淺析計算機檔案管理技術與應用

陳嬿文

【摘 ?要】從20世紀70年代末期開始引進計算機技術到我國的檔案部門。計算機技術在檔案管理的主要應用的領城有，檔案計算機的著錄和檔案自動標引、計算機檔案編目和檢索、計算機輔助立卷、文檔管理一體化、檔案原文存貯與檢索、計算機檔案業務工作輔助管理、檔案信息儲存的數字化、檔案保管環境的自動控制、檔案字跡褪變的信息增強和恢復性處理、多媒體檔案信息存貯和管理、數字微縮技術、檔案管理信息化和網絡化等。

【關鍵詞】計算機;檔案管理;技術;應用

一、計算機檔案著錄和自動標引

（一）計算機檔案著錄

計算機檔案著錄就是由計算機輔助人工來完成對反映檔案文件外部和內部特征的各種信息，包括文件編號、檔號、題名、責任著詞、密級、保管期限、規格的采集和編排，使之有序化的過程。

1.計算機檔案著錄的一般流程

（1）檔案信息的采集。檔案信息的采集是指對將要著錄進電腦系統的紙質檔案收集其手工著錄卡片、文件目錄或案卷目錄、檔案原件等相關的原始材料，為檔案信息著錄工作提前做好準備。

（2）檔案目錄數據庫的建立和項目設置。具體包括：建立檔案目錄數據庫、設置檔案著錄項目、定義項目類型和長度等。

（3）檔案信息數據的錄入。把已經整理好的需要歸檔的文件的案卷目錄、文件的目錄、形成時間、題名，責任者，頁數等信息對照系統數據庫設置好的項目格式錄入計算機檔案管理系統的過程叫做檔案信息數據錄入。

2.著錄規則與項目

《檔案著錄規則》主要是關于2008年我國政府制定并組織實施的對于促進全國公民檔案資料著錄管理工作業務相關性和行業工作規范化的國家標準。我國目前主要制定實施和正在執行的收藏檔案文件著錄采集管理辦法規則主要內容有：歸檔文件整理規則（中華人民共和國檔案行業標準DA/T22-2000），檔案著錄規則（中華人民共和國行業標準DA/T18-1999），明清檔案著錄細則（DA/T 8-1994）。

（二）檔案自動標引

檔案自動標引是指檔案文件的正文、發文稿紙、底稿或公文文件處理單進行數字化和檢索的詞頻統計通過運用計算機技術，自動直接選擇識別出有關聯的詞句或對照系統里主題詞表和分類表把檢索出有關聯的詞句形成一定的主題詞或分類號的過程。檔案自動標引的定義有以下幾種：從標引的范圍來看，可以分為全文主題標引和題名主題標引;從標引技術的應用來看，可以分為抽詞標引和賦詞標引;從選用的標引詞來看，可以分為關鍵詞標引和主題詞標引。

二、計算機檔案編目和檢索

計算機不單只有數據處理功能和數據存儲功能，還可以運用計算機對需要歸檔的文件進行編目和檢索。計算機檔案編目是在對檔案機讀目錄進行處理的基礎上，一般計算機都擁有目錄錄入檢索、排列順序和打印輸出的功能，把計算機系統內的檔案目錄信息按照一定的格式進行排列組合并打印輸出各種不同類型的檔案目錄的過程。

（一）計算機檔案編目的基本功能

（1）自動提供各種檔案的標準和目錄格式的編輯，如案卷目錄、書內目錄、全引型型類別的目錄、歸檔檔案的型類和目錄。

（2）自動提供各種檔案自由目錄格式式的編目，如專題目錄、分類目錄、科技檔案目錄、人事檔案目錄等的編輯和打印。

（二）計算機檔案編目的過程

（1）按照用戶的需求，在檔案目錄數據庫中檢索、收集相關的目的息，保存在一個臨時的數據區域里。

（2）按用戶的要求對臨時區域里的檔案目錄信息進行排序處理。既可以按照單一條件排序，也按照兩個以上的組合條件進行排序，前者如“卷內目錄”編目按照“文號”進行排序，后者如“革命歷史檔案目錄”編目就可以按照“時間”和“檔號”兩個條件組合來排序。

（3）輸出不同格式的目錄。包括標準格式輸出、自動生成格式輸出、輸出到文件再排版輸出等方式。

（三）計算機檔案編目的輸出

計算機檔案編目的輸出版式主要有薄冊式和卡片式兩種。薄冊式目稱書本式目錄，是以表冊的形式，將案卷或文件目錄的條目按一定的規則編排，打印在紙上，形成目錄薄冊。薄冊式目錄的編輯須遵循檔案工作國家標準《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-1988，2009 年修訂）和行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）有關規定?？ㄆ绞菍⒁粋€案卷或多份文件的目錄信息按一定的規則進行編號排列順序，打印在紙上，形成卡片式目錄。

（四）計算機檔案檢索

計算機檔案檢索，是指利用計算機及網絡和配套設備，根據利用者的要來，制定相應的檢紫策略，從計算機檔案數據庫中獲得所需檔案信息的過程。

三、計算機輔助檔案管理發展

中國的應用計算機技術管理檔案工作起步較晚，但發展迅速。1983年只有個別檔案部門專業地利用微型電腦進行計算機對檔案進行自動化的編目、檢索工作的試驗，至1989年底，約1000臺微、中、小型電腦進行了設備并送往全國各級檔案機構。全國數百個檔案單位和部門根據自身的需求設計建立了一套大小差異不等，功能各異的檔案目錄數據庫，研制出各自獨特的檔案編目及對檔案進行檢索的信息化系統。中央檔案館檔案目錄數據庫的錄入總量高達30萬條，是國內最大的檔案資料目錄數據庫，其他檔案數據庫平均每一次錄入的目錄數超過4萬條。

計算機輔助檔案管理的一種學術性活動，實踐與理論相融合的技術性科研、教學，系統的建立并開展實際應用，均標志著我國在檔案管理中所采取的計算機技術方面有一個良好的展示。如何從我們的實際情況出發，積極穩妥地推進我國檔案信息處理工作的標準化，如何促進科學技術的發展與我國檔案管理工作的實際需求很好地相互結合，制訂一套優先考慮我國檔案管理工作中應用于計算機切實可行的中近期性目標、具體對策及其實施的步驟。

總結

隨著信息時代的發展，計算機檔案管理方法表現出越來越明顯的優越性?？傮w來說，在計算機技術的帶動下，我們的檔案管理工作進入了一個全新的時代，它為從事檔案管理的各個檔案部門工作帶來了非常多的便利。我國檔案管理事業必將邁進另一個全新的高度。

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