關于加強工程建設檔案管理的思考與建議

摘要： 建設工程檔案管理是工程建設過程中的容易被忽略的一項重要內容，對于工程項目建設及后期的維護管理至關重要。本文嘗試對工程建設項目檔案管理方面當前存在的問題進行深入分析，并提出若干解決思路和對策，以提高管理效率。

關鍵詞： 建設工程? 檔案管理? 解決思路

建筑工程涵蓋了規劃、設計以及施工等諸多環節，各環節對應的審批、報建工作都需要大量的工程資料，加強管理，提高審批、報建效率，是企業工程項目管理的核心目標。特別是在多項目同時開展的情況下，數量龐大、種類繁多、收集困難、存儲分散的檔案資料，對企業工程建設檔案管理人員的管理水平提出了很高的要求。梳理當前影響工程項目檔案管理的各類因素，分析檔案管理中存在的問題及原因，有助于提高管理效率，促進建筑工程建設順利實施。

一、工程項目檔案管理工作中存在的問題及原因分析

（一）檔案資料完整性、準確性不足

當前工程項目檔案管理工作中常會遇到資料不完整、不準確的問題。其原因一是施工單位和項目管理部門缺乏管理意識，認為檔案管理僅僅是檔案管理人員的工作，自身并沒有參與檔案的收集與整理，因此無法做到與工程建設進度同步，文件缺失的現象時有發生。二是施工人員和項目管理人員對工程項目資料收集工作重視程度不足，項目完工后才考慮準備項目檔案，后補檔案資料存在失真失準情況。

（二）檔案管理制度、標準欠缺

缺少專業的檔案管理標準和制度，難以實現對項目檔案管理過程的程序化。在當前的檔案管理制度中，由于缺少可操作、相對統一的標準，檔案管理人員大多憑借經驗或直觀感覺進行管理。同時工程建設項目專業性較強，在缺少專業知識背景的情況下，檔案管理人員很難充分了解整個工程項目的各個流程以及所涉及到的檔案資料，也導致檔案管理工作的難度增加。

（三）管理模式難以適應現代工程建設項目要求

傳統的檔案管理模式一直沿用至今，管理手段單一、管理設備老舊、相關專業人才的缺失，是難以實現檔案管理現代化的重要原因。現代工程建設項目越來越講究管理效率，傳統管理模式已經無法適應當前大型建設項目檔案管理的信息化需求。

二、優化建設工程檔案管理的幾點建議

（一）加強施工管理，強化檔案材料編制工作

項目施工階段，檔案管理人員需主動提高專業水平，增強責任心。施工單位應履行自身職責，組織技術人員加強學習培訓，及時總結經驗，提高檔案材料的編制能力和相關業務水平。若無法妥善編制工程檔案材料，該施工隊伍便不能開展施工。

（二）嚴格遵循規章制度開展管理工作，適度優化創新

完善企業工程項目檔案管理制度和規范，對當前制度合理補充或優化。嚴格依照《項目竣工檔案組卷歸檔實施細則》開展管理工作，明確對項目檔案的收集整理以及歸檔等各個環節的詳細要求，以及各有關部門、單位、監理方的檔案管理職責和管理范圍，確保整個檔案歸檔工作的程序化。實施細則對歸檔文件的完整性和準確性的要求，相關管理人員應充分領悟。此外，可適當創新，通過制定補充管理條例、工作指引等手段，讓整個工程項目檔案管理工作更加有據可依，逐步將管理制度夯實并程序化。

（三）制定管理計劃，強化主動管理意識

工程檔案形成過程長，涉及部門多，應秉承工程建設和檔案管理同步并行的原則，根據工程建設實際情況制定年度檔案管理工作計劃。按照工程進度和時間節點制定的每個階段的具體目標，明確各工作階段工程建設檔案管理內容要點，對重要環節的檔案歸檔工作需加強監督。形成責任制落實到各相關部門，以定期督辦的形式加強各部門對檔案管理的重視程度，逐步培養形成主動管理意識。

（四）嚴格把關竣工驗收檔案質量

工程完工后，建設單位和工程項目管理人員需依照《建設工程檔案規范》要求對建設工程全過程所形成的全部文件進行審核與檢查。嚴格按照《建設工程質量管理條例》做好竣工檔案的移交和驗收，實現竣工資料驗收和工程完工驗收兩者同步。為提高竣工檔案質量，有必要研究制定竣工檔案管理條例，使竣工檔案的時效性得到保障。

三、結語

工程建設檔案管理即是對建設過程和建設質量的直接記錄，也是工程后續管理的必要依據。為適應現代工程建設，需要建立現代化、系統化的檔案管理模式，檔案管理人員須主動提升職業素養，理論與實際相結合，以適度創新的思維對原有檔案管理工作不斷優化改進，推動檔案管理事業的健康發展。

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（作者單位：中國移動通信集團廣東有限公司）

作者簡介：苗珊珊 ，1990年3月，女，漢族，廣東廣州，本科，研究方向：檔案管理。