現行檔案行政管理模式存在的問題和解決對策研究

郭艷芳

摘 要： 隨著社會經濟的高速發展，檔案事業取得了極大的進步，在現行檔案行政管理中，主要應用“局館合一”模式，雖然具有較為良好的效果，但也存在一定的問題，對檔案管理效率和質量的進一步提升產生了較大的影響。鑒于此，本文針對現行檔案行政管理模式存在的問題展開分析，探究相關解決策略，旨在充分完善檔案行政管理模式，推動現行檔案行政管理的可持續發展。

關鍵詞： 現行檔案;行政管理;問題;解決對策

【中圖分類號】G647.2 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.35.280

當前階段，我國各地區的檔案行政管理形式呈現多樣化的特點，在不統一的檔案行政管理模式下，其從檔案管理體制、制度、具體工作都存在較大的差異性，從而就會出現一定的管理問題，對全面發展檔案工作產生了很大的阻礙作用。因此為有效提高現行檔案行政管理的效率和質量，需要采取有效的解決措施，優化“局館合一”的管理模式，以推動其順利發展。

1 現行檔案行政管理模式存在的問題分析

由于我國國情以及機構改革的影響，致使現行檔案行政管理模式存在諸多的實際問題，其具體表現在檔案交接工作缺乏嚴謹性、檔案收集工作開展不合理、檔案管理職責不清晰等，在一定程度上限制了檔案管理工作的發展前進。

1.1 檔案交接工作缺乏嚴謹性

我國社會發展進入到新時期后，經濟環境發生了重要改變，為適應新經濟和市場變化趨勢，各單位及企業的人事調動頻率大幅上升。而檔案管理作為一個比較重要的部門或機構，人員調配更加頻發。在此背景之下，對現行檔案管理工作產生影響的主要問題則是交接工作的嚴謹性不足。這是由于檔案管理具有特殊性，其涉及的工作范圍相對廣泛，對單位及企業的經營發展能夠起到指導和依據作用。因此相關繼任工作人員必須要在短時間內全面了解檔案行政管理的工作內容以及范圍，從而更好的開展檔案收集、存檔和調度應用等工作。但是就目前來看，很多檔案管理人員在離職時，急于投入到新崗位，與繼任者沒有完成充分的交接工作，就會導致新職員不能及時有效的處理相關問題事項，經常會出現棄檔、死檔、檔案丟失等情況，對單位及企業的運行發展產生了一定的不利影響[1]。

1.2 檔案收集工作不合理

在現行檔案行政管理模式中，檔案收集工作是一項重要的基礎性工作，其是保障檔案信息真實性、準確性、全面性的關鍵，相關管理人員在實際工作過程中，加強檔案收集審查是至關重要的。但是在當前的管理模式中，存在的較大問題是對基層工作人員的檔案信息收集工作重視程度不足，往往會出現遺漏現象。在很多單位或者企業中，對于領導干部的檔案信息收集相對比較全面、細致，但對于基層人員的資料信息卻十分匱乏，甚至存在信息不全、信息落后等情況，在進行人員考核評價時，其檔案無法發揮實際作用，影響檔案行政管理工作的有效實施。同時由于檔案收集工作存在不合理性，在行政管理中就不能了解檔案信息的深層價值，導致檔案利用效率較低。

1.3 管理職責不清

在現行檔案行政管理工作模式中，職責與任務的分配是相對應、相匹配的，以此才能夠有效的提高檔案管理質量。不過在目前階段的檔案行政管理模式中，存在管理職責不清的嚴重問題，相關管理人員對自身職責的認識程度不夠，具體工作環節的開展缺乏明確的目標，就會導致檔案管理的效率低下。尤其是在“局館合一”管理模式下，管理人員往往會身兼數職，致使在檔案行政管理工作的內容和范圍逐漸模糊化，具體的工作職能沒有明確的界限，當發生檔案管理問題時，就無法形成有效的追責，相互推卸責任的現象十分普遍，嚴重阻礙了檔案工作的有序開展[2]。

2 現行檔案行政管理模式存在問題的解決對策

2.1 加強離職人員的檔案交接

針對現行檔案行政管理存在的交接工作不嚴謹的問題，則應當完善“局館合一”管理模式，增加人事調動的檔案交接工作程序，并將其制度化，以減少出現棄檔和死檔的問題。因此首先應嚴格規范檔案交接工作，調動人員及離職人員應當在離開工作崗位前，與繼任者進行全面、詳細的交接工作，保障新員工能夠盡快掌握檔案行政管理的內容和范圍，更快的投入到工作中，以提高管理效率;其次要創新檔案行政管理方式，盡量減少資源的利用，比如應當網絡化和自動化管理，保障檔案的應用效率提升，以此提高檔案行政管理實效;最后要留存離任人員的相關信息

2.2 提高對檔案收集工作的重視程度

檔案行政管理中檔案收集工作是其重要的內容和環節之一，直接關系到管理的實際效果，因此對其重視程度應當進一步加強，尤其是在當前的政治經濟體制下，有效開展檔案收集工作有利于為各項決策提供依據，保障單位及企業發展的高效性。基于此相關管理人員應當在檔案整理和歸檔之前，認真完成資料信息的收集和審核，保障檔案內容的真實可靠、具有一定的應用和保管價值。對不符合檔案規定的信息資料按照規范化流程進行處理，不合格檔案不允許入庫保存，從而確保檔案信息的合理性、合法性，提高行政管理質量和效率。

2.3 優化管理機構，明確管理責任

由于我國現行檔案行政管理多采用“局館合一”的模式，在機構改革的形勢下，檔案管理工作在職責分配上存在較大的問題，為促使檔案管理更好的朝向行政化發展，即應當優化管理機構，明確管理責任。首先結合當前現狀，對檔案管理實行雙重領導機制，即是將黨委及政府列為領導序列，長期保持這種隸屬關系，并加強同級以及上下級監管，其可以通過將檔案局與檔案館分開設立，各司其職，保障職責分配明確;其次是要落實檔案行政管理具體責任到個人，合理設置檔案管理崗位，對處理人員、工作范圍以及工作性質等進行詳細的確定和規范，促使每一項工作都有相對應的人員和制度保障，出現問題及時追究責任人，并盡快解決，提高檔案行政管理的效率和質量。

3 結語

綜上所述，當前我國政治經濟體制正不斷完善，在發展前進過程中，檔案管理逐漸趨向行政化，在“局館合一”模式推行的背景下，雖然取得了一定成就，但其不可避免的存在一些現實問題。因此相關單位以及企業需要重視檔案行政管理，針對問題和不足采取有效的解決對策，以期促進檔案管理事業的可持續發展。

參考文獻

[1] 李迅.如何做好醫院行政檔案管理[J].信息記錄材料，2018，19（07）：204-205.

[2] 郭強.醫院行政檔案管理存在的問題及創新途徑[J].中國衛生產業，2018，15（11）：109-110.