淺析計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)與應(yīng)用

陳嬿文

【摘 ?要】從20世紀(jì)70年代末期開(kāi)始引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)到我國(guó)的檔案部門。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的主要應(yīng)用的領(lǐng)城有，檔案計(jì)算機(jī)的著錄和檔案自動(dòng)標(biāo)引、計(jì)算機(jī)檔案編目和檢索、計(jì)算機(jī)輔助立卷、文檔管理一體化、檔案原文存貯與檢索、計(jì)算機(jī)檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、檔案信息儲(chǔ)存的數(shù)字化、檔案保管環(huán)境的自動(dòng)控制、檔案字跡褪變的信息增強(qiáng)和恢復(fù)性處理、多媒體檔案信息存貯和管理、數(shù)字微縮技術(shù)、檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化等。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī);檔案管理;技術(shù);應(yīng)用

一、計(jì)算機(jī)檔案著錄和自動(dòng)標(biāo)引

（一）計(jì)算機(jī)檔案著錄

計(jì)算機(jī)檔案著錄就是由計(jì)算機(jī)輔助人工來(lái)完成對(duì)反映檔案文件外部和內(nèi)部特征的各種信息，包括文件編號(hào)、檔號(hào)、題名、責(zé)任著詞、密級(jí)、保管期限、規(guī)格的采集和編排，使之有序化的過(guò)程。

1.計(jì)算機(jī)檔案著錄的一般流程

（1）檔案信息的采集。檔案信息的采集是指對(duì)將要著錄進(jìn)電腦系統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集其手工著錄卡片、文件目錄或案卷目錄、檔案原件等相關(guān)的原始材料，為檔案信息著錄工作提前做好準(zhǔn)備。

（2）檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和項(xiàng)目設(shè)置。具體包括：建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、設(shè)置檔案著錄項(xiàng)目、定義項(xiàng)目類型和長(zhǎng)度等。

（3）檔案信息數(shù)據(jù)的錄入。把已經(jīng)整理好的需要?dú)w檔的文件的案卷目錄、文件的目錄、形成時(shí)間、題名，責(zé)任者，頁(yè)數(shù)等信息對(duì)照系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置好的項(xiàng)目格式錄入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程叫做檔案信息數(shù)據(jù)錄入。

2.著錄規(guī)則與項(xiàng)目

《檔案著錄規(guī)則》主要是關(guān)于2008年我國(guó)政府制定并組織實(shí)施的對(duì)于促進(jìn)全國(guó)公民檔案資料著錄管理工作業(yè)務(wù)相關(guān)性和行業(yè)工作規(guī)范化的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)目前主要制定實(shí)施和正在執(zhí)行的收藏檔案文件著錄采集管理辦法規(guī)則主要內(nèi)容有：歸檔文件整理規(guī)則（中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000），檔案著錄規(guī)則（中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18-1999），明清檔案著錄細(xì)則（DA/T 8-1994）。

（二）檔案自動(dòng)標(biāo)引

檔案自動(dòng)標(biāo)引是指檔案文件的正文、發(fā)文稿紙、底稿或公文文件處理單進(jìn)行數(shù)字化和檢索的詞頻統(tǒng)計(jì)通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，自動(dòng)直接選擇識(shí)別出有關(guān)聯(lián)的詞句或?qū)φ障到y(tǒng)里主題詞表和分類表把檢索出有關(guān)聯(lián)的詞句形成一定的主題詞或分類號(hào)的過(guò)程。檔案自動(dòng)標(biāo)引的定義有以下幾種：從標(biāo)引的范圍來(lái)看，可以分為全文主題標(biāo)引和題名主題標(biāo)引;從標(biāo)引技術(shù)的應(yīng)用來(lái)看，可以分為抽詞標(biāo)引和賦詞標(biāo)引;從選用的標(biāo)引詞來(lái)看，可以分為關(guān)鍵詞標(biāo)引和主題詞標(biāo)引。

二、計(jì)算機(jī)檔案編目和檢索

計(jì)算機(jī)不單只有數(shù)據(jù)處理功能和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能，還可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行編目和檢索。計(jì)算機(jī)檔案編目是在對(duì)檔案機(jī)讀目錄進(jìn)行處理的基礎(chǔ)上，一般計(jì)算機(jī)都擁有目錄錄入檢索、排列順序和打印輸出的功能，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)的檔案目錄信息按照一定的格式進(jìn)行排列組合并打印輸出各種不同類型的檔案目錄的過(guò)程。

（一）計(jì)算機(jī)檔案編目的基本功能

（1）自動(dòng)提供各種檔案的標(biāo)準(zhǔn)和目錄格式的編輯，如案卷目錄、書內(nèi)目錄、全引型型類別的目錄、歸檔檔案的型類和目錄。

（2）自動(dòng)提供各種檔案自由目錄格式式的編目，如專題目錄、分類目錄、科技檔案目錄、人事檔案目錄等的編輯和打印。

（二）計(jì)算機(jī)檔案編目的過(guò)程

（1）按照用戶的需求，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索、收集相關(guān)的目的息，保存在一個(gè)臨時(shí)的數(shù)據(jù)區(qū)域里。

（2）按用戶的要求對(duì)臨時(shí)區(qū)域里的檔案目錄信息進(jìn)行排序處理。既可以按照單一條件排序，也按照兩個(gè)以上的組合條件進(jìn)行排序，前者如“卷內(nèi)目錄”編目按照“文號(hào)”進(jìn)行排序，后者如“革命歷史檔案目錄”編目就可以按照“時(shí)間”和“檔號(hào)”兩個(gè)條件組合來(lái)排序。

（3）輸出不同格式的目錄。包括標(biāo)準(zhǔn)格式輸出、自動(dòng)生成格式輸出、輸出到文件再排版輸出等方式。

（三）計(jì)算機(jī)檔案編目的輸出

計(jì)算機(jī)檔案編目的輸出版式主要有薄冊(cè)式和卡片式兩種。薄冊(cè)式目稱書本式目錄，是以表冊(cè)的形式，將案卷或文件目錄的條目按一定的規(guī)則編排，打印在紙上，形成目錄薄冊(cè)。薄冊(cè)式目錄的編輯須遵循檔案工作國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-1988，2009 年修訂）和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）有關(guān)規(guī)定。卡片式是將一個(gè)案卷或多份文件的目錄信息按一定的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)排列順序，打印在紙上，形成卡片式目錄。

（四）計(jì)算機(jī)檔案檢索

計(jì)算機(jī)檔案檢索，是指利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)和配套設(shè)備，根據(jù)利用者的要來(lái)，制定相應(yīng)的檢紫策略，從計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中獲得所需檔案信息的過(guò)程。

三、計(jì)算機(jī)輔助檔案管理發(fā)展

中國(guó)的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案工作起步較晚，但發(fā)展迅速。1983年只有個(gè)別檔案部門專業(yè)地利用微型電腦進(jìn)行計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)化的編目、檢索工作的試驗(yàn)，至1989年底，約1000臺(tái)微、中、小型電腦進(jìn)行了設(shè)備并送往全國(guó)各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)。全國(guó)數(shù)百個(gè)檔案單位和部門根據(jù)自身的需求設(shè)計(jì)建立了一套大小差異不等，功能各異的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，研制出各自獨(dú)特的檔案編目及對(duì)檔案進(jìn)行檢索的信息化系統(tǒng)。中央檔案館檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入總量高達(dá)30萬(wàn)條，是國(guó)內(nèi)最大的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，其他檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平均每一次錄入的目錄數(shù)超過(guò)4萬(wàn)條。

計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的一種學(xué)術(shù)性活動(dòng)，實(shí)踐與理論相融合的技術(shù)性科研、教學(xué)，系統(tǒng)的建立并開(kāi)展實(shí)際應(yīng)用，均標(biāo)志著我國(guó)在檔案管理中所采取的計(jì)算機(jī)技術(shù)方面有一個(gè)良好的展示。如何從我們的實(shí)際情況出發(fā)，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)我國(guó)檔案信息處理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，如何促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與我國(guó)檔案管理工作的實(shí)際需求很好地相互結(jié)合，制訂一套優(yōu)先考慮我國(guó)檔案管理工作中應(yīng)用于計(jì)算機(jī)切實(shí)可行的中近期性目標(biāo)、具體對(duì)策及其實(shí)施的步驟。

總結(jié)

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)檔案管理方法表現(xiàn)出越來(lái)越明顯的優(yōu)越性。總體來(lái)說(shuō)，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的帶動(dòng)下，我們的檔案管理工作進(jìn)入了一個(gè)全新的時(shí)代，它為從事檔案管理的各個(gè)檔案部門工作帶來(lái)了非常多的便利。我國(guó)檔案管理事業(yè)必將邁進(jìn)另一個(gè)全新的高度。

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