市政工程檔案的管理策略

林燕燕

摘 要：市政工程檔案隨著城市各項設施的不斷建設產生，能夠將工程建設的詳細情況真實記錄下來。其中包括工程項目的決策、設計、施工、監理以及質檢等，檔案在進行歸檔保存時主要是通過圖紙、文字、聲像以及圖表等多種形式，在今后市政設施使用后的維修、管理、擴建等方面發揮著重要作用，也是制定相關決策時的重要參考，因此需給予市政工程檔案管理充分重視。

關鍵詞：市政工程檔案;管理策略;工程詳細情況

對于市政工程檔案方面的管理工作來講，專業性較強，需管理人員具有良好的專業知識，并且管理中運用新的管理技能。檔案豐富的資源特征決定了市政工程在管理時的工作比較繁瑣，需加強對信息技術的運用，提升管理人員綜合素質等，進而促進管理質量和效率的不斷提高。

一、市政工程檔案管理的主要作用

首先，市政工程檔案管理的實施能夠為城市建設與城市管理提供有效依據。現代城市屬于綜合性、整體性概念，涉及到的內容比較多，我國當前正處于社會經濟高速發展階段，鄉鎮可能會逐漸向城市方向轉變，在城市化進程推進過程中，越來越多的矛盾開始突顯出來，要想使矛盾得到很好的解決，城市就需加快其立體化進程，強化對空間區域的運用。在此情況下，無論是地上建筑物還是地下建筑物，都會越來越多，要想使工程管理、建設、改建、維護等工作得以更好實施，單純依靠記憶往往不夠。為了促進工程建設的順利進行，降低浪費現象產生的概率，需注重工程規劃、工程管理以及工程建設的實施，而這些方面的實現都要依據工程檔案。其次，發揮檔案儲備經驗和技術作用。就城市建設當中的活動成果來講，主要包括工程檔案與建筑實體兩方面。工程檔案不僅能夠將工程的整體生產活動記錄下來，也能將工程中的經驗與教訓詳細記錄下來，如果城市當中的工程檔案質量較高，往往說明其技術基礎也比較雄厚。最后，市政工程檔案屬于市政工程質量保證體系當中的有效組成。相關規定中曾指出，在城建檔案館接收范圍的工程，正式組織竣工驗收之前，應由市政檔案相關管理機構開展工程預驗收工作，在驗收合格之后，城建檔案相關管理機構需出具和工程檔案相關的認可文件。如果工程檔案不能達到合格，竣工驗收工作將無法正常進行，因此工程檔案屬于市政工程質量保證體系的有效組成。

二、市政工程檔案在管理時的基本要求

市政工程檔案和市政建設之間聯系緊密、相互影響、相互促進，市政工程檔案能夠在一定程度上將市政建設的整體水平體現出來，為了使市政工程檔案在管理時和現代化需求相符，需做到這幾方面：首先，市政工程檔案在管理時需做到完整性、準確性、有效性。工程檔案的文件需為原文件，原文件能夠使工程檔案充分發揮自身憑證依據作用，這主要是如果歸檔的文件是復印件、傳真件等，不僅不利于保管，也會對今后的利用造成麻煩，因此在檔案管理人員需進行嚴格檢查;保證文件簽名、蓋章的完備性，這主要是由于簽名、蓋章等會使文件在使用的合法性受到影響，同時工程中簽名、蓋章的個人或者是單位需對工程的整個質量負責。因此需避免文件出現漏蓋章或者是簽字不全的問題;避免文件中出現涂改問題或者是不耐久字跡問題，工程文件在動態性方面比較明顯，如果存在涂改、亂刮現象，將會使今后檔案的使用受到影響。其次，運用標準化方式對檔案進行管理。在檔案管理標準化的基礎上，才能實現管理規范化，因此構建統一標準屬于檔案管理工作當中最為基本的要求，具體來講，收集、整理、如娟、歸檔、移交等方面都需進行嚴格把關，這樣才能使檔案管理在實施時標準化更好實現。最后，運用自動化方式進行檔案管理。在進行檔案管理時，應加強對計算機網絡的運用，這樣才能為檔案資料查詢、歸檔以及調配工作的實施提供便利。

三、市政工程檔案管理內容

1.編制資料

在進行資料編制時，應保證資料的真實性、準確性、系統性、完整性，并且有一定保存價值。資料要原件保存，受各種因素影響，如果不能使用原件，需在復印件上加蓋存放單位公章，并且將原件存放處注明，復印件需由于經辦人簽字，并且將時間標注出來，施工圖在變更、洽商時需和技術要求相符。如果使用施工藍圖將竣工圖改繪，需使用反差性比較明顯的藍圖。

2.資料組卷

在開展資料組卷工作時，需保證卷內資料之間的聯系，這樣才能使檔案更便于保管與利用。就文件排列順序來講，需將批復放在前面，請示放在后面，印本放在前面，定稿放在后面，主頁放在前面，附件放在后面，這種排列方式能夠保證組卷不僅有文字材料，也有圖紙案卷。在此過程中，需將文字材料放在前排，圖紙放在后排。就圖紙來講，需根據專業進行排列，相同專業圖紙根據圖號進行排列。立卷時，案卷最好不要過厚，并且保證案卷中不出現重復文件。

3.資料歸檔

資料在進行歸檔時，需對其進行分類整理，使案卷在歸檔時符合相關要求，需要歸檔的本單位文件，需嚴格按照國家制定的相關標準以及單位制定的具體需求。

4.檔案驗收

在對檔案進行驗收時，要求為保證檔案的準確性、完整性、系統性。就系統性來講，主要是指查設計文件、施工技術文件、驗收文件，并且對竣工圖進行核對，查看案卷質量。就驗收方法來講，主要包括預驗收、階段驗收，工程驗收和檔案驗收至今同步。

5.資料保管

在對檔案資料進行保管時，需秉承防治結合、防重于治的原則，設置專門庫房，由專職工作人員對檔案進行管理，不同類型的檔案需入柜保管。就保管庫房來講，需具備防盜、防磁、防潮、防水、防火、防蟲、防高溫、防污染等多種功能，并且保持庫房的溫度、濕度、清潔度，庫房中嚴禁使用明火照明以及吸煙，也不能存在易燃易爆物品、雜物，或者是已經腐蝕霉變的物品。在調閱檔案時，盡量做到輕拿輕放，減少檔案磨損，防止檔案出現損壞和丟失問題，并且定期對檔案進行核對和清點。

四、市政工程檔案當前管理現狀

多數工程建設單位的重點關注內容為工程建設，對于工程當中的資料管理并不重視，這在一定程度上會影響工程建設整體質量的提高，由于缺乏對工程檔案管理方面的重視，在管理時不免會存在不規范的現象或者是行為。部分建設單位甚至對檔案管理工作有所忽視，如檔案管理人員在實際工作中不能根據實際要求進行規范操作，或者專業技術和專業知識都比較欠缺，責任心不強，以至于在檔案管理的整體質量不高，檔案管理水平的提升嚴重受到影響。除此之外，由于對檔案管理不夠重視，很多建設單位沒有制定相關的管理制度，以至于管理在實施時缺乏科學性、完善性，針對性、新穎性也遠遠不夠，很多管理中存在漏洞，因此需給予管理現狀充分正視，促進管理水平的不斷提升。

五、市政工程檔案的管理策略

1.構建標準化檔案管理制度

標準化管理制度的制定，能夠使市政工程檔案在整理、收集以及歸檔工作在實施時更具規范性，這樣才能為檔案在入館時的準確性、及時性以及完整性提供保證，統一標準的構建是檔案管理在實施時的必然要求，也是促進城市持續發展的必要條件。在進行檔案管理過程中，需嚴格遵守相關整理規范，促進檔案入卷、整理以及移交時的標準化。同時針對工程的設計階段、招標階段、竣工階段等，都需制定相應制度，并且保證制度在運作時的細致性、便于操作性，形成責任制，將責任具體落實到個人身上，這樣才能對檔案管理工作進行全程追蹤，避免檔案資料出現缺失的問題，進而使檔案完整性得到充分保證。

2.促進全員檔案意識的提升

首先，領導需給與檔案管理充分重視，將檔案管理的實施盡快提上議事日程，這是做好檔案管理的關鍵。其次，開展全員教育，使每個職工都能在工程中形成檔案意識，檔案管理屬于生產管理以及科技創造的重要組成，在全員關心重視的基礎上，才將將檔案管理工作充分貫徹落實，然后形成合力。最后，應保證裝備、人員配備以及制度上配備的完整性，這樣才能使檔案管理工作在實施時有所依據和保障。

3.提升管理人員工作素質

首先，管理人員在進行市政檔案管理時，應該形成科學意識，具備高度責任感，并且具有良好職業素養以及相關的專業知識與專業技能。因此管理人員在實際工作中，應積極學習專業知識，對知識結構進行優化，實現綜合素質的提高，這樣才能在工程檔案管理中獲得更好效果。其次，注重檔案管理水平的提高。隨著信息技術在檔案管理中的運用，在對信息進行處理時，會使用信息管理系統，進而實現文件運轉、形成以及轉化的自動化處理，先進操作技術的運用是管理人員在工作中需掌握的內容，在此基礎上，才能使數字化管理得以更好實現。其次，運用信息技術對市政工程檔案進行整理。這種利用信息技術對檔案進行整理的方式，能夠在一定程度上促進工作效率的提高，工作人員的實際工作負擔減少。在此過程中，可以使用計算機對人工立卷進行模擬，然后將內容打印出，打印時需按類別進行，實現文件歸檔效果的提高，促進計算機在進行信息管理時優勢的發揮。最后，對檔案管理人員進行繼續教育。檔案管理人員需形成繼續學習思想理念，在具體實施時，需做到實事求是，根據層次、崗位、形式、渠道等實施繼續教育，以全面性、系統性的方式對檔案管理相關知識進行學習，實現專業水平不斷提高，使信息技術能夠在檔案管理中獲得廣泛運用。

4.保證檔案質量

為了使檔案質量得以保證，需注重監理部門作用的發揮，國家針對工程方面頒布了相關條例，在條例中對必須開展監理工作的幾類工程作出了規定，在此情況下，不僅能夠將監理工作的重點內容體現出來，也能明確市政工程在竣工時需收集的檔案重點。工程在進行過程中，不僅需監理監控工程質量，也需對檔案積累、形成、歸檔、整理等進行相應監督。在實際施工時，監理工作人員需到現場中進行檢查和監督，控制工程質量和工程進度。工程結束之后，需發揮自身協調組織作用，開展對工程的驗收工作，并且對竣工驗收時的文件材料進行審查，其中包括試驗報告、質量檢查、竣工圖紙、技術文件等。及時發展和工程實際以及技術規范不符之處，然后要求施工單位對其進行補充，這樣能夠使檔案材料在積累時的全過程得到有效監督，完整性、準確性得到保證。

5.確保工程檔案的準確性、自動性

在城市不斷發展過程中，對市政工程的要求也越來越高，隨著工程監理逐漸增多，也產生了更多新的工程檔案，并且處于不斷更新中。就當前發展現狀來講，需加強檔案管理在實施時自動化的實現，圖紙、文件內容等運用計算機進行管理，同時在此過程中加強對網絡監測的運用，工程建設當中出現的問題得以更好解決，進而使檔案充分發揮自身經濟效益和價值性。同時檔案管理部門需對檔案檢查、調審制度進行建立和健全，進而使檔案能夠將市政工程管理、建設、養護等方面充分反映出來。在此過程中，可以定期調審和檢查市政工程中的重點項目，使檔案的準確性得到保證。

6.將檔案管理貫穿在各個階段

就工程檔案管理來講，應貫穿在市政工程實施的整個過程。工程準確期間，就應進行對應的管理工作，準備階段負責進行資料收集和資料管理的工作人員有全面的認識與了解，并對其進行細致分析，做好資料收集中可能會出現問題的不同解決方案。在工程施工時，資料管理部門和資料收集部門需和其它部門之間做好溝通和交流工作，為工程順利進行創造良好條件。同時需做好施工材料的監督和審核，確保資料在驗收時的科學性、可行性。如果工程資料需人為填標，需在填標時按照相關規格實施。工程結束之后，需做好驗收工作，并且做好詳細記錄。

結束語

總之，市政工程檔案可以為城市規劃提供信息資源，在對檔案進行開發、利用時，能夠將其蘊含的價值充分發揮出來，產生經濟效益和社會效益。當前信息技術的迅速發展提供了信息資源的共享平臺，能夠促進檔案資源的共享。因此在進行檔案管理過程中，應加強對計算機網絡的運用，將招投、規劃、設計等多個單位聯系在一起，實現信息共享，促進檔案在市政工程當中指導作用的發揮，并且將其作為今后城市規劃和發展的憑證。

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（作者單位：廈門市政工程有限公司）