數字化背景下事業單位人事檔案管理工作的優化研究

任毅

【摘 ?要】事業單位的人事檔案管理工作非常重要，不僅可以隨時掌握和了解各部門工作人員的動態，還在一定程度上杜絕了弄虛作假、走后門等不正作風。傳統的事業單位人事檔案管理工作采用紙質的方法，不僅容易丟失，還存在人為借機弄虛作假或者篡改信息的風險，而且紙質檔案翻閱起來特別不方便。數字化管理給事業單位人事檔案管理工作帶來了很大的方便，也改善了傳統紙質人事檔案管理帶來的弊端，是事業單位人事檔案管理工作的一個重大革新。

【關鍵詞】數字化背景下;事業單位;人事檔案管理工作;優化研究

引言

計算機網絡信息技術的廣泛應用，為人們的日常生活帶來眾多便捷，而且合理運用信息化技術能夠不斷優化事業單位管理工作，可以根據實際情況進行創新與優化，而且信息化的應用可以為人事檔案管理提供更多幫助，解決傳統紙質管理面臨的問題，促進管理效率大幅度提升。因此，事業單位應該遵循時代發展，確保可以合理將信息化技術融入人事檔案管理工作當中，發揮其應用效果的同時，促進人事檔案管理效率的提升。

一、事業單位檔案管理工作的現實意義

從微觀的角度出發，檔案管理工作是事業單位高質量發展的內在需要，進一步加強事業單位檔案管理工作，是實現一個組織或機構各項事業長效運營的基礎。一方面，由于我國事業單位是國家機構的重要組成，因此，事業單位各項工作事務的開展與國家利益、人民群眾的利益息息相關。而做好事業單位檔案管理，則是確保事業單位能夠嚴格落實國家各項方針與政策，做好本職工作的基礎條件。尤其是對于事業單位的人事檔案管理、科研檔案管理等等，此類檔案信息較為復雜，關系著事業單位各項事務的日常開展及組織穩定。因此，做好事業單位檔案管理工作，是事業單位發展的基礎保障。另一方面，事業單位發展需要檔案資源提供信息支撐，各個單位之間的讓人員流動、事務對接、資源互換等都需要檔案管理。因此，做好事業單位檔案管理工作，是保證事業單位各項事務開展的基石。

二、事業單位人事檔案數字化管理面臨的問題

2.1事業單位的管理技術不夠成熟

人事檔案比較復雜，人員流動量大，信息內容范圍廣。管理人事檔案的資訊時，需要隨時更新原始檔案資訊。而且，出于技術原因，更新歸檔信息時可能會出現一個問題，即原始信息已涵蓋且信息未及時更改，從而導致一系列歸檔信息問題。此外，原始紙質文件必須及時輸入計算機，即實現紙質文件的電子化。為了提高轉換效率，需要一些技術將圖像轉換為單詞。轉換質量低也會限制電子紙質文件的處理過程，影響個人文件的完整性。基于人事檔案流動性大的特點，需要及時維護檔案資料，但這些方面存在技術問題影響人事檔案數字化的過程。

2.2信息資源建設進程緩慢

由于干部檔案工作的特殊性和敏感性，必須對整個制度保密，對有關工作保密。但是，由于我們在日常工作中不注重分類設計，因此在對許多檔案進行分類管理時會遇到一些困難。因此，我們必須完成秘密工作網絡的升級改造。由于干部檔案數字化更新過程的復雜性，需要通過儀器依次掃描歸檔相關的電子設備或原始文件，創建一個基于信息的數字文件，與干部的一些基本信息一起納入信息管理系統，從而減少人力物力的使用。

三、數字化背景下事業單位人事檔案管理工作的優化策略

3.1加強人事檔案數字化管理隊伍建設建設

在加強人事檔案數字化中人力資源管理隊伍建設的同時，我們可以從兩個方面對待老領導和新領導。原始文件管理器具有足夠的管理經驗，但通常對現代管理技術不太了解。因此，應鼓勵部門主管提高自身素質，開展技術培訓，以盡快提高老員工的計算機操作水平。同時，我們可以加強引進高素質的檔案管理人員，做好新兵考核培訓工作，逐步培養一支高素質的數字檔案專業隊伍，提高人事檔案數字化建設的效率，確保人事檔案的完整性和安全性。

3.2完善管理人員的專業素質

雖然技術的創新與發展在信息化建設中發揮著不可替代的作用，但仍然需要強化對人員的重視。在檔案管理的過程中，應該事先對檔案工作人員的素質有一定的要求，注重檔案信息化管理，培養符合檔案管理信息化發展的專業性人才，這樣在信息化穩定發展的推動下，能夠完善各項工作的落實，使得工作人員的工作質量及效率大幅度提升，強化對專業管理的重視，擴大管理工作人員的視野，為各項工作的順利開展打下良好基礎。對于計算機軟件技術來講，在科技的推動下，軟件管理要求正在不斷提升，需要得到工作人員的重視，并不斷探究針對性管理方案，圍繞當前管理工作進行分析，掌握新時代信息化人事檔案管理要點，為企業單位的人事檔案管理提供幫助。除此之外，人事檔案管理工作涉及的內容相對較多，甚至還會受多種因素影響，不僅難以提高管理效率，同時無法提高管理人員的專業素質，所以必須要得到工作人員的重視，圍繞各項管理工作進行分析，建立相對較為完善的管理制度，提高管理人員的責任意識，為日后各項工作的順利進行打下良好基礎。

3.3加大人事檔案信息化管理的資金投入，提升整體管理水平

想要在事業單位的人事檔案管理工作中全面落實信息化管理，事業單位不僅要重視信息化管理，鼓勵信息化手段在人事檔案管理工作中落實應用，還需增加人事檔案信息化管理的資金投入，鼓勵相關部門不斷優化現今應用的信息化管理設備與人事檔案管理設備，增加信息化技術研發的資金投入，增加人事檔案信息化管理人才的培養資金投入，才能全面提升人事檔案信息化管理的實際水平。但為了保證資金投入的科學性與合理性，事業單位必須完善現有人事檔案管理工作的相關投入機制，明確檔案管理信息化建設所需要的經費數字，并將經費納入制度化軌道中，確定資金要求合理后，提供專項資金，實現資金投入長效化，保證人事檔案信息化管理工作能夠順利開展，順利完成。事業單位在投入相應資金后，還需增加資金監管力度，明確每一筆資金的實際應用方向，確定資金的使用合理性。必須保證所投入的資金有一定比例用于人才培養工作，積極創造機會安排人事檔案管理人員前往上級政府或是相關院校進修學習，不斷提升人事檔案管理人員的信息化管理能力，從而提升事業單位的人事檔案信息化管理實際效果。

結束語：

綜上所述，按照社會發展潮流來看，數字化管 理技術將會越來越多的運用在以后的事業單位人事 檔案管理工作當中，不斷更新設施和技術水平，提 高事業單位人事檔案數字化管理質量，使數字化管 理越來越規范，越來越多地運用到事業單位的人事 檔案管理當中。

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