鐵路項目實現檔案信息化的有效途徑

文/郭 蘇

如何結合行業特點與時俱進，將新技術、新思路應用到科技檔案管理工作當中，這是對我們檔案工作者的一個考驗。本文以鐵路建設項目檔案的管理現狀為依據，結合當前鐵路運輸生產實際需求，針對鐵路項目檔案現狀進行了分析，對信息化建設問題提出了改革建議

隨著近年來我國的經濟和社會建設的飛速發展，交通強國鐵路先行發展戰略的持續深入，鐵路建設資金投入逐年加大，鐵路項目建設有序推進，鐵路建設項目檔案在鐵路建設、生產運營、管理養護過程中發揮的作用愈加凸顯。如何有效確保鐵路建設項目順利建設實施，鐵路項目建設檔案完整、準確、系統、規范、安全，鐵路建設項目檔案的利用及時、便捷、準確、高效，是目前鐵路建設項目檔案管理工作者需要思考和探索的重要問題，尤其是鐵路項目信息化建設更為至關重要。

一、檔案管理信息化的意義

分析與闡述鐵路檔案信息化問題，明了其意義頗為重要。本文從此切入，以求共識：

其一，檔案管理信息化是提升檔案管理質量和提高檔案利用效率的有效方法。現代社會，時間就是金錢，效率就是生命。實現鐵路檔案管理信息化，無疑是贏得了時間，提升了效率，真可謂“靈通法寶”。因為，檔案信息化技術手段的應用，一是通過搭建計算機檢索平臺可以有效提升檔案資料的檢索速度，提高查全率和查準率，節省查檔時間，為領導決策，現場搶險等緊急任務及時、高效地提供理論依據，達到參謀輔政作用。二是應用計算機等各種信息化設備，對檔案資料進行數字化處理，使檔案資料查找利用更加便捷，檔案信息處理傳遞更加高效，檔案管理人員工作效率得到有效提升。三是檔案管理信息化將使檔案管理人員的工作環境產生巨大變化。一次投入，多次產出，降低了檔案庫房要求、后期保管經費支出，節約檔案管理成本。運用信息化技術管理檔案真是好處多多，不勝枚舉。

其二，檔案管理信息化是檔案管理工作在自身發展過程中的必然走向。檔案管理的根本目的就是查考利用，檔案工作各項業務也都是為了實現這一根本開發與利用的目的。檔案管理信息化能夠把檔案管理人員從封閉的檔案庫房中解脫出來，更多地從事檔案信息采集、檔案服務利用、檔案資料編研等工作，使檔案信息資源配置更加合理、管理更加科學有序，更加優質、高效地服務于企業、服務于社會。由此可見，加速檔案管理信息化建設既是社會發展的大勢所在，同時也是提升鐵路項目建設檔案管理水平的必然選擇。

二、鐵路項目檔案現狀

鐵路建設項目檔案是指經過有關部門鑒定、整理并歸檔的鐵路建設項目文件。鐵路建設項目文件是指鐵路建設項目在其建設的全過程中收集和形成的包括文字、圖表、音像、實物等多種形式的檔案文件和材料。分析鐵路項目檔案現狀，無論是日常管理工作，還是檔案管理的信息化建設等方面，均存在較多的問題，有待盡快解決。

問題之一，載體方式單一。鐵路項目檔案與整個建設項目一脈相通，從前期的可研立項、勘察選址、征地拆遷，到中期的招投標、合同審核、施工及監理記錄；以及后期的項目竣工驗收、檢驗批報告等都與項目檔案密切相關。在項目建設的過程中，因現場環境、形成方式等原因，目前建設項目檔案載體多為紙質。紙質項目檔案因其載體特點，存在查詢不方便、檢索效率低等問題，且容易受到環境中光照及病媒生物的污染等影響，需要定期進行除蟲及紙張修復，大大降低了項目檔案的質量和保管使用期限，增加了項目檔案管理的成本。

問題之二，日常管理松懈。由于鐵路項目檔案涉及整個項目建設的各個環節，在項目建設過程中，需要對施工過程的各個工序進行詳細記錄。但在實際建設過程中，部分參建單位一味強調建設進度，對項目檔案的日常收集整理疏于管理，往往想到哪記錄到哪，造成日常資料收集不完整。往往直至項目建設收尾階段，方才組織人員對項目檔案進行收集整理，導致項目文件收集不齊全，數據不準確，簽章手續不完備等弊端。

問題之三，信息化程度低。當今世界進入大數據信息化時代，檔案工作的信息化已經成為大勢所趨。可是，由于鐵路項目檔案載體及硬件原因，項目檔案的開發利用與現實發展需求之間還存在很大差距。首先由于檔案的保密性要求，導致檔案資源電子化、網絡化程度低。其次，項目檔案信息化建設不夠完善。項目文件的形成多為紙質，后期檔案管理，僅僅是將檔案目錄電子化，或將原有紙質檔案通過掃描等方式轉化為電子照片，沒有對電子檔案資源利用環境進行重新搭建，使檔案資源信息化往往只是作為一種設想，沒有進行實施，由于信息化工作跟不上，檔案的開發與利用一般還是停留在傳統紙質檔案的管理與利用方式，檔案資源的利用率低下實屬必然。從某種程度來講，信息化建設工作滯后已經成為制約鐵路項目檔案管理水平提升的一大瓶頸，此說并不為過。

問題之四，專業人才缺乏。檔案管理關鍵在人，特別是檔案管理的信息化，要求更要擁有具備專業技能的人才。然而，在一般人的認知中，項目檔案管理工作就是對項目文件、圖紙進行簡單的收集、整理、保管。但實際上，項目檔案管理涉及很多工程建設相關知識，例如施工方案是否完備，技術交底是否到位，檢驗批數據是否準確等等。這都需要項目檔案管理人員不僅具備檔案管理知識，還需要具備相應的建設工程管理專業知識，成為掌握信息化技術的專業能人。在目前的鐵路項目檔案管理工作中，從專業結構看，來自文史學科的相關專業人員居多，真正懂專業、懂信息化技術的人員缺少，知識結構不盡合理；從年齡結構看，30歲以下的年輕人少，45歲以上的人員占絕大多數，知識老化、觀念老化現象甚為嚴重。

三、項目檔案的信息化途徑

縱觀上述，可見鐵路項目檔案管理信息化建設至關重要，采取措施予以實現這是最為積極的態度和有效途徑。

途徑之一，從鐵路項目檔案收集源頭入手，加強信息化建設。隨著計算機和網絡技術的飛速發展，電子文檔、電子審批的應用越來越廣泛。在工程前期使用電子文檔進行審簽；在施工過程中應用移動終端，填寫電子施工日志，隨時對工程建設全過程進行記錄；使用電子檢驗批、各類工程驗收表，對試驗數據、驗收情況進行實時追蹤，確保工程質量。在建設項目竣工驗收階段，應用電子平臺，完成各類驗收報告和竣工圖紙。只有這樣從源頭入手，大力推廣電子化，才能為項目檔案管理信息化打下堅實基礎。

途徑之二，從管理制度入手，實現管理標準化。檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。標準規范是檔案信息化建設的綱領，是實現檔案管理信息化的先決條件。在信息化時代，檔案信息的共享與傳遞更是依托于這一先決條件。由于計算機型號的差異、配置的高低端不同、軟件兼容與否等問題，給檔案信息的收集、整理、傳遞、利用帶來了諸多不便。因此，要保證項目檔案信息化順利實施，就必須建立統一的電子檔案歸檔標準，搭建統一的電子檔案信息平臺，使電子文件所使用的軟件系統保持一致，電子檔案的收集、提取方式保持一致。只有這樣，才能達到電子檔案從現場收集到歸檔管理的無縫對接。

途徑之三，從安全防護入手，確保檔案信息安全。一是提升硬件設備保安全的能力。選用高品質信息存儲設備，避免因設備質量與功能等原因影響檔案信息的存儲和使用；提供符合標準的存儲環境，配備恒溫、恒濕、防光、消磁設備，延長電子檔案使用壽命。二是提高網絡技術保安全的能力。計算機病毒、木馬程序、黑客攻擊等都是嚴重危及電子檔案信息安全的問題。因此，計算機要加裝電腦病毒防護裝置，要采取IP限制、密鑰管理、漏洞掃描、入侵檢測、專線專網、載體轉換等措施，確保電子檔案的安全。

途徑之四，從培訓教育入手，提升人員業務素質。隨著計算機等現代化科學技術的運用，學科間的相互滲透、相互融合日益加深，這要求檔案管理人員既要具備扎實的檔案管理理論功底，還要擁有駕馭基礎計算機技術、網絡技術的能力。真正做到既要能夠熟練應用各類網絡辦公軟件，特別是網絡傳輸軟件，為快速、高效地開發、利用檔案信息提供堅實基礎；又要掌握信息安全的必備知識。及時安裝、更新殺毒軟件，通過實時監測、定期殺毒等技術，防止病毒入侵計算機；采取信息加密、身份認證、防火墻等技術，防止黑客入侵。從而確保網絡安全，讓檔案管理工作安全可靠，切實做到萬無一失。

途徑之五，從管理創新入手，實現檔案管理信息化。一是檔案管理思路要創新。為了更好地服務經濟建設和社會發展，檔案管理人員就必須解放思想、開拓思路，樹立創新意識。二是檔案信息資源要創新。檔案信息資源是檔案開發利用的主體，也是創新工作的基礎。應用信息化技術手段，既能把檔案管理人員從收集、整理、裝訂、上架等體力勞動中解放出來，又能實現檔案信息互聯互通、資源共享。在檔案的形成收集、整理歸檔、參考查詢、科學編研中，應用數字化信息技術，是實現檔案管理信息化的必由之路。

當今世界，已經步入大數據信息化時代。現代信息技術的發展，必將帶來檔案管理的變革與創新，實現檔案管理信息化無疑將是今后檔案管理發展的必然之路。信息化技術的應用將提高檔案管理人員工作效率，減輕工作負擔，加快檔案信息傳輸速度，使檔案的查考利用價值得以充分的發揮，更好地服務于社會、服務于平民百姓。而檔案事業的大發展，信息化技術作為先進的重要手段無疑將能提供最為有力的支撐。