淺議鄉鎮機關檔案管理中存在的問題及對策

張洪娟

【摘要】檔案管理是鄉鎮機關工作中的一項基礎工作，鄉鎮機關檔案記錄著鄉鎮的發展歷程，是鄉鎮機關開展工作、處理事務中形成的文字、圖片和視頻等材料。通過檔案資料可以真實再現鄉鎮機關工作的歷史面貌，為鄉鎮的可持續發展提供參考和重要依據。當前，隨著中國的快速發展，鄉鎮機關檔案工作涉及的領域越來越寬，使其在鄉鎮機關工作中顯得尤為重要，因此鄉鎮機關解決檔案管理中存在的問題已顯得非常重要和關鍵。

【關鍵詞】鄉鎮機關;檔案管理;問題;對策

一、鄉鎮機關檔案管理中存在的問題分析。

由于鄉鎮機關辦公條件的限制，鄉鎮機關檔案管理存在著許多薄弱環節，有些問題已經嚴重影響到工作的開展，損害到集體和個人利益，引發很多不必要的矛盾。歸根結底，主要表現在以下幾個方面：

（一）鄉鎮機關檔案管理設施設備落后。目前大部分鄉鎮機關檔案管理設施設備簡陋、失修、很多設施設備還缺乏，基礎設施不但不符合上級主管部門對檔案管理的要求，也滿足不了檔案存放的需要，其主要表現在：1.各辦所的檔案管理

“各自為政”，無獨立檔案室、借閱室和管理員辦公室，大部分單位把檔案存放在行政辦公室，既不利于平時工作開展，又不利于檔案的安全存放，容易導致檔案丟失。2.部分鄉鎮機關將檔案雜亂堆砌在雜物室，無檔案架及檔案柜，導致檔案雜亂無序，查找檔案無從下手，使檔案保管利用受到影響，容易導致檔案丟失和毀壞。3.部分鄉鎮機關將檔案室設在年久失修的房屋中，無防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設施，導致檔案保存時間短，資料不全等問題。

（二）鄉鎮機關檔案管理人員業務素質相對較低。由于客觀原因，大部分鄉鎮機關檔案管理人員是兼職人員，由于自身本職的工作任務多，導致沒有多余時間來整理和完成檔案工作，再加上很多人員是臨時安排接管檔案工作，未進行相應的檔案管理培訓，加之鄉鎮機關人員變動頻繁，檔案管理人員有時還未熟悉業務工作就調換了崗位，甚至有部分鄉鎮機關將檔案管理設為即將退休人員的過渡崗位、養老崗，從而導致檔案管理人員普遍業務水平低下，整體業務素質無法提高，嚴重影響檔案管理工作。

（三）鄉鎮機關檔案管理缺乏現代化科技手段。各鄉鎮機關受到技術及財政資金等問題的影響，無力購買現代化的設備，檔案管理信息化管理程度普遍很低。目前，大部分鄉鎮機關檔案管理仍然停留在紙質文件的保存，對電子文檔、圖片及視頻不但未進行統一管理，而且因為管理人員普通年齡較大，學習新知識能力偏低，信息化管理工作無法正常開展，導致鄉鎮機關檔案無法統一管理、檔案檢索困難、檔案資料缺失等一系列問題，致使檔案資料利用不全，降低工作效率，提高工作成本，制約了鄉鎮機關信息化建設的進程。

（四）鄉鎮機關領導對檔案管理重視程度不夠。領導對檔案管理工作的認識和重視程度，決定了他們對檔案管理工作的態度，從而在很大原因上決定了檔案工作的發展。部分鄉鎮機關領導檔案意識單薄、思想落后。少部分領導認為，檔案管理僅僅就是把資料裝訂歸檔，快速簡單，無足輕重，與各項中心工作相比簡直微不足道。更有甚者認為檔案管理是檔案局的事情，根本不關本單位的事情。長期以往，形成了領導不關心，工作人員無所謂的檔案管理工作局面，一定程度上影響了檔案工作的開展。

（五）鄉鎮機關檔案管理制度不健全。大部分鄉鎮機關只注重本系統以及本級機關的文書檔案，對其他檔案的收集、移交、借閱、管護等一系列的管理制度不健全，從而造成檔案的遺失、缺損。檔案管理人員責任心不強，認知不夠，對檔案歸檔、登記未按制度進行，在工作變動時未按程序辦理工作交接手續，對借出的檔案不檢查、不清理，致使鄉鎮機關檔案的作用率不高，從而損害到集體和個人利益，引發眾多矛盾，不利于維護社會和諧和穩定，未能更好地服務好基層，未服務好人民群眾。

二、做好鄉鎮機關檔案管理工作的對策及建議

規范的鄉鎮機關檔案是鄉鎮機關工作的基礎，完整的鄉鎮機關檔案是維護社會和諧穩定的保證。鑒于鄉鎮機關檔案管理存在的相關問題和薄弱環節，結合我的工作實際提出如下解決對策：

（一）加強領導，提高認識。第一，要在鄉鎮機關中成立檔案管理工作領導小組，指定檔案管理分管負責人，將檔案管理工作落實到人，明確檔案管理職能職責，切實加強領導對檔案工作的重視程度。第二，檔案管理工作人員要多請示、多溝通，取得領導對檔案工作的重視和支持，同時要抓住“6·9國際檔案日”、機關學習等活動，加強對檔案法的學習，強化全體鄉鎮機關人員對檔案重要性的認識。第三，區級檔案行政主管部門要在對鄉鎮基層單位業務指導的同時，明白所擔的責任，認清自身工作性質，強化管理指導，落實檔案法律法規準確有效地實施，從而提高大家對檔案管理的認識。第四，區縣可將檔案管理納入目標考核，強化責任，促進鄉鎮機關高度重視檔案管理工作。第五，加強基層鄉鎮檔案工作分管負責人及管理員業務培訓，除開繼續教育培訓外，多組織基層鄉鎮人員實地參觀學習，以理論結合實際，分析問題，找差距，補不足。第六，開展多元化檔案管理宣傳工作，強調檔案管理工作的重要性，時刻牢記檔案工作無小事。

（二）加大鄉鎮機關檔案室硬件設施投入。鄉鎮機關要履行本級國家綜合檔案館建設的主體責任，按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》要求，加大投入，推進檔案館室建設。首先，要按照標準建設檔案室，設置防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防蟲鼠的設施。其次，應根據單位自身條件設立單獨的檔案人員辦公室、閱檔室，配置標準鐵皮檔案柜、木制櫥和復印機、計算機、掃描儀、攝像機等現代技術設備。

（三）加強檔案管理人員業務培訓。檔案工作的質量由檔案管理人員素質決定，而檔案隊伍建設中，提升檔案人員綜合工作素質是根本。建議對檔案人員采取理論通俗授課與現場操作示范相結合、筆試測試鞏固與加深知識理解消化相結合的脫產學習培訓，全面提升檔案管理人員的綜合工作能力。首先，強化檔案管理工作人員職業道德，提升政治思想水平，使其樹立服務意識，堅持原則、嚴守秘密、恪盡職守。其次，提高檔案管理工作人員綜合業務素質，特別是要規范檔案的分類、編目、保護、修復、控溫、防塵、防蟲鼠等業務技能和操作。最后，要堅持檔案管理專人專管，無特殊情況不應隨意變更管理人員，檔案管理人員變更后也應該堅持“以老帶新”，從而保證檔案管理人員的專業性。

（四）做好鄉鎮機關檔案管理信息化建設。隨著當前科學技術的飛速發展，5G時代的到來，檔案事業發展的趨勢必然是朝著檔案信息化建設去的，這是衡量檔案工作水平高低的基本標準，因此鄉鎮機關信息化建設就顯得極其重要。首先，鄉鎮機關要加強的信息化基礎設施建設，加大硬件平臺和網絡投入，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數據庫的建設。其次，要安排專人對原有的資料檔案收集、分類、編目，并將檔案資料錄入數據庫，推進檔案歸檔、接收、保管與利用。最后，建立內部檔案管理局域網，提高檔案管理系統的安全系數，實現內部檔案信息共享。

（五）建立健全鄉鎮機關檔案管理制度體系。要更好地完成鄉鎮機關檔案管理工作，實現現代化、規范化、標準化的檔案管理，那建立健全文件材料的形成積累、整理、歸檔以及檔案的保管、保密、鑒定、統計、利用等各項管理制度顯得格外重要，可以說是重中之重。逐步建立檔案收集制度，檔案整理制度、檔案工作安全管理制度、檔案統計制度、檔案保密制度、檔案銷毀、檔案員崗位職責等一系列檔案管制制度、明確鄉鎮機關檔案的管理范圍、管理職責和管理辦法，使基層的檔案管理工作做到有章可循。

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