做好新冠肺炎疫情防控檔案收集歸檔工作的思考

摘 要：新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案是黨和政府領導人民抗擊疫情的真實記錄，是黨和國家檔案全宗的重要組成部分。本院在新型冠狀病毒肺炎疫情防控中形成了大量的文字、照片、音視頻等紙質和電子文件材料以及實物，類型復雜、載體多樣，本文中剖析了疫情防控檔案的收集方法，確保疫情防控檔案應收盡收、齊全完整，因疫情防控工作需要，檔案工作人員應拓展思維，靈活采取疫情防控檔案收集的方法和途徑，工作中身體力行，加強疫情防控檔案業務指導工作，將疫情防控檔案及時整理匯編，做好疫情防控檔案的宣教工作。

關鍵詞：疫情防控檔案;檔案應收盡收;拓展收集途徑;業務指導;整理匯編

新型冠狀病毒肺炎疫情發生以來，本院認真學習貫徹各級主管部門頒發的文件通知和要求，積極開展新冠肺炎疫情防控的各項工作，防控工作落實在文件下發之前，防控措施執行做到最嚴密，在門診大廳、傳染科門診專門設置預檢分診處，分開設立普通發熱門診和武漢相關發熱門診，設置獨立新型冠狀病毒感染肺炎隔離治療住院觀察病區，制定發熱門診就診、診療流程圖，新冠病毒感染預防與控制相關流程，會診轉診流程，發現符合（疑似）新冠病毒感染肺炎病例定義的觀察病例，立即報告本院新冠病毒感染肺炎防控領導組，立即組織專家組會診;成立新型冠狀病毒感染肺炎防控領導組、救治專家組、疫情防控管理組、物資保障組，分別負責綜合協調、醫療救治、日常監測、物資保障，各領導組職責明確。下發《新型冠狀病毒感染肺炎醫療救治及感染防控應急預案》《新型冠狀病毒肺炎醫療救治應急預案》《新型冠狀病毒感染的肺炎防控期間發熱門診就診診療流程》《新型冠狀病毒肺炎患者接續集中救治工作方案》等。由于疫情發生緊急，因此疫情防控檔案的收集在疫情防控工作機構成立之前開始了。本院在疫情防控工作中形成了大量的文字、照片、音視頻等紙質和電子文件材料以及實物，是醫院抗擊新冠肺炎疫情真實的歷史記錄，收集管理好這些檔案，具有非常重要的意義，對于今后各項工作具有重要的憑證依據作用和查考利用價值。

一、醫院領導高度重視，促使檔案有效收集

醫院領導高度重視新冠疫情防控檔案的收集整理歸檔工作，將檔案工作納入疫情防控工作的整體部署，在疫情防控工作會議及職能部門辦公會上多次強調做好疫情防控檔案收集工作的重要性，要求各職能部門和一線相關工作人員積極主動收集本部門產生的疫情防控檔案材料，并移交辦公室及檔案室整理歸檔。通過會議傳達，檔案工作人員迅速行動，加強與職能部門及一線相關工作人員之間的聯系溝通，緊密配合，做好疫情防控檔案的收集歸檔工作。各職能部門及臨床一線相關工作人員在做好各自工作的同時，確保疫情防控檔案的有效收集和安全歸檔。

二、明確范圍，確保疫情防控檔案應收盡收、齊全完整

為做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作，按照省檔案局、省疫控辦及縣檔案局發布的《關于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知》，對照通知中需要歸檔的文件材料，逐項開展收集整理，并制定了適合本院的新冠疫情防控文材料歸檔范圍和檔案保管期限表[1]，確保有保存價值的各類文字、圖表、照片、音像、電子文件、實物檔案應收盡收，應歸盡歸，積極做到“隨辦隨歸”。我院新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案包括以下四大類：一是上級部門發放的關于疫情防控工作的重要文件、批示、指示等材料;二是本院在疫情防控管理中形成的文件材料：本院疫情防控醫療救治應急預案及相關流程的重要通知、新冠病毒疫情防控督查表、疫情防控工作培訓記錄資料、新冠病毒肺炎疫情信息日報表、新冠病毒疫情防控救治專家組會議記錄、其它疫情防控會議記錄、疫情期間體溫異常職工登記表、發熱患者體溫登記表、返涇隔離職工體溫登記表，發熱門診排班表、預檢分診人員排班表、暫停相關科室診療服務的通知及逐步有序恢復正常醫療秩序的方案;三是綜合類文件材料：上級關于緊急采購醫療設備的重要批示及本院請示、疫情防控病房升級改造的設計方案、竣工圖、項目工程結算審核表，PCR生物安全實驗室建設安裝資料、援鄂人員及疫情期間做出貢獻的人員榮獲表彰文件材料，防控物資統計報表;四是其它類：接受社會捐贈證明材料，網站、微信發布的宣傳報道材料、決戰書、抗疫日記，一線抗疫人員的照片、影像資料、疫情防控需要而刻制的印章等。

以上檔案按照我院檔案分類方案分別歸入文書檔案、設備檔案、音像檔案、實物檔案相應類別檔案保管。截止目前收集疫情防控紙質檔案457件，電子文件553件，照片187張，公眾號推文56份，實物檔案29件。

三、根據疫情防控工作需要，拓展新冠肺炎疫情防控檔案收集的途徑和方法

因疫情防控工作需要，檔案人員應拓展新冠肺炎疫情防控檔案收集的途徑和方法，采取有效方法收集。[2]因目前疫情防控轉為常態化防控，按照黨中央關于常態化疫情防控工作的決策部署，為落實“外防輸入、內防反彈”的防控策略，本院強化門診預檢分診措施和發熱門診工作流程，開展分時段預約診療，院區實行封閉式管理，加強預檢分診人員值班制度，檔案收集人員應及時收集預檢分診人員值班表及醫院發布的常態化疫情防控期間就醫告知書公告等資料。新冠病毒核酸檢測同時是常態化疫情防控的重要措施，為確保醫院職工健康上崗，6月份期間對全院職工（包括臨床醫護、后勤、保潔、安保及固定陪護人員等）共926位人員進行了核酸檢測，結果均為陰性。核酸檢測結果統計表等數據也是檔案收集的對象。

四、突出做好聲像檔案、網頁檔案、實物檔案及援鄂抗疫人員檔案的收集

除了紙質檔案外，在此次疫情防控工作中還產生了大量的照片、錄音、視頻、網絡資訊和實物[3]，及援鄂人員的感人事跡材料，生動具體地記錄了全院抗擊疫情的全過程。檔案收集部門與宣傳部門聯系，及時收集與本院疫情防控相關的聲像檔案、網頁檔案、實物及援鄂抗疫人員材料。第一類聲像檔案，收集的是本院疫情防控工作中形成的照片、錄音和視頻等。聲像檔案收集同時備注文字說明，記錄拍攝的時間、地點、事由、拍攝者等要素。第二類是以網絡資訊為主的網頁檔案。疫情發生期間，本院宣傳科通過網絡自媒體平臺、微信公眾號向社會公眾發布了大量網絡資訊，兼具文字、圖片、聲音、影像的網頁版網絡資訊有著傳播迅速、互動性強等紙質材料所不具備的特點。檔案收集部門應制定網絡版檔案采集方案，微信公眾號的網頁版檔案采集時以疫情專題欄目為主要采集來源，將采集文章發送到電腦版微信的文件傳輸助手，再復制下載，將打印的網頁紙質版材料，結合網頁截屏圖片一起歸檔，成為可歸檔可利用的檔案。第三類是實物。收集的是因疫情防控工作需要使用的印章、工作證件、測溫儀、防控宣傳用的標牌、標識、橫幅等，部分仍在使用的實物采用拍照的方式進行收集歸檔。

第四類援鄂抗疫人物材料。自湖北武漢疫情發生以來，本院共計派出三批6位醫護人員支援武漢抗擊疫情，共同抗擊新冠肺炎疫情前線的還有駐守在隔離病房的醫生護士，這些材料收集的重點是醫護人員的工作影像、工作事跡、抗疫日記、榮獲表彰的先進事跡材料等。

五、加強疫情防控檔案業務指導、身體力行，是做好收集工作的重要手段

在這場抗擊新冠肺炎疫情的斗爭中，形成檔案之多之復雜，可以說是史上少有的，檔案工作者應認識到疫情防控檔案的長遠保存和利用價值，因此，收集、整理并保存疫情防控檔案資料是每個檔案工作者的職責。檔案收集者應深入各職能部門和臨床一線加強疫情防控檔案業務指導，根據本單位檔案特點制定具體、明確的疫情防控文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，確保應歸檔文件收集齊全完整。疫情防控檔案收集整理有一定的專業性要求，可以通過電話、QQ、微信等方式將檔案歸檔工作具體要求傳達到各職能部門和一線相關工作人員[4]，指導檔案業務工作開展。同時檔案工作人員應身體力行深入基層，實地指導各職能部門和一線相關工作人員，確保疫情防控檔案的及時有效收集歸檔，以防檔案的丟失、損毀。

六、積極整理匯編，做好疫情防控檔案的宣教工作

疫情防控檔案的種類繁多、內容豐富，檔案部門應充分發揮疫情防控檔案史料的價值作用，一是將疫情防控檔案資料收集、整理加工，多角度、多方面的編輯檔案參考資料及專題匯編，如新冠疫情防控重要文件匯編、疫情防控預案及相關流程匯編、新冠肺炎期間院感防控督查表、新冠肺炎期間工作人員體溫登記、疫情防控援鄂抗疫人物篇，以上收集的匯編材料將為今后防范突發公共衛生事件提供參考依據。二是將檔案實物、醫護人員的“請戰書”，援鄂、抗疫一線醫護人員的工作照片、抗疫日記、疫情防控相關的文學作品適時開展專題檔案展覽，為疫情防控做好正面的宣傳教育工作。

參考文獻

[1] 王前，林晨晨，孫玲等.抗擊疫情，醫院檔案部門應彰顯作為——以蘇北人民醫院為例[J].檔案與建設，2020，（2）：54-56.

[2] 周春紫.淺談新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案的收集整理[J].蘭臺內外，2020，（4）：12-13.

[3] 夏振華，趙真.加強新冠肺炎疫情防控檔案收集工作的思考[J].浙江檔案，2020（2）：15-17.

[4] 唯淵.強化意識堅持疫情防控檔案全流程管理[J].檔案與建設，2020，（2）：51-53.

作者簡介：胡曉姣，女，涇縣人，本科，館員，任職于涇縣醫院。