淺談地質檔案整理方法

姬曉龍

摘 要：基層單位的地質檔案整理方法應堅持方便性、科學性和統(tǒng)籌性的原則，厘清地質檔案的概念，科學確立整理單位，完善其分類方法，重點是充實編目項目的信息并利用電子辦公的優(yōu)勢，使其不僅是檔案的描述信息，同時也具備了查詢屬性。地質檔案的整理最終具有直觀性和效率性的特點。

關鍵詞：地質檔案;檔案整理;直觀;效率

地質檔案是基層地質勘探隊多年來工作形成的一套有系統(tǒng)、有針對性的寶貴資料。它記錄了本單位在地質工作中做過哪些工作、取得什么成果，可以為今后的地質勘探工作提供依據(jù)。經歷了屬地化風波和受地勘市場萎靡的影響，地質檔案管理工作在有些單位往往陷入停頓，檔案工作人員素質參差不齊、地質檔案整理方法雜而不同、歸檔管理工作不夠認真，導致了地質檔案管理存在著有件無號、查詢困難、難以利用等問題。想解決地質檔案管理上存在的問題，首先就要從地質檔案整理著手進行。

一、地質檔案的一般整理方法

1.整理單位。地質檔案屬于科技檔案的一種，是以卷為單位進行歸檔整理。由地質工作的性質決定，地質工作都是依托項目而生，其中所形成的資料都是針對于項目任務的，項目任務中規(guī)定有槽探工作就會形成槽探圖，有物化探工作就會有物化探圖紙，有鑒定分析工作就會形成采樣記錄和測試成果等，項目完結就要有總結，所以在地質檔案整理時一般以一個項目的資料歸為一卷，比如某地區(qū)金多金屬礦預查，就需要物化探、槽探和鑒定分析等，這些工作量所形成的總結、圖紙、設計以及立項等資料就要歸為一卷。以案卷題名為歸檔目錄，案卷內設置卷內目錄來查詢卷內包含的檔案。

2.分類方法。一般按照原始地質資料立卷歸檔規(guī)則中的十類分類原則，分為：成果底稿底圖類、測繪資料類、野外地質觀察類、勘探工程及現(xiàn)場實驗類、采樣測試鑒定類、試油試采采油類、儀器記錄及動態(tài)資料類、航遙影像類、中間性綜合資料類和技術管理文件類。所有地質檔案都應歸入十類中的其中一類，不得增設類別。一般不以時間劃分。

3.檔號構成。一般按照案卷號+類別代號+件號的結構進行編寫地質檔案的檔號，因為地質檔案的分類方法不以時間劃分，所以只要把每卷檔案按照流水依次排列即可，而類別代號和十個分類類別一一對應，件號則是在類內以件為單位，從1開始編流水號。

4.編目構成。一般地質歸檔目錄分為總賬和卷內目錄兩部分，總賬格式沒有具體要求，只要有案卷號、案卷名稱和歸檔時間即可。卷內目錄含有兩部分，一是目錄索引表，二是文件目錄。目錄索引表可以查閱出卷內檔案的類別、紙介質和電子文件的數(shù)量及起始頁碼，文件目錄則是按照《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》的要求，包含：案卷號、序號、類別代字、件號、文件題名、單位、數(shù)量、密級、載體形式、紙介質盒（袋）號、電磁載體編號、文件字節(jié)數(shù)（Mb）和備注。

二、一般整理方法的缺陷

1.缺乏直觀性，降低工作效率。以卷為單位整理地質檔案，有利于案卷內檔案的有機性，但是卻缺乏直觀性，地質工作人員查閱檔案時，需要在查詢目錄總賬中查到該地質項目所在卷，然后進入檔案室找到該卷再查詢卷內目錄，如該卷內沒有想要找的檔案，就需要查到所有涉及該項目的案卷，嚴重影響工作的效率。

2.分類項目不能涵蓋所有地質檔案。十種分類法源自于《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》，因此種類僅限于原始地質檔案，在實際地質檔案的歸檔工作中會發(fā)現(xiàn)，地質專業(yè)的標準規(guī)范和參考書等是不屬于原始地質資料的，但實際上有很大的歸檔價值，是必須予以歸檔的，因此缺少必要的分類。

3.編目項目只有描述屬性，缺少查詢屬性。在當今電子化辦公趨勢下，利用電腦中的軟件可以實現(xiàn)很多便捷功能，但由于原有的編目概念陳舊，延續(xù)使用原有編目方法不能發(fā)揮出電子化辦公的優(yōu)勢。目前的編目涵蓋的項目只是對每件檔案的單純性的描述，以便于識別，然而編目項目的設置不應僅是為了對檔案進行描述，也要考慮項目在檔案查詢過程中的必要價值。舉個例子，在實際地質工作中，對地質資料的需求是多種多樣的，比如需要一個區(qū)劃下的各項目資料，那就需要設置所屬地區(qū)項目，查詢時對所屬地區(qū)項目進行篩選;需要一種比例尺的圖紙，那就需要設置比例尺項目，查詢時對比例尺項目進行篩選，因此這些信息不僅是對檔案的一種描述，地質工作者也可以通過這一類信息作為搜索手段，查找需要的同類資料。

三、一般整理方法存在缺陷的原因分析

1.地質檔案的概念混淆不清

經過調查發(fā)現(xiàn)，很多地質檔案管理人員會把原始地質資料等同于地質檔案的概念，因此在地質檔案整理過程中就會以DA/T41-2008《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》為工作標準，造成檔案整理工作不能夠貼合實際，出現(xiàn)有的檔案不屬于任何一種屬類的情況。

2.地質檔案整理方法的滯后性

地質檔案一般整理方法取自于科技檔案整理方法，基于向檔案管理部門匯交檔案的管理要求，按照以卷為單位進行地質檔案整理是嚴謹和科學的，但一般承擔實際地質勘查的省屬二級地勘隊伍是不需要向檔案管理部門匯交檔案的，因此不需要受“以卷為單位”的管理限制，在實際檔案整理工作中，更多地應考慮本單位地質檔案工作的實際，把地質檔案的工作直接面向一線地質工作者，面向他們的實際需求。

在地勘單位轉型和國家宏觀政策保護的影響下，當前地質勘查工作向精細化、多樣化發(fā)展，同樣的一片區(qū)域調查，以前只進行固體礦產勘查，但現(xiàn)在還要進行液體礦產勘查、地質災害評估分析甚至要輔助開展環(huán)境、空氣質量治理等工作，這樣原有地質資料就有很大的借鑒價值，需要被大量的重復借閱使用，但是原有的“以卷為單位”的整理方法缺乏了檔案查找的直觀性，查閱者只能進入到檔案室中去面對浩如煙淼多年積累的檔案。同時當前電子化辦公已呈明顯趨勢且優(yōu)勢也不言自明，檔案整理如不能充分利用電子化辦公的優(yōu)勢會極大地降低管理和利用效率。

3.檔案管理人員素質參差不齊

地勘單位的工作人員堅持和發(fā)揚“以獻身地質事業(yè)為榮、以找礦立功為榮、以艱苦奮斗為榮”的三光榮精神，但部分單位對整理檔案資料和進行相應管理卻重視不夠，有的單位檔案管理只能達到“找到一個地方存放”的層次，缺乏目錄登記、科學排序和行之有效的管理方法，這與檔案管理人員的個人業(yè)務素質和責任心有很大關系。部分檔案管理人員不具備檔案管理意識，只是機械地完成領導交代的任務，對交接待整理的地質檔案簡單編一個號碼，放到檔案室，用交接清單作為檔案目錄，造成每次地質工作人員翻閱厚厚的交接清單來查找檔案。其次部分檔案管理人員業(yè)務能力不足，不擁有相應的地質資料管理專業(yè)知識，對查閱者提出的問題一問三不知，更不用說進行專業(yè)性和科學性的地質檔案整理工作了。

四、淺談地質檔案整理方法

1.厘清地質檔案的概念

想要真正做好地質檔案的整理，首先要弄明白什么是地質檔案，只有搞清楚地質檔案的概念，才能跳出地質檔案整理的誤區(qū)，其中最容易被誤導的就是地質檔案和原始地質資料概念被混淆使用，導致在地質檔案整理中缺少合理性。地質檔案屬于多種原始地質資料檔案和實物地質資料檔案、成果地質資料檔案的集合。原始地質資料是在進行地質工作時直接形成或采集的，反映地質現(xiàn)象或地質體的，以各種載體類型存在的原始記錄、中間性解譯資料、最終地質工作成果原稿等。這里要區(qū)分地質檔案和原始地質資料的概念，我們基層地勘單位的地質檔案的范疇應該是超過原始地質資料的，在實際工作中發(fā)現(xiàn)，例如像地質專業(yè)標準規(guī)范以及一些必要的參考書等資料是需要歸檔的，但卻不屬于原始地質資料所確定的范疇，因而在分類時，也不能單純地采用原始地質資料的十種分類的方法。

2.地質檔案整理需把握的原則

（1）方便性原則。地質工作人員平時工作需要大量參考本單位的地質檔案，因此地質檔案的歸檔工作首要原則就是為地質工作人員提供方便。地質檔案歸檔目錄和檔案號的設置就是為了利于地質工作人員的查詢，合理的分類方法也是為了利于地質工作人員對地質檔案的利用。

（2）科學性原則。以GB/T11822-2008《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和DA/T41-2008《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》為基本標準，結合本單位地質工作實際，進行地質檔案整理。同時科學性也體現(xiàn)在檔案整理符合工作實際和查詢者的正常邏輯及使用習慣，整理是為了更好的利用，因此在整理中要時刻站在地質工作人員的立場進行思考。

（3）統(tǒng)籌性原則。要設計好老檔案的重新梳理。在基層地勘單位不同的歷史時期，由于受到檔案管理人員更換的影響，導致整理方法不同，因而要統(tǒng)籌好老檔案的重新梳理，這些老檔案中如果整理方法科學、整理工作細致認真，就暫不需要重新整理，但要形成電子目錄以便于查詢，而那些沒有形成任何形式的目錄、沒有采用任何一種整理方法的，只是單純地放在了檔案室的老檔案就必須重新進行整理。

3.地質檔案整理方法

（1）整理單位。以件為單位進行整理。每件檔案的名稱和項目信息都登記在歸檔目錄中，將同類別的檔案放在同一檔案盒中。以件為單位進行整理的做法可以很好地解決地質工作人員查找地質檔案時需要先查詢案卷目錄，然后到相應案卷中查詢卷內目錄的繁瑣問題，將每件檔案的相關信息在歸檔目錄中統(tǒng)統(tǒng)體現(xiàn)出來，非常具有直觀性，極大地提高查找效率。按照檔案整理的通常理解，一份圖紙或者一份內容連貫、表意完整的資料定義為一件檔案，其中圖紙或者資料存有兩份以上的，視為同一件檔案，但在編目中的“數(shù)量”下標注份數(shù);同時一份圖紙被裁減為幾張分圖紙，這幾張分圖紙應連續(xù)排列，視為同一件檔案。

（2）分類方法。以歸檔時間為劃分，將同一年度進行歸檔的地質檔案劃為當年檔案。把地質檔案劃分為十一類：成果底稿底圖類、測繪資料類、野外地質觀察類、勘探工程及現(xiàn)場試驗類、采樣測試鑒定類、試油試采采油類、儀器記錄及動態(tài)資料類、航遙影像類、中間性綜合資料類、技術管理文件類以及標準規(guī)范類。比原始地質資料的十種分類的方法多出一類，即標準規(guī)范類，代字為“標”，代號為“B”，此類包含地質工作各類專業(yè)標準規(guī)范和書籍等。

（3）檔號構成。使用《科學技術檔案案卷構成的一般要求》中規(guī)定的檔號章格式，在每份檔案上加蓋檔號章，編寫檔號和序號，其中序號為盒內順序號，按照實際檔案數(shù)目以流水號進行編寫。檔案號中包含類別代號，類別代號依照上述分類方法，每一類別具有一個代字和代號，其中的代號就是這里的類別代號，即按照上述順序依次為：D、C、G、T、Y、S、L、X、Z、W和B。

檔案號結構為：年份+類別代號+件號。例如在2018年歸檔的第一件成果報告類地質檔案，其編號為2018D0001。如有電子檔案，則需在檔案號的基礎上再建立一個此檔案的電磁載體編號，以方便查詢電子檔案時使用。電磁載體編號結構為：e+年份+檔案所在光盤號。例如在2018年歸檔的第一件光盤內的電磁載體地質檔案，其編號為e20180001。

（4）編目構成。采用Excel軟件編制歸檔目錄，其最大的好處是可以使用篩選功能將含關鍵詞的目錄集中篩選出來，利于找相關資料。目錄包含17個項目，分別為序號、檔案號、檔案題名、載體形式、單位、數(shù)量、比例尺、頁數(shù)、盒號、盒內順序號、電磁載體編號、密級、所屬地區(qū)、資料來源、資料形成時間、歸檔時間、備注。這種目錄項目設置比《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》中設立歸檔目錄的項目多4個，而且也調整了不常用項，把一件檔案的相關信息爭取做到最大的體現(xiàn)。同時也極大的充實了檔案查找的篩選條件，可以說相當于查閱者能從17個角度進行篩選所要的檔案，比如說針對于資料來源一項，就可以區(qū)分出是自己單位形成的檔案還是在地質資料館購買的資料，從中就可以看到本單位都買過哪些地質資料。再比如說所在單位要進行地勘產業(yè)轉型升級，例如要以測量方面作為突破口，地質工作者需要了解和查找單位所有關于測量的檔案資料，此時只需要在“檔案號”中篩選符合“包含C”條件內容即可全部呈現(xiàn)。

（5）加蓋歸檔章和裝盒

按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，地質檔案應加蓋歸檔章，歸檔章包括兩部分，即檔號和序號，其中序號是對于盒內檔案的排序進行的標注，這是對檔案的精準定位的需要，同時也是維護檔案有機性的需要，因為在地質檔案整理中，相同類別的同一項目下的檔案一般以就近性和有機性為原則，盡量放在同一檔案盒內或者相近檔案盒內，同一檔案盒內的檔案應把同一項目下的檔案相近存放，序號的功能是可保持檔案的擺放順序不被打亂。裝盒工作沒有統(tǒng)一的規(guī)定，受每件檔案紙質大小、薄厚的制約，一般裝滿即可，盒內沒有統(tǒng)一件數(shù)的要求，但應保持歸檔章和保密提醒章都在同一方向，便于開盒查閱檔案。

五、總結與反思

地質檔案整理應以服務于地質工作人員查閱利用為第一前提，因此以件為單位進行整理，將每件檔案的相關信息直觀地體現(xiàn)在歸檔目錄上是筆者認為合理的做法;改善不合理的一些歸檔方式，例如檔案的分類等;適應新時代的要求，把握電子辦公的特點，充分把地質歸檔工作和電子辦公結合起來，實現(xiàn)便捷、科學等功能的實現(xiàn)。

按照筆者關于地質檔案的整理辦法雖然極大地方便了地質工作人員的查閱，但是卻對檔案工作人員的提出了更高的要求，需要檔案工作人員對地質檔案有更高的把握性和識別性。以前地質工作人員向檔案室匯交地質資料，可以要求其基本整理完畢，檔案員編寫歸檔目錄總賬即可，但是筆者所提出的的方法需要檔案員全程參與，編寫統(tǒng)一的檔號、盒內順序號，并且要識別每一份檔案在歸檔目錄中所要填寫的項目信息，對檔案工作人員提出了不小的挑戰(zhàn)。

參考文獻：

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[2]張虹玲.原始地質檔案的歸檔整理[J].蘭臺內外，2016

[3]肖世強.地質系統(tǒng)文書檔案的規(guī)范化管理工作探討[J].赤子（上中旬），2016

（作者單位：吉林省有色金屬地質勘查局六〇五隊）