數字化時代圖書館檔案管理信息化探析

作者簡介：丁奕（1990.03-），女，湖北孝感人，本科，助理館員，檔案管理。

摘 要： 隨著互聯網+時代的到來，數字化技術快速發展現已被被廣泛應用于諸多領域中，已經成為公眾日常生活中不可或缺的一部分。數字化時代的到來，減少了人力成本的投入，提高工作效率，可以實現信息的永久保存。圖書館檔案管理工作信息量大，并且較為復雜，傳統檔案管理以紙質檔案為主，在長期保存中容易受到外界影響而破損丟失。因此圖書館可以采用計算機建立電子數據庫，用數字化的先進技術推動圖書館檔案管理工作的轉型升級。

關鍵詞： 數字化時代;圖書館檔案;管理信息化

【中圖分類號】G25 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.35.277

引言：電子數據庫是時代進步的產物，其適應了快節奏，信息多元化的社會發展需要。其具有較高的私密性，高效性，便捷性充分迎合了時下信息冗雜的現狀。智能化技術的應用幫助圖書館路人員提升工作效率，將復雜的信息進行分類匯總，長期儲存，方便隨時查閱。因此要積極進行圖書館檔案管理工作改革，建立先進的電子數據庫，本文旨在對數字化時代圖書館檔案管理的信息化進行探究分析。

1 進行智能化，圖書管理工作

在經濟技術不斷發展的社會大背景下數字化的信息處理技術以其高效性，私密性等優勢成功取代其他技術，被廣泛的應用于社會各領域之中，由此可見社會信息化發展是未來的大勢所趨。圖書館藏書在種類和數量上都具有繁雜性，為實現對其的妥善管理，管理人員要建立藏書信息檔案，方便查閱。傳統的檔案管理工作以手寫紙質檔案為主，存在不易保存，查找的問題。因此為滿足圖書館的發展需要，應積極采用先進的電子信息技術，建立圖書館信息的電子數據庫，進行信息的智能化管理將有助于將檔案管理工作化繁為簡，提升工作效率，減少人力成本的投入。

例如針對圖書館檔案管理工作，信息量大且龐雜，電子數據庫建設不完善，管理人員缺乏相關素質的問題，管理部門建立電子信息檔案并開展管理人員培訓工作，不斷提高其圖書檔案管理工作水平。首先，圖書館管理部門要引進先進的電子數據庫系統，組織工作人員將圖書的基本信息輸入到系統中，系統就可以自動依據事先設置好的分類標準，進行信息的分類匯總。電子數據庫可以同時運行多種分類標準同時存在，如《安妮日記》既可以被歸為外文圖書，也可以被認定為少兒書籍，方便管理人員和讀者進行查閱。其次，對工作人員開展電子數據庫檔案管理工作培訓，教授其如何正確使用電子數據庫軟件，提高圖書分類管理工作的準確性與科學性，減少信息的經手次數，延長保存期限。最后，管理人員還要定時進行電子數據庫的系統更新和清理工作，防治系統老化而出現信息混亂，卡頓和被惡意攻擊的問題，保障數據庫管理工作的高效性與安全性。

2 紙質檔案與電子檔案并重，各取所長

在信息化，現代化發展的今天，原有的圖書館信息檔案管理體制難以適應新形勢與新要求。因此處于信息管理數字化，信息化的社會大背景，相關工作人員要積極進行工作方式的改革，打破思想局限，優化工作模式，切實改善工作達不到預期目標的問題。檔案管理數字化技術，已被廣泛應用于信息管理領域中。但是這并不意味著紙質化的檔案管理將退出歷史舞臺，雖然其需要耗費較大的人力投入并且與電子檔案相比，不易長久保存，但在現階段其作為歷史發展的產物，對電子檔案中的不足有一定的補充作用。因此在圖書檔案管理工作中要兼顧二者，取其精華去其糟粕。

例如針對電子數據庫建設尚處于起步階段，技術水平仍有待提升的問題，管理人員要兼用電子數據檔案與紙質化檔案進行信息的良好儲存。首先，采用電子數據庫并不意味著完全摒棄紙質化檔案。目前電子數據庫在圖書管理中的應用還存在著管理人員欠缺相關素質，技術漏洞等問題，紙質化檔案可以有效規避上述問題。因此，在建立電子數據檔案的同時，工作人員還要進行備份管理，將重要信息錄入為紙質檔案保存。除此之外，為了防治機密信息被黑客惡意盜取，應采用紙質化檔案進行封存，妥善保存于圖書館的保險箱中，與電子數據庫相比其被盜取的難度更大，機率更小。

3 信息化管理設施不健全，完善配套設備建設

我國的電子數據庫建設尚處于初期階段，在技術和配套設施設備等方面仍有待完善。電子數據庫建設需要具備相應的高級計算系統，檔案掃描儀，交互器等。同時由于每一個圖書館都有各自獨立的電子數據庫檔案，導致信息管理相對封閉，沒有搭建統一的信息交流平臺，在遇到跨區域圖書查閱工作時，具有較大的難度，操作復雜。因此要推進技術的引進和設備的建設，構建全國圖書檔案管理網站，進行高效，便捷的檔案信息互聯互通。

例如針對電子數據庫建設初期，技術與設備仍有待完善的問題。管理部門要進行技術的轉型升級，建立全國統一的圖書電子數據檔案管，方便信息和圖書的流轉。首先，要進行技術的完善，在引進先進計算系統的同時，也要注重自主研發，提高計算機系統的防御和數據處理能力。在每個圖書館內都安裝計算機，檔案掃描儀，服務器，交互器等。并定期開展檢查，提高系統的安全性和穩定性。接下來，要有國家有關部門牽頭建立全國統一的電子數據庫，將各地區的圖書館電子數據庫統一起來，實現信息的互聯互通，方便查閱管理。

總結：在數字化，信息化逐步代替其他傳統生產方式的今天，只有靈活運用與掌握電子信息技術，才能把握未來的發展方向。因此工作人員要通過提高相應的素質，完善技術設備和建立全國統一數據庫的方式，對冗雜的信息進行分類整理，提高工作效率。

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