淺談財務會計檔案管理智能化

張潔 毛臘梅

摘要：會計檔案是會計工作的重要依據，對于會計檔案的保管也越發重要。由于互聯網的普及和大數據時代的到來，會計檔案的保存方式也會跟隨時代的進步而進行一些改變。文章對會計檔案管理智能化方面進行一些剖析，簡單描述一下其中的作用以及工作中出現的問題以及解決方案。

關鍵詞：智能化;會計檔案;管理方式;互聯網

引言

企業的經營管理過程以及運行的財務信息都被記錄在會計檔案中，會計檔案對于企業來說，極為重要。目前，會計檔案的保管方式發生了一些改變，正朝著智能化方向發展，但為企業帶來便利的同時，也面臨著風險和挑戰，利弊結合。企業要學會趨利避害。同時，企業應當更加注重財務人員的專業素養，選取高素質人才，依據數據化的特征，對企業得發展做出卓越的貢獻。

一、會計檔案管理智能化的發展歷程

現代經濟的快速發展下，對信息和管理的精細度要求越發提升，這時企業經營對會計信息的劃分也更加細致，會計檔案的保管因此需要更多的空間來儲存，其安全性和生產成本也越發增多，因此各企業開始追求更為簡單便捷的方式來對會計檔案進行保存管理，會計檔案的管理方式開始進行了改革。

互聯網和信息技術的發展使智能化開始進入企業，越來越多的企業開始選擇將會計憑證，賬簿等進行電子化處理，形成了許多的電子會計檔案，因此會計檔案的保管形式也從傳統的手工操作為主向以計算機管理為主的智能化方向發展，提高了檔案管理的效率。[1]2015年，財政部、國家檔案局發布了修訂后的《會計檔案管理辦法》，里面對財務檔案的智能化做出了詳細的要求，認同了電子會計檔案的同樣的合法地位。其中規定了單位可以運用計算機等信息技術手段對會計檔案進行管理，單位內部的會計檔案的管理也可以僅以電子形式保管，改變了以往只可以用紙質形式保管的單一模式。

二、實行會計檔案管理智能化的意義

1.??? 提高企業會計檔案管理的效率

信息技術的發展使其在會計工作中發揮著舉足輕重的作用。[2]運用會計檔案智能化管理技術，企業輸入正確的財務信息，系統就能夠自動生成有關的會計憑證、會計賬簿以及會計報表等，實現會計檔案管理的智能化。并且，會計檔案管理智能化系統有著一套標準的流程，能夠最大程度的保證自動生成的會計憑證、報表等符合標準，減少了像傳統的手動操作方式管理檔案的一些錯誤。并且，互聯網技術的普及運用，對這些會計檔案的審核、審批也能夠很快的到達負責人的手中從而完成最后的審簽程序，最大限度的提高了時間效率和工作效率，也提高了會計檔案管理的效率。

2.??? 減少公司的運營成本

[1]根據《會計檔案管理辦法》的規定，會計檔案的保管期限分為定期的和永久的，定期的分為10年和30年。期限較長，并且會計檔案的內容十分廣泛。隨著企業的發展壯大，業務量也越來越大，傳統的紙質的會計檔案保管的方式需要企業提供更加廣泛和安全的空間來儲存這些會計檔案，檔案室的擴大也代表著管理檔案人員的數量也會隨之增多，企業對于檔案管理的成本會急劇增加，為了提高企業的競爭力，降低企業的運營成本，各大企業開始使用電子會計檔案。電子化會計檔案可以通過減少檔案管理人員的數量來減少公司運營的人工成本，也可以通過減少從財務信息錄入到財務檔案移交到檔案室進行保存的時間，從而減少了公司的時間成本。另外，[3]運用計算機技術對會計檔案進行管理，減少了傳統的檔案管理方式對于紙張和檔案室面積的需求，節約了資源的消耗，減少了企業的運營成本。雖然使用電子化的會計檔案管理前期需要投入大量的資金去建立一套完整的系統以及后續的維修費用支出，但就總體而言，智能化的會計檔案管理系統要更為劃算。

3.??? 增強公司決策的準確性

會計檔案的利用對于企業來說是十分關鍵的。[2]智能化的會計檔案管理系統能夠對財務檔案中的信息進行系統的準確的分析，反映了一個企業的財務狀況，為企業的管理決策者提供一手資料，幫助決策者更好的做出決定。同時，在企業的債權人或者管理人員想要調取檔案加以利用對比的時候也能夠比以往的傳統方式更加快速。[2]最大程度的發揮會計檔案的經濟價值和社會價值。

三、會計檔案管理智能化可能出現的問題

1.??? 會計檔案管理智能化管理制度不夠完善，不夠重視

會計檔案智能化系統被企業運用的時間較短，還屬于比較新的領域，對于智能化管理系統制度的建立缺乏經驗，各大企業對制度的完善也不夠重視，即使有些公司會在規章制度中提到關于會計檔案智能化管理系統的問題，但這些制度的指向性很低，不足以支撐管理系統的正常運行操作，這就會導致了實際工作中會出現許多無法解決也無制可依的問題。這就會大大的降低智能化管理系統的可利用程度，也會阻礙智能化管理系統的進一步發展，也不利于企業的發展壯大。另外，許多企業對于會計檔案智能化系統的應用也是僅限于對財務數據的處理分析，運用的范圍太過于局限，大部分企業還是會選擇以紙質的會計檔案管理為主，智能化的系統沒能夠普及運用。

2.??? 會計檔案管理智能化系統安全性不夠高

會計檔案智能化管理系統是依靠計算機為主的系統，[2]在給公司的檔案管理帶來便捷的同時，也會存在一定的風險性。智能化系統的發展時間比較短，程序可能會存在很多漏洞，并且隨著信息技術的發展，越來越多的人接觸到智能化領域，其中也不免有一些意圖不軌之人因此系統可能會存在病毒或者黑客的攻擊，存在惡意修改或者盜取檔案的可能性。同時，計算機本身的硬件或者軟件也可能存在問題，這些問題一旦暴露，存在電腦里面的會計檔案就會受到損害。而會計檔案中記錄著企業發生的每一筆交易和資金流向，是公司的命脈所在，一旦損失或者外泄，對于企業來說都是毀滅性的打擊，嚴重阻礙了企業的發展。

3.??? 運用會計檔案智能化系統的工作人員專業化程度不夠高

對于以利用計算機為主要工具的智能化的會計檔案管理系統，會要求使用此系統的工作人員不僅要有很高的會計職業素養和財務管理方面的知識，還要求要有很高的計算機應用知識。對于現行企業的許多老財務員工來說，會計專業素養跟財務管理的素養肯定是具備的，但是就計算機這方面來說，許多員工只是會簡單的操作而遠遠達不到使用此系統所需要的計算機方面的知識。這就會導致會計業務操作與最后的檔案歸集業務相分離，就如同“將不識兵，兵不識將”的情形，這不利于財務的一體化發展，降低了會計檔案的利用價值，不利于公司做出有利于公司發展的決策。

四、對會計檔案智能化管理系統可能出現的問題提出的解決方案

1.??? 建立健全企業的會計檔案智能化管理制度

為了提升會計檔案管理智能化系統的質量和利用價值，企業應當全面建立健全會計檔案智能化管理制度，要考慮到影響會計檔案智能化管理的所有的因素（重要因素應當重點標注），讓所有的會計檔案管理工作都有制可依。在建立規章制度的時候要注意不能僅僅只是一個華而不實的框架，應當做到面面俱到，詳細劃分，讓工作人員在具體展開會計檔案管理工作的時候遇到的問題基本都能找到大致解決的方向。企業的相關負責人員也應當積極遵守規章制度，按照制度中的規定逐步展開工作，把會計檔案的相關工作跟會計實務工作聯系在一起，公司也需要建立相對的獎懲評價制度，根據員工的表現進行獎勵或者懲罰，激勵員工更好的進行檔案管理工作。另外，企業在運用智能化系統時不要總是局限于對數據的計算和分析，其他的部分僅僅以使用紙質檔案為主，全面運用會計檔案智能化管理系統，開發應用會計檔案的保存，歸類，銷毀等其他方面的工作，讓智能化系統最大限度的給企業帶來獲利，提高會計檔案管理的效率和價值。

2.??? 提高會計檔案智能化管理系統的安全性

企業在剛開始建立智能化管理系統的時候，應當了解系統的結構、運行程序、操作說明等等，同時也可以向同樣使用智能化管理系統的企業詢問曾出現過的系統漏洞，及時補漏。除了系統以外，智能化的會計檔案管理系統主要是依靠計算機為媒介的，企業選取的計算機質量要高，性能要好同時計算機一定要能夠承載管理系統的運行，要保證系統能夠在電腦上正常運行，不會出現無法運行系統的低級問題。另外，企業需要聘用專業人士來解決工作中系統或者電腦出現的問題，保證不會出現出了問題卻無人問津的現象，也要定期檢查電腦的狀況，對電腦和系統進行維修，保證企業工作的正常進行，盡量避免因不必要的因素給企業帶來的損失。對于使用年限過長的電腦也應當進行替換。至于現在的網絡安全問題，企業也需要加強網絡的防火墻安全技術，即使遇到了黑客的攻擊也能夠及時發現并且保證企業會計檔案的安全，避免因有不軌之心的人造成的檔案的丟失或者破壞。還有一點很重要的是，企業要給專門負責會計檔案管理的人員設置進入以及運行的權限，非授權人員無法進入或者運行此系統的相關部分，防止公司內部人員有意篡改，[3]同時也要進行內部職責分離，就像負責出納和負責稽核的不能為同一人一樣，負責檔案管理的人員也不能兼任其他相關業務的重要崗位。注重安全性，更好的保證會計檔案的正確性和利用價值。

3.提高或者招聘使用會計檔案智能化管理系統人員的專業化程度和專業素養

會計檔案的智能化管理系統較于傳統的紙質會計檔案來說，[3]對于工作人員的專業化的要求要更高一些，要求員工不僅要懂得會計知識還需掌握一定的計算機應用知識。對于企業來說，職工的專業素養不夠高很容易導致編制會計檔案時出現一些錯誤，因此，企業在對待老員工方面，應當進行計算機知識和會計檔案管理知識的專業培訓，提高老員工的專業素養，在培訓過程中需要進行選擇，優勝劣汰，對于一些不能掌握這些知識的員工將其進行調離或者進行適當的裁員。對待新招聘的員工，在招聘條件上就應當加上對計算機知識和會計檔案管理知識的要求同時在面試過程中要求其出示相關證書證明確實曾經進行過系統學習并取得資格證書，優先選擇掌握較為良好的員工。在實習期，也需要觀察其進行系統培訓后是否可以真的比較熟練的對會計檔案智能化管理系統進行操作，如不能較為熟練的進行操作或者在簡單的操作中也會出現許多錯誤，企業應當認真考慮評估其是否能夠勝任。另外，企業需要要求這些員工把日常的財務會計的業務與會計檔案管理知識聯系起來作為一個整體對他們進行適當的培訓，勝任不同崗位的員工要學會合作，要培養團體精神，所有的業務操作要符合規定，員工自己也要遵守職業道德準則。員工是企業的主力軍，提高員工的專業素養，至關重要。

會計檔案記錄著企業以往的經濟業務往來，對于企業今后的發展起著非常重要的借鑒作用。對會計檔案的分析也能夠對企業今后的發展規劃一個大致的方向，會計檔案之于企業就如水之于魚。而會計檔案智能化管理大大提高企業的管理工作效率，為企業帶來許多好處，當然企業會計檔案智能化管理也存在著許多等待被發現的問題，需要一步一步在工作中進行完善，實現全面且成熟的會計檔案管理智能化，任重而道遠，相信未來的某一天，定能實現此目標。

參考文獻：

[1] 國家財政部、檔案局《會計檔案管理辦法》2015

[2] 曹靜仙《淺談會計檔案信息化管理》天津：西區珠江園林管理所3000612019

[3] 張臘臘《信息化條件下企業會計檔案電子化管理研究—以A公司為實例》[D]2017

作者簡介：

張潔（2000.11-），女，民族：漢族，籍貫：安徽省六安市，職稱學位：銅陵學院學生本科，研究方向：會計檔案智能化。

（基金項目：國家第五屆互聯網+ 大學生創新創業項目省級項目《對財務會計檔案管理智能化的研究》s201910383353

教改項目：基于智能化時代背景應用型本科會計學專業人才培養模式研究（項目號：2017jyxm0462）