大數據條件下企業檔案數字化建設的思考

韓洪云 陳玫君 王亞麗 靳亞妮 吳丹

【摘 ?要】隨著信息技術的不斷發展，在大數據條件下，以計算機和網絡技術為核心的檔案管理正逐步滲透企業的生產、經營和管理，企業檔案管理模式正在向創新管理和知識管理轉變。本文分析了在建設數字化企業檔案管理時應遵循的原則，以提高企業檔案管理效率，從而助推企業快速發展。

【關鍵詞】數字檔案;助推;企業發展

1 引言

隨著信息技術的不斷發展，在大數據條件下，以計算機和網絡技術為核心的檔案數字化管理正逐步滲透并改造企業的生產、經營和管理，企業檔案管理模式正在向創新管理轉變。檔案數字化管理化已成為技術創新、管理創新和體制創新的重要推動力。

2 企業檔案數字化管理的應遵循的原則

2.1檔案可行性原則

數字化檔案管理系統的建設和創新需要將信息技術作為基礎同時要求各個部門之間共同配合完善檔案資源，也需要培養專業的計算機人才，因此，在建設數字化管理系統之前，企業必須要保證自身能夠滿足系統建設的基本需求，保證系統建設具有可行性，企業進行數字化改革之前需要對自身檔案管理工作進行分析和評估，找出目前存在優勢和缺陷，進而制定出數字化檔案系統建設的計劃，保證系統建設的可操作性。

2.2檔案實用性原則

在市場經濟快速發展的背景下，如何提高經濟收益成為了每個企業所注重的工作內容，只有獲得更高的收益，才能保證企業在市場競爭者獲得一席之地，這時就需要企業選擇利用率高的檔案數據進行數字化管理，滿足不同部門在日常工作中對檔案信息的需求，企業應當安排專業人員定期對數字化管理系統進行優化和調整，對檔案數據進行更新，評估檔案信息的價值，保證所錄入的檔案數據可以對企業的日常經營活動開展起到促進作用。

2.3價值性作用

檔案是記錄數據，保留信息的重要方式，其中不僅包含明顯性信息，還包括大量的隱性信息，可以向人們傳遞更多有價值的信息，這就決定檔案和檔案管理工作的價值，企業在以前發展過程中存儲了大量檔案數據，因此要想在短時間內完成數字化檔案建設具有較大難度，這就需要企業根據檔案的價值對其進行數字化處理。理論上講，對企業而言，最好的方式是將所有的檔案信息全部數字化，但是由于數據量過大，且部分檔案存在不完整的情況，需要優先選擇重要資料進行數字化處理。第一，選擇對企業重要的檔案進行數字化處理，可以為企業現階段工作開展提供重要的便利。第二，選擇利用率較高的檔案進行數字化處理，提高企業內部工作效率，在建設信息化系統時需要上傳大量數據，通過對檔案信息的價值進行評估，可以減少檔案管理人員的壓力，同時提高檔案管理效率。

2.4安全行原則

檔案信息中包含很多與企業運營發展有關信息，例如企業工作人員的個人資料，企業的保密信息，企業的核心技術等對于企業發展有重要影響，一旦出現檔案信息丟失的問題，就可能影響企業正常運營和發展，降低企業競爭力，在這種情況下必須重視對檔案信息實施安全保護，利用有效的防范技術提高檔案信息的保存結果，避免信息丟失，當檔案資料全部轉化為電子數據之后，企業需要在其中添加相應的信息化安全保護技術，例如，防火墻，病毒檢測技術，及時發現和清除在電子管理系統中入侵的病毒或木馬。

2.5規范性原則

規范性原則所指的是在建設數字化管理系統的過程中需要每一個流程都處于標準化狀態，按著相應規范和要求開展建設工作，只有規范化的數字化檔案管理系統才能夠為檔案的管理工作提高重要輔助，保證數據的存儲質量，提升檔案的工作效率，保證檔案信息的安全性。不規范的現象則會引起檔案信息的上傳錯誤、安全防護系統建設不完善等多種問題的出現，給檔案管理工作造成一定的影響。因此企業在建設數字化管理之前需要設置規范化的操作流程，并在流程中設置規范的標準，對系統的質量進行評估和審核。除此之外企業需要保證信息化檔案管理系統符合國家相應法律規定的要求及行業標準，在信息化發展的今天，網絡環境雖然給人們帶來了便利，但也同樣給不法分子提供了盜竊信息的環境，必須要保證檔案管理系統的規范化，以保證數字化檔案建設。

3 結語

信息化技術不僅可以存儲大量的數據，還可以對數據進行分析和處理，企業應當堅持可行性原則，價值性原則，實用性原則，安全性原則規范性原則，等建設數字化檔案管理系統，提升檔案管理效率，助推企業發展。

參考文獻：

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[2]范玉順、黃雙喜、趙大哲企業信息化整天解決方案 [M]，科學出版社，2004.

作者簡介：

韓洪云，男，遼寧省大連人，碩士研究生，高級工程師。