高校檔案館助推“雙一流”建設思考

文/呂菁 李高峰 胡國強

“雙一流”建設是高校檔案館發展面臨的新機遇和新挑戰，新環境下高校檔案館承擔的角色和定位應隨學校建設需要順勢而為。本文圍繞檔案服務于學科建設、科學研究、人才培養管理、學校科學決策、存檔留史等五個方面，探索服務新模式，并結合現狀摸索可行的實施策略

世界一流大學和一流學科建設，簡稱“雙一流”建設。2017年9月，教育部等正式公布了世界一流大學和一流學科建設高校及建設學科名單，一流大學建設高校42所，一流學科建設高校95所。在國家的號召下，許多高校根據自身特色部署了雙一流建設工作，出臺了相應的“雙一流”建設方案，積極應對新階段高校以內涵式發展為特色的變化。高校檔案館作為高校的文件運行管理中心、校務信息公開平臺、信息傳輸中樞、校園文化傳播驛站[1]，在高校“雙一流”建設過程中發揮著信息收集、交流傳播的支撐作用。在“雙一流”建設的視域下，檔案工作應該順勢而為，進一步加強創新與服務能力。如何建設與雙一流大學建設相適應的一流檔案館成為高校檔案館面臨的重要課題，也是每位高校檔案館工作人員不得不深思的問題。

一、高校檔案館與“雙一流”建設的關系

“雙一流”建設的最終目標是建設世界一流大學、一流學科，在實現此目標的過程中離不開一流的人才隊伍、一流的學生、一流的科研水平等強有力的支撐，一切工作圍繞“一流”開展。而要打造一流的人才隊伍、學生、科研水平就離不開一流的高校檔案館管理和一流的檔案服務。這樣的助推關系，要求高校要實現“雙一流”建設的國家戰略目標，離不開高校檔案館支撐；同時檔案館的建設離不開高校“雙一流”建設的支持，高校檔案館和“雙一流”建設相輔相成，是部分與整體的關系。

二、高校檔案館在“雙一流”建設中的角色與定位

高校檔案是學校管理過程、辦學優勢和特色形成過程的記錄和保存的主要載體，對學科基礎性數據的提供和服務無疑具有特殊價值[2]。高校檔案館要助力“雙一流”建設，首先要厘清高校檔案館的角色與定位，只有準確定位檔案館在學校建設中的位置，明確檔案服務及其職責范圍，才能做到有的放矢，高效、精準且主動地為“雙一流”建設服務。

1.檔案為學科建設服務

“雙一流”建設需要有足夠的學科歷史數據，學科現有數據，以及學科發展的關鍵支撐數據，比如學科的學緣數據，學科的投入產出等信息數據。一方面，高校檔案館存放著大量學科檔案資料，它們見證了學科各階段過程中的成果、經驗與不足，通過它們可以了解學科建設發展的歷史與現狀，能夠歸納總結學科建設過程中的經驗教訓，為推動學科發展、打造優勢學科提供寶貴資訊。另一方面，對一流學科評估中，需要提供大量的檔案作為支撐依據。

2.檔案為科學研究服務

加快推進世界一流大學建設，根本出路在于提高科學研究水平，并使科研反作用于教育。科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的、具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。一方面科研檔案記載著高校科研軌跡，是學校科研發展的縮影和真實寫照；另一方面在促進高校自身科研水平提升發揮著基礎和關鍵性的作用，是反映高校科學研究水平和科研管理水平的重要標志，是高校實力的見證[3]。要實現“雙一流”建設目標，進行科學創新，必須利用已有的科研檔案信息發掘自己的科研優勢，找出科研重點領域，凝練出品牌特色[4]。在“雙一流”建設目標的引導下，高校檔案館應做好重點科研檔案歸檔和開發工作，為科研工作提供科研之外的數據信息，支撐提升科學研究水平，推動高校內涵式發展，最終助推高校“雙一流”建設。

3.檔案服務“一流”人才培養和管理

培養一流人才是“雙一流”建設的重要內容和重要推力，“雙一流”建設著力于一流人才的培養。國務院印發的《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》中，更將培養拔尖創新人才作為“雙一流”建設的任務之一。高校檔案匯集著教職工、學生等工作生活記錄，這些檔案形成簡單而繁瑣，但又不得不做。“使專業人干專業事”，為人才專項服務檔案事宜，并專項定向提供檔案數據信息為人才服務。通過對檔案專項定向服務水平提高促進人才培養管理，推動高校人才培養質量的提升和“雙一流”建設戰略的長遠實施。

4.檔案數據是學校科學決策的數據庫

“用數據說話”和“用數據決策”是公共管理和國家治理的重要原則。在數據時代，用數據說話已經成為合格管理者的基本要求。以安徽省高校管理大數據研究中心為例，其工作主要職能，一是聚焦高校內部治理，從事與高校管理相關的教育、財務、信息化、統計等學術領域研究，努力為高校管理的現狀提供即時的精準畫像，為高校管理者和決策者提供序時的作戰地圖和推演沙盤，探索高等教育事業科學發展的新模式[5]。二是其研究對接上級教育主管部門、地方政府政策研究，通過數據為學校和主管部門提供信息紐帶。

高校檔案館是高校歷史數據的保存者和研究者。高校檔案館可通過多種技術和先進的分析方法對高校歷史數據進行歸類、分析、挖掘，以幫助高校進行準確、科學的判斷、決策。其更重要的價值在于實現基于數據的治理[6]，所以在“雙一流”的建設中，高校檔案館是科學決策的數據庫智囊團，為“雙一流”建設提供強有力的智力支持。

5.檔案是“雙一流”建設的記錄者保存者，更是思考者

檔案記錄著歷史活動，并且總結了思想發展、經驗教訓及創造性成果。高校要進行“雙一流”建設，無論是評估、檢查的程序設計，還是組織機構、指標體系的確定，最具說服力的依據便是檔案材料[7]。檔案材料能對“雙一流”建設進行較為科學的指導和客觀、公正、全面的評價。“熟知非真知”，盡管檔案的記憶屬性不言自明，但對其的深層解讀直至最近二三十年才姍姍來遲[8]。正是對檔案價值進一步認識和挖掘，檔案被賦予了檔案與檔案工作實踐新的內涵與意義[9]。高校檔案館不僅收集、整理、保管、開發與利用“雙一流”建設過程中的重要資料、建設經驗、重要成果，為深入“雙一流”建設提供真實、可靠的憑證和依據。更應該做好“雙一流”建設歸檔工作中，正確地繼承前人的經驗，有批判有分析地運用“雙一流”建設檔案，克服教條主義、主觀主義，防止思想僵化，積極發展地實事求是地助力開展“雙一流”建設工作。

三、高校檔案館助力“雙一流”建設策略

1.加強檔案資源建設

檔案資源建設是高校檔案工作的基礎，是高校檔案工作的重中之重，也是檔案工作服務于一流大學與一流學科建設的基礎[10]。“雙一流”建設就需要建設與之匹配的一流檔案館，一流檔案館的建設，主要是一流的檔案資源建設能力。

以目前“雙一流”建設的深度和廣度看，檔案館為了更好服務“雙一流”建設，一是需要注重檔案資源的廣泛性，盡可能應收盡收，從源頭上確保檔案的齊全完整和規范整理。高校檔案類別眾多，涵蓋紙質和特殊載體兩大主要類型，包括黨群、行政、教學等十大門類紙質檔案；照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等聲像檔案；獎牌、題詞、稿畫等實物檔案；以及圍繞人物所形成的學生、干部（人事）、名人、口述等類別的檔案[11]。在工作中既收集紙質檔案、聲像檔案，也收集實物檔案，還要接收電子檔案及其他載體檔案等，比如業務數據檔案、公務電子郵件檔案、網站信息檔案、社交媒體檔案[12]。既收集文書、教學、財會、基建等已經明確的門類檔案，也收集其他門類檔案、聲像檔案及各立檔單位在職能活動中形成的各種業務檔案，還注重征集各種有保存價值的歷史資料、專業史志、地方特色資料、重點項目重大活動檔案資料等，尤其是有價值資料。建設需求導向性檔案資源建設思路，兼顧統一性和靈活性[13]。對于尚有爭議的或暫未納入高校檔案館藏統一編號體系的檔案采取相對靈活形式保存，但要和其他門類相對統一，最終實現檔案資料資源集中、統一管理。二是需要講究方法，做到科學收集。在全面收集的基礎上，根據“雙一流”建設的規劃，突出重點，抓好重點收集工作。不要局限于指導手冊或者管理規范，要著眼于未來，只有有了基本的素材我們才能在此基礎上，整理規范，甚至提高歸檔質量，只有解決檔案有無問題，才能進一步拓展檔案管理好壞水平問題[14]。三是提高思想認識，圍繞“雙一流”建設增強做好檔案資源建設的責任心。

2.提升檔案館信息服務能力

實現工具價值是檔案價值彰顯的重要基礎[15]。檔案信息服務是實現檔案價值的主要方式，也是助推“雙一流”建設的主要途徑。支撐“雙一流”建設，高校檔案館應以需求為導向，主動、高效地為開展信息服務。第一，充分利用目前網絡平臺優勢，加強與校內各部門的信息互通與交流合作實現信息共享。第二，利用網站等多種媒介與用戶互動交流，隨時了解掌握用戶信息需求，及時調整檔案服務內容重心和方向，使檔案服務更加符合用戶個性化需求。第三，高校檔案館的功能不單單是為學校存檔守史，其教育功能也應隨著社會和高校事業的發展顯現出來[16]。高校檔案網站應發揮資源優勢，充分利用館藏特色檔案創辦網站特色欄目。從“雙一流”建設的外圍，如宣傳學校學科歷史，培養學生學習興趣和學習成就感等情感方面來助力“雙一流”建設。可結合校史，將學校老校址和創辦者信息等資料照片、搬遷的相關材料等歷史檔案傳到網上，對學校來說也是一個多角度、全方位的展示。第四，高校檔案網站應豐富檢索工具類型，提供如復合式檢索、站外檢索和站內檢索等多渠道檢索，從而滿足用戶的個性化需求使檢索變得更加人性化。第五，可利用多種信息技術，如開展多樣服務。第六，可利用微博、微信或檔案APP，向用戶推送特色檔案活動、館藏資源信息與工作動態等。通過多種媒介向用戶提供高校檔案館收集檔案渠道，信息服務信息。通過以上措施實現檔案信息的遠程查詢與利用，為用戶提供盡可能方便，提升了高校檔案館信息服務能力，提升了服務“雙一流”建設的水平。

3.建設專業檔案隊伍職業素養

檔案職業素養的提高是檔案館工作改革創新的重要影響因素和日常管理水平提高的有效捷徑。1999年檔案職業被《職業分類大典》收錄起，檔案管理正式獨立于其他的信息管理活動，成為一項穩定的，有自己特定工作內容、工作價值的職業[17]。檔案職業素養也隨之被更多的深刻探討。現階段，隨著“雙一流”建設深化，“雙一流”對高校檔案人員職業素養提出了新的更高的要求。在高校“雙一流”建設過程中要做好檔案工作，必須有一支高素質的專業化隊伍。打造專業的檔案隊伍有引進人才和對現有人才進行培養兩種途徑。為了適應云計算與大數據時代的變化，引進人才不光要注重學歷，更要注重專業知識積累和綜合素質；不僅要有傳統的檔案學、情報學的人才，而且也要吸納具有計算機、統計學等相關專業的人才。培訓現有人才時，一要注重實用性，從工作實際需求和未來發展趨勢出發，根據現實需求，按需施教，學為實用，講究實效。二要因材施教，結合人才綜合素質，有針對性的繼續教育培訓或在職提升、穿插討論交流、參觀考察等多種方法培育人才。

要適應飛速發展的信息形成環境和雙一流建設的要求，高校檔案館工作人員，必須內修能力，外拓視野，及時掌握工作領域現狀及發展動態，善于學習檔案學科新理論、新技術，并用來指導和改進檔案工作，提高檔案管理綜合素質。善于總結檔案發展規律，結合新理論、新技術制定相應的規范制度，適應“雙一流”新形勢下高校檔案工作的正常運轉。

4.完善各項制度，規范檔案工作流程

高校檔案館各項規章制度是檔案館建設不可缺少的重要組成，檔案管理制度、檔案利用制度、檔案安全保障制度等各項制度的完善，是檔案工作發展的重要保障。高校“雙一流”建設是高校檔案館制度建設和創新的驅動器，為了助力“雙一流”建設，更好地為雙一流建設服務，必須完善高校檔案館各項制度，規范檔案工作流程。結合教育部27號令，很多高校已制定了較為完備的檔案管理制度，以西北農林科技大學為例，截至2019年6月，已經制訂了《西北農林科技大學檔案管理辦法》《檔案工作規范》等二十五項管理規范。以上制度基本上能滿足當前高校檔案管理工作的需求，但是離檔案信息化建設和“雙一流”大學要求仍有較大差距。尤其是檔案“雙軌制”現狀下，檔案形成歸檔重心向電子檔案傾斜，以紙質檔案為基礎制定的各項規范，未來肯定不能完全適應于新的環境。檔案工作正在經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數據，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到聯網共享的變革過程[18]。所以高校檔案館必須重視檔案管理制度的修訂和完善，與時俱進、不斷創新，完善檔案管理制度和工作流程。另外，制定制度時必須考慮時代性，以人為本賦予規章制度人性化、個性化，以及各項制度指標的科學性，除此以外還應考慮檔案制度的全面、規范、廣泛的參與性。

高校檔案工作在“雙一流”建設中應該立足本職工作，大膽創新工作方式，以頂層設計者的視野來開展各項工作。圍繞“雙一流”建設為中心，提高學科建設，科研能力，育人能力為基本出發點，不拘小節大膽務實服務“雙一流”建設，力爭擺脫檔案工作慢半拍的形象。