淺論檔案工作和年鑒編纂的關系

陳琳

摘 要：高校年鑒是供學院各部門及社會群體了解研究學院當前現狀和未來發展的綜合性、文獻性工具書。檔案資料、各種信息資源的有效收集與規范化整理是年鑒編纂的基礎，在編纂過程中尋求內容、形式、信息化方面的創新，才能不斷提高編纂質量，凸顯史料價值，進而對各類檔案得到及時歸檔起到促進作用。

關鍵詞：高校年鑒;檔案資源;史料價值;促進歸檔

黔東南民族職業技術學院（以下簡稱“學院）年鑒的主要作用是向讀者全面、真實、系統地反映上年度學院在黨政、教學、招生就業、科研、對外交流及技能實踐方面的情況，是一本綜合性強且具有廣泛實用性、史料性的文獻工具書，承載著存史、資教、育人及服務社會的重要功能，可以增強院內師生的檔案收集意識和信息素養。年鑒有無實用價值和長久生命力取決于檔案的累積與發掘，只有收集整理了大量可靠翔實的資料才能編寫出高質量的年鑒。《黔東南民族職業技術學院年鑒》創刊于2015年，至今已連續編印出版5卷，主要以檔案原始資料為基礎，記述反映了改革與發展基本情況、重大活動、重要來訪等，為各級領導和各系各部門在查尋資料、獲取信息、編寫材料等方面提供便捷有效服務，也為促進學院檔案工作的可持續發展提供了新思路。

一、檔案工作是年鑒編纂的基礎

年鑒集中體現的是上年度學院工作基本情況、發展變化，以及大事、新事、特事等，側重點在能否反映學院工作的新發展新成就，實事求是記述事情的起因結果，不需要過多主觀評論，編寫手段多樣化，可以綜合使用敘述體、表格、圖片、文件資料選錄等多種形式。年鑒的權威性在于資料的翔實可靠，無論是文字、表格還是圖片，其編纂工作必須是在累積了大量豐富的檔案資料基礎上進行，并對所有資料進行科學、真實、客觀、全面地歸納和總結。

學院的檔案收集始終遵循原始記錄和憑證價值的特點，堅持各類檔案集中統一保管的原則，由此而來的派生信息和加工信息都真實客觀地反映了學院歷史沿革和工作全貌，因此充分發掘檔案資源是做好年鑒編纂的基礎。年鑒的編寫資料渠道來源多樣，主要是由各系各部門供稿，但稿件資料或多或少存在不準確不完善不客觀的現象。通過調查，各系各部門撰稿人大多是需要交稿時，就臨時抱佛腳拼湊數據才得出本部門年鑒初稿，稿件從內容到形式呈現僵化，有時就需要通過查閱檔案來進行鑒別、核實、補充。如2017年刊登于《人民日報》上的學院中職畢業生石安山，因為之前已將報紙原件存檔，在使用時就能及時地作為創業典型編入年鑒。《黔東南民族職業技術學院年鑒》在編寫時，嚴格甄選編寫內容，帶有主觀思想、個人情緒、觀點評論的內容不編入;具有保密性質的文件、內容不刊登編入;含有針對個人的處分，應考慮對其本人形象是否有公開的嚴重的不良影響，從而確定是否編入;失實的事件、未完成的工作不編入;常規性工作敘述，重復累贅，沒有突破和亮點不編入。個別供稿單位統計有差別時，以學院黨政工作總結（報告）為準。選好材料必須以檔案來衡量，選準材料必須用檔案來檢驗，學院歷年收集整理的檔案為年鑒編纂工作提供了大量的文獻資料，由于檔案具有原始憑證價值，從而決定了它是年鑒編纂選材的重要信息來源和基礎。學院檔案是否齊全、完善、真實，直接影響年鑒編寫質量的高低。

二、扎實做好檔案工作，促進年鑒編纂的可發展性

年鑒編纂就該長編長新，創新是為了突破性發展，根本目的是打破千鑒一面的格局，不讓高校年鑒變成“領導功勞簿，系部記事本”的唯上主義文章，進而與時俱進，形成自身不同的編輯風格。年鑒編纂是一項專業性與知識性相融合的工作，充分發掘利用館藏檔案資源，不斷增強編者政治思想素質、文化歷史素養和職責使命感，才能確保年鑒在立新意的同時出精品。

1.規范檔案收集范圍，增強檔案歸檔意識

學院始建于1956年的黔東南民族農業學校，2001年8月在原四校基礎上合并升格為高職院校。檔案工作初始階段，由于歷史條件局限，又或工作人員自身缺乏實踐經驗和立足于長遠的考量，難以準確區分和判定檔案資料的價值，在處理眾多的檔案材料的過程中出現“存之無用，棄之可惜”的現象，導致原始第一手資料沒有得到妥善收集存檔。在檔案利用或是編研過程中不難發現，一些重大活動與事件沒有文字記載，或者缺少照片資料，或者聲像資料沒有規范的備注，只能通過訪詢當時的教職工獲取關鍵信息，但由于時間久遠加之每個人的關注側重點不同，導致對于事件描述難免出現偏頗的現象。另有，學院主管教學、科研、招生就業、技能實訓等部門，沒有將對外簽訂的協議、獲得的表彰資質、創新創業典型等及時送交檔案館集中統一保管而導致丟失，這就給今后在查考利用和編研時埋下隱患。

檔案工作人員應該保持高度地敏銳性，靜下心沉下身到各系各部門指導監督教學、科研、招生就業、技能實訓等各項工作產生的檔案材料的整理歸檔工作，規范檔案的收集整理范圍，并充分開發這些館藏檔案資源以便凸顯年鑒編纂的價值。重點收集上級領導視察學院時的重要指示、講話、題詞、照片等;上級下達的關于機構編制、專業設置、經費下達、人事任免等的批復;學院形成的黨政文件、黨政會議記錄、黨政年度工作計劃和總結、黨政領導講話稿、黨代會和教職工代表大會等的全套會議材料;反映學院學術活動、科研工作、招生就業、教育教學的專業文件材料;學院歷史沿革、大事記、獲獎榮譽、典型事例、重要活動的簡報和聲像材料;學院與外單位簽定的各種合同協議;對外交流活動中產生的資料、聲像、實物等。同時還要主動收集退休教職工、離校畢業生手中散存的與學院發展歷史節點相關的重要檔案資料，在后期編研時才會有據可查，有料可編。檔案資料及時整理歸檔，在編研過程中把零散的檔案匯編成一本有序、準確、精煉的年鑒，既體現了檔案的收集價值，又反映了年鑒的實用性。

2. 恪守檔案本職工作，提高編研人員素養

年鑒編纂是個需要反復斟酌推敲、核實求準的過程，編研人員要具有良好的政治文化素養和業務能力，必須嚴格遵守上級和學院的相關法規制度，做好相關檔案資料的安全保密工作。以檔案工作者的嚴謹性及時將檔案立卷歸檔，以新聞者的敏銳性及時捕捉學院的新發展新成就，以編研工作者的開拓性客觀記錄事實、創新內容形式。編研人員的政治文化素養、業務能力和保密意識決定年鑒編纂工作能否扎實有序開展，同時也影響年鑒的質量和文化內涵。

編研人員在踏實立足于本職工作的基礎上，要具有政治大局觀和高度敏銳的判斷力，認真學習把握國家方針政策，時刻關注時勢和學院的發展動態，編研成果才會有政治高度和歷史深度，才能更充分地體現資政育人的功能。不斷豐富深化文化底蘊，關注和汲取歷史知識和學院發展歷程，增強檔案專業知識的學習，編研時才會目標明確，對選題得心應手。一個合格的編研人員能在編研時對檔案具有獨特的思想、敏銳的眼光，進而發掘檔案具有的潛在價值。

檔案管理和編研都是需要花費時間去精心打磨的工作，工作人員的職業道德素質有時比技術能力更重要，在深入透徹的學習政治理論的同時，更要不斷提升職業操守和人格品質。要甘于平淡、埋頭苦干;要謙虛謹慎，摒棄浮躁;要認真嚴謹，精細精致。

3.加強檔案數字化 ，創新年鑒內容

現代化辦公技術逐漸推動著人們的工作方式進行重大轉變，人們對檔案的重視程度和利用需求也在逐步提高，單純依靠傳統地手工查找方式已經遠不能滿足利用者的需求，時效性和準確性是檔案收集保管和編研利用的最終目的。因此要將紙質檔案盡快納入信息化建設，多途徑地借助信息媒介來提高檔案編研的現代化水平和利用效率。學院檔案館針對館藏紙質檔案存量大、利用效率低、查找費時等突出問題，按照國家要求將重要的常用的民生紙質檔案逐步實現數字化，以便實現全文檢索和在線利用，從而減少紙質檔案的重復磨損。如將機構設置、人事任免、職稱晉升、經費下達、表彰獎勵、新生錄取名冊、學籍卡、畢業驗印名冊、合同協議等進行全文掃描，并轉發為數字信息上傳檔案管理系統。這樣不僅解決了檔案傳統利用方式與當今時效性之間的矛盾，更為提高年鑒編纂效率和豐富內容提供有力保障。

館藏檔案是年鑒編纂的基本來源，但是又不能僅僅只是局限于此，還應該積極拓寬渠道，廣泛收集與學院人文歷史和發展變遷有關的文獻資料，對不同文獻進行深度細致研究比較，通過綜合分析來取精華去糟粕，增強年鑒編纂的深度和廣度。高校修志編鑒，應該緊貼時代氣息、辦學理念、人文風貌，以事見義，以史彰義，以文化人。《黔東南民族職業技術學院年鑒》針對大事記的“要事”特點，增編了上級下發的關于學院人事任免、財政撥款、科研立項方面的文件內容，學院當年重要獲獎統計表;針對學院重大活動，增編選錄了領導講話稿、各級技能競賽獲獎統計表等。如2018年鑒增編兩個年度熱點版塊，一是學院各系各部門學習“黨的十九大”情況以及新聞圖片;二是學院萬達新校區的校園風光、教學活動、課外實踐圖片。體現了年鑒緊貼時代、關注社會的功能。目前的年鑒，基本上還都是“一本書”的面孔，紙質年鑒傳播的局限性很大，實效性較差，應該積極在多媒體傳播手段上尋找突破口。運用新興網絡平臺實現年鑒的“信息薈萃化”“主題雜志化”“多語種化”及“電子書刊化”“影音聲像化”。

三、年鑒編纂助推檔案工作發展

1.檔案工作與年鑒編纂實現互補

檔案工作有其滯后性的特點，材料形成、積累、整理、歸檔是一個較長過程。比如基建檔案只能在工程竣工后按項目歸檔，但是有些工程完結需要花費數年的時間，因為不能及時歸檔有時就會出現前期材料缺失、查閱困難等現象;又如學院歷年人事任免、職稱晉升、獲獎表彰的文件繁多，查找利用時會花費很多時間甚至不得其要。年鑒則是一年一編，逐年收錄編輯重要任免或者是批復文件、各系各部門領導干部名單，這樣在利用時只需根據年度翻找即可，在時限上體現了及時性，在內容上體現了全面性、綜合性，在利用時體現了便利性。在編纂過程中能夠加強自查檔案歸檔工作中的不足，通過查缺補漏進一步完善檔案工作的管理水平，可以使得檔案資料歸檔規范化、合理化、豐富化，因此年鑒編纂與檔案工作能夠互通有無、互補不足。

2.加大了檔案的收集力度

作為年鑒編纂的基礎，沒有豐富的檔案館藏，就無法優質地開展編纂工作。這就促使檔案工作人員和年鑒編纂人員注重平時收集積淀，不僅是收集整理學院文件資料，也積極廣泛地征集與學院相關的全方位資料，擴大素材范圍 ，豐富檔案館藏。從而既完成了收集完善檔案的工作任務，又提高了年鑒的編寫質量。近年學院各系各部門檔案收集意識極大增強，能夠積極主動地把重要協議和具有代表意義的獲獎證書移交檔案館，如文化創意產業系移交2019年獲貴州省“學術先鋒號”牌匾;教務處移交學院獲2018年國家級教學成果二等獎榮譽證書。這些珍貴的獲獎都被編寫進學院年鑒并配彩頁圖。檔案的及時收集和移交，既使見證學院的發展歷程和歷史文化的文件資料、聲像實物得以妥善保存，又使年鑒的內容能夠重點突出。

3. 保護館藏紙質檔案，延長檔案使用年限

館藏檔案是學院的歷史寶貴財富，盡可能延長檔案資料的使用年限是檔案工作人員的職責和使命。年鑒以檔案資料為基礎進行編纂，突破了檔案在利用方面的局限性，因為歷年都收錄了重要文獻數據，查閱者也可以在年鑒中獲取到需要的相關信息，這樣既可以減少輾轉調閱復印檔案原件的繁瑣不便，又可以使館藏紙質檔案減少磨損，得到最大限度的保護，從而使檔案的使用年限得到延長。

綜上所述，檔案工作與年鑒編纂相輔相成，年鑒是對學院一年所形成的檔案及其他文獻進行全面綜合、深度加工的產物，是對檔案文獻進行優質篩選的精粹之作，檔案工作是年鑒編纂的基礎，年鑒又同時促進了學院檔案工作的高速優質發展。檔案和編研人員的工作任重道遠，重視培養符合時代發展的檔案編研工作者已成為當務之急，在做好檔案收集整理歸檔的同時，要積極主動地進行信息加工和編研，開拓館藏檔案數字化信息化服務的新渠道，使檔案事業在編研中得到升華和創新。

參考文獻：

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（作者單位：黔東南民族職業技術學院）