事業單位檔案精細化管理策略探析

邵光勇

摘要：檔案信息屬于事業單位開展決策工作的主要依據之一，需要通過科學的方式增強檔案管理工作質量的提高。將精細化管理運用到事業單位檔案管理工作中，可促進管理效率的全面提升，并解決傳統檔案管理存在的不足。基于此，本文就談談事業單位檔案精細化管理策略，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;精細化

精細化管理既是一種管理理念，也是管理技術，通過規范精細的流程，讓各項工作實現標準化以及數據化。同時，此項技術還能夠幫助檔案管理工作中的各項流程，根據每個環節高效、精確地運行，進而在明確崗位職責的基礎上，落實好檔案管理責任，查找、發現以及處理檔案管理工作中的問題，促進事業單位檔案管理工作質量、效率的提高。

一、建立完善的責任制

事業單位運用精細化檔案管理模式的過程中，需要重視對管理制度的健全，確保各項管理制度能夠向著精細化的方向進行轉變[1]。首先，立足于國家制定的法律法規，對檔案管理制度進行完善。其次，避免出現盲目跟風的情況，不能夠直接借鑒其他單位所使用的檔案管理制度，而是需結合本單位具體狀況，建立相應的規章制度，以便更好地加強工作效率和質量，并保證檔案管理和信息資源的可靠性、完整性、真實性。再次，在檔案管理制度健全的過程中，需要立足于相應的法律法規，促進管理服務水平的提高，以便于管理工作有理可依和有據可循，并優化檔案管理工作服務質量，確保檔案管理工作持續、穩定地發展。

二、制定精細化管理的標準流程

當前，隨著各類信息技術和相關設備的不斷發展，對事業單位檔案管理工作產生了諸多的影響，諸如服務流程、管理方式以及工作氛圍等[2]。就檔案精細化管理而言，目標在于推動檔案管理工作向著系統化、規范化的方向進行發展，并增強其實際運用價值以及保管質量，確保檔案資料的可靠性、真實性以及完整性等。要想實現此目標，事業單位需要立足于自身實際狀況，構建具有精細化特點的流程，并嚴格按照指定好的流程開展各項工作。采取此種模式，可以加強檔案在歸檔過程中的時效性，并通過精細化的方式對檔案進行收集、歸檔以及檢索等。但是，在具體的精細化管理工作中，應將各類理念和制度融入到檔案管理工作的各個環節之中，以便于促進檔案管理水平的全面提高。

三、增強檔案管理信息化建設

要想確保事業單位在檔案工作方面順利地實現精細化管理，需對各類信息技術予以正確使用，并設置好相應的設備，加強信息化建設[3]。立足于此，方可推動事業單位檔案工作水平、質量以及效率的提高。同時，在信息技術的作用下，檔案工作者可以利用更少的時間完成對檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，防止檔案出現丟失的情況，并且還能夠實現檢索功能，即只需將文件名抑或是檔案編號輸入到檢索框內，系統就能迅速地將對應檔案調取出來，節省了大量的時間。

另外，開展檔案信息化建設工作的過程中，需要注重檔案的安全性，采取權限、防火墻以及加密等相關技術，防止檔案資料被篡改和泄露等。但是，在改造難度、經費等的影響下，要想一次性實現信息化建設較為困難，對此可運用“雙檔制”的方法，即紙質+電子檔案的形式，以便于單位工作人員可以逐漸適應信息化的運轉方式，并確保檔案的安全性，促進檔案精細化管理效率的提高。

四、改善檔案管理者素質

通過對精細化管理方式的正確運用，能夠提升檔案管理工作人員的綜合素質，這主要是因為精細化管理在具體落實的過程中，會完善各類制度和明確崗位職責。在檔案管理制度的約束下，工作人員需要遵循制度要求開展各項操作，進而促進工作態度以及效率的改善，最終實現檔案服務質量的增強。并且，檔案精細化管理還提出了許多硬性要求，進而較好地激發了工作人員的主觀能動性。在傳統工作模式中，檔案管理者涉及到的工作量較大，使得工作效率得不到有效的提升，精細化的管理方式可以打破時間以及空間的限制，更加高效地開展各項工作。總之，在檔案精細化管理的過程中，事業單位檔案工作者在精神面貌方面能夠實現較好的轉變，檔案管理水平也隨之上升。

結語

總而言之，事業單位在開展檔案管理工作的過程中，需要緊跟時代發展的腳步，積極運用精細化的管理方式，并立足于單位具體狀況，健全各項管理制度，優化服務流程，增強信息化建設，進而提升檔案管理工作有效性的提高，確保事業單位檔案管理工作穩定、持續地發展。

參考文獻：

[1]李格格. 淺談如何在事業單位檔案管理中開展精細化管理[J]. 辦公室業務， 2018， 000（003）：72.

[2]李偉旭. 精細化管理模式在事業單位檔案管理工作中的應用[J]. 卷宗， 2019， 000（024）：84.

[3]劉燕. 如何在事業單位檔案管理中開展精細化管理[J]. 辦公室業務， 2019， 309（04）：119.