大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化對策

劉陽

【摘 要】大學(xué)生檔案是大學(xué)生就業(yè)、擇業(yè)、用人單位篩選人才的重要信息。大學(xué)生檔案管理是高校檔案管理工作中的重要部分。本文從大學(xué)生檔案管理工作存在的問題出發(fā)，深入探討加強大學(xué)生檔案管理工作的對策。

【關(guān)鍵詞】大學(xué)生檔案;管理;問題;對策

大學(xué)生檔案是高校檔案管理工作的重要部分，是個人信息的重要載體，也是國家人事檔案的重要組成部分，記載著大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、社會實踐活動情況，反映著學(xué)生的思想品德、獎懲情況、專長愛好、學(xué)習(xí)成績等信息，是大學(xué)生綜合素質(zhì)的體現(xiàn)，也是用人單位選拔、任用、考核的重要依據(jù)。因此，大學(xué)生檔案管理工作做的好不好會直接影響到大學(xué)生的直接利益。在市場經(jīng)濟的快速發(fā)展下，高校大學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問題亟待改進。本文主要從大學(xué)生檔案管理工作存在的問題出發(fā)，深入探討加強大學(xué)生檔案管理工作的對策。

一、大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

通過對大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀的調(diào)查研究，我們發(fā)現(xiàn)，目前大學(xué)生檔案管理很不理想，甚至存在著一些明顯的問題，主要表現(xiàn)在如下幾方面：

1.相關(guān)法律法規(guī)不健全

迄今為止，國家對大學(xué)生管理出臺了多個文件，但是沒有專門針對大學(xué)生檔案管理工作的法規(guī)。因此，大學(xué)生檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化。但不管實行哪種管理方式，因為沒有具體的考核標準，都不愿意投入大量的人力、財力等進行專項管理，使得大學(xué)生檔案管理雜亂無章。

2.大學(xué)生檔案管理無標準，不規(guī)范

主要表現(xiàn)在：檔案材料手續(xù)不全，如大學(xué)生、碩博士畢業(yè)生登記表無本人簽名，甚至有的沒有學(xué)校公章，用的是院系章;學(xué)生成績單沒有教務(wù)部門的蓋章，甚至有的使用的復(fù)印件。檔案材料沒有標明日期，無法排序;頁面設(shè)置多樣化，大學(xué)生檔案資料頁面設(shè)置無標準，影響了檔案的信息化處理;檔案材料書寫不規(guī)范。

3.檔案管理技術(shù)落后

知識經(jīng)濟時代，雖然一些高中學(xué)校已經(jīng)采用了電子檔案模式，但大學(xué)生檔案大部分還是以手工抄寫的紙質(zhì)檔案為主，在檔案管理中采用現(xiàn)代信息技術(shù)還沒有得到有效地推廣，使得管理手段落后。

4.檔案內(nèi)容不全

現(xiàn)階段，大學(xué)生檔案誒榮主要涉及到高校招生報名表、入學(xué)登記表、學(xué)籍、成績、身體狀況等，市場經(jīng)濟下這些材料已顯得過時，不能滿足用人單位對學(xué)生能力、綜合素質(zhì)和時代特色等信息的需求。

5.檔案管理人員素質(zhì)不高

目前，很多高校沒有專門的大學(xué)生檔案管理人員，檔案管理工作由輔導(dǎo)員、教務(wù)人員等兼任。這些人員對檔案管理的知識比較欠缺，再加上他們的空余時間有限，很難在檔案管理工作中投入大量的時間與精力。有些配備了專門的檔案管理人員，但基本上都是安排的家屬或者一些閑置人員，素質(zhì)普遍偏低，真正懂得檔案管理工作的人非常少，更不用提進行檔案的信息化建設(shè)了。

二、加強大學(xué)生檔案管理工作的對策

1.加強法律法規(guī)建設(shè)，使大學(xué)生檔案管理有章可循。相關(guān)部門可以根據(jù)《檔案法》的指引，結(jié)合大學(xué)生檔案管理實際情況，制定相應(yīng)的《高校學(xué)生檔案管理工作細則條例》等法規(guī)，使大學(xué)生檔案管理有章可循，有法可依，強化人們的檔案意識，指導(dǎo)大學(xué)生檔案管理工作的順利開展。

2.擴大檔案歸檔范圍，提高檔案內(nèi)容科學(xué)性

素質(zhì)教育背景下，大學(xué)生檔案應(yīng)該詳細記錄學(xué)生的成長經(jīng)歷。也就是說原有的檔案歸檔范圍不能全面反映學(xué)生的全貌，不利于用人單位對學(xué)生的全面了解。新形勢下，要根據(jù)大學(xué)生的學(xué)習(xí)生活實際，擴大檔案的歸檔范圍，真實、全面反映出學(xué)生的個性化特征與時代風(fēng)貌，為學(xué)生就業(yè)和管理工作提供服務(wù)。所以，各高校要本著負責(zé)的態(tài)度，擴大檔案的歸檔范圍，如大學(xué)英語證書、計算機等級證書、職業(yè)資格證書、創(chuàng)造性發(fā)明證書、各科研成果等;誠信記錄是歸檔的重要方面，也是一個人的品德基礎(chǔ)，是用人單位關(guān)注的焦點;創(chuàng)新潛能是說檔案材料不僅關(guān)注學(xué)生的過去，也要記錄學(xué)生可能的發(fā)展?jié)撃?心理檔案能反映出學(xué)生的個性特征，是用人單位選拔人才時較為關(guān)注的方面。

3.加強大學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)能力

大學(xué)生檔案管理工作需要高素質(zhì)的專業(yè)人才，因此，要加強大學(xué)生檔案管理隊伍專業(yè)化建設(shè)，這是提高檔案管理工作水平的基礎(chǔ)與前提。所以，高校要設(shè)立學(xué)生檔案室，配備專門人才管理檔案，盡量聘用具備檔案管理工作知識、熱愛檔案管理工作、保密意識強、工作勤奮、業(yè)務(wù)能力高的人員擔(dān)任。兼職檔案管理人員可以由院系的輔導(dǎo)員或?qū)W生管理工作者擔(dān)任。并對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

4.加快檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案利用的效率

目前，大學(xué)生檔案數(shù)量呈上升趨勢，網(wǎng)上招聘也成為學(xué)生找工作的重要渠道，這對大學(xué)生檔案管理工作提出了高要求，需要對學(xué)生檔案實現(xiàn)動態(tài)管理。如果還采用傳統(tǒng)的手工書寫為主的管理模式，會浪費大量的人才物力，與當前學(xué)校教育改革和大學(xué)生就業(yè)模式變革不相符。所以，高校要加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，根據(jù)高校實際開發(fā)切實可行的檔案管理軟件，使大學(xué)生檔案管理趨向數(shù)字化，及時更新檔案內(nèi)容，提高檔案的利用率。

參考文獻：

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[2]賀紅香，高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策，山西檔案，2007（2）