字化建設實踐中，可從數據庫管理系統、數字化建設標準、安全防范機制制定等方面入手。

數據庫管理系統的設計需遵循管理嚴謹、使用便捷原則，并全部體現科研單位檔案管理涉及的所有環節，避免檔案管理工作出現漏洞。在數字化檔案生成后，應及時建立檔案與數據庫的關聯，檔案管理人員也需要詳細登記檔案的保密級別、生成時間、主要內容、維護要求，配合檔案保存方式的變革，即可通過數字化保存和傳統檔案保存并舉的管理方式，更好實現數字化存儲，方便查閱和調用;

數字化建設標準的確立需結合科研單位的檔案管理制度，如制度無法滿足發展和改革需要，檔案數字化建設應開展針對性改革，改革可從標準化制度方面入手，數據庫類別、新檔案需具備的內容、與科研檔案數字化管理系統的對接、數字化檔案保存等標準必須由此明確。從數字化角度為科研單位檔案的保存、收集、使用提供制度保障，不必要工作的省略、科研單位相關工作的更高質量開展可由此獲得支持;

安全防范機制的制定需關注數字化檔案的管理和使用權限，相關的安全監控也不容忽視。為保證數字化存儲的檔案內容安全，必須明確劃分閱讀檔案人員權限，并從授權角度規范不同檔案的安全和保密級別。必要時，還應通過網絡監控、文件防寫、文件加密等方式保證檔案安全，問題在出現后及時的追根溯源也能夠得到保障。

值得注意的是，科研單位的檔案數字化建設應分輕重緩急，對于需要長期和永久保存的電子檔案，如科研成果報告和公文，不應僅在服務器上備份，還應脫機刻錄在光盤上或存入磁帶庫，雙套制的充分應用也需要得到重視。而考慮到大中型科研單位往往存在大量磁性材料載體的聲像檔案，這類檔案的數字化保存同樣不容忽視。由此結合單位的經濟能力及生產和發展需要，即可針對性確定數字化加工的內容和方案，可委托外包加工，也可以購置軟件和設備自行加工，拯救性或重要的聲像檔案應最先進行數字化處理，一般性或非重要的聲像檔案則可以不數字化或后數字化，檔案數字化建設的理性化程度可由此大幅提升。

五、科研單位檔案數字化管理策略選擇

為提升科研單位檔案數字化管理水平，應從四個方面入手，具體包括提高管理人員專業能力、強化建設意識、完善管理標準、探索大數據檔案精益管理。

1.提高管理人員專業能力

為提升科研單位檔案數字化管理水平，檔案管理人員專業能力必須得到提升，這是由于檔案管理人員的專業能力直接影響管理質量，且科研單位檔案管理工作具備復雜性高、工作量大的特點，檔案數字化也對檔案管理人員提出了新的挑戰。

為提高管理人員專業能力，可針對性開展培訓工作，如聘請檔案數字化管理專家開展講座、指導，以此保證檔案管理人員更深入理解數字化檔案管理流程與方法。為避免管理環節問題影響科研單位檔案管理工作發展，還應借鑒國外檔案管理辦法，并設法提升管理人員的管理責任意識。具體實踐應結合國外優秀的檔案管理策略和制度，總結相關優點和不足，以此將相關優點融入檔案數字化管理，科研單位檔案數字化管理的基礎可由此夯實。

此外，考慮到檔案信息化建設屬于集合信息技術和檔案管理的系統性工程，涉及計算機技術、現代信息技術、網絡技術、數字化技術等專業知識，因此，科研單位檔案管理人員還需要努力提升自身的信息技術水平，科研單位應由此建立一支同時精通信息技術和檔案專業知識的復合型檔案管理隊伍，結合檔案信息化建設的發展規劃，科研單位的檔案管理數字化水平即可實現進一步提升。

2.強化建設意識

為適應新形勢下的發展需求，科研單位還應設法強化檔案管理人員的建設意識，以此解決檔案管理人員對數字化檔案管理認識不足、意識不高問題。在具體實踐中，對數字化檔案管理認識不足的檔案管理人員很容易出現工作失誤，這類問題的解決應關注檔案管理人員的建設意識培養與強化，科研單位管理層也需要加強對檔案數字化建設與管理的重視程度，以此為檔案數字化建設和管理奠定基礎。

檔案工作軟硬件設施建設也需要得到重視，以此結合科研單位實際，設法爭取財政支持，即可完善海量存儲設備、復印設備、輸入設備等硬件基礎配置，配合檔案管理的應用軟件與單位內部局域網，檔案資源共享也能夠更好實現。

3.完善管理標準

管理標準的完善也能夠較好服務于科研單位檔案數字化管理，這是由于管理標準能夠對檔案管理人員的行為進行約束。

在具體的科研單位檔案數字化管理工作中，檔案管理各部門的聯系加強可提升管理工作有效性，因此，檔案管理制度需明確各部分的工作責任和工作內容，并開展針對性整理，保證管理制度更好服務于科研單位檔案數字化建設。在管理標準的完善探索中，為提高標準的規范性，應重點分析其他科研單位的檔案管理標準，并從中借鑒優秀經驗，各行業企業的檔案數字化管理經驗也具備較高借鑒價值。

此外，數據庫存在的類別差異也需要引起科研單位重視，為保證科研單位檔案數字化管理采用的工具最大化發揮自身效用，科研單位必須慎重選擇管理工具和數據庫種類，以此更好服務于檔案數字化管理。

4.探索大數據檔案精益管理

為適應檔案數字化建設，科研單位檔案數字化管理還應關注大數據檔案精益管理，通過樹立大數據管理理念、實現檔案資源自動采集、探索檔案資源共享，檔案數字化管理即可更好服務于科研單位運行和發展。

大數據管理理念包括信息化思維、檔案服務思維、資源共享思維，由此開展針對性培訓，即可基于大數據檔案精益管理理念進一步推進科研單位檔案數字化管理升級，科研單位的全體人員也能夠更深入認識檔案信息再利用的重要性，檔案利用率提升、檔案管理系統升級、乃至行業的進步與變革均可由此獲得有力支持;

檔案資源自動采集的實現需應用先進技術，通過應用大數據技術，即可自動抓取檔案信息，結合科研單位的網絡數字資源，動態實時把控的檔案利用、個性化與精準化的檔案數字化管理均可由此實現;

檔案資源共享的探索應關注大數據時代變革，由此做好檔案資源的整合工作，并將其歸類為檔案數字資源、檔案基礎資源、檔案管理資源，即可結合大數據精益化管理理念，有效劃分檔案資源種類，配合相關標準和制度的整合與升級，大數據精益化檔案管理標準體系可由此建設，該體系可較好服務于科研單位檔案數字化管理升級。

六、結論

綜上所述，科研單位檔案數字化建設與檔案管理需關注多方面因素影響。在此基礎上，本文涉及的提高管理人員專業能力、強化建設意識、完善管理標準、探索大數據檔案精益管理等內容，則提供了可行性較高的檔案數字化建設與管理路徑。為更好滿足科研單位需要，各類新型檔案管理理念與工具的應用必須得到重視。

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（作者單位：新疆畜牧科學院）