我國省級檔案網站檔案信息服務問題與對策

摘 要?截至2019年1月，我國33個省級檔案信息網在檔案信息服務方面還存在欠缺服務種類、拖延更新檔案信息、語言類別單一以及混淆發布非檔案信息與檔案信息的問題。為提高檔案信息服務水平，各網站應當創新服務方式、重視網絡平臺檔案信息更新、發展民族和特色檔案工作及加大檔案信息開發力度。

關鍵詞 省級檔案網站 檔案信息服務 檔案網站建設現狀 檔案網站評價指標

中圖分類號 G270.7 文獻標識碼 A 收稿日期 2020-03-07

★作者簡介：李琬琪，安徽大學管理學院檔案學專業，碩士研究生。

Abstract By the end of January 2019， 33 provincial archives websites of China still have problems in their archival information services， such as incomplete service items， delay in updates， single language setting， mixed release of non-archival and archival information. These websites should innovate their service mode， take seriously the updating of archival information on network platform， develop ethnic and special archives， and strengthen archival information development， which can promote the quality of archival information services.

Keyword? provincial archives website; archival information service; current situation of archives websites construction; evaluation index of archives website

在數字時代，通過網絡途徑向用戶提供信息服務必不可少，檔案館就利用檔案網站向用戶提供檔案信息資源，實現檔案信息服務。我國的檔案網站建設始于20世紀90年代中期，目前省級檔案網站代表了我國綜合檔案館信息化中檔案網站建設的最高水平[1]55。經過20多年的建設，國內各省級檔案館均實現了網站建設，省級檔案網的檔案信息服務已覆蓋全國。因此，本文選擇調研各省級檔案網站（除臺灣）的檔案信息服務現狀。

一

中國人民大學信息資源管理學院的檔案網站調查與測評項目組已發布了評測檔案網站綜合水平的三大類指標，其中與評測檔案信息服務相關的指標為資源服務類指標和網站設計類指標。根據該評測指標，第1類資源服務指標中的檔案查閱檢索服務、地方信息和網上展覽是基本的信息服務，是用戶獲取檔案信息資源的重要途徑，作為下表“33個省級檔案網檔案信息服務情況”的調查內容。第2類網站設計指標下的語言設置也是考察檔案信息服務情況的條件。此外，了解用戶需求才能更好地以用戶需求為中心提高檔案信息服務水平，用戶調查反饋也作為網站檔案信息服務情況的調查項。本次調研截至2019年1月底，調查結果如下表所示（見下頁）。

截至2019年1月底，有5個省級檔案網沒有提供網上查閱檔案服務。所有的網站都發布了地方信息，包括檔案文化、本土社會記憶，該項覆蓋率為100%。在網頁設置中，全國僅北京、內蒙古、黑龍江、遼寧、香港、澳門、湖南和重慶8個省級檔案網提供了多語言的轉換服務。尚未設置用戶互動服務的網站有3個，另有4個檔案網站的互動服務形同虛設，雖有互動的欄目但點開網頁無內容。目前有30個網站具備互動欄目，例如，“局長信箱”“公眾留言”等，但用戶的參與率并不明確，也沒有公開網站方和檔案館對用戶的回復情況。表中的調查反饋欄下的網上調查（問卷調查）被特別標注出來，相比而言提供用戶調查問卷的網站可以收集到很多細節問題，引導用戶提出自己的信息需求，并據此改進信息服務，而這樣的網站僅有北京、上海、天津、江蘇等13個，占全國檔案網站比例不到50%。此外，實際調查中，直接通過移動終端上的新媒體平臺（微博、微信公眾號、推特等）為用戶提供檔案信息服務的信息網有21個。

除了表1所列的指標外，對第1類資源服務指標中視聽檔案資源的發布情況統計如圖1所示。目前整體上全國省級檔案網站發布的視聽檔案總量不充足，各省級網站公開的視聽檔案量50條以上的僅有5個檔案網，占比不到16%。具體到每個檔案網站之間比較，各個網站視聽檔案發布量懸殊，例如有6個檔案網尚未發布視聽檔案信息，上海檔案網已公布了100多條。

2015年中國人民大學發布的最新的省級檔案網站評分排名中公布位列前10名的分別是：天津市、浙江省、北京市、福建省、上海市、安徽省、江蘇省、遼寧省、山東省、寧夏回族自治區[2]。對照調查表，位列前10位網站的檔案信息服務指標方面建設得相對完善，這些網站除了多語言沒有全覆蓋，表中的其他信息服務項全部滿足。對照圖1，位列前10的網站中有7個檔案網的視聽檔案發布量處于全國前50%。

二

根據調查的情況，我國省級檔案信息網的檔案信息服務建設在以下幾個方面還有不足：

第一，省級檔案網站的檔案信息服務種類不齊全，甚至有網站缺少基本的信息服務。例如，檔案查閱屬于檔案信息的基本服務，大部分用戶需要通過檢索、查詢提高搜尋信息的效率和準確性，然而還有網站找不到查詢、檢索服務欄目的情況。再如，提供個性化的檔案信息服務會更受用戶歡迎，通過調查問卷的形式了解用戶需求就是比較好的方式之一。目前有20個網站還未提供調查問卷服務，其中3個網站雖有問卷調查欄目但點擊后為空白頁。已有調查問卷服務的個別網站僅設置1個或2個單一的用戶滿意度問題，如“你對本網站是否滿意，回答是或否”。即使接收到不滿意反饋，檔案網也不知如何改進信息服務，這樣搜集到的用戶需求不具有參考價值。

第二，檔案文化信息資源更新不及時，甚至將近8年未發布新信息。部分檔案網站在2010年以后就沒有在社會記憶或數字化檔案館藏中更新內容，說明這些網站的線上檔案信息更新環節出現了停滯問題。在圖2，我國31個省級（除港澳臺）檔案網站最近8年來檔案文化信息更新呈現三種狀態：近4年更新信息的網站數量比2010—2014年增多、近4年更新信息數量減少、近8年停止更新信息。前后更新數量懸殊說明該網站近4年檔案信息服務工作出現了問題，信息更新不及時、內容不夠豐富，負責網絡平臺檔案信息發布的部門無法將數字化后的館藏檔案文化信息呈現在用戶面前。近8年沒有更新數據信息的網站問題最嚴重，沒有為用戶提供當下需要的社會記憶類和館藏信息資源。

第三，25個省級檔案網站未提供語言切換服務。檔案信息用戶并非全是使用簡體中文的人群，而是來自世界各地。例如，江蘇省南京市曾是民國時期的重要城市之一，保管的民國檔案至今仍可為國內外的相關研究提供資料支撐，不提供和英文的轉換服務則不便于不同語言使用者獲取檔案信息。我國的少數民族聚居地區，僅內蒙古的檔案網提供蒙語切換服務。西藏、新疆等多民族區域，各少數民族還在使用自己民族的語言，網站卻未設置藏語、哈薩克語、維吾爾語等，這種語言障礙增加用戶獲取檔案信息的難度，甚至使網站流失掉信息用戶。

第四，個別省級檔案網站非檔案信息與檔案信息混淆發布，誤導用戶。個別網站發布的“社會記憶”來源有待考證，并且發布的視聽信息轉載于電視欄目、網絡視頻平臺。這些信息不是檔案館對館藏的開發成果，不一定是真實活動記錄。例如，某檔案網站的社會記憶部分發布了近千條信息，涉及歷史人物、重大歷史事件和城市建設等。而這些信息轉載于各種報紙期刊，甚至有些信息僅標注來源于網絡，也未附鏈接，真實性無從查考，用戶就只能當故事來閱讀。為用戶提供這類信息并不能稱之為真正意義上的檔案信息服務。這一省級檔案網站在2015年中國人民大學的評測結果中排名靠前，雖然該網站的綜合評分很高，但從評測檔案信息服務的角度來說不能僅靠所有的信息數量多而取勝，還應關注網站發布的檔案信息的數量和用戶的利用情況。

三

為了提高檔案信息服務水平，解決上述檔案信息服務中出現的問題，各網站和檔案館可以在以下幾個方面作出改進。

第一，創新檔案信息服務方式，完善最基本的服務種類。網絡平臺有別于檔案館，線下運行順利的服務不一定能呈現在網絡上，需要及時創新服務方式。例如，青島檔案信息網在信息服務方式上推陳出新，提供會員制服務，用戶可注冊登錄自己的賬號，享受個性化的檔案信息服務。會員登錄制幫助網站建立了長期穩定的用戶群，便于調查問卷發放，能有效提升用戶參與反饋率，了解用戶需求。然而這一服務在省級檔案網中并不多見，市級幾乎沒有。各網站可以學習和改良會員登錄制，在為各個用戶提供更精準的信息服務的同時，整理檔案信息的利用后續，了解用戶查閱檢索的情況。除了會員制，像英國國家檔案館網站提供了文件復制項目，用戶可以在數字化的檔案和文件中有償申請復制自己所需的部分，尚未數字化的檔案信息也可以申請[3]。這樣的下載服務在增加網站吸引力的同時也便于用戶獲取檔案信息。

第二，重視網絡平臺數字化檔案信息的發布工作。從圖2看出檔案信息更新的不連貫，在網絡平臺發布數字化檔案信息的環節出現停滯狀況。國內檔案網站大多具有“管理——管制”的特點，行政色彩較濃厚，不同于國外“管理—服務”的網站建設理念，“服務至上”觀念淡薄，基本是把檔案館的工作簡單地放置到網上[4]59。但是我國檔案局館分設以后，省級檔案網站的檔案信息服務功能將更加突出，各檔案館首先在思想上應當重視網絡平臺的檔案信息更新工作，提升各工作人員對網絡發布環節的重視。可以通過招募信息技術等新興行業的志愿者，發揮其網絡專業技能協助館員發布數字化檔案信息。還可以為不同的志愿者提供不同的檔案信息主題，讓他們幫助檔案工作者在網頁上建設小范圍、階段性的網站專欄。例如，美國國家檔案與文件署長期開展的“Volunteer at NARA”志愿者活動中就有幫助檔案館在文件中進行標記、轉錄和添加注釋，使它們更容易被訪問和搜索的項目[5]。這項活動帶動了信息用戶參與到檔案信息服務中來，用戶之間互相引導檔案信息利用。志愿者本不是檔案工作者，他們更能從信息用戶的角度出發在與館內檔案工作者的工作交流中改進檔案信息服務理念。

第三，結合當地歷史文化發展民族檔案、特色檔案。檔案見證歷史，每個地區都有自己的特色檔案，省級檔案網站不僅通過地域來劃分，還凸顯著歷史、文化和民族的劃分。網站可以先完善多語言服務，讓本地、本民族的用戶都能得益于網站的檔案信息服務，逐漸提高整體的檔案文化素養。多民族地區的網站應更加注重對本土民族檔案、特色檔案的信息化建設，吸引少數民族用戶和有特色檔案研究需求的用戶。位于我國邊疆的省份可以加強與有相似文化的地區和國家的交流合作，例如在“網上展廳”展覽流失于海外的民族檔案。

第四，加大檔案信息開發工作力度，不發布無用信息。直接轉載網站、報刊上的文章、圖像、視頻的行為不應發生，這些信息混淆在檔案信息里發布會誤導用戶，甚至讓用戶獲得虛假信息。檔案網要想為用戶提供更多的檔案信息，可以加大對檔案信息開發的投入，而不是做給用戶提供大量的非檔案信息這樣的無用功。檔案館不應局限于被動收集檔案，可以主動通過實地調研、專題走訪、征集活動等方式收集口述檔案、聲像檔案和實物檔案，對收集到的檔案進行整理匯編，開辦網上展覽等。例如，美國十分重視檔案征集工作，早在1895年和1899年分別成立歷史手稿委員會和公共檔案委員會，幫助其進行檔案征集工作，擁有了成熟的手稿經濟價值鑒定市場和捐贈材料免稅制度[6]108-112。做收集、整理、開發工作比直接轉載報刊文章復雜得多，但以信息用戶為中心，讓檔案信息真正得以利用才是檔案信息服務的根本目的。

四

總結當下，各省級檔案網站的檔案信息服務水平還有很大的提升空間，可以多參考國內外網站的信息服務建設，集眾家之長，成一家之言。

放眼未來，檔案信息服務工作還有很長的道路需要探索。當前正處于檔案局館體制改革時期，省級檔案網站的政務信息服務性質可能會減弱，檔案信息服務側重點會產生變化。除了港澳臺外的省級檔案網站，現都已參與到中國開放檔案共享平臺網（http：//www.archives.gov.cn/sjzy/）的數據資源建設中來，提供各自的開放檔案信息。未來，省級檔案信息網的檔案信息服務將更加突出其科學文化性質，盡可能地為用戶創造全國范圍內檔案信息資源互通、共享的利用環境。

參考文獻

[1]陳曉暉，趙屹.我國檔案網站建設情況綜述[J].檔案學研究，2013（4）：55.

[2]中國人民大學信息資源管理學院.科學評估網站，推動檔案信息化建設——2015年我國省級檔案網站建設調查分析報告出爐[EB/OL].[2015-11-07].http：//irm.ruc.edu.cn/displaynews.php？id=4262.

[3]National Archives. Record copying[EB/OL].[2019-07-10].http：//www.nationalarchives.gov.uk/help-with-your-research/record-copying/.

[4]吳建華，曾娜.檔案網站信息資源組織研究[M].北京：科學出版社，2013：59.

[5]The National Archives and Records Administration. Citizen archivist[EB/OL].[2019]https：//www.archives.gov/citizen-archivist.

[6]張敏，王小梅，孫慧.美國檔案捐贈工作特色及啟示[J].檔案學通訊，2018（6）：108-112.