精細化管理對于醫(yī)院病歷檔案管理水平的影響

謝暉

【摘 ?要】本文將就從“管理理念的進步”、“病例管理模式的優(yōu)化”以及“參管職員工作效能的提升”這三個方面著眼，從機制的運行、參與機制運行的執(zhí)行者的角度，通過對精細化管理模式引入前、后的不同現狀進行比較分析，深入闡述精細化管理對于我院病歷檔案管理水平的影響。

【關鍵詞】精細化管理;病歷管理;工作效能;責任意識;基礎工作數據

引言：

病歷檔案是記錄患者受到醫(yī)生診療過程的文字，其不僅闡述了患者的受診過程和所患病癥與否、程度深淺與否的結論，還是醫(yī)務工作者為患者按需復診、帶教實習生和從事專題病癥研究的重要工作資料，同時也是司法工作中涉醫(yī)案件、醫(yī)療糾紛與保險理賠等的重要取證資料。近來我院發(fā)現，存在對病歷缺乏科學的、細致的管理，使得病歷檔案的使用容易出現問題。隨著當今高速發(fā)展的數字信息技術，現行的病歷檔案管理模式已經不適合現代醫(yī)務發(fā)展的需要，而引入更科學、源于現代化發(fā)展水平的頭部國家的精細化管理模式就成為了病歷管理向高質量發(fā)展的內在需要。

一、管理理念的進步

自從我院借鑒本市及其他省市兄弟單位的優(yōu)秀經驗，并將精細化管理成套地引入日常工作之后，管理理念的進步是顯而易見的，其中又屬從業(yè)職員們所反映出來的職業(yè)素養(yǎng)提升最為明顯。在精細化管理的總基調下，結合了標準化管理的配套措施之后，患者病歷管理各個環(huán)節(jié)的工作分工清晰、各司其職。其中，集中反映在對患者病歷首頁填報的完備程度方面，主責此項工作的護士或內勤由于以往所過度負擔的病歷管理任務在新的模式中被剝離了，于是不僅在客觀上可以專注于保障病歷首頁完備，幾乎不出錯的工作成效又反作用于專職員積極主動地盡職盡責。同時，由于流程分層更加清晰，從而進一步提升了相關職員以科學的管理思維武裝頭腦。

制度既是一家單位、一個部門、一套項目等實現有序運行在執(zhí)行規(guī)范層面的基本保障，也是一家組織架構完備、管理體系成熟與否的體現。盡管在精細化管理體系引入前，我院的日常工作秩序也未表現出突出的低效情況，但是如遇到醫(yī)療事故、醫(yī)患糾紛等情況時，調閱患者早期的病歷這項工作，總要依賴那些在此類工作中較為負責的職員個人，但往往遇到這些個人或不當班，或已離職，或手中任務過多而無暇顧及等的情形。而精細化管理體系的引入，極大改善了這種現狀，基本實現了對職員個人就某項應由團隊完成的工作的高度依賴。同時，形成了流程固化、權責明確的有效制度的運行。

通過精細化管理引入后一段時期的試點實踐，反觀先前的病歷管理相關工作，可以看到，之前的病歷管理工作之所以經常遭到患者、患者家屬甚至醫(yī)生們的詬病，正是因為在病歷管理中，從病歷首頁、到病歷流轉、到病歷歸檔、以及病歷跨時段調閱等各個環(huán)節(jié)，都缺乏基于檔案科學管理的各項措施。而這些缺損的管理措施中最為核心的問題，就是管理責任落實不到位、對管理工作缺乏針對性的評價模式、管理工作中所需的信息化設備缺位的問題。經過一段時間的精細化管理試點后，就病歷管理工作來看，基本做到了，病歷首頁錄入審核雙人常態(tài)化、病歷數據上云全量化、紙質病歷歸檔標簽化、紙質病歷與電子病歷一一匹配等。

二、病例管理模式的優(yōu)化

重視首頁完備度。在病歷管理引入精細化管理之前，病歷的首頁登記錄入工作經常發(fā)生缺項、缺頁的問題。隨著精細化管理模式的引入，對于病歷首頁不僅形成了登記、審核雙人制的工作模式開保障病歷首頁的完備性，而且基于信息化手段的操作方式，從字段層級、時間明確、字跡清晰等各個對影響病歷首頁完備度的方面都進行了提升，確實有效地保障了病歷首頁的完備度。也從實際工作中加強了病歷首頁登記審核員對這項工作的高度重視，通過錄入員邊詢問，邊通過復接屏讓患者或患者就醫(yī)陪同人確認的方式，確保病歷首頁信息細致完備無缺損。

做到病例無缺損。通常，患者會遇到因未及時更換病歷簿，從而導致新的就醫(yī)記錄無處打印，離院后患者無法閱看病歷的不便。在病歷精細化管理模式的引入下，設置了對患者及時更換病歷簿的提醒機制。這套機制的激活環(huán)節(jié)設置在了患者預約提示信息環(huán)節(jié)，即患者在預約就醫(yī)成功后，提示短信及微信中會提示患者自行檢查病歷簿是否需要更換，建議患者若發(fā)現現用病歷簿空白頁不足十張，則需自行至就近的街道服務網點通過病歷簿自助更換機器或人工服務窗口進行更換。自該機制運行以來，根據“缺頁缺項數/該期間病歷檔案總數”得出的“缺頁缺項率”與經過統(tǒng)計所得的上一年“缺頁缺項率”比較，下降了6個百分點，從數據上確認了病歷精細化管理措施對病歷缺頁缺項的有效降低。

構建標準化評估。無疑地，一套管理措施實施的有效與否不僅有來自實際工作情境的直觀判斷，更重要的是有一套與之相適應的標準化評估模式。在病歷精細化管理模式引入之前，對于相關從業(yè)職員的工作績效考核往往僅限于勤務出勤率的考察、業(yè)務應知應會的定期考核、負有醫(yī)療事故與否情況、負有醫(yī)患糾紛與否情況等方面進行考核與評價。然而，此類評價往往受到特定情況以及人情干預的影響而失去標準化，無法客觀地反映整體工作效能、個人職業(yè)素養(yǎng)的真實情況，極易滋生拉幫結派、貪污腐敗等影響醫(yī)院形象和破壞工作秩序的不良情況。然而，在精細化管理機制和配備的信息化設備的同步引入之后，不僅出勤率持續(xù)達到了100%，更是形成了基于“病歷首頁完備率”、“病歷缺頁缺項率”、“歸檔紙質病歷與電子病歷的匹配率”等更為豐富的維度，在基于執(zhí)行模塊化機制的層面上，對相關崗位的職員進行了更為科學合理的考核與評價。

三、參管職員工作效能的提升

眾所周知，一家單位的員工工作績效不僅是人事管理中的重要組成部分，更加體現著一家單位的整體工作效率是否能適應日常管理工作的基本需要，以及是否具備向更高工作質量發(fā)展的基礎。正如前文所述，在病歷精細化管理模式引入前從趨于兩極分化的工作績效考核數據上，也能看出，僅就病歷管理一項工作呈現出會管的人樣樣都會管，不會管的人始終難以獨當一面，甚至每次的相關工作都會有這樣那樣的問題。而精細化管理模式的引入帶來的基于標準化流程的崗前培訓，則在較大程度上協同解決了相關工作職員業(yè)務水平良莠不齊的情況，基本保證了病歷管理相關工作各環(huán)節(jié)的職員均能達到病歷首頁完備、病歷不缺頁缺項等的基本要求。

值得注意的是，精細化管理的另一個特點就是無形中對參與者進行了類似于“時間管理”的訓練。也就是說，在病歷精細化管理的引入下，承擔相關工作的職員從該管理模式引入前的難以把控個人任務或崗位任務的輕重緩急，從而導致病歷管理一定程度上的紊亂;再到依托于醫(yī)務信息一體化系統(tǒng)中的實名制任務簽單模塊，保證了醫(yī)務工作中的病歷管理任務信息化，實現了實名管理模式，有效降低了病歷管理中單純依靠勤務管理有可能造成某個患者病歷管理的真空化漏洞。從而進一步加強了病歷管理職員的責任意識、基于時效的任務管理意識。

結束語：

根據前文所述，可見將精細化管理模式引入我院后，在病歷管理方面所產生的專職人員業(yè)務能力的提高是成效顯著的，這進一步反映在涉及病歷管理失序相關因素的醫(yī)患糾紛發(fā)生率、矛盾激化率的普遍降低的情況上。由此可見，精細化管理對我院病歷檔案管理水平提升的積極影響，為了全面提升我院的醫(yī)務工作水平，將精細化管理運用到我院的各項醫(yī)務工作中實屬大勢所趨。

參考文獻：

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