信息時代辦公室檔案管理工作的創新

程菲 王華崧

摘 要：隨著我國信息科技的不斷發展，辦公室檔案管理工作受到了一定的影響。在以往的管理中，總是會出現管理工作不明確、檔案信息無法提供依據等問題，產生問題的主要原因就在于對檔案管理工作不重視，管理人員沒有恪盡職守，使檔案管理工作受到了負面的影響。文章主要針對產生的問題進行探究，并且提出了相應的解決措施。

關鍵詞：信息時代;辦公室檔案管理;改革與創新

一、 檔案管理工作信息化簡述

信息化技術能夠高效的將紙質檔案信息資源轉化為數據信息資源，提高信息數據資源的網絡化、信息化水平，做好檔案管理信息化建設工作，將現代信息技術與信息資源結合到一起，保證管理工作質量能達到規定要求。采用先進的信息技術不僅能夠縮短檔案信息資源的處理時間，還能提升基礎建設工作的質量，運用硬件和信息軟件開展檔案信息資源管理工作，保障檔案信息資源正常運轉不會受到影響。除此之外，檔案管理人員還要了解各個部門運行的實際情況，建立數字檔案和檔案信息庫，做好資源建設工作，應用信息技術，以便更好地檔案信息資源建設的要求，根據這一情況制訂完善的檔案信息資源管理系統。信息化檔案管理工作的表現形式為信息系統，以更好地滿足信息建設平臺標準要求，重視人才隊伍的建設，以期能夠更好地滿足檔案管理工作信息化的要求。

二、 明確辦公室檔案管理工作信息化的問題

（一）規劃與設計不合理

辦公室檔案管理工作仍舊存在規劃設計嚴重落后的問題，這一問題不僅降低了辦公室檔案管理工作的質量，還給檔案管理工作相關工作開展造成了阻礙，檔案信息資源管理工作會受到權限、空間、資金等一系列問題的影響，現在我國仍舊沒有形成統一的檔案管理工作標準，在信息時代背景下，不同地區采用的管理方式差異較大，這一情況給檔案管理統一工作開展造成了較大的困難。

（二）工作理念落后

部分地區開展檔案管理工作過程中，運用的仍舊是傳統的檔案管理理念，導致部分應用價值較高的檔案信息資源無法得到有效利用，使得檔案信息資源的價值無法得到充分發揮。檔案信息人員有權利隨時調檔各種信息，可以根據規定標準制訂統一的規劃標準。現在很多檔案管理人員都存在缺乏管理意識的情況，這一情況給檔案管理工作正常開展造成較大的阻礙，甚至部分檔案管理部門只會進行檔案信息資源收藏和信息管理工作，導致部分價值較高的信息資源無法得到高效利用。

（三）落后的管理方式

很多檔案管理人員開展管理工作時，采用的仍舊是傳統的管理方式，這種管理方式存在較大的弊端，首先，檔案管理部門沒有需要接收大量的檔案信息資源，傳統的管理方式無法高效處理這些信息，知識很多檔案信息資源無法得到及時整理，其次，無法將有用的檔案資料調檔出來，難以發揮信息的真正作用。最后，管理檔案的工作人員缺乏服務意識，專業技能以及專業素養不強，無法更好地進行信息化的資源管理工作。

三、 辦公室檔案管理的改革與創新

（一）創新管理理念

在信息時代的影響下，要想促進檔案管理工作的開展，首先，要對檔案管理理念進行創新，重點培養管理人員，要求管理人員以自身進行創新，促進檔案管理工作的開展。其次，要求檔案管理人員要對檔案管理工作高度重視，能夠明確自身的工作內容與職責，利用信息技術對檔案管理模式進行優化。最后，在對管理人員進行招聘時，主要以年輕的人員為主，年輕人對信息網絡的了解，對管理理念的掌握，起點比較高，更加有利于日后的培養工作。因此，在信息時代的影響下，需要促進檔案管理工作的開展，對管理理念進行不斷的創新。

（二）創新服務平臺

檔案管理工作在各個領域的發展中都存在著自身的價值，在信息時代的發展中，要與信息技術相結合，能夠為檔案管理工作創建服務平臺，以往的網絡平臺所提供的服務受到了限制，但是在現代化的信息技術發展中對服務平臺進行創新，更加有利于檔案管理工作的開展，能夠對信息資源進行整合，統一化地進行管理。通過對服務平臺進行不斷的創新，更加有利于對檔案信息資源的獲取，可以根據發展的需求結合檔案信息，設計科學合理的方案，提高整體的工作效率。為了使檔案管理工作進一步的發展，可以設置自動化的管理系統，讓辦公室檔案管理工作逐漸發展為智能化、信息化、現代化，促進檔案管理工作的開展，為單位發展提高有效的依據。

（三）提高檔案信息的私密性

在檔案管理工作發展中，促進其智能化、信息化、現代化的形式，也對檔案管理工作進行了優化與創新，但是在實施的過程中，還存在著一些風險，主要是由于信息化的管理是把檔案信息資源存放在了一個虛擬的網絡空間內，如果硬件發生了問題，就會導致資源的丟失。對此，要針對存在的風險問題采取解決的措施，為檔案信息資源提高私密性與安全性。要對檔案管理工作高度重視，加強管理工作，在實際的操作與管理過程中，避免信息遭到破壞或泄露，要提高檔案信息的私密性，做好備份工作，為隱患問題做好防護措施，提高檔案信息的安全性。從而促進檔案管理工作的開展，使其發揮出重要的價值。

四、 結語

信息技術的發展，為辦公室檔案管理信息化建設帶來了全新的機遇，檔案管理信息化建設是社會發展的必然要求，充分利用信息技術，從總體上提高了檔案管理工作的效率，但伴隨而來的一系列問題也不容忽視，因此，我們不但要與時代步伐保持一致，提升檔案管理信息化水平，同時，也要結合單位實際情況，探索出一條適合本單位的辦公室檔案信息化建設路子。

參考文獻：

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作者簡介：程菲，王華崧，承德市雙灤區城市管理綜合行政執法局。