高校智能財務報銷體系研究

孫珩 陳煥新（高級會計師）（南方醫科大學 廣東廣州 510515）

為解決長期以來高校“繳費難、審簽難、報賬難”，財務人員壓力大、加班常態化的問題，高校財務人員進行了積極的探索，但是綜觀現有的大部分文獻，主要集中在理論研討，很少有從報銷人員的視角對網上報銷審簽進行分析研究。少數高校研究的財務報銷體系，也只是為解決“審簽難”等局部問題提供思路。2019年《政府會計制度》施行后，高校財務會計核算由收付實現制為基礎的預算會計和權責發生制為基礎的財務會計構成，改變了經濟業務確認和核算的基礎，施行財務會計和預算會計“雙體系”“雙基礎”“雙報告”“平行記賬”，財務工作量較原來顯著增加，在人員編制受限的情況下，唯有管理變革才能解決問題。本文基于大數據、云計算、人工智能等新興技術的高速發展，研究構建高校智能財務報銷體系，提高財務服務效率。

一、高校財務報銷信息化現狀

（一）采購平臺沒有關聯財務系統。現行的財務系統使用單獨內網，與其他的系統比如政府采購平臺、各類電商平臺等沒有有效連接，不能實現數據共享。當經辦人員通過各類采購平臺發生經濟業務時，需要另外再自行登錄財務網上報銷系統，根據業務類型進行逐一信息填報，選擇經濟分類、支付方式、銀行卡號信息等，并按票據歸類整理報銷金額。經辦人填報這些信息需具備一定財務專業知識，對于廣大師生而言復雜繁瑣。對填報信息有誤的單據，財務人員要及時通知經辦人更正修改，不僅降低報賬效率，同時反復修改易使經辦人產生不滿情緒。

（二）財務系統與各系統間的互通性差。不同系統間交互數據困難，與人事管理系統、OA辦公系統、網銀系統等沒有相關聯，財務數據分散。例如財務系統沒有關聯人事系統，沒有實現人事數據與財務系統自動共享，不能保障報賬人的真實性，難以避免有冒用他人名義辦理借款的情況發生；又比如沒有與OA辦公系統關聯財務報銷電子審批，報賬人耗費大量的時間往返各部門間找領導審批簽字，有時因相關部門領導出差而審批延遲，降低辦事效率。

（三）紙質單據審核耗時耗力。目前的財務網報系統是由報賬人通過賬號登陸后，在網上報賬系統生成網報單，并將原始發票粘貼在網報單上，按審批權限由項目負責人等逐級簽字審批后，再投遞到財務處的收單箱中。對于財務人員來說，需要對每一份網報單的原始發票的金額、真偽進行人工甄別，如鑒別發票有無連號、金額是否清晰、有無超過報銷期限，總額與填報金額是否一致等。對于報賬人來說，由于發票抬頭、納稅人識別號、金額以及審批簽字不齊全等問題導致網報單被退回，需往返大廳取回單據重新修改再提交，有時甚至可能多次往返修改，給報賬人員帶來諸多的不便。

（四）傳統會計檔案管理脫離信息化管理。高校會計檔案的存檔目前仍是傳統的紙質資料存檔，包括裝訂好的記賬憑證及原始票據、財務報表等資料。一方面，隨著高校經費的增加，每日憑證量劇增，同時對檔案人員的管理不重視，導致人員不足，原始票據的粘貼、裝訂、檔案整理的不夠及時，存在原始票據丟失的風險。另一方面，由于沒有充分利用財務信息化形成電子財會檔案，后期為滿足財會檔案信息化管理的要求，財務人員又需要將現有紙質檔案逐一掃描制成電子檔案，費時費力。

二、智能財務報銷體系構建及功能

為解決高校財務網報模式中存在的各種問題，可以建立一套高效的財務信息化管理云平臺，打通各部門的信息“孤島”，實現各部門之間的信息共享，在信息云平臺上協同完成財務報銷管理、資產管理、智能核算、智能資金管理及會計檔案的云儲存。具體框架如下頁圖1所示。

圖1

各數據系統與云平臺的搭建使得整個財務報銷體系更加完善，借以實現后臺的統一管理以及終端的云服務管理。通過數據信息系統服務平臺的支撐，最終實現智能財務報銷系統的順利運行，為智能財務網上報銷系統提供技術支撐。智能財務報銷體系構建過程中集成了采購平臺、HR系統、OA審批系統、銀校直聯系統、國有資產管理系統5個平臺。

1.采購平臺。通過該平臺實現線上采購，從材料到辦公用品的采購等都可以在該平臺上實現，完成選型、比價、入庫、出庫、驗收等環節，實現全過程留痕化管理。經辦人可以通過平臺采購，采購信息通過后臺數據中心處理，勾選已購材料或辦公用品可自動生成網報單，無需經辦人逐項手動填寫網報單。

2.人力資源管理系統。主要關聯勞務薪酬管理業務，為高校人員工資薪酬發放提供平臺支撐，對接財務的發放系統，同時為工資分析和決策提供依據和準確性。

3.OA網上審簽系統。按照經費審批流程，由審批人對網報單進行線上逐級審批簽字，對于有問題的單據，審批人可簽署意見并退回。

4.銀校直聯系統。通過銀行專線與財務管理系統服務器的內網鏈接，可以實現轉賬、查詢及對賬功能，該功能極大減少了出納員的工作量。

5.國有資產管理系統。將國有資產管理系統、財務管理系統和學校辦公自動化系統聯結起來，打通“孤島”，實現資產賬與實物賬、財務賬的數據共享，信息互通，對國有資產實物從購置、領用、處置、盤點、維修到報廢進行全方位監管，加強高校國有資產管理，避免國有資產流失。

三、智能財務報銷流程管理

智能財務報銷體系本質是通過在網上報銷系統上構建云平臺，實現“智能采購+網上審簽+智能預警+智能支付+云存儲”全程一體化管理，打破傳統的財務報銷系統“孤島”現象，提供24小時自助服務，與現行的網報系統模式相比，智能網報系統流程執行方式發生了根本性的改變，具體流程如下頁圖2所示。

（一）報銷管理。

1.填制報銷單。經辦人通過采購平臺線上采購，經過后臺數據中心處理，自動生成網報單，無需手動填寫網報單；校內人員工資薪酬通過對接人力資源管理系統自動生成工資薪酬網報單，無需手動填寫報銷單據；其他日常費用、差旅費報銷以及特殊報銷需填寫網報單；預借款須填寫借款單，寫明借款事由，對于已結清借款的，系統自動推送至項目負責人OA系統審簽，秉承前款不清后款不借的原則，借款必須限期結算，否則在欠款未結清前再借款時，系統會自動鎖定該項目，自動提示借款人盡快辦理還款。

2.圖像智能處理技術。運用OCR（光學字符識別）技術，將圖像（影像）上的文字、表格、圖像轉化為電子版的數據，快速采集有效的數據信息，完成對關鍵信息的識別、轉換、記錄和統計功能。智能財務系統啟動圖像識別，利用票據影像化系統及二維碼辨別設置，在裝訂紙質憑證前，利用快速掃描功能進行全量高速掃描，保證電子憑證成像清晰完整。

3.OA系統審簽。系統啟動流程推送功能，由報賬人按照審批權限在系統上知會審批人，報銷信息按流程流轉至審批人，審批人在系統上可查看原始單據的數據以及圖片信息，對于不符合審批要求的單據，審批人可選擇退回至報賬人，對于符合審批要求的，審批人通過流程推送功能推送至下一環節，同時對于系統檢測出的非強制性錯誤，也會提醒審批人注意。

圖2

4.智能審核。系統可對報銷單據信息的真實性、合法性進行審核。例如發票的真實性，系統可通過連接的稅務網查驗；電子發票是否重復使用的，系統可通過對已報的數據信息進行篩查，判斷當前發票是否二次報銷。智能審核功能相當于人工的初審階段，減少財務人員的部分工作量，完成各項信息的基本邏輯判斷，結合財務相關報銷規定，核查報銷事項的合規性。對在系統上已審核通過的單據，由報賬人員將紙質單據投送指定的投遞箱，方便收取已通過系統智能審核的紙質單據。

（二）核算管理。核算管理主要確定會計科目。首先需建立財務會計和預算會計之間的對應關系；其次根據報銷類型，例如專用材料類、差旅報銷類、資產購置類等不同的經濟業務類型設置會計科目、經濟分類等關聯的規則。建議在系統初期運行階段，對系統確定的會計科目予以人工確認。

（三）資金管理。資金管理包括資金的收支與對賬。資金收支業務主要借助銀校直聯平臺來實現，通過構建的智能報銷系統的服務器與銀行端口對接，并對收支信息進行加密處理，在云平臺上的資金管理功能模塊中進行支付，此外當賬戶收款時，銀校直聯通過云平臺數據中心處理，提取有效的數據信息，傳輸到財務系統中進行確認和記賬。借助銀校直聯的后臺數據的傳送功能，實現系統的自動對賬，減輕出納的工作量。

（四）資產管理。資產管理信息系統與智能財務報銷系統接口，在線同步資產的入庫、折舊、轉移、處置。建立統一的數據上報體系、事項審批體系，無縫同步。

（五）云存儲管理。通過在智能財務報銷系統上建立數據中心，根據不同需求，建立數據倉庫、基礎表數據庫、決策類數據庫、資源類數據庫和原始票據圖像數據庫，按照財會電子檔案的管理需求制成財會電子檔案，最終達到實時索引的目的，既方便科研人員項目結題的需要，也為領導層決策提供更可靠的數據支撐。

四、智能財務報銷體系面臨的挑戰

（一）技術層面的系統安全性風險。在大數據、云計算、人工智能等新興技術興起的時代，無論是云計算還是人工智能亦或是物聯網，最終智能發展的信息技術核心是大數據。在大數據的浪潮下，人們更加容易收集和善于分析數據，但同時也可能引發系統安全性問題，數據存在被泄露篡改的風險。智能財務報銷系統涵蓋了高校的資產管理系統、網銀支付系統、人事管理系統等，在財務報銷系統操作過程中，都是在與互聯網數據不斷的傳遞輸送數據信息，例如報銷人員在系統中的單據錄入、實時查詢，以及財務人員在系統中的單據預審、票據的識別、電子憑證的歸集等。但隨著我國互聯網的快速發展，網絡安全保障卻很難與之同步發展，存在網絡安全隱患，病毒等惡意攻擊導致數據被攔截篡改、拷貝傳播，給數據信息帶來了被篡改、泄漏的風險，同時給高校的財務安全帶來極大的風險。另外，本文提出的票據自動識別的OCR技術尚未發展成熟，對于票據提取出的關鍵信息需要進行人工甄別，這主要依賴于OCR軟件技術公司對各類票據的建模程度，因此在一定階段內還需要輔以人工操作，確保財務報銷的順利進行。

（二）高校財務人員面臨的挑戰。智能財務系統升級，短期內財務人員綜合素養難以滿足實際需求，低端崗位的財務人員必然面臨淘汰，財務人員應從傳統的審核工作轉向管理型財務會計，重新對崗位匹配度評估。此外，事業單位財務會計競爭壓力小，主動學習的積極性不高，對新事物接受不敏感，智能財務系統的推廣使用，需要不斷的更新、學習。因此，要提高傳統財務人員的綜合素養，改變和學習才是關鍵。

五、結語

在科技快速發展的今天，高校財務管理工作也要適應信息技術發展，與時俱進，開拓創新。財務報賬是高校財務管理的重要環節，本文構建的智能財務報銷體系充分利用大數據、云計算等技術，通過對傳統的財務報銷模式的升級，提高高校財務管理工作的效率和水平。當然，該體系在具體應用中可能仍面臨著很大的挑戰，在一段時間內可能要與傳統報銷模式并存。但隨著科技手段的不斷發展和財務人員綜合素質的提高，該報銷體系的建立終會在財務工作實踐中起到積極的推動作用。