淺論檔案工作和年鑒編纂的關(guān)系

陳琳

摘 要：高校年鑒是供學(xué)院各部門及社會群體了解研究學(xué)院當(dāng)前現(xiàn)狀和未來發(fā)展的綜合性、文獻(xiàn)性工具書。檔案資料、各種信息資源的有效收集與規(guī)范化整理是年鑒編纂的基礎(chǔ)，在編纂過程中尋求內(nèi)容、形式、信息化方面的創(chuàng)新，才能不斷提高編纂質(zhì)量，凸顯史料價值，進(jìn)而對各類檔案得到及時歸檔起到促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高校年鑒;檔案資源;史料價值;促進(jìn)歸檔

黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱“學(xué)院）年鑒的主要作用是向讀者全面、真實(shí)、系統(tǒng)地反映上年度學(xué)院在黨政、教學(xué)、招生就業(yè)、科研、對外交流及技能實(shí)踐方面的情況，是一本綜合性強(qiáng)且具有廣泛實(shí)用性、史料性的文獻(xiàn)工具書，承載著存史、資教、育人及服務(wù)社會的重要功能，可以增強(qiáng)院內(nèi)師生的檔案收集意識和信息素養(yǎng)。年鑒有無實(shí)用價值和長久生命力取決于檔案的累積與發(fā)掘，只有收集整理了大量可靠翔實(shí)的資料才能編寫出高質(zhì)量的年鑒。《黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院年鑒》創(chuàng)刊于2015年，至今已連續(xù)編印出版5卷，主要以檔案原始資料為基礎(chǔ)，記述反映了改革與發(fā)展基本情況、重大活動、重要來訪等，為各級領(lǐng)導(dǎo)和各系各部門在查尋資料、獲取信息、編寫材料等方面提供便捷有效服務(wù)，也為促進(jìn)學(xué)院檔案工作的可持續(xù)發(fā)展提供了新思路。

一、檔案工作是年鑒編纂的基礎(chǔ)

年鑒集中體現(xiàn)的是上年度學(xué)院工作基本情況、發(fā)展變化，以及大事、新事、特事等，側(cè)重點(diǎn)在能否反映學(xué)院工作的新發(fā)展新成就，實(shí)事求是記述事情的起因結(jié)果，不需要過多主觀評論，編寫手段多樣化，可以綜合使用敘述體、表格、圖片、文件資料選錄等多種形式。年鑒的權(quán)威性在于資料的翔實(shí)可靠，無論是文字、表格還是圖片，其編纂工作必須是在累積了大量豐富的檔案資料基礎(chǔ)上進(jìn)行，并對所有資料進(jìn)行科學(xué)、真實(shí)、客觀、全面地歸納和總結(jié)。

學(xué)院的檔案收集始終遵循原始記錄和憑證價值的特點(diǎn)，堅(jiān)持各類檔案集中統(tǒng)一保管的原則，由此而來的派生信息和加工信息都真實(shí)客觀地反映了學(xué)院歷史沿革和工作全貌，因此充分發(fā)掘檔案資源是做好年鑒編纂的基礎(chǔ)。年鑒的編寫資料渠道來源多樣，主要是由各系各部門供稿，但稿件資料或多或少存在不準(zhǔn)確不完善不客觀的現(xiàn)象。通過調(diào)查，各系各部門撰稿人大多是需要交稿時，就臨時抱佛腳拼湊數(shù)據(jù)才得出本部門年鑒初稿，稿件從內(nèi)容到形式呈現(xiàn)僵化，有時就需要通過查閱檔案來進(jìn)行鑒別、核實(shí)、補(bǔ)充。如2017年刊登于《人民日報》上的學(xué)院中職畢業(yè)生石安山，因?yàn)橹耙褜蠹堅(jiān)鏅n，在使用時就能及時地作為創(chuàng)業(yè)典型編入年鑒。《黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院年鑒》在編寫時，嚴(yán)格甄選編寫內(nèi)容，帶有主觀思想、個人情緒、觀點(diǎn)評論的內(nèi)容不編入;具有保密性質(zhì)的文件、內(nèi)容不刊登編入;含有針對個人的處分，應(yīng)考慮對其本人形象是否有公開的嚴(yán)重的不良影響，從而確定是否編入;失實(shí)的事件、未完成的工作不編入;常規(guī)性工作敘述，重復(fù)累贅，沒有突破和亮點(diǎn)不編入。個別供稿單位統(tǒng)計有差別時，以學(xué)院黨政工作總結(jié)（報告）為準(zhǔn)。選好材料必須以檔案來衡量，選準(zhǔn)材料必須用檔案來檢驗(yàn)，學(xué)院歷年收集整理的檔案為年鑒編纂工作提供了大量的文獻(xiàn)資料，由于檔案具有原始憑證價值，從而決定了它是年鑒編纂選材的重要信息來源和基礎(chǔ)。學(xué)院檔案是否齊全、完善、真實(shí)，直接影響年鑒編寫質(zhì)量的高低。

二、扎實(shí)做好檔案工作，促進(jìn)年鑒編纂的可發(fā)展性

年鑒編纂就該長編長新，創(chuàng)新是為了突破性發(fā)展，根本目的是打破千鑒一面的格局，不讓高校年鑒變成“領(lǐng)導(dǎo)功勞簿，系部記事本”的唯上主義文章，進(jìn)而與時俱進(jìn)，形成自身不同的編輯風(fēng)格。年鑒編纂是一項(xiàng)專業(yè)性與知識性相融合的工作，充分發(fā)掘利用館藏檔案資源，不斷增強(qiáng)編者政治思想素質(zhì)、文化歷史素養(yǎng)和職責(zé)使命感，才能確保年鑒在立新意的同時出精品。

1.規(guī)范檔案收集范圍，增強(qiáng)檔案歸檔意識

學(xué)院始建于1956年的黔東南民族農(nóng)業(yè)學(xué)校，2001年8月在原四校基礎(chǔ)上合并升格為高職院校。檔案工作初始階段，由于歷史條件局限，又或工作人員自身缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和立足于長遠(yuǎn)的考量，難以準(zhǔn)確區(qū)分和判定檔案資料的價值，在處理眾多的檔案材料的過程中出現(xiàn)“存之無用，棄之可惜”的現(xiàn)象，導(dǎo)致原始第一手資料沒有得到妥善收集存檔。在檔案利用或是編研過程中不難發(fā)現(xiàn)，一些重大活動與事件沒有文字記載，或者缺少照片資料，或者聲像資料沒有規(guī)范的備注，只能通過訪詢當(dāng)時的教職工獲取關(guān)鍵信息，但由于時間久遠(yuǎn)加之每個人的關(guān)注側(cè)重點(diǎn)不同，導(dǎo)致對于事件描述難免出現(xiàn)偏頗的現(xiàn)象。另有，學(xué)院主管教學(xué)、科研、招生就業(yè)、技能實(shí)訓(xùn)等部門，沒有將對外簽訂的協(xié)議、獲得的表彰資質(zhì)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)典型等及時送交檔案館集中統(tǒng)一保管而導(dǎo)致丟失，這就給今后在查考利用和編研時埋下隱患。

檔案工作人員應(yīng)該保持高度地敏銳性，靜下心沉下身到各系各部門指導(dǎo)監(jiān)督教學(xué)、科研、招生就業(yè)、技能實(shí)訓(xùn)等各項(xiàng)工作產(chǎn)生的檔案材料的整理歸檔工作，規(guī)范檔案的收集整理范圍，并充分開發(fā)這些館藏檔案資源以便凸顯年鑒編纂的價值。重點(diǎn)收集上級領(lǐng)導(dǎo)視察學(xué)院時的重要指示、講話、題詞、照片等;上級下達(dá)的關(guān)于機(jī)構(gòu)編制、專業(yè)設(shè)置、經(jīng)費(fèi)下達(dá)、人事任免等的批復(fù);學(xué)院形成的黨政文件、黨政會議記錄、黨政年度工作計劃和總結(jié)、黨政領(lǐng)導(dǎo)講話稿、黨代會和教職工代表大會等的全套會議材料;反映學(xué)院學(xué)術(shù)活動、科研工作、招生就業(yè)、教育教學(xué)的專業(yè)文件材料;學(xué)院歷史沿革、大事記、獲獎榮譽(yù)、典型事例、重要活動的簡報和聲像材料;學(xué)院與外單位簽定的各種合同協(xié)議;對外交流活動中產(chǎn)生的資料、聲像、實(shí)物等。同時還要主動收集退休教職工、離校畢業(yè)生手中散存的與學(xué)院發(fā)展歷史節(jié)點(diǎn)相關(guān)的重要檔案資料，在后期編研時才會有據(jù)可查，有料可編。檔案資料及時整理歸檔，在編研過程中把零散的檔案匯編成一本有序、準(zhǔn)確、精煉的年鑒，既體現(xiàn)了檔案的收集價值，又反映了年鑒的實(shí)用性。

2. 恪守檔案本職工作，提高編研人員素養(yǎng)

年鑒編纂是個需要反復(fù)斟酌推敲、核實(shí)求準(zhǔn)的過程，編研人員要具有良好的政治文化素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，必須嚴(yán)格遵守上級和學(xué)院的相關(guān)法規(guī)制度，做好相關(guān)檔案資料的安全保密工作。以檔案工作者的嚴(yán)謹(jǐn)性及時將檔案立卷歸檔，以新聞?wù)叩拿翡J性及時捕捉學(xué)院的新發(fā)展新成就，以編研工作者的開拓性客觀記錄事實(shí)、創(chuàng)新內(nèi)容形式。編研人員的政治文化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力和保密意識決定年鑒編纂工作能否扎實(shí)有序開展，同時也影響年鑒的質(zhì)量和文化內(nèi)涵。

編研人員在踏實(shí)立足于本職工作的基礎(chǔ)上，要具有政治大局觀和高度敏銳的判斷力，認(rèn)真學(xué)習(xí)把握國家方針政策，時刻關(guān)注時勢和學(xué)院的發(fā)展動態(tài)，編研成果才會有政治高度和歷史深度，才能更充分地體現(xiàn)資政育人的功能。不斷豐富深化文化底蘊(yùn)，關(guān)注和汲取歷史知識和學(xué)院發(fā)展歷程，增強(qiáng)檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，編研時才會目標(biāo)明確，對選題得心應(yīng)手。一個合格的編研人員能在編研時對檔案具有獨(dú)特的思想、敏銳的眼光，進(jìn)而發(fā)掘檔案具有的潛在價值。

檔案管理和編研都是需要花費(fèi)時間去精心打磨的工作，工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)有時比技術(shù)能力更重要，在深入透徹的學(xué)習(xí)政治理論的同時，更要不斷提升職業(yè)操守和人格品質(zhì)。要甘于平淡、埋頭苦干;要謙虛謹(jǐn)慎，摒棄浮躁;要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，精細(xì)精致。

3.加強(qiáng)檔案數(shù)字化 ，創(chuàng)新年鑒內(nèi)容

現(xiàn)代化辦公技術(shù)逐漸推動著人們的工作方式進(jìn)行重大轉(zhuǎn)變，人們對檔案的重視程度和利用需求也在逐步提高，單純依靠傳統(tǒng)地手工查找方式已經(jīng)遠(yuǎn)不能滿足利用者的需求，時效性和準(zhǔn)確性是檔案收集保管和編研利用的最終目的。因此要將紙質(zhì)檔案盡快納入信息化建設(shè)，多途徑地借助信息媒介來提高檔案編研的現(xiàn)代化水平和利用效率。學(xué)院檔案館針對館藏紙質(zhì)檔案存量大、利用效率低、查找費(fèi)時等突出問題，按照國家要求將重要的常用的民生紙質(zhì)檔案逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，以便實(shí)現(xiàn)全文檢索和在線利用，從而減少紙質(zhì)檔案的重復(fù)磨損。如將機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免、職稱晉升、經(jīng)費(fèi)下達(dá)、表彰獎勵、新生錄取名冊、學(xué)籍卡、畢業(yè)驗(yàn)印名冊、合同協(xié)議等進(jìn)行全文掃描，并轉(zhuǎn)發(fā)為數(shù)字信息上傳檔案管理系統(tǒng)。這樣不僅解決了檔案傳統(tǒng)利用方式與當(dāng)今時效性之間的矛盾，更為提高年鑒編纂效率和豐富內(nèi)容提供有力保障。

館藏檔案是年鑒編纂的基本來源，但是又不能僅僅只是局限于此，還應(yīng)該積極拓寬渠道，廣泛收集與學(xué)院人文歷史和發(fā)展變遷有關(guān)的文獻(xiàn)資料，對不同文獻(xiàn)進(jìn)行深度細(xì)致研究比較，通過綜合分析來取精華去糟粕，增強(qiáng)年鑒編纂的深度和廣度。高校修志編鑒，應(yīng)該緊貼時代氣息、辦學(xué)理念、人文風(fēng)貌，以事見義，以史彰義，以文化人。《黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院年鑒》針對大事記的“要事”特點(diǎn)，增編了上級下發(fā)的關(guān)于學(xué)院人事任免、財政撥款、科研立項(xiàng)方面的文件內(nèi)容，學(xué)院當(dāng)年重要獲獎統(tǒng)計表;針對學(xué)院重大活動，增編選錄了領(lǐng)導(dǎo)講話稿、各級技能競賽獲獎統(tǒng)計表等。如2018年鑒增編兩個年度熱點(diǎn)版塊，一是學(xué)院各系各部門學(xué)習(xí)“黨的十九大”情況以及新聞圖片;二是學(xué)院萬達(dá)新校區(qū)的校園風(fēng)光、教學(xué)活動、課外實(shí)踐圖片。體現(xiàn)了年鑒緊貼時代、關(guān)注社會的功能。目前的年鑒，基本上還都是“一本書”的面孔，紙質(zhì)年鑒傳播的局限性很大，實(shí)效性較差，應(yīng)該積極在多媒體傳播手段上尋找突破口。運(yùn)用新興網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)年鑒的“信息薈萃化”“主題雜志化”“多語種化”及“電子書刊化”“影音聲像化”。

三、年鑒編纂助推檔案工作發(fā)展

1.檔案工作與年鑒編纂實(shí)現(xiàn)互補(bǔ)

檔案工作有其滯后性的特點(diǎn)，材料形成、積累、整理、歸檔是一個較長過程。比如基建檔案只能在工程竣工后按項(xiàng)目歸檔，但是有些工程完結(jié)需要花費(fèi)數(shù)年的時間，因?yàn)椴荒芗皶r歸檔有時就會出現(xiàn)前期材料缺失、查閱困難等現(xiàn)象;又如學(xué)院歷年人事任免、職稱晉升、獲獎表彰的文件繁多，查找利用時會花費(fèi)很多時間甚至不得其要。年鑒則是一年一編，逐年收錄編輯重要任免或者是批復(fù)文件、各系各部門領(lǐng)導(dǎo)干部名單，這樣在利用時只需根據(jù)年度翻找即可，在時限上體現(xiàn)了及時性，在內(nèi)容上體現(xiàn)了全面性、綜合性，在利用時體現(xiàn)了便利性。在編纂過程中能夠加強(qiáng)自查檔案歸檔工作中的不足，通過查缺補(bǔ)漏進(jìn)一步完善檔案工作的管理水平，可以使得檔案資料歸檔規(guī)范化、合理化、豐富化，因此年鑒編纂與檔案工作能夠互通有無、互補(bǔ)不足。

2.加大了檔案的收集力度

作為年鑒編纂的基礎(chǔ)，沒有豐富的檔案館藏，就無法優(yōu)質(zhì)地開展編纂工作。這就促使檔案工作人員和年鑒編纂人員注重平時收集積淀，不僅是收集整理學(xué)院文件資料，也積極廣泛地征集與學(xué)院相關(guān)的全方位資料，擴(kuò)大素材范圍 ，豐富檔案館藏。從而既完成了收集完善檔案的工作任務(wù)，又提高了年鑒的編寫質(zhì)量。近年學(xué)院各系各部門檔案收集意識極大增強(qiáng)，能夠積極主動地把重要協(xié)議和具有代表意義的獲獎證書移交檔案館，如文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)系移交2019年獲貴州省“學(xué)術(shù)先鋒號”牌匾;教務(wù)處移交學(xué)院獲2018年國家級教學(xué)成果二等獎榮譽(yù)證書。這些珍貴的獲獎都被編寫進(jìn)學(xué)院年鑒并配彩頁圖。檔案的及時收集和移交，既使見證學(xué)院的發(fā)展歷程和歷史文化的文件資料、聲像實(shí)物得以妥善保存，又使年鑒的內(nèi)容能夠重點(diǎn)突出。

3. 保護(hù)館藏紙質(zhì)檔案，延長檔案使用年限

館藏檔案是學(xué)院的歷史寶貴財富，盡可能延長檔案資料的使用年限是檔案工作人員的職責(zé)和使命。年鑒以檔案資料為基礎(chǔ)進(jìn)行編纂，突破了檔案在利用方面的局限性，因?yàn)闅v年都收錄了重要文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，查閱者也可以在年鑒中獲取到需要的相關(guān)信息，這樣既可以減少輾轉(zhuǎn)調(diào)閱復(fù)印檔案原件的繁瑣不便，又可以使館藏紙質(zhì)檔案減少磨損，得到最大限度的保護(hù)，從而使檔案的使用年限得到延長。

綜上所述，檔案工作與年鑒編纂相輔相成，年鑒是對學(xué)院一年所形成的檔案及其他文獻(xiàn)進(jìn)行全面綜合、深度加工的產(chǎn)物，是對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行優(yōu)質(zhì)篩選的精粹之作，檔案工作是年鑒編纂的基礎(chǔ)，年鑒又同時促進(jìn)了學(xué)院檔案工作的高速優(yōu)質(zhì)發(fā)展。檔案和編研人員的工作任重道遠(yuǎn)，重視培養(yǎng)符合時代發(fā)展的檔案編研工作者已成為當(dāng)務(wù)之急，在做好檔案收集整理歸檔的同時，要積極主動地進(jìn)行信息加工和編研，開拓館藏檔案數(shù)字化信息化服務(wù)的新渠道，使檔案事業(yè)在編研中得到升華和創(chuàng)新。

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（作者單位：黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院）