高校圖書館與院系資料室的異同及協同發展

彭江浩

（桂林師范高等專科學校 圖書館，廣西 桂林 541199）

近年來，國家對高校越來越重視，經費投入比重逐漸加大。隨著投入量的增加，高校圖書館的基礎設施和文獻資源建設都得到了相應的發展和提升。相對于圖書館而言，高校的二級院系資料室卻逐漸邊緣化，投入嚴重不足，陷入發展的窘境。在這樣的現實狀況下，不少高校便將圖書館與各院系資料室合并，進行文獻資源的重新組合。當然有的高校院系資料室并未貿然與圖書館合并，而是繼續獨立，從屬于院系，維持原有狀況一如既往地運行著。這兩種做法孰優孰劣，前景如何，業內人士均發表了不少意見，可謂仁者見仁，智者見智。在此，筆者在他們論述的基礎上進行了更加廣泛而深入的研究探討，對它們或合或分的做法通盤考慮，權衡利弊，分析得失，力求得出更合理、更實用、更科學的方案和策略，供高校決策者們參考，從而建設起更好的高校文獻信息服務體系，促進高校教育事業的健康發展。

一、高校圖書館與院系資料室的異同

圖書館是人類科學文化的傳承之地，是文獻信息的匯集之所。高校圖書館和院系資料室均以收集儲藏文獻、提供文獻服務為宗旨。它們的基本工作目的和內容大致相同，都是用文獻資料為師生的教學科研服務。但既然是兩個不同的服務機構，自有其不同之處，下面就從幾個方面進行對比歸納。

（一）服務對象不盡相同

高校圖書館主要任務是健全全校的文獻信息資源和文獻信息服務體系，為全校的教學、科研提供文獻信息服務，保障高校教學科研的順利開展。作為一校之館，它面對的是高校的所有院系，服務的對象自然是所有院系的廣大師生。而院系資料室的服務對象僅僅是本院系的師生，即便規模再龐大的院系，它終歸是高校的一部分，其服務對象也遠比學校圖書館服務的對象少得多，受益的人群很有限。服務功能也只局限于滿足本院系師生的教學、科研需要，相對而言是比較單一的。

（二）文獻收集的方向不盡相同

文獻收集是一個復雜而系統的工作，要將有限的資金準確地投放到專業的建設和發展上來。高校圖書館面對的專業眾多，門類龐雜，需要收集很多不同專業、不同類別的文獻。如果投放不準確，那么采購回來的圖書就會變成真正的“藏書”，藏而無用。圖書館的文獻資源采購由圖書館的文獻資源建設部執行，采購人員也會因為對各學科的發展了解不多而受局限，所采購的書籍也只是按類進行選取，一般都不是十分精準的。相對而言，院系資料室的圖書資料采購就不一樣，它的專業性很強，只選取自己本專業的，其他無關的概不理睬。采購時程序也簡單，都是精準采購，需要什么資料就采購什么書，努力做到每本書都盡量被最大化地使用，最大化地發揮效益。

（三）管理存在差別

高校圖書館由專職性、專業化的工作人員進行管理，而且分工明確，具體細致。他們當中有負責采購文獻的，有負責錄入數據的，有負責加工圖書的，有負責圖書借還的等等。明確的分工能提高圖書文獻的管理水平，提高文獻的運轉實效，為讀者提供更加專業的服務。院系資料室由于所處地位的特殊性，在很多院系中很難得到高效的管理。那里的管理人員多為兼職，有的甚至根本就沒有責任明確的管理人員。這樣一來就無法對資料室業務進行深度研究，無法形成專業化的管理和服務，形成不了有機而穩定的體系，更不能建立起共建的長效機制。在不少的院系中，資料室只在有讀者需要時才臨時開放，其他時間都處于關閉的狀態。

（四）管理設備不同

當今世界是一個科技飛速發展的時代。隨著網絡信息技術、物聯網技術、大數據及云計算技術的發展，高校對圖書館投入增加，使它很快進入到一個數字時代，智能化設備的運用也更加全面和深入，變得越來越現代化了。例如，桂林師范高等專科學校圖書館就配備有一卡通門禁系統、視頻監控系統、公共廣播系統、信息發布系統、智慧圖書館系統、RFID 系統，實現了無線WIFI 的全覆蓋，另外還有24 小時圖書自助借還機、自助閱報機、自助檢索機、自助打印機、研討室微信預約等。圖書館依靠這些智能系統和設備讓服務更快捷更方便，讓服務更精準到位，大大提高了圖書館的服務功能。而院系資料室由于處在高校的二級管理地位，缺乏硬件設備的支撐，是很難與圖書館的管理相比的。事實上，不少的院系資料室至今還是采用簡單的手工操作，采用老辦法進行登記借還，這怎么談得上智能化的管理呢？

（五）管理方式的不同

現在的高校圖書館基本上都實現了智能化管理，像桂林師范高等專科學校圖書館就融入了大量的“新技術”智能服務，在全區高校中率先實現了刷臉入館、刷臉借還書等管理方法。各種高科技設備的投入使用，為圖書館節約了人力，節約了服務時間，如此方便快捷的服務受到廣大讀者的歡迎。而院系資料室的管理就相對落后了，在那里大部分的文獻資料都沒有進行有效的、規范的加工。有的只是手工登記，更有甚者連登記的環節都沒有，致使這些文獻資源無法在檢索系統中被揭示，造成文獻資源的分散，不利于統計和管理。并且院系資料室的面積有限，往往沒有空間進行排架，只能是打包堆放或直接堆放，就更談不上分類了，這也會造成管理上的缺陷。

二、院系資料室是否應該和高校圖書館合并

俗話說，存在的就是合理的。這種說法可能有點絕對，但不能否認其有一定的道理和合理性。高校二級院系資料室也是如此，當年的資料室既然創辦了，而且維持了幾十年，就有它創辦的理由和存在的道理。在未進行全面系統的論證和權衡利弊之前，不能簡單粗暴地、不假思索地決定其命運。隨意地把二級院系資料室合并到圖書館，或者因循守舊一成不變地保留，都是不明智的。各高校的具體情況不同，自然也不能采用“一刀切”的辦法。筆者認為，高校圖書館和二級院系資料室是否合并，最起碼應該考慮以下幾個方面。

（一）經費的情況

高校圖書館與院系資料室是否需要合并，經費的投入情況是一個需要考慮的重要因素。因為是院系的資料室，資料的采購費用基本上是由院系直接統籌安排的，所以得首先考慮經費這一重要的因素。要充分考慮在院系的預算里是否有資料室的投入預算，院系對資料室的投入是否具有固定性和長期性，是否能保證文獻采購的連續性。如果這些都無法保證，那么資料室文獻的更新將做不到與時俱進，就會造成文獻信息陳舊，而陳舊的信息是無法吸引讀者的，對院系的教學科研發展也是有限的。很顯然，這種沒有經費保障的院系資料室形同虛設，難以為繼，已經失去了存在的意義，毫無疑義應該合并出去，另尋生路。

（二）是否有管理人員

無論什么部門機構，在有了場地設備之后，還得有人去管理運行，才能發揮其作用，高校的院系資料室自然也不能例外。必須要充分考慮是否有專職的管理人員，管理人員的管理方式是否合理，這樣的管理方式是否能方便該院系師生對文獻資源的檢索，文獻資源的借出借入手續是否方便快捷，是否會造成文獻資源的流失等等，這些都需要慎重考慮和論證。高校由于機構改革和重組，不少院系的資料室已經不能較好滿足以上的條件了。如果是屬于管理欠缺的話，則有必要考慮合并。如果硬要讓其勉強存在，也不能發揮多大的作用。就如同“雞肋”一樣食之無味，倒不如棄之為好。當然這樣并不同于徹底放棄，而是將其與圖書館合并重組，以另一種形式存在，讓它與時俱進地煥發生機。

（三）資源獲取的便捷性

作為文獻資料管理部門，其貯藏的文獻資料是提供給人使用的，必須要做到查閱便捷。院系資料室要考慮其文獻管理是否合理，是否做有數據，是否分類排放，是否開通了有效的檢索途徑，檢索之后獲取文獻的方式是否快捷方便等等。假如院系資料室的文獻沒有設置有效的檢索途徑，獲取所需資料缺少便捷性，勢必大大影響其使用效果。由于條件所限，目前不少院系資料室的文獻資料只是大體地分類，隨意地堆放，想找什么書往往由需求者自己憑記憶去尋找，根本就談不上使用的便捷性。像這樣的資料室就跟讀者自家書房一樣，甚至還不如自家書房，因為自家書房自己布置排放的，心中有數，用起來都自由順手。而院系資料室資料雖然不多，但卻不是自己存放的，找起來很費勁，像這樣的資料室確實應該考慮與圖書館合并。

（四）文獻資源收藏的狀況

高校圖書館與院系資料室是否合并還要進一步考慮，要將院系資料室所收藏的文獻資料和圖書館內的文獻資料進行對比，看看院系資料室擁有的資料圖書館里面是否也有收藏，院系資料室所收藏的文獻是否具有系統性，以及這些文獻對本院本系的教育、科研有多大的影響。如果院系資料室的收藏不具有系統性，它們對院系的教育和科研沒有什么影響，作用甚微，這樣的資料室就沒有存在的必要，應該考慮與圖書館合并。

兩個職能部門的合并不是一件簡單的事，合并前要做好準備。首先是資料室文獻資料的清點，資產數量明確才能做到更有效的管理。然后是文獻資源移交的對接工作，最好是一對一地進行工作對接，有專人進行負責。最后是明確文獻資料移交之后用什么方式進行管理，需不需要進行加工處理等問題。做好一系列工作后再合并就能避免責任不清、文獻資料丟失等情況的發生。

三、高校圖書館與院系資料室如何協同發展

如果院系資料室還有其存在的必要，那么作為工作職能相同的兩個部門，高校圖書館和院系資料室就應該相對獨立，不要倉促隨大流走合并之路。應該實行充分的合作，協同發展，讓其資源互補，滿足讀者的需要，讓有限的資源發揮出更大的功能，為高校的教學科研提供更好的服務。

（一）高校圖書館為資料室提供管理方法

由于種種原因，院系資料室管理人員的專業背景和管理模式都遠遠落后于圖書館的管理員，對讀者的服務方式、方法，對文獻資源的整理歸納能力都相對滯后。在高校圖書館與院系資料室的協同發展中，圖書館要為院系資料室提供可行的管理方式、方法。圖書館應該派人負責指導資料室的管理人員，培訓他們的圖書加工、數據編目、圖書分類、借閱等一系列的管理經驗，為協同發展提供先進、可行的管理方案。

（二）院系資料室為圖書館提供專業書籍的采購建議

有些圖書館設立了各學科館員，有的一個館員負責一個學科，有的一個館員負責好幾門學科。筆者認為，在高校圖書館內，即使有專門的學科館員，他們對這門學科的認識也比不上院系內專業的老師，所以學科館員要做好學科服務還是要向資料室的負責老師請教，增加學科服務的深度和廣度。

四、結語

綜上所述，高校的圖書館和二級院系資料室該不該合并，不能簡單倉促地下結論，不能跟風走“一刀切”之路。必須從具體的高校實況出發，對本校的校級圖書館和二級院系資料室進行實際調研，掌握它們的第一手材料，比較它們或合或分的優劣情況。如果合并重組的好處大于壞處，那就考慮合并；如果分開的好處大于合并的好處，那就考慮分開，不要冒失地合并。也就是視具體情況而定，按照趨利除弊的原則進行決策。但無論如何，高校圖書館和院系資料室作為學校的文獻資料服務部門，一定要互相配合，協同發展，共同服務好高校的教學和科研，促進高等教育的發展。